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ACE ACHAT pilote l’ensemble des flux administratifs et financiers liés aux processus d’achats : des offres fournisseurs au contrôle des factures et avoirs en passant par les commandes et le contrôle quantitatif et qualitatif des réceptions.
ACE ACHAT fournit l’analyse statistique multi-dimensionnelle : volume, taux de service, qualité du fournisseur.
Produits Produits finis, composants hors stock, prestations
hors catalogue
Descriptions multi-lingues
Nomenclatures multi-niveaux : kits commerciaux,
produits assemblés, configuration
Equivalents, remplacements, produits connexés
Multi-unités
Gencod
Fournisseurs Filiéres, lieux-fonctions et adresses multiples
Hiérarchies fournisseurs
Particularités de l’import
Gencod
Catalogue fournisseur Modalités particulières d’achat par produit / fournisseur
Contrats ou marches Engagements prix, volume, quantité, délai
fournisseurs
Tarifs d’achat Multi-devises
Anciens, actuels, futurs,
Barèmes, colonnes, variantes, gratuits, panachages
Actualisations tarifaires
Conditions spéciales Prix nets, remises, rabais, ristournes différées,
(RFA, BFA, PQFA), gratuits
Conditions de seuils de quantité ou de CA
Applications multi-niveaux (produits, fournisseurs)
Cascades de remises
Traçabilité des opérations promotionnelles
Flux opérationnels achats Devis, offres fournisseurs, demandes d’achat
internes
Commandes normales, directes, hors stocks,
ouvertes, cadencées, exceptionnelles, importations
Réception , contrôle qualité et quantité,
Contrôle factures, gestion du BAP, liens comptables
Retours , litiges et avoirs
Calcul et régularisations de PMP
Déclaration d’échanges de biens
Etats de contrôle et de pilotage
Statistiques Axes d’analyse paramétrables
Comparaisons d’objectifs / réalisés
Intégration EIS / BusinessObjects ®
Analyse qualitative (délais, taux de service, etc...)
Ce module se décompose en plusieurs ensembles de fonctions :
Un ensemble de fonctions permet de gérer les accès à ACE ACHAT , c'est-à-dire le contexte multi-sociétés et multi-établissements, le contrôle d'accès aux fonctions, la gestion des imprimantes, la langue de travail, la personnalisation des menus par utilisateur ainsi que celle des éditions.
Gestion des sociétés
ACE ACHAT est un progiciel multi-sociétés, c'est-à-dire qu'il permet de gérer une ou plusieurs sociétés indépendantes sur la même machine.
Pour cela ACE ACHAT gère en standard une base de données par société : ceci permet accessoirement d'avoir un jeu d'essais complètement indépendant de la base opérationnelle.
Cette fonction permet de mettre à jour les caractéristiques d'une société :
Gestion des établissements
Elle permet de segmenter les sociétés en établissements non pas au sens juridique du terme, mais au plan organisationnel.
Un établissement peut-être une agence, une activité particulière, dès lors que tout ou partie des données de gestion sont propres à un établissement et ne doivent pas être vues et accessibles aux autres établissements.
La gestion des établissements s’accompagne de la description des données privées à un établissement ou à une liste d’établissements correlée aux autorisations d’accès d’un utilisateur ou d’un profil aux données d’un établissement ou d’une liste d’établissements ou de l’ensemble de la société.
Gestion des fonctions et des chapitres
Cette fonction permet aux utilisateurs de personnaliser leur menu en créant de nouveaux chapitres. Elle permet aussi au service informatique interne d'intégrer dans ACE ACHAT ses propres développements en créant de nouvelles fonctions.
Trois notions sont gérées par cette fonction :
Gestion des utilisateurs
Elle permet de définir l'ensemble des utilisateurs potentiels du logiciel, en précisant pour chacun :
Gestion des postes-types
Lorsque ACE ACHAT est utilisé par un grand nombre d'utilisateurs, il peut être fastidieux de gérer les habilitations au niveau de chaque utilisateur.
