ACE LOGISTIQUE

Un ensemble de fonctions permet de gérer les accès à ACE LOGISTIQUE , c'est-à-dire le contexte multi-sociétés, multi-établissements, le contrôle d'accès aux fonctions, la gestion des imprimantes, la langue de travail, la personnalisation des menus par utilisateur ainsi que celle des éditions.

Gestion des sociétés

ACE LOGISTIQUE est un progiciel multi-sociétés, c'est-à-dire qu'il permet de gérer une ou plusieurs sociétés indépendantes sur la même machine.

Pour cela ACE LOGISTIQUE gère en standard une base de données par société : ceci permet accessoirement d'avoir un jeu d'essais complètement indépendant de la base opérationnelle.

Cette fonction permet de mettre à jour les caractéristiques d'une société :

• sigle
• nom ou raison sociale
• langue de travail pour utiliser les versions traduites de ACE LOGISTIQUE E
• mot de passe d'accès à la Société
• nom de la base ACE LOGISTIQUE
• etc...

Gestion des établissements

Elle permet de segmenter les sociétés en établissements non pas au sens juridique du terme, mais au plan organisationnel.

Un établissement peut-être une agence, une activité particulière, dès lors que tout ou partie des données de gestion sont propres à un établissement et ne doivent pas être vues et accessibles aux autres établissements.

La gestion des établissements s’accompagne de la description des données privées à un établissement ou à une liste d’établissements correlée aux autorisations d’accès d’un utilisateur ou d’un profil aux données d’un établissement ou d’une liste d’établissements ou de l’ensemble de la société.

Gestion des fonctions et des chapitres

Cette fonction permet aux utilisateurs de personnaliser leur menu en créant de nouveaux chapitres. Elle permet aussi au service informatique interne d'intégrer dans ACE LOGISTIQUE ses propres développements en créant de nouvelles fonctions.

Trois notions sont gérées par cette fonction :

• Les fonctions utilisateurs qui seront accessibles par le menu,
• les chapitres dans lesquels seront insérées les fonctions auxquelles un utilisateur a été habilité (Voir la Gestion des habilitations),
• les chapitres-types qui sont des regroupements pré-déterminés de fonctions auxquels un utilisateur pourra être habilité.

Gestion des utilisateurs

Elle permet de définir l'ensemble des utilisateurs potentiels du logiciel, en précisant pour chacun :

• le type de poste de travail : client-serveur ou alphanumérique
• la langue d'utilisation du logiciel,
• les ressources dont il dispose (imprimante, niveau hiérarchique, etc...).

Gestion des postes-types

Lorsque ACE LOGISTIQUE est utilisé par un grand nombre d'utilisateurs, il peut être fastidieux de gérer les habilitations au niveau de chaque utilisateur.

Dans ce cas, il est possible de créer des postes-types regroupant des chapitres et fonctions normalement utilisés à chaque poste de travail.

Il suffit ensuite d'habiliter les utilisateurs non pas à une liste de fonctions mais à un poste-type.

Gestion des habilitations

C'est par cette fonction que le gestionnaire de l'application peut contrôler les accès aux fonctions de ACE LOGISTIQUE en habilitant chaque utilisateur à un sous-ensemble des fonctions disponibles.

Le gestionnaire a donc la possibilité de créer un menu différent pour chaque utilisateur et, en plus, de préciser au niveau de chaque fonction les options qui lui seront accessibles : interdire à un utilisateur, par exemple, l'option suppression de la fonction de gestion des produits.

Cette fonction permet pour chaque utilisateur :

• de l'habiliter à l'ensemble des fonctions et chapitres d'un poste-type,
• de l'habiliter à l'ensemble des fonctions d'un chapitre-type
• de l'habiliter à des fonctions regroupées dans des chapitres en précisant pour chacune d'elles les options accessibles.

Menu

C'est le point d'entrée à l'ensemble des fonctions de ACE LOGISTIQUE A chaque début de session de travail, le menu est activé automatiquement par le système et l'utilisateur doit préciser la société pour laquelle il souhaite travailler puis son code utilisateur suivi de son mot de passe.

Qu'il soit commercial, chef de rayon, chef de produit, homme merchandising, responsable de dépôt ou directeur régional,...l'utilisateur de ACE LOGISTIQUE ne verra que le menu des fonctions qui le concernent.

