ACE FINANCE

Un ensemble de fonctions permet de gérer les accès à ACE FINANCE , c'est-à-dire le contexte multi-sociétés, multi-établissements, le contrôle d'accès aux fonctions, la gestion des imprimantes, la langue de travail, la personnalisation des menus par utilisateur ainsi que celle des éditions.

Gestion des sociétés

ACE FINANCE est un progiciel multi-sociétés, c'est-à-dire qu'il permet de gérer une ou plusieurs sociétés indépendantes sur la même machine.

Pour cela ACE FINANCE gère en standard une base de données par société : ceci permet accessoirement d'avoir un jeu d'essais complètement indépendant de la base opérationnelle.

Cette fonction permet de mettre à jour les caractéristiques d'une société :

• sigle
• nom ou raison sociale
• langue de travail pour utiliser les versions traduites de ACE FINANCE
• mot de passe d'accès à la Société
• nom de la base ACE FINANCE
• etc...

Gestion des établissements

Elle permet de segmenter les sociétés en établissements non pas au sens juridique du terme, mais au plan organisationnel.

Un établissement peut être une agence, une activité particulière, dès lors que tout ou partie des données de gestion sont propres à un établissement et ne doivent pas être vues et accessibles aux autres établissements.

La gestion des établissements s’accompagne de la description de leurs données privées. Elle est correlée aux autorisations d’accès d’un utilisateur ou d’un groupe d’utilisateurs aux données d’un ou de plusieurs établissements ou de l’ensemble de la société.

Gestion des fonctions et des chapitres

Cette fonction permet aux utilisateurs de personnaliser leur menu en créant de nouveaux chapîtres. Elle permet aussi au service informatique interne d'intégrer dans ACE FINANCE ses propres développements en créant de nouvelles fonctions.

Trois notions sont gérées par cette fonction :

• Les fonctions utilisateurs qui seront accessibles par le menu,

• les chapitres dans lesquels seront insérés les fonctions auxquelles un utilisateur a été habilité (Voir la Gestion des habilitations),

• les chapitres-types qui sont des regroupements pré-déterminés de fonctions auxquels un utilisateur pourra être habilité.

Gestion des utilisateurs

Elle permet de définir l'ensemble des utilisateurs potentiels du logiciel, en précisant pour chacun :

• le type de poste de travail : Client-serveur ou alphanumérique,
• la langue d'utilisation du logiciel,
• les ressources dont il dispose (imprimante, niveau hiérarchique, etc...).

Gestion des postes-types

Lorsque ACE FINANCE est utilisé par un grand nombre d'utilisateurs, il peut être fastidieux de gérer les habilitations au niveau de chaque utilisateur.

Dans ce cas, il est possible de créer des postes-types regroupant des chapitres et fonctions normalement utilisés à chaque poste de travail.

Il suffit ensuite d'habiliter les utilisateurs non pas à une liste de fonctions mais à un poste-type.

Gestion des habilitations

C'est par cette fonction que le gestionnaire de l'application peut contrôler les accès aux fonctions de ACE FINANCE en habilitant chaque utilisateur à un sous-ensemble des fonctions disponibles.

Le gestionnaire a donc la possibilité de créer un menu différent pour chaque utilisateur et, en plus, de préciser au niveau de chaque fonction les options qui lui seront accessibles : interdire à un utilisateur, par exemple, l'option suppression de la fonction de gestion des produits.

Cette fonction permet pour chaque utilisateur :

• de l'habiliter à l'ensemble des fonctions et chapitres d'un poste-type,
• de l'habiliter à l'ensemble des fonctions d'un chapitre-type
• de l'habiliter à des fonctions regroupées dans des chapitres en précisant pour chacune d'elles les options accessibles.

Menu

C'est le point d'entrée à l'ensemble des fonctions de ACE FINANCE . A chaque début de session de travail, le menu est activé automatiquement par le système et l'utilisateur doit préciser la société pour laquelle il souhaite travailler puis son code utilisateur suivi de son mot de passe.