Dans ce cas, il est possible de créer des postes-types regroupant des chapitres et fonctions normalement utilisés à chaque poste de travail.
Il suffit ensuite d'habiliter les utilisateurs non pas à une liste de fonctions mais à un poste-type.
Gestion des habilitations
C'est par cette fonction que le gestionnaire de l'application peut contrôler les accès aux fonctions d'ACE ACHAT en habilitant chaque utilisateur à un sous-ensemble des fonctions disponibles.
Le gestionnaire a donc la possibilité de créer un menu différent pour chaque utilisateur et, en plus, de préciser au niveau de chaque fonction les options qui lui seront accessibles : interdire à un utilisateur, par exemple, l'option suppression de la fonction de gestion des produits.
Cette fonction permet pour chaque utilisateur :
Menu
C'est le point d'entrée à l'ensemble des fonctions d'ACE ACHAT. A chaque début de session de travail, le menu est activé automatiquement par le système et l'utilisateur doit préciser la société pour laquelle il souhaite travailler puis son code utilisateur suivi de son mot de passe.
Qu'il soit commercial, chef de rayon, chef de produit, homme merchandising, responsable de dépôt ou directeur régional,...l'utilisateur d'ACE ACHAT ne verra que le menu des fonctions qui le concernent.
Gestion des files d'attente
ACE ACHAT gère deux natures de file d'attente :
Cette fonction permet de définir dans ACE ACHAT la liste des files d'attente qui sont disponibles sur le système et de leur associer leurs caractéristiques comme le format d'édition pour les files "Print" ou une priorité d'exécution pour les files "Batch".
Gestion des langues
Cette fonction permet de répertorier les langues dans lesquelles ACE ACHAT a été traduit et de localiser des écrans correspondant qui seront utilisés automatiquement en fonction de la langue de travail de l'utilisateur.
Gestion des messages d'erreur
Tous les messages d'erreur apparaissant sur les écrans ou dans les comptes-rendus d'exécution des travaux batch sont définis par cette fonction qui va permettre à l'utilisateur d'en modifier :
Le contenu des messages est fourni en standard avec ACE ACHAT dans chaque langue dans laquelle ACE ACHAT a été traduit.
Gestion des éditions
Toutes les éditions et les traitements batch demandés par un utilisateur sont stockés sur disque avant d'être imprimés. Cette fonction permet aux utilisateurs :
Gestion du journal de bord
ACE ACHAT permet de mémoriser dans un journal de bord, une trace de chaque appel à une fonction. Cette trace garde des informations telles que :
Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer ce journal.
La mémorisation des traces est paramétrable au niveau :
Gestion du journal des erreurs
Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer le journal des erreurs dans lequel l'utilisateur peut retrouver toutes les erreurs survenues lors de l'utilisation d'ACE ACHAT.
L'enregistrement automatique d'une erreur dans le journal dépend de sa gravité ainsi que de l'indicateur "trace" stocké au niveau de la table des messages d'erreur.
Gestion des procédures automatiques
Cette fonction permet de déclencher et de synchroniser l'exécution de tâches qui ne nécessite pas de dialogue "homme-machine" (par exemple : lancement des relances fournisseurs).
Il est aussi possible de créer des enchaînements de traitements, ce qui autorise des actions telles que l'intégration de données provenant d'une application externe suivie d'un traitement d'édition, complétée par la liste des anomalies détectées.
Les tâches ainsi lancées et exécutées sont prises en charge par le système standard de tâches batch de la structure d'accueil.
Gestion du paramétrage des éditions
Afin de répondre aux exigences à chaque fois différentes des entreprises en matière d'édition de documents tels que bordereaux, catalogues, bons de commande ou de préparation, factures, etc... ACE propose une solution qui libère l'entreprise des contraintes traditionnelles :
Toutes ces adaptations et bien d'autres encore peuvent être mises en oeuvre par le client lui-même, en dessinant des maquettes d'édition.
