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ACE VENTE pilote l’ensemble des flux administratifs et financiers liés au marketing, à la prospection, à la vente et à l’après-vente.
ACE VENTE fournit l’analyse statistique multi-dimensionnelle des résultats : volume, taux de service, qualité du fournisseur.
PRINCIPALES FONCTIONNALITES d'ACE VENTE
Produits Produits finis, composants hors stock, prestations
hors catalogue
Descriptions multi-lingues
Nomenclatures multi-niveaux : kit commerciaux,
produits assemblés, configuration
Equivalents, remplacements, produits connexes
Multi-unités
Gencod
Clients Filières, lieux fonctions et adresses multiples
Hiérarchie primaire : encours (2 niveaux)
Hiérarchie de groupes (8 niveaux)
Affectations commerciales
Particularités export
Gencod
Réferencement clients Listes ouvertes, fermées
Modalités particulières de vente par produit/client
Contrats et marchés clients Engagements prix, volume, quantité, délai
Tarifs de vente Multi-devises
Ancien, actuel, futur
Barèmes, colonnes, variantes, gratuits, panachages
Actualisations des tarifs
Conditions spéciales Prix nets, remises, rabais, ristournes differees,
(RFA, BFA, PQFA), gratuits
Conditions de seuils de quantité ou de CA
Applications multi-niveaux (produits, clients)
Cascades de remises
Traçabilité des opérations promotionnelles
Flux opérationnels vente Devis
Commandes fermes, prévisionnelles, hors stock,
directes, ouvertes, cadencées, exceptionnelles,
Exportations
Ventes comptoirs
Bons de préparation, multi dépôts
Bons de livraison
Listes de colisage
Suivi des reliquats
Facturation, lien comptable
Retours, litiges et avoirs, cessions internes
Déclarations d’échanges de biens
Commissions représentants Taux de rémunération par tranches
Calcul et régularisations
Relevés de situation
Suivi des actions commerciales Marchés prospects et clients
(option) Suivi des actions de la force de vente
Ciblage promotionnel
Planification et reporting
Statistiques Axes d’analyse paramétrables
Comparaisons objectifs / réalisés
Intégration EIS, BusinessObjects ®
“Coût client”
Ce module se décompose en trois ensembles de fonctions :
- Les fonctions de la structure d'accueil de l'utilisateur,
- Les fonctions de paramétrage liées au Configurateur Fonctionnel
Un ensemble de fonctions permet de gérer les accès à ACE VENTE , c'est-à-dire le contexte multi-sociétés, multi-établissements, le contrôle d'accès aux fonctions, la gestion des imprimantes, la langue de travail, la personnalisation des menus par utilisateur ainsi que celle des éditions.
Gestion des sociétés
ACE VENTE est un progiciel multi-sociétés, c'est-à-dire qu'il permet de gérer une ou plusieurs sociétés indépendantes sur la même machine.
Pour cela ACE VENTE gère en standard une base de données par société : ceci permet accessoirement d'avoir un jeu d'essais complètement indépendant de la base opérationnelle.
Cette fonction permet de mettre à jour les caractéristiques d'une société :
Gestion des établissements
Elle permet de segmenter les sociétés en établissements non pas au sens juridique du terme, mais au plan organisationnel.
Un établissement peut-être une agence, une activité particulière, dès lors que tout ou partie des données de gestion sont propres à un établissement et ne doivent pas être vues et accessibles aux autres établissements.
La gestion des établissements s’accompagne de la description des données privées à un établissement ou à une liste d’établissements correlée aux autorisations d’accès d’un utilisateur ou d’un profil aux données d’un établissement ou d’une liste d’établissements ou de l’ensemble de la société.
Gestion des fonctions et des chapitres
Cette fonction permet aux utilisateurs de personnaliser leur menu en créant de nouveaux chapitres. Elle permet aussi au service informatique interne d'intégrer dans ACE VENTE ses propres développements en créant de nouvelles fonctions.
Trois notions sont gérées par cette fonction :
Gestion des utilisateurs
Elle permet de définir l'ensemble des utilisateurs potentiels du logiciel, en précisant pour chacun :
Gestion des postes-types
Lorsque ACE VENTE est utilisé par un grand nombre d'utilisateurs, il peut être fastidieux de gérer les habilitations au niveau de chaque utilisateur.
Dans ce cas, il est possible de créer des postes-types regroupant des chapitres et fonctions normalement utilisés à chaque poste de travail.
Il suffit ensuite d'habiliter les utilisateurs non pas à une liste de fonctions mais à un poste-type.
Gestion des habilitations
C'est par cette fonction que le gestionnaire de l'application peut contrôler les accès aux fonctions de ACE VENTE en habilitant chaque utilisateur à un sous-ensemble des fonctions disponibles.