Qu'il soit commercial, chef de rayon, chef de produit, homme merchandising, responsable de dépôt ou directeur régional,...l'utilisateur de ACE FINANCE ne verra que le menu des fonctions qui le concerne.

Gestion des files d'attente

ACE FINANCE gère deux natures de file d'attente :

• les files d'impression (Print)
• les files de travaux différés (Batch).

Cette fonction permet de définir dans ACE FINANCE la liste des files d'attente qui sont disponibles sur le système et de leur associer leurs caractéristiques comme le format d'édition pour les files "Print" ou une priorité d'exécution pour les files "Batch".

Gestion des langues

Cette fonction permet de répertorier les langues dans lesquelles ACE FINANCE a été traduit et de localiser des écrans correspondants qui seront utilisés automatiquement en fonction de la langue de travail de l'utilisateur.

Gestion des messages d'erreur

Tous les messages d'erreur apparaissant sur les écrans ou dans les comptes-rendus d'exécution des travaux batch sont définis par cette fonction qui va permettre à l'utilisateur d'en modifier :

• le libellé afin d'en personnaliser le contenu,
• la gravité qui détermine la réaction du système,
• le besoin ou non de mémoriser le message dans un fichier "trace",
• etc...

Le contenu des messages est fourni en standard avec ACE FINANCE dans chaque langue dans laquelle ACE FINANCE a été traduit.

Gestion des éditions

Toutes les éditions et les traitements batch demandés par un utilisateur sont stockés sur disque avant d'être imprimés. Cette fonction permet aux utilisateurs :

• de consulter la liste des états stockés sur disque,
• de demander l'impression (ou réimpression) d'un état sur l'imprimante de leur choix,
• de visualiser à l'écran un état,
• de visualiser le compte-rendu de son exécution,
• d'épurer la liste

Gestion du journal de bord

ACE FINANCE permet de mémoriser dans un journal de bord, une trace de chaque appel à une fonction. Cette trace garde des informations telles que :

• le code utilisateur,
• le numéro de terminal,
• le code de la fonction,
• les dates de début et fin d'utilisation,
• etc...

Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer ce journal.

La mémorisation des traces est paramétrable au niveau :

• d'une société,
• d'un utilisateur,
• d'une fonction.

Gestion du journal des erreurs

Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer le journal des erreurs dans lequel l'utilisateur peut retrouver toutes les erreurs survenues lors de l'utilisation de ACE FINANCE .

L'enregistrement automatique d'une erreur dans le journal dépend de sa gravité ainsi que de l'indicateur "trace" stocké au niveau de la table des messages d'erreur.

Gestion des procédures automatiques

Cette fonction permet de déclencher et de synchroniser l'exécution de tâches qui ne nécessitent pas de dialogue "homme-machine" (par exemple : lancement de la facturation mensuelle).

Il est aussi possible de créer des enchaînements de traitements, ce qui autorise des actions telles que l'intégration de données provenant d'une application externe suivie d'un traitement d'édition, complétée par la liste des anomalies détectées.

Les tâches ainsi lancées et exécutées sont prises en charge par le système standard de tâches batch de la structure d'accueil.

Paramétrage des éditions

Afin de répondre aux exigences à chaque fois différentes des entreprises en matière d'édition de documents tels que billets à ordre, LCR, virements, ou fichiers ETEBAC. ACE propose une solution qui libère l'entreprise des contraintes traditionnelles :

• faire coïncider un pré-imprimé avec les données de la gestion comptable et financière
• effectuer des calculs personnalisés
• éditer des fichiers aux normes bancaires
• etc...

Toutes ces adaptations et bien d'autres encore peuvent être mises en oeuvre par le client lui-même, en dessinant des maquettes d'édition.