Ces maquettes sont des documents dans lesquelles l'utilisateur va pouvoir indiquer, la nature et la disposition des informations souhaitées, sans avoir recours à une intervention externe.
De la même manière, les maquettes peuvent être facilement adaptées pour prendre en compte les particularités de l'imprimante qui sera utilisée.
Chaque traitement d'édition d'ACE fait référence à une maquette par défaut et les maquettes supplémentaires, définies par l'utilisateur, peuvent être sélectionnées au moment du lancement afin de répondre aux besoin spéciaux.
Les maquettes d'édition sont donc la solution d'ACE au problème des éditions nécessairement non standards de chaque entreprise.
Cette solution peut en outre être complétée par un outil d'infocentre afin de produire tout type de document basé sur des analyses et des statistiques tirées directement de la base de données alimentée par ACE.
Définition des paramètres du poste client
Le choix des polices de caractères, des coloris, des Fenetres,... peut être effectué au niveau du poste de travail pour le mode client-serveur.
ACE ACHAT dispose de l'ensemble des fonctions nécessaires à son exploitation par des non informaticiens. La technicité du système UNIX ou WINDOWS NT devient ainsi totalement transparente au pilote du système.
L'utilitaire d'exploitation fourni avec le produit assure les fonctions suivantes :
• Export/import de données
• Création par duplication ou non d'une nouvelle société
• Sauvegardes manuelles ou programmées
• Restructuration de la base de données
• Analyses statistiques d'utilisation de la base
• Gestion des utilisateurs et imprimantes systèmes
• Gestion des interfaces
L’importance stratégique du Configurateur Fonctionnel au cœur de l’application ACE a été décrit dans le manuel de présentation général de l’offre ACE
Dans le module ACHAT , le Configurateur Fonctionnel permet de :
demandes d’achat
offres fournisseurs
commandes fournisseurs
commandes à livraison directe client
commandes de prestations
relances éventuelles
réceptions quantitatives
réception qualitatives
contrôle des factures
demandes d’avoirs
gestion de la sous-traitance
définir la séquence des événements qui le compose
pour chaque événement :
les états successifs de l’événement
les contrôles à réaliser : qualité des produits, délégation d’achat
les impacts sur le stock prévisionnel
les impacts comptables : écriture d’achat, OD analytique
les impacts statistiques
les documents à produire : commande, bon de réception, relances
les interfaces entrants ou sortants (EDI ou autres applications)
la cinématique de la transaction ou son automatisation batch.
Cette notion est très générale dans le progiciel.
Elle permet à partir des paramètres principaux de la structure fournisseur : (le QUI) : fournisseur, marché fournisseur, groupe de fournisseurs, famille de fournisseurs et de la structure produit (le QUOI) : produit, famille de produit, type de produit,.... de définir les règles d’affectation :
Affectation des conditions spéciales d’achats
Affectations des commentaires construits automatiquement et affectées à une commande ou à un poste de commande
Affectation de produits ou ensemble de produits à un contrat ou marché
Définition des modalités de l’intégration comptable et analytique pour des fournisseurs ou ensemble de fournisseurs et pour des produits ou ensemble de produits.
Gestion des paramètres commerciaux d'une société
Pour chaque société utilisatrice de ACE ACHAT , l'utilisateur peut paramétrer de façon différente le fonctionnement général de ACE ACHAT , permettant ainsi l'application de politiques commerciales différentes.
Ainsi, par exemple, c'est par cette fonction que l'utilisateur indique les types de conditions tarifaires qu'il autorise ou non, les modes de gestion de stock qui sont activés, les paramétres comptables généraux,...
Gestion des tables de codification
Cette fonction regroupe la gestion de l'ensemble des tables de codification de ACE ACHAT , telles que :
Les libellés correspondants sont définis dans chaque langue utilisée en sortie de ACE ACHAT .