Le gestionnaire a donc la possibilité de créer un menu différent pour chaque utilisateur et, en plus, de préciser au niveau de chaque fonction les options qui lui seront accessibles : interdire à un utilisateur, par exemple, l'option suppression de la fonction de gestion des produits.
Cette fonction permet pour chaque utilisateur :
Menu
C'est le point d'entrée à l'ensemble des fonctions de ACE VENTE . A chaque début de session de travail, le menu est activé automatiquement par le système et l'utilisateur doit préciser la société pour laquelle il souhaite travailler puis son code utilisateur suivi de son mot de passe.
Qu'il soit commercial, chef de rayon, chef de produit, homme merchandising, responsable de dépôt ou directeur régional,...l'utilisateur de ACE VENTE ne verra que le menu des fonctions qui le concernent.
Gestion des files d'attente
ACE VENTE gère deux natures de file d'attente :
Cette fonction permet de définir dans ACE VENTE la liste des files d'attente qui sont disponibles sur le système et de leur associer leurs caractéristiques comme le format d'édition pour les files "Print" ou une priorité d'exécution pour les files "Batch".
Gestion des langues
Cette fonction permet de répertorier les langues dans lesquelles ACE VENTE a été traduit et de localiser des écrans correspondant qui seront utilisés automatiquement en fonction de la langue de travail de l'utilisateur.
Gestion des messages d'erreur
Tous les messages d'erreur apparaissant sur les écrans ou dans les comptes-rendus d'exécution des travaux batch sont définis par cette fonction qui va permettre à l'utilisateur d'en modifier :
Le contenu des messages est fourni en standard avec ACE VENTE dans chaque langue dans laquelle ACE VENTE a été traduit.
Gestion des éditions
Toutes les éditions et les traitements batch demandés par un utilisateur sont stockés sur disque avant d'être imprimés. Cette fonction permet aux utilisateurs :
Gestion du journal de bord
ACE VENTE permet de mémoriser dans un journal de bord, une trace de chaque appel à une fonction. Cette trace garde des informations telles que :
Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer ce journal.
La mémorisation des traces est paramétrable au niveau :
Gestion du journal des erreurs
Cette fonction permet de consulter, éditer et épurer le journal des erreurs dans lequel l'utilisateur peut retrouver toutes les erreurs survenues lors de l'utilisation de ACE VENTE .
L'enregistrement automatique d'une erreur dans le journal dépend de sa gravité ainsi que de l'indicateur "trace" stocké au niveau de la table des messages d'erreur.
Gestion des procédures automatiques
Cette fonction permet de déclencher et de synchroniser l'exécution de tâches qui ne nécessite pas de dialogue "homme-machine" (par exemple : lancement de la facturation mensuelle).
Il est aussi possible de créer des enchaînements de traitements, ce qui autorise des actions telles que l'intégration de données provenant d'une application externe suivie d'un traitement d'édition, complétée par la liste des anomalies détectées.
Les tâches ainsi lancées et exécutées sont prises en charge par le système standard de tâches batch de la structure d'accueil.
Paramétrage des éditions
Afin de répondre aux exigences à chaque fois différentes des entreprises en matière d'édition de documents tels que bordereaux, catalogues, bons de commande ou de préparation, factures, etc... ACE propose une solution qui libère l'entreprise des contraintes traditionnelles :
Toutes ces adaptations et bien d'autres encore peuvent être mises en oeuvre par le client lui-même, en dessinant des maquettes d'édition.
Ces maquettes sont des documents dans lesquelles l'utilisateur va pouvoir indiquer, la nature et la disposition des informations souhaitées, sans avoir recours à une intervention externe.
De la même manière, les maquettes peuvent être facilement adaptées pour prendre en compte les particularités de l'imprimante qui sera utilisée.
Chaque traitement d'édition de ACE fait référence à une maquette par défaut et les maquettes supplémentaires, définies par l'utilisateur, peuvent être sélectionnées au moment du lancement afin de répondre aux besoins spéciaux.
Les maquettes d'édition sont donc la solution de ACE au problème des éditions nécessairement non standards de chaque entreprise.
Cette solution peut en outre être complétée par un outil d'infocentre afin de produire tout type de document basé sur des analyses et des statistiques tirées directement de la base de données alimentée par ACE .
Définition des paramètres du poste client
Le choix des polices de caractères, des coloris, des Fenetres,... peut être effectué au niveau du poste de travail pour le mode client-serveur.
ACE VENTE dispose de l'ensemble des fonctions nécessaires à son exploitation par des non informaticiens. La technicité du système UNIX ou WINDOWS NT devient ainsi totalement transparente au pilote du système.