Ces maquettes sont des documents dans lesquelles l'utilisateur va pouvoir indiquer, la nature et la disposition des informations souhaitées, sans avoir recours à une intervention externe.

De la même manière, les maquettes peuvent être facilement adaptées pour prendre en compte les particularités de l'imprimante qui sera utilisée.

Chaque traitement d'édition de ACE fait référence à une maquette par défaut et les maquettes supplémentaires, définies par l'utilisateur, peuvent être sélectionnées au moment du lancement afin de répondre aux besoins spéciaux.

Les maquettes d'édition sont donc la solution de ACE au problème des éditions nécessairement non standard de chaque entreprise.

Cette solution peut en outre être complétée par un outil d'infocentre afin de produire tout type de document basé sur des analyses et des statistiques tirées directement de la base de données alimentée par ACE .

Définition des paramètres du poste client

Le choix des polices de caractères, des coloris, des Fenetres,... peut être effectué au niveau du poste de travail pour le mode client-serveur.

ACE FINANCE dispose de l'ensemble des fonctions nécessaires à son exploitation par des non informaticiens. La technicité du système UNIX ou WINDOWS NT devient ainsi totalement transparente au pilote du système.

L'utilitaire d'exploitation fourni avec le produit assure les fonctions suivantes :

• Export/import de données

• Création par duplication ou non d'une nouvelle société

• Sauvegardes manuelles ou programmées

• Restructuration de la base de données

• Analyses statistiques d'utilisation de la base

• Gestion des utilisateurs et imprimantes systèmes

• Gestion des interfaces

ACE FINANCE vous permet de gérer votre système sans avoir de connaissance particulière en informatique. Voici les outils mis à votre disposition :

Sauvegarde et remontée de sauvegarde

L’option de sauvegarde est intégrée dans un menu utilisateur, de même pour l’opération de restauration.

Elle peut être intégrée dans le traitement de fin de journée sous certaines réserves.

Archivage et purge de la base

• Archivage des écritures générales, auxiliaires, analytiques,
• Archivage des balances générales, auxiliaires, analytiques,
• Archivage des remises en banque.

Clôture de période

Déclenchée par l’utilisateur, elle entraîne les traitements suivants :

• Contrôle de cohérence entre comptabilité analytique et générale,
• Contrôle de cohérence des balances générales, auxiliaires, analytiques,
• Gestion des extournes automatiques,
• Edition du journal centralisateur,
• Autres éditions à la demande (journaux, grand-livre, balances,...)

Clôture d’exercice

• Vérifie que :
• toutes les périodes de l’ancien exercice sont fermées
• certains comptes sont soldés (comptes d’attente, comptes de liaison, abonnements),
• Génère l’écriture de résultat et solde les comptes de charges et de produits,
• Edite la balance de clôture,
• Génère la reprise des à-nouveaux (en détail ou en global en fonction du compte concerné),
• Edite le journal des à-nouveaux,
• Edite la balance des à-nouveaux,
• Supprime physiquement les comptes supprimés logiquement et non mouvementés.

Définition du plan comptable auxiliaire

Un plan de compte tiers est unique pour ACE FINANCE et ACE . Un client créé dans la gestion commerciale est donc immédiatement reconnu dans la comptabilité.

• Définition des types de tiers comptables,
• Définition des familles de tiers comptables,
• Définition de guides de gestion :
  • des relevés clients ou tiers débiteurs
  • des relances clients ou tiers débiteurs
  • des guides de gestion d’affacturage client
  • des règlements automatiques fournisseurs ou tiers créditeurs

• Identification des tiers,
• Adresse comptable et adresse de relevé, relance ou règlement,
• Appartenance d’un tiers à un groupe,
• Identification d’un tiers payeur (centrale de règlement),
• Multidomiciliation bancaires,
• Divers :
  • langue
  • devise
  • mode de règlement, conditions de paiement (départ, délai, quantième)
  • assurance crédit
  • en cours maximum
  • banque de paiement
  • taux d’escompte
  • TVA débit/encaissement (tiers créditeurs)

Principes de gestion des mouvements tiers

Suivant la nature d’écriture, le compte collectif estimputé sous son sens débiteur ou créditeur. Le mouvement tiers est soit échéançable (type « E »), soit à chaîner (type « C »). Le comportement d’une imputation tiers, type « E » ou type « C » est totalement paramétrable.

tiers.