Gestion de la base produits
La base produit est unique dans ACE , elle regroupe les produits achetés, vendus, stockés, assemblés, les prestations, les emballages,...
La fiche signalétique d'un produit regroupe entre autres les informations suivantes :
La nomenclature d'un produit peut intervenir de trois façons différentes dans ACE ACHAT :
La nomenclature ainsi définie pourra être modifiée lors de la prise de commande.
Les nomenclatures à plusieurs niveaux incluant éventuellement des prestations sont utilisées dans les fonctions d’assemblage et dans le module calcul des besoins et des prix de revient de ACE LOGISTIQUE.
Les variantes d'un produit peuvent être décrites : variantes de couleur, d'aspect, etc... pour une même référence. Chaque variante sera alors identifiée individuellement en stock et éventuellement pourra faire l'objet d'une facturation différenciée à l'achat ou à la vente.
Les variantes logistiques d'un produit décrivent les caractéristiques des différents conditionnements du produit.
La table de conversion des unités de mesure permet de faire toutes les conversions entre :
Les rapports de conversion entre ces différentes unités, peuvent être décrits d'une façon générale pour l'ensemble des produits ou d'une façon spécifique au niveau de chaque fiche produit.
Les notions de minimum de commandes et de multiples obligatoires sont gérées.
Les équivalents-remplaçants du produit sont associés à un niveau de proximité au produit origine. Ils sont utilisés également par le configurateur pour gérer différentes options.
Gestion GENCOD des produits
Si l'option GENCOD de ACE ACHAT est activée, la base produit préalablement décrite est enrichie des informations suivantes :
Ceci pour l'UVC, connue pour chacune des variantes logistiques associées.
Les produits ainsi décrits conservent toutefois une codification interne.
Gestion du catalogue fournisseur
Le catalogue fournisseur permet de recenser l'ensemble des fournisseurs d'un produit et d'indiquer pour chacun d'eux :
16 zones libres sont, par ailleurs, disponibles pour y stocker des informations comme les codes gamme et noyau propres au fournisseur, etc...
Gestion des calendriers
Cette fonction permet de définir les différents calendriers sur lesquels s'appuie ACE ACHAT pour la gestion des stocks prévisionnels, les statistiques et pour les courbes saisonnières.
Chaque calendrier permet de paramétrer le découpage des années en 366 périodes maximum en précisant pour chacune les dates de début et de fin de période ainsi qu'un critère de regroupement de période utilisé pour les cumuls intermédiaires.
Des fonctions standards permettent de créer automatiquement des calendriers sur une année entière pour les périodes suivantes :
Un calendrier dédié aux jours ouvrés permettra, dans les transactions commerciales, de contrôler que les dates saisies ou calculées sont valides (ex. : date de livraison, date d'expédition) et éventuellement de proposer la première date valide
• Gestion des fournisseurs
Cette fonction permet de gérer l'ensemble des données des fournisseurs, des groupes de fournisseurs ainsi que des tiers comptables associés (voir le schéma de la base des tiers, page suivante).
Les données d'un fournisseur sont organisées de la même façon que celles d'un client.
Gestion des filières et des lieux-fonctions
Si l'option GENCOD d'ACE ACHAT est activée, la gestion des adresses préalablement décrite est remplacée par une gestion des lieux-fonctions et une gestion des filières.
Gestion des lieux-fonctions
A chaque fournisseur il est possible d'associer autant de lieux-fonctions que souhaité.
Chaque lieu-fonction comporte :
Gestion des filières
Les filières du fournisseur peuvent être définies. Elles comprennent au moins les lieux-fonctions :
Elles peuvent être complétées par d'autres lieux-fonctions. En saisie de commande, la filière choisie est mentionnée par l'opérateur.
Gestion de la hiérarchie fournisseur
ACE ACHAT permet de décrire comme des tiers d'un type particulier les groupes ou maison-mère des fournisseurs de l'entreprise.
