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Gestion et suivi individualisé des créances clients, cette application étant intégrée dans le processus standard de traitement par lots des relances.
Les processus mis en œuvre sont les suivants :
Affectation de chaque compte client à un agent de recouvrement, les agents de recouvrement pouvant être des personnes dédiées ou des comptables affectés partiellement à cette tache.
Gestion, dans le cadre du Dossier de chaque client, de l’historique de toutes les actions réalisées et ou générées par et pour le suivi du recouvrement.
Traitement automatique par lots, des relances dont le montant (seuil paramétrable) ne justifie pas, durant la période considérée, d’un suivi individualisé du compte.
Création périodique, pour chaque agent, d’un agenda des clients justifiant d’un suivi individualisé du recouvrement avec historisation des actions entreprises.
Ces fonctionnalités s’appuient sur des règles de gestion :
Un compte client ne peut faire l’objet d’une action de recouvrement , qu’elle soit dans le cadre d’un traitement de relance par lot ou sous la forme d’un suivi individualisé par agent, avant un nombre minimum de jours après la précédente action historisée ; ce nombre de jours étant paramétrable au niveau de l’application.
Chaque agent est responsable de son agenda. Il peut le traiter et le réinitialiser sans aucune contrainte par rapport aux autres agents
Dans le cadre de la gestion du recouvrement, l’utilisation du traitement par lots des relances clients nécessite l’activation d’un paramètre (PPE) actant la mise en place des fonctions recouvrements et définissant le délai minimum (en nombre de jours) à respecter entre deux actions.
A contrario, un compte client ayant fait l’objet d’une relance dans le cadre d’un traitement par lot ne pourra faire l’objet d’un traitement individualisé avant le délai minimum entre deux actions, exception faite dans le cadre d’un rendez-vous téléphonique planifié.
Chaque agent de recouvrement est identifié par un code utilisateur rattaché à un ou plusieurs profils types comptables.
Pour pouvoir gérer chacun leur agenda, il est important que chaque agent soit identifié par un code personnel. Par ailleurs, ce code individuel est la base de toute analyse statistique sur les actions de recouvrement.
Une fois les agents identifiés en tant qu’utilisateurs comptables et autorisés aux fonctions suivant le périmètre de chacun, il suffit d’affecter un code agent aux Tiers concernés. La mise à jour des fiches Tiers doit se faire par la fonction GCLI ou GTIE.
La constitution des agendas est effectué par un traitement différé en respectant les principes suivants :
Le traitement est effectué à la demande sans aucune obligation de planning. Il peut être lancé pour un agent spécifique, pour un groupe d’agents (liste à fournir lors du lancement) ou pour la totalité des agents.
Sont proposés dans l’agenda, pour le ou les agents traités, tous les comptes justifiant d’un retard de paiement sur au moins une facture, exception faite de ceux ayant déjà fait l’objet d’une action de relance, individuelle ou non, dans un délai inférieur au nombre de jours indiqués en paramètre de gestion.
Sont ajoutés à la sélection, les comptes faisant l’objet d’un rendez-vous téléphonique planifié à une échéance.
A raison d’une ligne par compte client, l’agenda est trié en dégressif suivant un « poids de relance » calculé par programme. En standard, le poids de la relance correspond au nombre de jours pondéré des en-cours factures. Ce calcul est fait par addition des poids individuels des factures (nbre de jours multiplié par le montant). Les comptes sélectionnés uniquement sur rendez-vous sont impactés d’un poids zéro.
Chaque compte sélectionné fait l’objet d’une insertion avec le code action « a traiter » dans le dossier client, le code action étant différent pour les relances sur retard de paiement et pour les rendez-vous téléphoniques seuls.
Une fois reconnu par son code et après avoir identifié la société à traiter, l’agent met en œuvre la fonction « Gestion des créances clients ». Cette fonction visualise, par page de 20 lignes, les comptes clients constituant son agenda.
Sont affichés uniquement les comptes dont le dernier enregistrement du « Dossier Client » est une action « à traiter » et n’ayant pas déjà fait l’objet d’une analyse lors d’une précédente vacation de gestion du recouvrement par l’agent considéré. Dans ce cas, le code « état » identifie l’action comme déjà effectuée depuis le dernier traitement d’extraction et de constitution de l’agenda. Il est positionné à « traité » ou « analysé ».
Pour un agent donné, l’agenda affiche, à raison d’une ligne par compte, les informations suivantes :
Le compte client et le nom du tiers (libellé réduit).
Les informations relatives à un rendez-vous téléphonique avec le tiers dans le cas ou une telle action est planifiée dans le dossier client. Dans le cas de plusieurs rendez-vous planifiés, il s’agit du plus proche en terme d’échéance. Le rendez-vous est identifié par sa date, son heure ainsi que le motif. Un Zoom sur la date permet de visualiser tous les paramètres de cette action à venir, y compris le libellé libre si renseigné.
Pour information, le nombre et le montant total des effets non encore échus.