Gestion des files d'attente

ACE LOGISTIQUE gère deux natures de file d'attente :

• les files d'impression (Print)
• les files de travaux différés (Batch).

Cette fonction permet de définir la liste des files d'attente qui sont disponibles sur le système et de leur associer leurs caractéristiques comme le format d'édition pour les files "Print" ou une priorité d'exécution pour les files "Batch".

Gestion des langues

Cette fonction permet de répertorier les langues dans lesquelles ACE LOGISTIQUE a été traduit et de localiser des écrans correspondants qui seront utilisés automatiquement en fonction de la langue de travail de l'utilisateur.

Gestion des messages d'erreur

Tous les messages d'erreur apparaissant sur les écrans ou dans les comptes-rendus d'exécution des travaux batch sont définis par cette fonction qui va permettre à l'utilisateur d'en modifier :

• le libellé afin d'en personnaliser le contenu,
• la gravité qui détermine la réaction du système,
• le besoin ou non de mémoriser le message dans un fichier "trace",
• etc...

Le contenu des messages est fourni en standard dans chaque langue dans laquelle ACE LOGISTIQUE a été traduit.

Gestion des éditions

Toutes les éditions et les traitements batch demandés par un utilisateur sont stockés sur disque avant d'être imprimés. Cette fonction permet aux utilisateurs :

• de consulter la liste des états stockés sur disque,
• de demander l'impression (ou réimpression) d'un état sur l'imprimante de leur choix,
• de visualiser à l'écran un état,
• visualiser le compte-rendu de son exécution,
• d'épurer la liste

Gestion du journal de bord

ACE LOGISTIQUE permet de mémoriser dans un journal de bord, une trace de chaque appel à une fonction. Cette trace garde des informations telles que :

• le code utilisateur,
• le numéro de terminal,
• le code de la fonction,
• les dates de début et fin d'utilisation,
• etc...

Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer ce journal.

La mémorisation des traces est paramétrable au niveau :

• d'une société,
• d'un utilisateur,
• d'une fonction.

Gestion du journal des erreurs

Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer le journal des erreurs dans lequel l'utilisateur peut retrouver toutes les erreurs survenues lors de l'utilisation de ACE LOGISTIQUE .

L'enregistrement automatique d'une erreur dans le journal dépend de sa gravité ainsi que de l'indicateur "trace" stocké au niveau de la table des messages d'erreur.

Gestion des procédures automatiques

Cette fonction permet de déclencher et de synchroniser l'exécution de tâches qui ne nécessitent pas de dialogue "homme-machine" (par exemple : lancement de la facturation mensuelle).

Il est aussi possible de créer des enchaînements de traitements, ce qui autorise des actions telles que l'intégration de données provenant d'une application externe suivie d'un traitement d'édition, complétée par la liste des anomalies détectées.

Les tâches ainsi lancées et exécutées sont prises en charge par le système standard de tâches batch de la structure d'accueil.

Paramétrage des éditions

Afin de répondre aux exigences à chaque fois différentes des entreprises en matière d'édition de documents tels que bordereaux, catalogues, bons de commande ou de préparation, factures, etc... ACE propose une solution qui libère l'entreprise des contraintes traditionnelles :

• faire coïncider un pré-imprimé avec les données de la gestion commerciale
• sortir un bon de livraison valorisé en hors taxes
• afficher ou masquer le calcul du prix de vente
• effectuer des calculs personnalisés
• éditer des statistiques avec des ruptures multiples
• etc...

Toutes ces adaptations et bien d'autres encore peuvent être mises en oeuvre par le client lui-même, en dessinant des maquettes d'édition.

Ces maquettes sont des documents dans lesquels l'utilisateur va pouvoir indiquer, la nature et la disposition des informations souhaitées, sans avoir recours à une intervention externe.

De la même manière, les maquettes peuvent être facilement adaptées pour prendre en compte les particularités de l'imprimante qui sera utilisée.

Chaque traitement d'édition de ACE fait référence à une maquette par défaut et les maquettes supplémentaires, définies par l'utilisateur, peuvent être sélectionnées au moment du lancement afin de répondre aux besoins spéciaux.

Les maquettes d'édition sont donc la solution de ACE au problème des éditions nécessairement non standards de chaque entreprise.

Cette solution peut en outre être complétée par un outil d'infocentre afin de produire tout type de document basé sur des analyses et des statistiques tirées directement de la base de données alimentée par ACE .