Le principe du chaînage permet d’identifier parfaitement les règlements ou opérations diverses ayant contribué à solder les pièces d’origine (factures,...). Inversement, il permet de retrouver toutes les échéances de pièces concernées par un règlement.

Saisies comptables tiers

• Les pièces, règlements et opérations diverses tiers sont enregistrées à partir de la fonction de saisie générale (Cf. 2.9). Les schémas d’écritures et mécanismes divers d’enregistrement des écritures se justifient pleinement dans le contexte de la gestion des tiers.
• Gestion des chaînages entre pièces et règlements par sélections multiples. Règlements sur relevés avec sélection des pièces réglées ou non réglées.

Consultations

Elles sont bâties sur les mêmes principes que les consultations générales (Cf. 2.11.). Les points d’entrées et de sélections sont étendus aux critères propres de la gestion des tiers.

ACE FINANCE permet de consulter :

• Point d’entrée sur la balance tiers (évolution périodique du solde),
• Point d’entrée sur l’échéancier,
• Point d’entrée sur les journaux,
• Choix du type de tiers,
• Choix des familles de tiers,
• Choix des collectifs tiers,
• Choix de la devise (locale, société, groupe, externe),
• Recherche et sélection niveau fiche tiers (informations diverses et critères paramétrables),
• Recherche et sélection niveau écriture (dates, pièces, montant, critères paramétrables,...),
• Filtrage sur les natures de journaux (comptables, extra-comptables,...),
• Filtrage sur l’état des mouvements tiers (tous, soldés, non soldés),
• Consultation des mouvements du compte,
• Consultation des relevés tiers et zoom sur les pièces rattachées,
• Consultations du chiffre d’affaires périodique,
• Consultation du risque clients global, échéancé et en détail,
• Consultation consolidée du tiers (groupe),

Editions

Les éditions font intervenir des critères comptables ou commerciaux de la fiche tiers (familles, agences, région, commercial, zones paramétrables,...), des éléments de l’écriture comptable (dates, pièces, références, zones paramétrables), des éléments liés aux imputations comptables (comptes, zones statistiques,...). Les états peuvent être édités dans l’une des quatre devises de base (établissement, société, groupe, contexte extérieur). ACE FINANCE permet d’éditer :

• Fiches signalétiques et listes des tiers,
• Balance tiers,
• Grand-livre tiers et extrait de comptes,
• Chiffre d’affaires HT et TTC,
• Echéancier,
• Balance âgée détaillée ou cumulée,
• Risque client,
• Analyse des délais d’encaissement,
• Liste des retards de règlement,
• Liste des impayés,
• Factures sans bon à payer.

Gestion des relevés

ACE FINANCE édite les relevés et prépare les titres de paiement correspondants.

Il dispose de :

Guide de gestion associé à chaque tiers débiteur, avec :

• Calendrier d’émission des relevés,
• Constitution du relevé en fonction du mode de règlement des pièces,
• Mode de traitement des relevés créditeurs,
• Edition d’un titre de paiement (traites à l’acceptation),
• Passation d’écritures (traites acceptées ou prélèvements)
• Fichier de prélèvement aux normes ETEBAC

Traitement des relevés périodiques en trois phases :

• Proposition d’une liste des relevés (pour un type de tiers, une famille, un calendrier,...),
• Ajustement manuel de relevés (ajout ou retrait de pièces, modification MR/échéance,...),
• Edition des relevés en mode simulation ou en mode réel avec passation des écritures.