L'utilitaire d'exploitation fourni avec le produit assure les fonctions suivantes :
• Export/import de données
• Création par duplication ou non d'une nouvelle société
• Sauvegardes manuelles ou programmées
• Restructuration de la base de données
• Analyses statistiques d'utilisation de la base
• Gestion des utilisateurs et imprimantes systèmes
• Gestion des interfaces
L’importance stratégique du Configurateur Fonctionnel au cœur de l’application ACE a été décrit dans le manuel de présentation général de ACE .
Dans le module ventes, le Configurateur Fonctionnel permet de :
devis,
commande,
bons de livraison,
bons de préparation,
factures,
avoirs,
litiges,
retours,
ventes comptoir,
ventes directes,
mises en consignation,
ventes export,
commandes ouvertes,
appels de livraison,
commandes répétitives.
Définir la séquence des événements, qui le compose
Pour chaque événement :
Elle permet à partir des paramètres principaux de la structure client : (le QUI) : client, contrat, famille de clients, groupe hiérarchisé de clients... et de la structure produit (le QUOI) : produit, famille de produit, type de produit,.... de définir les règles d’affectation :
Affectations de conditions spéciales à des clients ou ensembles de clients, pour des produits ou ensembles de produits.
Affectations de tarifs particuliers à des clients ou ensembles de clients, pour des produits ou ensembles de produits.
Affectations de commentaires construits automatiquement à des clients ou ensembles de clients, pour des produits ou ensembles de produits.
Affectation de produits ou ensemble de produits à un contrat ou marché particulier
Définition des modalités de l’intégration comptable et analytique pour des clients ou ensemble de clients et pour des produits ou ensemble de produits.
Affectation d’un représentant à une ligne de commande.
Ces mécanismes de QUI/QUOI sont puissants pour la représentation des règles de gestion car ils travaillent par exception :
Description du cas général
Description du cas particulier
Description du cas spécifique.
Exemple : Conditions commerciales
Pour le groupe Auchan : 10 % sur l’ensemble des produits
Sauf pour la centrale A : 12 % sur la famille de produits P
Sauf pour le magasin A : 17 % sur la famille de produits P
Gestion des paramétres commerciaux d'une société
Pour chaque société utilisatrice de ACE VENTE , l'utilisateur peut paramétrer de façon différente le fonctionnement général de ACE VENTE , permettant ainsi l'application de politiques commerciales différentes.
Ainsi, par exemple, c'est par cette fonction que l'utilisateur indique les types de conditions tarifaires qu'il autorise ou non, les modes de gestion de stock qui sont activés, les paramétres comptables généraux,...
Gestion des tables de codification
Cette fonction regroupe la gestion de l'ensemble des tables de codification de ACE VENTE , telles que :
Les libellés correspondants sont définis dans chaque langue utilisée en sortie de ACE VENTE .
Gestion de la base produits
La base produits est unique dans ACE , elle regroupe les produits achetés, vendus, stockés et assemblés ; les prestations, les emballages,...
La fiche signalétique d'un produit regroupe entre autres les informations suivantes :
Le module « ventes » de ACE VENTE , permet de gérer des tarifs plus complexes (à barèmes ou à colonnes) ainsi que des conditions spéciales applicables aux tarifs.
La nomenclature d'un produit peut intervenir de trois façons différentes dans ACE VENTE :
La nomenclature ainsi définie pourra être modifiée lors de la prise de commande pour satisfaire aux exigences du client.
Les variantes d'un produit peuvent être décrites : variantes de couleur, d'aspect, etc... pour une même référence. Chaque variante sera alors identifiée individuellement en stock et éventuellement pourra faire l'objet d'une facturation différenciée à l'achat ou à la vente.
Les variantes logistiques d'un produit décrivent les caractéristiques des différents conditionnements du produit.
La table de conversion des unités de mesure permet de faire toutes les conversions entre :
Les rapports de conversion entre ces différentes unités, peuvent être décrits d'une façon générale pour l'ensemble des produits ou d'une façon spécifique au niveau de chaque fiche produit.
Les notions de minimum de commandes et de multiples obligatoires sont gérées.
Les équivalents-remplaçants du produit sont associés à un niveau de proximité au produit origine. Ils sont utilisés également par le configurateur pour gérer différentes options.
Gestion GENCOD des produits
Si l'option GENCOD de ACE VENTE est activée, la base produit préalablement décrite est enrichie des informations suivantes :
Ceci pour l'UVC, connue pour chacune des variantes logistiques associées.
Les produits ainsi décrits conservent toutefois une codification interne.