Définition des paramètres du poste client

Le choix des polices de caractères, des coloris, des Fenetres,... peut être effectué au niveau du poste de travail pour le mode client-serveur.

ACE LOGISTIQUE dispose de l'ensemble des fonctions nécessaires à son exploitation par des non informaticiens. La technicité du système UNIX ou WINDOWS NT devient ainsi totalement transparente au pilote du système.

L'utilitaire d'exploitation fourni avec le produit assure les fonctions suivantes :

• Export/import de données

• Création par duplication ou non d'une nouvelle société

• Sauvegardes manuelles ou programmées

• Restructuration de la base de données

• Analyses statistiques d'utilisation de la base

• Gestion des utilisateurs et imprimantes systèmes

• Gestion des interfaces

L’importance stratégique du Configurateur Fonctionnel a été décrit dans le manuel de présentation générale.

Dans le module LOGISTIQUE, le Configurateur Fonctionnel repose sur un mécanisme de compteurs et opérations de stock modélisables.

Les compteurs de stocks sont l'image des grandeurs que l'entreprise mesure pour gérer et suivre l'évolution de ses stocks. Du fait de la nature même de ces quantités qui dépendent tout autant de l'activité de la société que du mode d'organisation choisi, ACE LOGISTIQUE n'impose aucune contrainte sur ces quantités et laisse à l'utilisateur la possibilité de configurer le système à sa guise.

A chaque type de mouvement, quel qu'il soit, est associé une opération de stock.

A titre d'exemple, une opération peut correspondre à une réservation de stock lors d'une prise de commande, à une mise au rebut à la suite d'un inventaire ou bien encore à une entrée de produits dans le département contrôle qualité.

La seule constante dans ces mécanismes est la diversité des réalités de chaque entreprise qui impose une solution hautement adaptable.

Chaque grandeur gérée par l'entreprise est associée à un compteur, défini individuellement au niveau de l'article et du lot ou du dépôt.

Exemple :

En stock Compteur 1

Réservé Compteur 2

En transit Compteur 3

Prêt à expédier Compteur 4

En prêt/location Compteur 5

En réparation Compteur 6

Non seulement le libellé du compteur est libre, mais la signification qu'il porte est choisie par l'utilisateur.

Un test optionnel, portant sur des compteurs ou des seuils, permet d'interdire un dépassement de niveau de stock ou d'informer simplement l'utilisateur d'un passage en "négatif" si la gestion de l'entreprise le permet.

Il est également possible de prendre en compte des mouvements prévisionnels qui portent la date de réalisation probable (ex : jour d'expédition).

Ce mécanisme permet de tracer un profil prévisionnel d'évolution du stock dans le temps et donc d'anticiper sur les ruptures ultérieures de stock. L'échelle de temps est paramétrable.

Gestion des paramétres commerciaux d'une société

Pour chaque société utilisatrice de ACE LOGISTIQUE , l'utilisateur peut paramétrer de façon différente le fonctionnement général, permettant ainsi l'application de politiques commerciales différentes.

Ainsi, par exemple, c'est par cette fonction que l'utilisateur indique les types de conditions tarifaires qu'il autorise ou non, les modes de gestion de stock qui sont activés, les paramétres comptables généraux,...

Gestion des tables de codification

Cette fonction regroupe la gestion de l'ensemble des tables de codification, telles que :

• table des pays,
• table des familles de produits,
• table des familles de clients,
• table des modes de règlement,
• table des taux de TVA,
• table des unités de mesure,
• table des devises,
• etc...

Les libellés correspondants sont définis dans chaque langue utilisée.

Gestion de la base produits

La base produits est unique dans ACE , elle regroupe les produits achetés, vendus, stockés et assemblés ; les prestations, les emballages,...

La fiche signalétique d'un produit regroupe entre autres les informations suivantes :

• code produit,
• libellés court, moyen et long, multi-langues
• mot clé,
• code douanier,
• code famille, sous-famille et sous-sous-famille,
• unités de vente, d'achat, de stockage, de colisage, de statistiques
• code TVA,
• taxes parafiscales,
• données de colisage (poids, volumes, ...),
• classe ABC, commerciale (calculé sur le CA) et de production (calculé sur la quantité),
• type d'article,
• paramètre indicateur d'un état de blocage de l'article,
• produit suivi ou non en stock,
• produit suivi ou non en statistiques,
• délai de préparation,
• code "produit stock" qui peut être différent du code produit commercial permettant ainsi de regrouper des stocks qui ont fait l'objet de plusieurs identifications pour des raisons de marketing,
• idem pour le code produit statistique
• code tarif qui permet à plusieurs produits d'avoir le même tarif,
• les éléments majeurs du tarif d'achat/vente
• 16 zones de 12 caractères définissables par l'utilisateur en ce qui concerne le libellé et le type de données autorisées. Ces zones peuvent faire référence à des tables de codification, également redéfinissables.