Pour les retards de paiements, le nombre de factures, le montant total ainsi que le poids pondéré calculé en nombre de jours moyen.
Au fur et à mesure des actions durant une vacation de travail, l’agenda de l’agent s’enrichit des mentions « Traité » ou « Analysé » pour les comptes considérés.
En complément de l’agenda détaillé par page, l’agent peut visualiser globalement son planning de rendez-vous du jour. Pour ce faire, il dispose d’un bouton « téléphone » en haut et à droite de l’écran.
Les rendez-vous sont identifiés avec le numéro de compte, le tiers, la date, la plage horaire ainsi que le motif.
A partir d’une page d’agenda, le choix d’un compte affiche les informations administratives du compte, cette fonction initialisant la procédure de traitement de recouvrement des créances pour le compte client considéré.
Pour le compte client considéré, sont affichées les informations suivantes :
L’adresse et les contacts identifiés du tiers. Il s’agit des informations de la fiche client (fonction GCLI) associées à la première adresse de paiement (code PAY). Chaque contact est identifié par son Nom son téléphone ainsi que son adresse E-mail qui pourra être utilisée pour une relance électronique.
Les compteurs « effets non échus » et « retards de paiement » sont repris tels qu’affichés dans l’agenda.
Le rendez-vous le plus proche si planifié quelque soit le jour de planification.
Des statistiques relatives aux en-cours et au recouvrement :
Le nombre de jours d’encours : Il s’agit de la moyenne du nombre de jours de retard pour les factures échues et non réglées (le nombre de jours pondéré par le montant est déjà affiché en tant que poids de relance).
La date de début d’analyse déterminant la période relative aux statistiques ci-après. Cette date correspond à la facture non totalement réglée la plus ancienne. Cette période d’analyse est donc spécifique pour chaque compte.
Le délai moyen de paiement : Pour les factures réglées dans la période considérée, il s’agit de la moyenne du nombre de jours entre la date d’échéance et la date de paiement en tenant compte des paiements avant échéance.
Le montant du C.A. : Il s’agit du cumul TTC de toutes les factures (et avoirs) dont la date n’est pas antérieure à la date de début d’analyse.
L’encours sur C.A. : Cette valeur correspond au pourcentage du total des factures non lettrées de la période d’analyse par rapport au C.A. total de la période.
A partir de cette visualisation administrative du compte, l’utilisateur dispose d’un certains nombre d’actions potentielles : Visualisation de l’historique des actions - Visualisation de la balance âgée - Courrier de relance E-mail - Lettre de relance Word - Historisation de l’action
Dans cet historique figure l’ensemble des actions de recouvrement effectuées depuis la dernière purge du dossier client.
L’historique est visualisable à partir d’une date donnée en paramètre par l’agent.
Un Zoom sur ligne permet d’afficher la fiche détaillée d’une action.
Contrairement à l’agenda qui est le reflet de la situation comptable à la date de traitement (dernière création de l’agenda) pour l’agent considéré, la balance âgée correspond au compte client. Elle est le reflet exact de la base comptable à l’instant « T ».
L’analyse des soldes par antériorité visualise le détail des lignes comptables non lettrées avec ventilation du montant en colonne suivant le délai de retard. A raison d’une ligne par facture, il est affiché les informations suivantes :
La date comptable de la facture ou de l’avoir avec le libellé comptable,
Le référence pièce de la facture,
La date d’échéance avec le mode de paiement prévisionnel,
Le nombre de jours de retard par rapport à la date du jour,
Le montant de l’encours ventilé en fonction du délai de retard ou de l’échéance.
En fin de balance âgée, une ligne total indique le cumul par colonne, le total des retards ainsi qu’un nombre de jours d’en-cours calculé uniquement sur les lignes à échéance dépassée.
Au niveau de chaque ligne de la balance âgée, l’utilisateur peut demander un Zoom sur le numéro de pièce pour obtenir le détail de le pièce ligne par ligne y compris la ou les échéances prévisionnelles.
Cette action réalise l’envoi d’un document de relance via le courrier électronique.
La fonction fusionne automatiquement les factures à échéances dépassées dans un courrier qui peut être personnalisé au niveau de chaque application. De plus, le courrier standard peut prévoir des zones modifiables pour personnalisation au niveau de chaque document.
Une fois le courrier finalisé, il suffit à l’agent de choisir l’option « Fichier à Envoyer à Page par courrier électronique », de faire glisser l’adresse e-mail du correspondant concerné dans le fenêtre « destinataire » puis d’envoyer le message.
Une fois la ou les actions de recouvrement terminées avec le client concerné, l’agent met à jour le dossier client en historisant l’action effectuée.
Une fois l’action de recouvrement mémorisée dans le dossier client, le compte concerné ne peut faire l’objet d’aucun traitement, individualisé ou de masse, avant un nombre de jours correspondant au délai indiqué en paramètre.
En complément des fonctions de gestion individualisée du recouvrement client, l’action « Visualisation Infos » permet d’accéder à la vue centralisée client qui donne accès aux informations de type Administratif, Commerce et Services.