Gestion du référencement
Le référencement détermine la liste des produits pour lesquels la Société est référencée chez ce client.
Par client et pour chaque produit référencé, sont définies les informations suivantes :
Selon l'option choisie pour le référencement dans la fiche client, la liste des produits référencée peut apparaître automatiquement en saisie de commande afin de faciliter la saisie.
De plus, 16 zones supplémentaires permettent de mémoriser le prix public, la date de référencement, la DN, la DV,...
Gestion des calendriers
Cette fonction permet de définir les différents calendriers sur lesquels s'appuie ACE VENTE pour la détermination automatique des dates de livraison et d’expédition, les statistiques et pour les courbes saisonnières.
Chaque calendrier permet de paramétrer le découpage des années en 366 périodes maximum en précisant pour chacune les dates de début et de fin de période ainsi qu'un critère de regroupement de période utilisé pour les cumuls intermédiaires.
Des fonctions standards permettent de créer automatiquement des calendriers sur une année entière pour les périodes suivantes :
Un calendrier dédié aux jours ouvrés permettra, dans les transactions commerciales, de contrôler que les dates saisies ou calculées sont valides (ex. : date de livraison, date d'expédition) et éventuellement de proposer la première date valide.
Gestion des transporteurs
Elle permet de gérer les transporteurs utilisés par une société. Chaque transporteur est identifié par un sigle.
Lors de la saisie des commandes ou des bons de livraison, il est possible de désigner le transporteur affecté et d'obtenir ainsi des statistiques par transporteur.
Des fonctions plus avancées liées au transporteur sont définies dans le module transport de ACE LOGISTIQUE.
Gestion des représentants
Comme les transporteurs, les représentants sont identifiés par un sigle. Ils peuvent être rattachés à un client, à une commande ou à un poste de commande permettant ainsi le calcul des commissions à leur verser.
La détermination du ou des vendeurs à commissionner peut s’effectuer à partir d’un ensemble de produits pour un ensemble de client (notion de QUI/QUOI).
Les commissions sont exprimées par un taux fixe ou variable par tranche de marge obtenue sur les ventes.
La fonction de calcul des commissions analyse le portefeuille des commandes ou des factures pour déterminer le chiffre d'affaire et la marge obtenue, par représentant.
Il est possible par la suite d'effectuer des simulations de calcul, d'intervenir manuellement sur le résultat, avant de valider les montants des commissions à verser.
Gestion des clients
Elle permet de gérer l'ensemble des données des clients, des prospects et des groupes de clients.
La description du client est unique et partagée par l’ensemble des modules de ACE .
Les données commerciales :
Ces zones paramétrables sont disponibles sur chaque type de tiers défini dans ACE VENTE , c'est-à-dire pour les clients mais aussi pour les fournisseurs, les groupes, les transporteurs,...
Les données comptables
La fonction de gestion des clients permet également :
de gérer le changement de rattachement d'un client, en cours d'année, d'une centrale à une autre en effectuant les mises à jour nécessaires sur le portefeuille de factures.
Gestion des adresses
Une adresse comprend les informations suivantes :
Un client peut être lié à un nombre illimité d’adresses typées en :
et tout autre type d’adresse
Gestion des filières et des lieux-fonctions
Si l'option GENCOD de ACE VENTE est activée, la gestion des adresses préalablement décrite est remplacée par une gestion des lieux-fonctions et une gestion des filières.
Gestion des lieux-fonctions
A chaque client, il est possible d'associer autant de lieux-fonctions que souhaité.
Chaque lieu-fonction comporte :
Gestion des filières
Les filières du client peuvent être prédéfinies et personnalisées. Elles comprennent au moins les lieux-fonctions recommandés par GENCOD.
Elles peuvent être complétées par d'autres lieux-fonctions soit spécifiquement pour certains clients, soit systématiquement par la modification du profil standard. En saisie de commande, la filière principale est sélectionnée et peut-être modifiée par l'opérateur.
Gestion des contrats clients
Un contrat ou marché ACE VENTE correspond à un engagement d'achat d'une quantité déterminée sur une liste de produits ou de façon globale sur une période précise.
A ces contrats peuvent être attachées des conditions tarifaires particulières. Chaque client peut disposer de plusieurs contrats.
Un contrat comporte les informations suivantes :
Chaque commande faisant référence à un contrat vient éventuellement dégréver celui-ci de la quantité commandée.
Les quantités saisies peuvent donner lieu à des mises à jour automatiques dans la gestion des stocks pour que les quantités prévues soient prises en compte dans les prévisions de consommation.
Gestion de la hiérarchie client
ACE VENTE permet de décrire comme des tiers clients d'un type particulier les groupes ou maison-mère des clients de l'entreprise.