Le module VENTE permet de gérer des tarifs plus complexes (à barèmes ou à colonnes) ainsi que des conditions spéciales applicables aux tarifs.

La nomenclature d'un produit peut intervenir de trois façons différentes :

• Notion de configurateur : dans ce cas, la nomenclature ainsi décrite est utilisée directement en saisie de commande pour aider l'utilisateur à configurer simplement son produit : choix parmi une liste de composants ou d'options se rapportant au produit directeur.

• Notion de kit commercial : dans ce cas, seuls les composants de la nomenclature sont gérés en stock. Tout poste de commande d'un produit kit déclenche la génération de sous-postes de commande portant chacun un composant de la nomenclature. La nomenclature est alors gérée sur deux niveaux. Les stocks sont traités uniquement sur base des composants.

La nomenclature ainsi définie pourra être modifiée lors de la prise de commande pour satisfaire aux exigences du client.

• Notion de nomenclature de production : ces nomenclatures peuvent être définies sur plusieurs niveaux sans limitation.

Chaque élément de la nomenclature doit au préalable avoir été déclaré dans la base articles comme un produit stocké ou non ou éventuellement comme une prestation.

Chaque lien de la nomenclature est daté. Ce qui signifie que la variabilité dans le temps des nomenclatures est gérée. Elle permet en particulier de calculer des prix de revient prévisionnels en cas de changement de nomenclature.

Chaque élément de la nomenclature est déclaré comme intervenant ou non dans :

le calcul des besoins

le calcul du prix de revient

Pour le calcul des besoins, un rendement ou taux de perte est associé à chaque élément.

Les variantes d'un produit peuvent être décrites : variantes de couleur, d'aspect, etc... pour une même référence. Chaque variante sera alors identifiée individuellement en stock et éventuellement pourra faire l'objet d'une facturation différenciée à l'achat ou à la vente.

Les variantes logistiques d'un produit décrivent les caractéristiques des différents conditionnements du produit.

La table de conversion des unités de mesure permet de faire toutes les conversions entre :

• les unités de vente,
• l'unité de conditionnement,
• l'unité de facturation au client,
• l'unité de stockage,
• l'unité d'achat,
• l'unité de facturation par le fournisseur
• l'unité de traitement statistique.

Les rapports de conversion entre ces différentes unités, peuvent être décrits d'une façon générale pour l'ensemble des produits ou d'une façon spécifique au niveau de chaque fiche produit.

Les notions de minimum de commandes et de multiples obligatoires sont gérées.

Les équivalents-remplaçants du produit sont associés à un niveau de proximité au produit origine. Ils sont utilisés également par le configurateur pour gérer différentes options.

Gestion GENCOD des produits

Si l'option GENCOD est activée, la base produit préalablement décrite est enrichie des informations suivantes :

• code EAN13 identifiant du produit avec contrôle de la clé
• variante promotionnelle,
• variante logistique,
• par combien (PCB) et son unité,
• sous par combien (SPCB) et son unité,
• unité d'expédition,
• unité consommateur,
• nombre d'unités consommateur par unité d'expédition
• dimensions, poids, volume,

Ceci pour l'UVC, connue pour chacune des variantes logistiques associées.

Les produits ainsi décrits conservent toutefois une codification interne.

16 zones libres sont, par ailleurs, disponibles pour y stocker des informations comme les codes gamme et noyaux propres au fournisseur, etc...

Ces informations sont utilisées lors de calcul des réapprovisionnements (délai moyen et minimum de commandes).

Gestion du catalogue fournisseur

Le catalogue fournisseur permet de recenser l'ensemble des fournisseurs d'un produit et d'indiquer pour chacun d'eux :

• la référence fournisseur du produit,
• l'unité d'achat,
• la quantité minimum de commande,
• le délai moyen de réapprovisionnement,
• l'unité de facturation,
• le prix d'achat sur 3 périodes distinctes,
• les dates d'application
• des prix d'achat

Ces informations sont utilisées lors du calcul du réapprovisionnement.