Une hiérarchie de type père-fils comportant jusqu'à 8 niveaux peut alors être décrite.
Des conditions tarifaires spéciales peuvent dès lors être définies à n'importe quel niveau de cette pyramide et propagées automatiquement aux niveaux sous-jacents.
Gestion du catalogue fournisseur
Le catalogue fournisseur permet de recenser l'ensemble des fournisseurs d'un produit et d'indiquer pour chacun d'eux :
Gestion des contrats fournisseurs
Un contrat ou marché ACE ACHAT correspond à un engagement d'achat d'une quantité déterminée sur une liste de produits ou de façon globale sur une période précise.
A ces contrats peuvent être attachées des conditions tarifaires spécifiques. Chaque fournisseur peut disposer de plusieurs contrats.
Un contrat comporte les informations suivantes :
Chaque commande faisant référence à un contrat vient éventuellement dégréver celui-ci de la quantité commandée.
Gestion des tarifs d'achat
ACE ACHAT fournit en standard (fonction de gestion des produits du module de base) la possibilité de gérer au niveau du catalogue produits les prix d'achat standard d'un produit par fournisseur.
Comme pour les tarifs de vente, cette fonction permet de gérer :
Cette fonction permet aussi de récupérer dans ACE ACHAT les hausses de prix décidées par les fournisseurs.
Cette répercussion peut être automatisée à partir de pourcentages d'augmentation à appliquer aux produits du catalogue d'un fournisseur en sélectionnant :
Gestion des barèmes d'achat
Comme pour les barèmes de vente, c'est par cette fonction que l'utilisateur paramètre en fonction de "QUI" et de "QUOI" le barème qui doit être utilisé pour valoriser une commande d'achat.
Gestion des conditions tarifaires d'achat
Il peut s'agir de :
Une "condition tarifaire" peut s'appliquer :
Une condition tarifaire s'applique en fonction du "QUI" et du « QUOI » (voir page 8).
Une condition s'exprime en :
Une condition tarifaire s'applique sous réserve que les conditions d'application soient satisfaites :
Chaque poste de commande peut être affecté par 8 remises consécutives qui selon la façon dont l'assiette de la condition et la priorité sont définies viendront s'appliquer ou non en cascade.
Gestion des demandes d’achat
Les demandes d’achat sont des événements internes, simples listant un besoin en terme de produits et de quantité à destination d’un service achat.
Les demandes d’achats internes peuvent faire l’objet d’un traitement de génération automatique des commandes fournisseurs en fonction des demandes d’achat origines.
Gestion des offres fournisseurs
Cette fonction permet de :
La validation d'une proposition la transforme en commande qui peut être envoyée au fournisseur.
L'édition du portefeuille permet d'obtenir les propositions sous forme de listes ou de fiches triées et sélectionnées selon des critères précisés par l'utilisateur.
• Gestion des commandes
Cette fonction permet de valider les commandes issues des demandes d’achat, du calcul des besoins et des réapprovisionnements (prix, quantité), mais en effectuant des contrôles au niveau de la gestion des stocks (quantités réceptionnées) et des montants commandes.
Elle permet aussi la saisie directe de commande d'achat sans avoir à passer par les étapes précédentes ainsi que d'obtenir des états concernant le portefeuille de commandes.
Les commandes d'achat sont structurées comme les commandes de vente ou devis
Grâce au Configurateur Fonctionnel, plusieurs types d’achats peuvent être gérés :
achats internationaux
commandes ouvertes,
approvisionnements directs
commandes répétitives
retours de prêts...
Elles possèdent chacune leurs propres règles de gestion.
Outre l'en-tête et les postes de commandes, plusieurs cadences de livraison peuvent être définies dans le cadre ou non d'une commande ouverte.
Gestion des réceptions
Cette fonction permet de :
Gestion des contrôles qualités
Les contrôles sont optionnels. Cette fonction permet de filtrer les réceptions en gérant en stock les différents niveaux de contrôle souhaités.