Une hiérarchie de type père-fils comportant jusqu'à 8 niveaux peut alors être décrite. Elle est en particulier utile pour la grande distribution où les niveaux super, hyper centrale régionale, super centrale, groupe, entrepôt, etc... doivent être décrits.
Des conditions tarifaires spéciales peuvent dès lors être définies à n'importe quel niveau de cette pyramide. Elles seront prises en compte automatiquement par les niveaux sous-jacents.
Gestion des tarifs de vente
ACE VENTE fournit en standard la possibilité de gérer au niveau de la fiche produit, des prix de vente standards, c'est-à-dire applicables à tous les clients.
Cette fonction permet de gérer 4 types de tarifs :
Le premier type autorise plusieurs barèmes par produit ; par exemple :
Le prix de vente standard ainsi que chaque barème sont gérés sur 3 périodes.
Autre possibilité offerte par cette fonction : c'est la gestion des tarifs à colonnes, c'est-à-dire des tarifs dégressifs par tranches de quantités.
L'unité pour les calculs de dégressivité est l'unité de facturation de l'article considéré.
Les tarifs à barème et les tarifs à colonnes sont combinables dans un tarif complexe.
Il est ainsi possible de moduler des barèmes par des tarifs dégressifs, les plages de quantité étant définies pour chaque barème.
Enfin, la dernière possibilité offerte par cette fonction est de gérer des tarifs en devises : la devise à utiliser étant définie soit au niveau du client, soit au niveau de la commande. Si aucun tarif en devise n'existe, le système convertit automatiquement le tarif en utilisant la parité stockée, soit au niveau de la table des devises, soit au niveau de la commande.
Cette fonction permet aussi la réactualisation automatique des prix de revient et de vente en précisant les nouvelles dates d'application, les pourcentages d'augmentation et les produits concernés en sélectionnant :
Cette actualisation peut également s'effectuer à partir des prix d'achat et/ou de revient par application de formules du type "ax + b" où "x" est le prix d'achat ou de revient.
Enfin, le prix de revient peut aussi être récupéré d'un logiciel tiers (ex. : GPAO) via ACE ECHANGE.
Gestion des barèmes de vente
C'est par cette fonction que l'utilisateur peut paramétrer les barèmes à utiliser en fonction du "QUI" et du "QUOI".
Le "QUI" est relatif au client à qui est vendu un produit,
le "QUOI" est relatif au produit vendu.
Elle permet par exemple d'appliquer à un client sur l'ensemble des produits le barème centrale d'achat et au même client sur une famille de produits particulière le barème détaillant.
Gestion des conditions tarifaires de vente
Il peut s'agir de :
Une "condition tarifaire" peut s'appliquer :
Une condition tarifaire s'applique en fonction du "QUI" et du « QUOI » (voir page 9).
Elle peut également être différencée en fonction du lieu d'expédition origine de la marchandise.
Une condition s'exprime en :
Une condition tarifaire s'applique sous réserve que les conditions d'application soient satisfaites :
Les conditions sont numérotées automatiquement, elles peuvent être rapprochées d'un code statistique ou code opération. Le code opération regroupe l'ensemble des conditions spéciales s'inscrivant dans le cadre d'une campagne ou d'une opération promotionnelle. Il permet de mesurer statistiquement l'impact d'une opération sur les ventes des produits concernés.
Ce code opération permet aussi d'effectuer simplement un rapprochement entre des ventes et des achats, dans le cas où un fournisseur participe à l'effort commercial lié à une opération promotionnelle.
Chaque poste de commande peut être affecté par 8 remises consécutives qui selon la façon dont l'assiette de la condition et la priorité sont définies viendront s'appliquer ou non en cascade.
Si plusieurs remises de même type ou catégorie sont applicables à des niveaux différents de la structure hiérarchique client (client, groupe, surgroupement) les règles de priorité d'application sont alors utilisées.
Gestion des ristournes
La gestion des ristournes repose principalement sur la gestion des remises dont elle reçoit toutes les caractéristiques décrites précédemment.
Les ristournes peuvent être calculées selon n’importe quelle périodicité et versées à n’importe quel niveau.
Elles peuvent également être versées sur des avoirs séparés, synchronisés avec les factures.
Les traitements de gestion des ristournes peuvent soit fonctionner en simulation, soit en génération d’avoir. Dans ce cas, une pièce commerciale est générée et elle peut être traitée par la suite comme tout autre document de type avoir.
ACE sait également générer des provisions de ristourne, sur une base périodique. Tous les traitements de ristourne marquent le document facture initial, de telle sorte qu’il est impossible de ristourner ou provisionner deux fois une même pièce.