Gestion des calendriers

Cette fonction permet de définir les différents calendriers sur lesquels s'appuie la gestion des stocks prévisionnels, les statistiques et pour les courbes saisonnières.

Chaque calendrier permet de paramétrer le découpage des années en 366 périodes maximum en précisant pour chacune les dates de début et de fin de période ainsi qu'un critère de regroupement de période utilisé pour des cumuls intermédiaires.

Des fonctions standards permettent de créer automatiquement des calendriers sur une année entière pour les périodes suivantes :

• jour, semaine, mois, week-end et jours fériés

Un calendrier dédié aux jours ouvrés permettra, dans les transactions commerciales, de contrôler que les dates saisies ou calculées sont valides (ex. : date de livraison, date d'expédition) et éventuellement de proposer la première date valide.

Cet ensemble de fonctions permet le paramétrage ainsi que la tenue des stocks d'une société.

Ces stocks peuvent être suivis par dépôt et par lot et avoir une unité de stockage différente de celle dans laquelle le produit est commercialisé.

ACE LOGISTIQUE permet de paramétrer l'effet de chaque événement (création d'une commande, modification d'un bon de livraison, réception de marchandise, ...) sur les compteurs de stocks dont le nombre et la définition sont également paramétrables par l'utilisateur.

Ce module permet également de gérer les inventaires de stocks (tournant ou non).

Gestion des dépôts

Chaque dépôt doit être défini par cette fonction et est identifié par un sigle auquel se rattachent les informations suivantes :

• adresse complète comme pour tout tiers,
• imprimante dédiée du dépôt, sur laquelle sont édités les bons de préparation par exemple.

Gestion des courbes saisonnières

Cette fonction permet de définir les courbes saisonnières qui sont associées aux produits stockés, soit au niveau du produit ou soit au niveau du dépôt.

Ces courbes permettent d'associer à chaque période, définie dans un des calendriers, un coefficient qui peut être utilisé spécifiquement dans le module Approvisionnement pour pondérer les différentes valeurs des compteurs utilisés lors du calcul des quantités à commander.

Gestion des compteurs de stocks

Toute la gestion des stocks repose sur la définition des différents compteurs de stocks qui est faite par cette fonction.

ACE LOGISTIQUE gère 3 types de compteurs :

• les compteurs physiques,
• les compteurs virtuels,
• les compteurs imposés.

Les compteurs physiques sont ceux qui sont directement affectés par des mouvements de stocks : ils doivent être définis dès l'installation du module "Stocks et inventaires".

Exemple de compteurs physiques :

• stock physique,
• en-cours de commande,
• en-cours de livraison,
• etc...

Les compteurs virtuels ne sont pas directement affectés par les mouvements de stocks : ils sont définis comme étant une combinaison algébrique des compteurs physiques et sont donc recalculés à chaque fois qu'ils sont utilisés. Ainsi, à tout instant, le gestionnaire peut créer de nouveaux compteurs virtuels qui lui permettent, par exemple, de personnaliser certains états.

Exemple de compteurs virtuels :

• stock disponible = stock physique - en-cours de commande,
• stock virtuel = stock physique - en-cours de commande + en-cours d'appro.
• etc...

Les compteurs imposés sont des compteurs nécessaires au bon fonctionnement. Ils sont déjà existants dans la base lors de la livraison de ACE et ne peuvent pas être supprimés :

Exemple de compteurs imposés :

• quantité mouvementée,
• stock minimum,
• quantité économique de réapprovisionnement,
• etc...

La définition de ces compteurs est obligatoire afin de permettre au langage de paramétrage des opérations de stocks de les manipuler.

Gestion des opérations de stocks

Les opérations de stocks sont des liens entre le module "Stocks et inventaires" et les autres modules de ACE LOGISTIQUE .

En effet, c'est par cette fonction que l'utilisateur permet les effets des différents "événements commerciaux" sur les compteurs de stocks qu'il a définis par la fonction précédente.

Exemples d'événements commerciaux :

• la création d'un devis,
• la modification d'une quantité commandée,
• la réception de marchandise,
• la facturation d'une livraison,
• etc...

