Généralités
Introduction
La gestion des exercices et des périodes comptables consiste à ouvrir et à fermer l’accès aux périodes comptables pour l’enregistrement des écritures. La fonction d’archivage permet, quant à elle, de conserver certains mouvements comptables choisis et de purger les mouvements obsolètes.
L’archivage ne peut s’appliquer qu’à un exercice fermé. La durée de conservation des données est indépendante de l’opération de clôture d’exercice : elle est fonction de la date d’activation du traitement d’archivage. Il est ainsi possible de conserver les écritures comptables quelques mois ou plusieurs années après la clôture.
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Trucs et astuces Nous vous conseillons vivement d’effectuer régulièrement des purges. Vous récupérerez ainsi de la place disque et les performances de votre base de données s’en trouveront améliorées. |
Principes de l’archivage
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Attention L’archivage ne consiste pas simplement à éliminer les écritures antérieures à une date d’arrêté. Il faut effectuer une analyse de chaque écriture, en fonction de critères fonctionnels (lettrage, déclaration de TVA, ...) pour déterminer son archivage ou sa suppression. |
L’archivage s’effectue en quatre étapes :
- La préparation : marquage des écritures et des mouvements à archiver,
- L’édition : vérification des écritures à archiver (journaux, fichiers séquentiels d’archives),
- Sauvegarde de la base complète avant épuration (à conserver),
- L’élimination des mouvements marqués.
Il est conseillé de faire un archivage des exercices clôturés (les plus anciens), pour limiter le nombre d’exercices à traiter et réduire ainsi les volumes de la base et les temps de traitements.
Principes de la purge
Il existe également un traitement de purge (voir écran P_ZARC_ED3) qui se déroule en 3 étapes :
- contrôle d es écritures qui peuvent être purgées et positionnement d’ un indicateur sur ces écritures,
- édition pour garder une trace des écritures à purger,
- purge des écritures marquées.
Si une écriture ne doit pas être purgée, l’indicateur est positionné à « 4 » .
Si, par la suite, elle peut être purgée, l’indicateur devient « 5 ».
L’archivage est complètement indépendant de la purge, mais il reste complémentaire. Il permet en effet de sauvegarder un exercice complet, par exemple, même si certaines écritures de cet exercice ne seront pas purgées (parce qu’elles ne sont pas lettrées par exemple). Par contre, une écriture ne pourra pas être purgée si elle n’a pas été archivée.
Pour chacune des tables concernées, l’archivage positionne alors l’indicateur à « 3 » :
- journaux généraux (P_1JG : champ p_1jgarch),
- écritures (P_ECR : champ p_ecrarch),
- mouvements comptables (P_MVC : champ p_mvcarch),
- lien entre échéance et règlement (P_LCH : champ p_lcharch),
- lien entre la relance et l’échéance (P_3LRL : champ p_3lrlarch),
- mouvements bancaires (P_MVB : champ p_mvbarch),
- mouvements analytiques (P_MVA : champ p_mvaarch),
- balance analytique (P_5BA : champ p_5baarch),
- déclarations de lTVA (P_TVA : champ p_tvaarch),
- relances (P_REL),
- relevés périodiques (P_RVE),
Le traitement de purge ne traite que les écritures ou les balances qui ont été archivées (indicateur supérieur ou égal à « 3 »).
Accès
| Menu | Ecran | Fonction différée |
| Préparer | P_ZARC_ED1 | P_ZARCE1 |
| Editer | P_ZARC_ED2 | P_ZARCE2 |
| Purger | P_ZARC_ED3 | P_ZARCE3 |