ACE prend en compte, sélectivement par paramétrage, les ristournes inconditionnelles afin de les éditer sur les factures pour respecter les obligations légales en vigueur.
Gestion des PP et budgets commerciaux
ACE permet d’assurer la gestion des engagements publicitaires suivant un cycle complet :
engagement
réalisation (bon à payer du représentant)
contrôle facture
L’engagement peut être fait sur n’importe quelle entité cliente connue de la gestion commerciale client direct, groupement ; client indirect, plate-forme,...
L’engagement s’exprime par une nature de prestation (TG, tract, animation, ouverture, etc,...) qui est totalement paramétrable, par le produit concerné et le montant de la prestation.
L’engagement saisi donnera lieu à une provision.
Les phases suivantes sont réalisées simplement par pointage du document initial.
Comme pour les autres natures de facture, une facture de PP peut être partielle ou réunir plusieurs engagements.
Les budgets sur lesquels s’imputeront des PP, sont définis en montant période mensuelle au niveau de regroupement client approprié.
Le provisionnement des PP peut également être fait de manière automatique sur la base des factures de vente enregistrée. Dès qu’une facture de vente est enregistrée, une provision est calculée en application une condition d’un type particulier, paramétrée par l’utilisateur. Elle peut être exprimée en % ou en montant par unité (ex : Fr /carton).
Gestion des devis
ACE VENTE permet aux représentants (ou commerciaux) de gérer leurs devis qui pourront être transformés automatiquement en commande à condition que le devis concerne un client et non un prospect : dans ce dernier cas, il faut, au préalable, avoir transformé le prospect en client.
La saisie (ou modification) d'un devis s'effectue en deux phases :
1) La saisie de l'en-tête dans lequel on retrouve les informations suivantes:
La majeur partie des informations demandées provient de la fiche client et est donc ramenée automatiquement par le système.
2) La saisie des postes du devis comprenant les informations suivantes :
Chaque poste peut-être éclaté en cadences distinctes qui ventilent la quantité dans le temps.
Cette fonction permet aussi d'obtenir des états concernant :
Enfin, cette fonction est interfacée avec le module stocks de ACE VENTE qui permet ainsi de saisir des devis en faisant de la pré-réservation sur les stocks et du cadencement prévisionnel des livraisons.
Gestion des commandes
Cette fonction présente la même cinématique de saisie que celle de gestion des devis mais renforce les contrôles qui sont effectués au niveau de :
L'ensemble des informations, d'expédition, de facturation, de contrôle du risque client, de niveaux de stocks, de tarification sont accessibles en saisie de commandes et modifiables.
En fin de saisie, plusieurs traitements peuvent être effectués sur la commande :
Dans ce dernier cas, le coût du transport peut être calculé sur une base voisine du réel (le réel sera calculé plus tard), en tenant compte des sites de départ et d’arrivée, du moyen de transport, du poids, du volume, du nombre de colis et de la distance.
Dans ce dernier cas, il est également possible de procéder à une simulation de coût parmi plusieurs transporteurs et de choisir ainsi le plus économique.
Les commandes clients peuvent être issues :
Grâce au Configurateur Fonctionnel, différents type de commande peuvent être gérés :
commandes ouvertes,
commande sur stock,
commandes hors catalogue,
commandes export,...
Elles posséderont chacune leurs propres règles de gestion.
Gestion des bons de préparation et de livraison
Un bon de préparation ou de livraison peut regrouper plusieurs commandes client. Il peut être ou non valorisé. Par ailleurs, un même poste de commande peut être éclaté sur plusieurs bons de livraison. Un bon de livraison peut être créé directement sans commande préalable.
Plusieurs modes de préparation sont supportés par ACE VENTE :
La gestion des reliquats se fait également automatiquement avec un paramétrage au niveau du client. Ceci permet de choisir le comportement de ACE VENTE , en cas de rupture réelle (BL ¹ commande) :
Les reliquats pourront au choix être annulés automatiquement, livrés automatiquement ou soumis à un arbitrage manuel.
Cette fonction permet :
Ces critères de tri sont paramétrables par l'utilisateur.
L'interface EDI vers les transporteurs, des ordres de livraison est également possible.
Gestion des acomptes
Sur chaque commande, il est possible de définir le plan de paiement correspondant en spécifiant les acomptes prévus avant la facture ;
Pour chaque acompte, l’utilisateur pourra spécifier la clé de paiement déclenchant le paiement (livraison, validation, recette provisoire,...), la date prévisionnelle de versement, le montant ou le pourcentage à payer, le mode de gestion de la TVA ainsi que les modalités de règlement (mode, départ, délai, quantième).