ACE LOGISTIQUE associe à chaque événement qu'il gère, une opération sur les stocks ne préjugeant pas de son utilité. Ainsi, est-il possible de déclencher des opérations sur les stocks lors de la saisie de devis...

Pour chaque opération de stock "utile", c'est-à-dire dont il se sert, l'utilisateur précise :

• la condition d'application de l'opération qui peut s'exprimer par rapport à des compteurs physiques, virtuels ou imposés. Cette condition permet de paramétrer les contrôles effectués sur les stocks lors de saisie des évènements commerciaux.
• les compteurs physiques affectés en indiquant pour chacun d'eux le sens du mouvement à effectuer à la date de saisie du mouvement et à la date prévisionnelle :

"+" pour ajouter dans un compteur

"-" pour retrancher d'un compteur.

"R" pour remettre à zéro un compteur

"F" pour forcer une valeur dans un compteur

" " si l'opération n'affecte pas le compteur.

• la quantité à mouvementer qui peut s'exprimer sous la forme d'une combinaison algébrique de plusieurs compteurs physiques virtuels ou imposés,

• la réactualisation ou non du PUMP lors de l'exécution de l'opération,

• la présence obligatoire ou non d'un numéro de lot ou d'emplacement pour les produits suivis par lot,

• l'opération suivante à chaîner automatiquement avec la définition de la quantité qu'il aura à traiter,
• le type d'opération : manuelle ou automatique ; la plupart des opérations sont automatiques ; seules les opérations de régularisation pourront être déclenchées manuellement par l'utilisateur.

Gestion des contraintes de stockage

Elle permet de décrire des contraintes types auxquelles les emplacements de stockage sont soumis.

Ces contraintes s'expriment en :

• type de contrainte : emplacement réservé à un produit, une famille de produits, une sous-famille de produits, une sous-sous-famille de produits, les produits d'un fournisseur, un type de produit,
• quantité maximum qui peut être contenue dans l'emplacement,
• quantité de regroupement en dessous de laquelle une proposition de regroupement peut être éditée,
• quantité minimum : pour autoriser une sortie de cet emplacement. Par exemple, si l'emplacement est géré par palette entière, une sortie détail ne pourra affecter cet emplacement,
• poids et volume maximum de l'emplacement.

Gestion des données de stockage

Cette fonction permet de définir pour chaque produit suivi en stock, les paramètres de gestion pour chaque dépôt dans lequel il est tenu en stock :

• l'unité de stockage,
• le seuil de sécurité,
• la quantité économique de réapprovisionnement,
• le point de commande,
• le stock optimum,

Ces quatre données sont des compteurs imposés.

• la formule de réapprovisionnement utilisée par le module Réapprovisionnement,
• la courbe saisonnière associée,
• la périodicité des inventaires,
• les lots associés,
• etc...

Cette fonction permet aussi de gérer les lots des produits ayant ce mode de gestion et de préciser pour chacun d'eux :

• la date de péremption,
• la date de création du lot,
• etc...

Gestion des emplacements

Dépôt par dépôt, une cartographie de l'entrepôt peut être effectuée. Chaque emplacement peut accueillir plusieurs produits distincts ou plusieurs lots de produits distincts et un produit peut être éclaté entre plusieurs emplacements.

Chaque emplacement ainsi décrit est localisé :

• bâtiment,
• travée,
• rangée,
• étage.

Chaque emplacement est rapproché d'une classe de rotation (A, B, C...) et d'un indicateur de proximité de livraison qui définit un niveau de proximité de l'emplacement. Il peut éventuellement être bloqué par un code blocage.

Chaque emplacement est soumis à une contrainte préalablement définie.

Gestion des numéros de série

Pour les produits gérés par numéros de série, chaque mouvement physique sur le produit porte sur une liste de numéros de série. Ainsi une traçabilité complète est assurée entre l'achat et la vente et les retours éventuels sur un numéro de série déterminé.

Fonctionnalités :

• liste des numéros de série présents en stock
• liste des mouvements ayant affecté un numéro de série
• liste des numéros à préparer ou à livrer
• liste des numéros facturés ou retournés

Gestion des mouvements de stocks

Cette fonction permet de saisir les opérations manuelles de stocks.

Trois types de mouvement sont exécutables par cette fonction :

• les mouvements simples,
• les mouvements de transfert,
• les mouvements de dépréciation de stocks.