La personne chargée d'effectuer les contrôles peut libérer partiellement ou totalement une réception pour intégration définitive en stock, et ajouter des éléments d'analyse qualitatifs et/ou quantitatifs.
Ces informations peuvent être du texte libre ou des données structurées : référence de document, de certificat, qualité, résultats de mesures, dates,...
Gestion des acomptes
Sur chaque commande, il est possible de définir le plan de paiement correspondant en spécifiant les acomptes prévus avant la facture ;
Pour chaque acompte, l’utilisateur pourra spécifier la clé de paiement déclenchant le paiement (livraison, validation, recette provisoire,...), la date prévisionnelle de versement, le montant ou le pourcentage à payer, le mode de gestion de la TVA ainsi que les modalités de règlement (mode, départ, délai, quantième).
Sur la base de ce plan d’acompte, ACE pourra générer les acomptes correspondant aux échéances enregistrées.
Les acomptes générés sont des événements au même titre que les factures et avoirs gérés par ailleurs et ils peuvent faire l’objet d’une comptabilisation suivant un schéma d’écriture paramétrable (voir chapitre interfaces comptables).
Contrôle des factures fournisseurs
Gestion des retours et des avoirs
Cette fonction permet de gérer les retours, les avoirs et/ou demandes d'avoirs aux fournisseurs en mémorisant pour chaque retour effectué :
Litiges
Ce module permet d'automatiser le suivi des procédures de litiges.
ACE propose une gestion des litiges très complète qui intègre :
les avoirs fournisseurs sur retours
les avoirs fournisseurs sur corrections de prix
les avoirs fournisseurs liés à des factures transporteurs sur anomalie transport
Toute pièce issue d’un litige aura des impacts paramétrables sur les stocks, les statistiques (en montant et en volume).
Etats de contrôle et de pilotage
Différents états de contrôle des achats peuvent être produits :
• Edition des remises de fin de période
Les mécanismes proposés sont identiques pour les statistiques d'achats et de ventes.
Définition des axes d'analyse
ACE ACHAT gère une base statistique historique détaillée. Elle est chargée automatiquement avec une sélection de l'ensemble des événements commerciaux à analyser : commandes, réceptions, factures.
Cet historique permet d'obtenir par sélection multi-critères tout type d'analyse statistique.
Néanmoins, afin de permettre des analyses rapides des données statistiques, ACE ACHAT gère des tables statistiques cumulées. Les axes d'analyse, niveaux d'aggrégation et périodes analysées font l'objet d'un paramétrage. Il est possible de définir autant d'axes d'analyse distincts que nécessaires et de rapprocher chacun à des budgets ou objectifs.
L'utilisateur dispose ainsi de bases statistiques définies exactement telles qu'il le souhaite.
Définition des budgets ou objectifs
Après paramétrage des axes d'analyse, cette fonction permet une saisie rapide des objectifs relatifs à ces axes :
Par exemple :
Il est possible de gérer plusieurs (99) versions ou révisions des budgets qui seront utilisables dans les comparatifs.
Alimentation de la base statistique
Elle peut être alimentée sur base du commandé, du réceptionné et/ou du facturé. La périodicité d'alimentation est paramétrable.
Le chargement peut être soit incrémental (tous les soirs, semaines, mois), soit global sur une période quelconque.
Exploitation des données statistiques
Les données statistiques comme l'ensemble des données de la base ACE ACHAT peuvent être exploitées au travers de :
Il permet, sur un poste-client type PC sous Windows d'élaborer des tableaux de bord ou des graphiques d'une façon extrêmement simple pour l'utilisateur final et tout en respectant le vocabulaire de l'entreprise et de l'utilisateur. Cet outil est fourni par ACE prêt à être exploité dans le contexte de ACE ACHAT .
Statistiques intracommunautaires
Ce module comprend :