Sur la base de ce plan d’acompte, ACE pourra générer les demandes d’acompte correspondant aux échéances enregistrées.
Les demandes d’acompte générées sont des événements au même titre que les factures et avoirs gérées par ailleurs et elles peuvent faire l’objet d’une comptabilisation suivant un schéma d’écriture paramétrable.
Gestion des attestations d’exonération fiscale
Pour les clients bénéficiant du régime d’exonération fiscale, ACE permet d’enregistrer les différentes attestations accompagnées des dates de validité et des plafonds correspondants.
Sur les commandes entrant dans le cadre de ce régime particulier, l’opérateur pourra saisir une des attestations valides du client.
Si ce n’est pas le cas, au moment de la facturation, le système recherchera automatiquement une attestation valide et l’associera à la commande en cours s’il en existe une.
Sinon, une exception sera générée et la facture sera mise en attente pour un traitement manuel : saisie d’une nouvelle attestation ou changement de régime de TVA.
Gestion des bons à facturer
Cette fonction permet :
La préfacturation consiste à :
La modification des bons à facturer permet de corriger les erreurs ou oublis détectés dans la phase de contrôle :
L'édition des bons à facturer peut être utilisée comme état de contrôle de la pré-facturation (anomalies détectées, valorisation,...).
Gestion de la facturation
Cette fonction permet :
La génération des factures consiste à figer de façon définitive l'ensemble des informations contenues dans un bon à facturer : c'est-à-dire qu'à partir de ce moment, toute erreur ne pourra être corrigée que par saisie d'un avoir.
L'édition des factures peut être demandée pour obtenir des duplicata de factures et peut être chaînée automatiquement à la phase de génération des factures.
Le journal de ventes permet de retrouver la ventilation comptable de chaque facturation ; la génération du fichier interface est possible en standard au travers de ACE ECHANGE pour adresser une gestion financière autre que ACE FINANCE .
Dans le cas de ACE FINANCE , l'intégration est complète entre ACE VENTE et ACE FINANCE pour le journal des ventes.
L'alimentation de statistiques de ventes est faite lors de la facturation en respectant les niveaux d'agrégat qui ont été déterminés par l'utilisateur.
Gestion des relevés de factures
Gestion des avoirs
ACE VENTE gère en standard 3 types d'avoir :
Les avoirs sur prix permettent de corriger les erreurs (ou oublis) concernant les prix de vente ou les remises qui ont été accordées. Chaque poste d'un avoir peut référencer un poste d'une facture.
Les avoirs sur quantités permettent de corriger les erreurs concernant les quantités livrées et gérer les éventuels retours de marchandises.
Les avoirs de remises de fin de période sont générés par le module de calcul des ristournes de fin d'année.
Chaque type d'avoir a des répercussions sur les statistiques de vente.
Gestion des litiges
Ce module permet d'automatiser le suivi des procédures de litiges déclenchées par les clients.
ACE propose une gestion des litiges très complète qui intègre :
les avoirs clients sur retours
les avoirs clients sur corrections de prix
les avoirs clients liés à des factures transporteurs sur anomalie transport
Toute pièce issue d’un litige aura des impacts paramétrables sur les stocks, l’encours client, les statistiques (en montant et en volume).
La gestion des litiges peut être paramétrée pour que les marchandises retournées soient détruites, mise en quarantaine, et/ou réintégrées en stock, que ce soit le stock initial ou un stock de second choix.
Autres flux commerciaux
A l’aide du Configurateur Fonctionnel, d’autres flux particulier peuvent être gérés en standard :
Gestion des prêts
Gestion des expositions
Gestion de la sous-traitance
Gestion de l’assemblage.
Ils ne sont pas décrits de façon plus détaillée dans le présent manuel.
Etats de contrôle et pilotage
Différents états de contrôle et de pilotage de l'activité commerciale peuvent être produits chaque jour :
Edition des remises de fin de période
Edition des commissions représentants
Cette fonction permet, à partir des données contenues dans les fiches clients, les commandes ou les postes de commandes, de calculer et d'éditer le montant du commissionnement de chaque représentant.
Les mécanismes proposés sont identiques pour les statistiques d'achats et de ventes.
Définition des axes d'analyse
ACE VENTE gère une base statistique historique détaillée. Elle est chargée automatiquement avec une sélection de l'ensemble des événements commerciaux à analyser : devis, commandes, factures autant à l'achat qu'à la vente.
Cet historique permet d'obtenir par sélection multi-critères tout type d'analyse statistique.