Les mouvements simples offrent la possibilité à l'utilisateur de déclencher manuellement des opérations sur les stocks en précisant pour chacune d'elles :

• le code de l'opération,
• la quantité mouvementée,
• la référence de l'évènement,
• la date du mouvement,
• le code du produit,
• le code du dépôt,
• le numéro de lot,
• le prix unitaire de vente et d'achat.

Les mouvements de transfert de dépôt à dépôt permettent en plus de déclencher et de synchroniser des mouvements mixtes sur des stocks différents.

Les mouvements d'assemblage utilisent la nomenclature du produit composé pour enchaîner la sortie des composants du stock et l'entrée, suivant les propositions de la nomenclature, de la quantité équivalente du composé.

Enfin, les mouvements de dépréciation de stock permettent de saisir des pourcentages de décote ainsi que des quantités sur lesquelles s'appliquent la décote.

Les mouvements dits automatiques, c'est-à-dire passés aux stocks par le module vente ou le module achat sont historisés et traités de la même façon que les mouvements manuels.

Chaque mouvement peut mentionner une date prévisionnelle qui permet de bâtir un planning d'évolution prévisionnel du stock.

Cas de la gestion des stocks par emplacement :

En entrée, ACE LOGISTIQUE propose de ranger le produit dans l'emplacement vide dont la classe correspond à celle du produit, dont la contrainte est respectée et dont l'indice de proximité est le plus proche.

En sortie, ACE LOGISTIQUE propose des emplacements selon le type d'affectation du produit concerné :

• FIFO,
• LIFO,
• proximité : selon indicateur de proximité,
• par épuisement des petites quantités,
• par optimisation : permet d'alterner selon la charge du jour entre proximité et
• épuisement

Listes de colisage et emballages

ACE permet lors de la préparation ou bien à la validation de l’expédition, de définir la liste de colisage.

La liste de colisage peut être définie en automatique ou bien manuellement.

Le mode automatique utilise une information de la fiche produit qui détermine le type d’emballage à utiliser.

Chaque colis généré est identifié par un n° de colis et référence de manière explicite les éléments qu’il contient. Chaque colis liste les postes, cadences et sous-postes qu’il contient avec les quantités respectives.

Un colis peut donc être homogène ou hétérogène (plusieurs références produits) et contenir des postes complets ou partiels (un poste de commande peut donc être réparti dans plusieurs colis). Par la suite, l’opérateur pourra définir des sur-emballages tels que des containers ou des camions et leur associer la liste des colis qu’ils contiennent.

A l’issue de cette tâche, le système pourra procéder à l’édition de la liste de colisage et des étiquettes.

Consultation des stocks

Cette fonction permet d'obtenir :

• le profil d'évolution du stock prévisionnel en fonction du temps,
• les valeurs des compteurs d'un stock au travers de plusieurs dépôts ou lots,
• le contenu d'un emplacement tous produits confondus,
• la répartition d'un produit dans plusieurs emplacements,
• l'historique des mouvements de stocks,
• des états sur les stocks.

Elle peut être appelée à partir des fonctions de saisie des évènements commerciaux (devis, commande, bon de livraison, ...) afin de vérifier la disponibilité d'un produit dans un autre dépôt par exemple.

La consultation des valeurs des compteurs d'un stock permet d'obtenir la valeur des compteurs physiques virtuels ou imposés pour un stock donné, c'est-à-dire pour un produit, un dépôt et un lot.

L'historique des mouvements de stocks sert à effectuer des recherches afin de justifier l'état d'un stock à partir des différents mouvements issus des évènements commerciaux qui l'ont affectés.

Enfin, l'utilisateur peut obtenir tous les états qu'il souhaite sur les stocks en demandant leur valorisation, soit au PUMP, soit au dernier prix d'achat, soit au prix de revient, soit au prix de vente, soit en FIFO.

Gestion des inventaires

Cette fonction permet :

• de préparer un inventaire,
• de saisir les inventaires,
• d'éditer les inventaires valorisés ou non.

La préparation consiste à faire la sélection des dépôts et des produits que l'utilisateurs souhaite inventorier. Cette sélection peut se faire manuellement en précisant une liste de produits, de dépôts ou de famille de produits ou automatiquement par le biais de la périodicité des inventaires définis pour chaque produit suivi en stock. A l'issue de la phase de préparation de l'inventaire, l'utilisateur dispose d'une image du stock.