Possibilité de réédition de relevés périodiques

Relevés à la demande (ou extraits de compte destinés aux clients).

Gestion des relances

ACE FINANCE peut assurer jusqu’à 9 niveaux de relance. Cette fonction est suivie par un tableau de bord consultable à tout moment.

Le guide de gestion associé à chaque tiers débiteur gère les fonctionnalités suivantes :

• Relances pour les traites à l’acceptation avant échéance ,
• Relances des factures avant et après échéance,
• Règle de déclenchement de la première relance,
• Délais de déclenchement des relances suivantes,
• Relances dissociées par collectif tiers,
• Historisation des relances.

Le traitement des relances se découpe en trois phases :

• Proposition d’une liste des relances (pour un type de tiers, une famille,...),
• Ajustement manuel de relances (ajout ou retrait de pièces, choix d’un niveau,...),
• Gestion des litiges
• Edition des relances en mode simulation ou en mode réel et mise à jour de la base.

Paiements automatiques

ACE FINANCE prend en compte le choix des factures, l’établissement des titres et la génération d’écritures.

Le paiement tiers de ACE FINANCE :

Gère les bons à payer et le litige sur chaque échéance de pièce tiers créditeur,

Déduit les avoirs et les litiges

Effectue le paiement partiel d’une facture (une échéance),

Traite des paiements en quatre phases :

• Proposition d’une liste des règlements potentiels (pour un type de tiers, une famille,...),
• Ajustement manuel de pièces à régler (ajout ou retrait de pièces, taux d’escompte,...),
• Définitions du pool bancaire (répartition des paiements par banque, modes de règlement et échéances en indiquant soit un quota, soit un ratio sur la masse globale à régler).

Edite des relevés de paiement en mode simulation ou en mode réel.

Génére des paiements :

• Chèques,
• Effets,
• Virements immédiats ou à échéance

Génère les écritures comptables

Chaîne les paiements avec les factures correspondantes

Remonte des numéros de chèques dans les écritures,

Particularité : gestion de la DAILLY et du FACTORING.

La comptabilité analytique ACE FINANCE a été conçue pour s’adapter à toutes les entreprises. Elle permet le suivi analytique aussi bien en coûts directs qu’en coûts complets.

L’imputation analytique

L’imputation analytique de base de ACE FINANCE est composée d’une section du plan principal et d’une rubrique budgétaire. Cette imputation peut s’effectuer en montant et éventuellement en quantité.

Vous pouvez avoir des imputations composées. Vous pouvez imputer simultanément sur une section appartenant au plan principal, une rubrique analytique, deux sections sur deux plans secondaires et un projet (autre plan secondaire).

L’axe analytique

Ces cinq imputations définissent l’imputation d’un axe analytique. ACE FINANCE peut gérer jusqu’à 9 axes analytiques simultanément.

Vous pouvez ainsi gérer un axe pour la gestion de section, un autre pour un suivi analytique des immobilisations, un autre encore pour le reporting, etc...

Les axes analytiques sont des comptabilités analytiques indépendantes.

Si l’analytique est en oeuvre, alors le plan principal et la rubrique doivent toujours être renseignés. Les autres imputations sont facultatives.

Rubriques budgétaires

Les rubriques budgétaires servent à représenter les résultats analytiques sous une forme différente de celle de la comptabilité générale.

Une rubrique peut être liée à un compte général. Vous pouvez avoir une rubrique pour un compte, une rubrique pour plusieurs comptes. Un compte peut être également ventilé sur plusieurs rubriques.

Arborescence

Une section de base peut être rattachée à un compte de regroupement. C’est un niveau de hiérarchie. ACE FINANCE dispose de 10 niveaux de hiérarchie pour chaque plan.

Une section peut être rattachée à plusieurs hiérarchies. Le nombre n’est techniquement pas limité.