Néanmoins, afin de permettre des analyses rapides des données statistiques, ACE VENTE gère des tables statistiques cumulées. Les axes d'analyse, niveaux d'aggrégation et périodes analysées font l'objet d'un paramétrage. Il est possible de définir autant d'axes d'analyse distincts que nécessaires et de rapprocher chacun à des budgets ou objectifs.
L'utilisateur dispose ainsi de bases statistiques définies exactement telles qu'il le souhaite.
Définition des budgets ou objectifs
Après paramétrage des axes d'analyse, cette fonction permet une saisie rapide des objectifs relatifs à ces axes :
Par exemple :
Il est possible de gérer plusieurs (99) versions ou révisions des budgets qui seront utilisables dans les comparatifs.
Alimentation de la base statistique
Elle peut être alimentée sur base du commandé, du livré et/ou du facturé. La périodicité d'alimentation est paramétrable.
Le chargement peut être soit incrémental (tous les soirs, semaines, mois), soit global sur une période quelconque.
Exploitation des données statistiques
Les données statistiques comme l'ensemble des données de la base ACE VENTE peuvent être exploitées au travers de :
Il permet, sur un poste-client type PC sous Windows d'élaborer des tableaux de bord ou des graphiques d'une façon extrêmement simple pour l'utilisateur final et tout en respectant le vocabulaire de l'entreprise et de l'utilisateur. Cet outil est fourni par ACE prêt à être exploité dans le contexte de ACE VENTE.
Statistiques intracommunautaires - Déclaration d’échanges de biens
Ce module comprend :
édition des statistiques intracommunautaires : déclaration d'échanges de biens
Calcul du coût client
Le coût client est une structure analytique intégrée à ACE VENTE .
Il permet d'analyser les marges nettes réelles obtenues par client en intégrant dans les calculs tous les éléments de coûts directs ou indirects liées à la vente. Il peut, par exemple, se définir ainsi :
Le nombre de rubriques est illimité et peut être défini par paramétrage. La fonction d'alimentation du coût client utilise la définition des rubriques pour ventiler les ventes, avoirs, RFA, BFA, participations publicitaires, coûts de transport dans les rubriques destinataires.
L'exploitation des données peut s'effectuer au travers soit des états paramétrés, soit d'un outil d'infocentre.
Suivi commercial prospects/clients et partenaires
Il permet de décrire des clients, prospects ou tout autre type de tiers : partenaires, prescripteurs, etc...
A chaque prospect/client sont associées les informations suivantes :
Lorsqu'il deviendra client, au sens ACE VENTE, des informations complémentaires liées aux modalités de règlement, de livraison, etc... devront être complétées. Il deviendra alors un tiers actif.
Par ailleurs, il est possible de décrire des liens hiérarchiques père-fils entre les différents tiers. Ce peut être des liens commerciaux, financiers, de partenariat, etc...
Par exemple :
Des étiquettes de mailing peuvent être formatées.
Gestion des concurrents
Ils peuvent être codifiés dans ACE VENTE. Ils peuvent être rattachés à un marché ou affaire. A chaque concurrent sont associées les informations suivantes :
Gestion des marchés/affaires
Chaque client/prospect peut être associé à un ou plusieurs marchés.
Pour chacun de ses marchés, les informations suivantes sont gérées :
C'est aux marchés/affaires que sont attachées les actions commerciales.
Le positionnement d'une date de fin de marché déclenche la planification automatique d'une action commerciale x mois avant la date d'échéance.
Suivi des actions
Elle permet de créer, modifier, supprimer, visualiser ou éditer les actions commerciales effectuées
Une action commerciale est attachée à un prospect et une adresse et/ou un marché. Elle est porteuse des informations suivantes :
Les éditions
Deux modes d'édition sont accessibles :
Toutes ces éditions sont paramétrables en terme de présentation sur le papier.
Les éditions disponibles sont :
D'autre part, l'outil d'infocentre accessible par le marketing permet d'injecter directement les données extraites dans WORD ou tout autre traitement de texte supportant des formats standard de fichiers à fusionner.
L'utilisateur garde bien entendu la possibilité de se paramétrer autant d'autres présentations des informations de la fiche prospect et des fiches actions qu'il le souhaite.
Statistiques
La fonction d'alimentation et d'édition des statistiques commerciales permet d'alimenter une table historique des actions comprenant :
Cette table statistique peut être éditée à l'aide des critères de sélection suivants :
Elle est surtout accessible au travers d'un outil d'infocentre permettant une représentation graphique souple de ces informations et donc une analyse marketing efficace.
Epurations des actions
Cette fonction permet de supprimer après alimentation statistique éventuelle les actions antérieures à une date déterminée. Cette tâche peut être automatisée pour procéder à l'épuration mensuelle des actions ayant plus d'un an par exemple.