La saisie de l'inventaire permet de mettre à jour les quantités de produits qui ont fait l'objet d'un comptage afin de mettre à jour les écarts d'inventaires qui, s'ils ne sont pas justifiés, font l'objet de réajustement sur les stocks lors de la validation des inventaires.

Les éditions des inventaires peuvent être valorisées et permettent d'obtenir les états de contrôle et les bordereaux de saisie.

Gestion des transporteurs

Cette fonction permet de gérer l'ensemble des données de la fiche signalétique d'un transporteur avec notamment :

• des données commerciales : famille...,
• des données comptables,
• des adresses, avec nom du contact, commentaires, téléphone et fax, SIREN/SIRET,
• des caractéristiques pour la préfacturation : périodicité, type de regroupement de

différents voyages sur une préfacturation.

Table de codifications

En particulier :

• site
• type de véhicule
• régime de transport
• type de surcoût
• type de mouvement

Gestion des tarifs

Les tarifs définis pour un transporteur sont fonction du site, du régime de transport, du type de véhicule.

Le nombre de période n'est pas limité.

Différentes unités payantes sont gérées dans le logiciel (kg, m3, km, colis) ainsi que le calcul reposant sur la méthode TRO.

La gestion des communes et d'un distancier pour la France permet une détermination automatique des distances.

ACE LOGISTIQUE permet de définir des tranches d'unités payantes avec un mode de calcul différent (forfait, proportionnel).

Les valeurs pour chacune de ces tranches peuvent être différenciées par département (ou regroupement de départements) et/ou de communes (avec regroupement également) (code INSEE ou code postal).

La gestion de forfait pour livraisons supplémentaires (par paliers), des timbres et contre-remboursement est assurée.

La gestion des différents surcoûts est prise en compte.

La création d'un tarif peut se réaliser à l'aide d'une fonction de duplication avec application de coefficients sur les prix unitaires.

Il est également possible de chaîner 2 tarifs, de telle sorte que si le premier tarif ne permet pas de valoriser correctement le voyage, le deuxième tarif est alors utilisé. Cela permet de gérer des tarifs en unités mixtes : ex. : moins de 50 kg ; de 50 kg à 100 kg ; au-delà de 100 kg : prix à la palette.

Gestion des voyages

Suivant le régime de transport adopté (messagerie, affrètement ou location...), un voyage concernera un ou plusieurs envois.

Un forfait et des conditions de remises peuvent être appliqués à un voyage.

Dans le cas d'un affrètement, l'utilisateur saisit ou modifie les points livrés en citant des références de bons de livraison.

Il peut également ajouter exceptionnellement des lignes qui n'ont pas de lien avec des bons.

L'ordre de livraison des points peut être modifié. Il est également possible de générer automatiquement un voyage.

A tout moment, l'utilisateur peut obtenir une simulation de calcul du coût du voyage.

Préfacturation

• calcul et édition des préfactures
• génération d'un fichier des écritures pour les provisions comptables.

Simulation globale et statistiques

Un ensemble d'états statistiques permettent de suivre l'activité à différents niveaux :

• transporteur
• régime
• famille logistique d'articles
• famille client...

le nombre de voyages et de points livrés, les tonnages et les coûts.

Une fonction de simulation permet de recalculer les coûts des voyages réalisés, en modifiant des hypothèses, le transporteur par exemple, et d'obtenir en complément l'écart avec le coût initial.

L’optimisation et le contrôle des coûts de transport revêt dans le cas du transport maritime une importance capitale. Souvent le transport représente dans ce cas plus de 20 % du prix de vente du produit. Le contrôle de ces flux est donc stratégique pour les activités de production ou de négoce de produits pondéreux ou volumineux.

C’est pourquoi un module de gestion des transports maritimes est disponible en standard.

Il permet de gérer une base historique de l’ensemble des cotations de transports et transit envoyées par les prestataires logistiques à l’entreprise.

A partir de ces cotations de transport et par extrapolation de poids, de mode de transport, etc... une évaluation du prix d’acheminement d’un chargement est alors possible. Cette évaluation pourra alors être intégrée au prix de vente du produit dans le cadre d’une commande ou d’un devis client à l’aide de la « calculette de prix ».

Des générations de provisions de transport sont alors effectuées à destination de la comptabilité. Des préfactures transporteurs sont générées et rapprochées des factures de transport. Une analyse de l’ensemble de ces coûts logistiques est accessible en statistiques.