Les fonctionnalités hiérarchiques des sections sont équivalentes pour le plan principal, les plans secondaires et pour les rubriques. Elles servent de regroupement et de plan de présentation pour les états analytiques.

Une arborescence se définit par :

• Un code et un nom d’arborescence,
• Une codification de référence de niveau 0, base de l’arborescence. C’est un des plans analytiques,
• Un nombre de niveaux hiérarchiques.

Un niveau d’arborescence se définit par :

• Un nom représentatif,
• Une codification de ses éléments,
• Un nom clair pour chaque élément.

La hiérarchie se caractérise par :

• Des liens entre les éléments d’un niveau père et les éléments d’un niveau fils,
• Un élément fils a un seul père sur un niveau hiérarchique supérieur,
• Un élément fils a nécessairement un père.

Unité d’œuvre

Il est possible de définir des unités d’oeuvres pour saisir des quantités.

Répartitions analytiques

ACE FINANCE permet deux modes de répartition :

• La clef fixe permet une répartition automatique sur plusieurs sections analytiques. La clef est définie en pourcentage.
• La répartition par lot permet, en fin de période, de reventiler des charges selon des clefs calculées à partir de montants ou de quantités.
• Il est possible d’effectuer des répartitions en cascade. Les clefs de répartition sont conservées à chaque période et sont éditables.

Saisies analytiques

ACE FINANCE permet de saisir des OD analytiques sans passer par des comptes de comptabilité générale. Cette fonctionnalité supporte :

• Saisies d’OD analytiques,
• Saisies des unités d’oeuvre cumulées,
• Ventilation de section d’attente.

Consultations

La fonction de zoom rencontrée dans la comptabilité générale existe également dans la comptabilité analytique. ACE FINANCE gère les consultations suivantes :

• Point d’entrée sur la balance des réalisations avec zoom sur le détail,
• Point d’entrée sur les journaux comptables ou analytiques avec zoom sur le détail,
• Choix d’un plan analytique,
• Choix d’une arborescence, d’un niveau et sélection d’éléments du niveau choisi,
• Filtrage sur les natures de journaux,
• Filtrage sur l’origine des mouvements (comptables, analytique pure, répartition, valorisation),
• Liste des mouvements analytiques détaillés et zoom sur chaque mouvement,
• Sélection d’un mouvement analytique pour retrouver le mouvement comptable d’origine,
• Visualisation de l’écriture complète à l’origine du mouvement analytique.

Editions

• Editions multi-critères sur arborescences et plans analytiques,
• Balances des réalisations,
• Mouvements analytiques détaillés,
• Gestion de ruptures diverses sur les arborescences et les rubriques analytiques,
• Edition des tables sections et rubriques,
• Edition des arborescences,
• Edition des tables paramétrées.

L’imputation budgétaire est identique à l’imputation analytique. Elle peut se réaliser sur un couple section du plan principal/rubrique, mais peut également être sur des plans secondaires.

On peut budgéter en montant et en quantité.

Un axe analytique peut disposer de plusieurs budgets.

L’alimentation d’un budget peut être réalisée soit :

• Par saisie directe,
• Par répartition,
• Par interface,

L’actualisation budgétaire peut être calculée à partir du réalisé dans l’exercice et du reste à faire. Il est également possible de ne pas modifier le budget.

Les budgets peuvent être édités suivant les arborescences.

Le contrôle budgétaire peut se faire à partir d’un budget initial ou révisé. Il met en parallèle les budgets et réalisations et indique les écarts en taux et en montant.

Les consultations du budget sont identiques à celle de la comptabilité analytique.

Il est possible de réaliser des éditions multi-critères comprenant : le réalisé, le budget, le reste disponible. Ces états permettent de comparer les budgets et les réalisations entre deux exercices. Il est également possible de croiser le plan analytique principal et les plans secondaires dans ces éditions.