PARAMETRAGE
1) Création des compteurs
Il convient tout d’abord d’aller dans la fonction de gestion des compteurs « UCPT », d’appeler l’option « Mettre à jour » et de vérifier l’existence ou le cas échéant de créer les valeurs suivantes :
1) P_RELNUM (code du compteur des relances), Compteur des Relances (libellé associé), 1 (indique la valeur que ce compteur va prendre à sa création), 1 (indique la valeur minimale que ce compteur peut prendre), 9999999 (indique la valeur maximale que pourra prendre ce compteur), 1 (indique le «pas» que l’incrémentation de ce code peut prendre)
2) P_RELLOT (code du compteur des lots de relances), Compteur des Lots (libellé associé), 1 (indique la valeur que ce compteur va prendre à sa création), 1 (indique la valeur minimale que ce compteur peut prendre), 9999999 (indique la valeur maximale que pourra prendre ce compteur), 1 (indique le «pas» que l’incrémentation de ce code peut prendre)
Ces 2 compteurs permettent d’attribuer l’équivalent d’un numéro technique d’identification à une relance donnée pour un tiers donné (compteur des relances) d’une part et à un ensemble de relances lancées en une fois (compteur des lots).
2) Création du distributeur
Pour mémoire, dans ACE , un distributeur correspond à un numéro d’incrémentation.
L’option « Distributeurs » de la fonction P_3REL est utilisée dans ce but ; les actions possibles sur ces distributeurs sont : Créer, Modifier, Visualiser, Supprimer, Editer.
On y retrouve les champs suivants à renseigner lors de la création du distributeur :
Distributeur : c’est un code sur 6 caractères, qui va permettre d’identifier ce distributeur.
Libellé & Libellé réduit
Masque : c’est un champ de 12 caractères maximum, qui permet de définir le format de la numérotation des relances ; il doit être alimenté par un mot-clé (code en lettres majuscules) de longueur variable associé au minimum à 5 « x », qui déterminent un nombre maximal de chiffres.
Minimum : c’est la valeur minimale de ce compteur.
Maximum : c’est la valeur maximale de ce compteur.
Valeur : il correspond au dernier numéro généré par le système. (cette valeur est égale à 1 en création).
Par analogie, on peut dire que le distributeur est un identifiant « fort » pour la relance comme le n° de référence l’est pour une écriture comptable.
3) Type de Relance Tiers
Il s’agit de définir les différentes caractéristiques d’un type de relance dans l’option « Type de relances » de la fonction P_3REL. Les actions possibles sont toujours : Créer, Modifier, Visualiser, Supprimer, Editer.
Type de gestion des relances tiers
Les champs à renseigner sont :
Type : c’est un code sur 3 caractères, qui est l’identifiant d’un type de gestion des relances clients.
Libellé & Libellé réduit
Code devise : c’est le code devise dans lequel le type de relance doit être géré ;
Attention : le code devise mentionné devra être identique à celui mentionné dans le guide de relance, ce guide faisant le lien entre le tiers et le processus de relance.
Type de relance successeur
Ce domaine concerne les effets et traites à l’acceptation.
Exemple de contexte de mise en œuvre : j’ai émis un effet vers mon client ; quelques jours avant l’échéance, j’apprends que mon client a par exemple des difficultés financières ; avant l’échéance, je vais donc le relancer, mais avec un mode de paiement plus sûr et rapide (chèque par exemple) et à un niveau de relance plus élevé (pour me montrer plus insistant)
Les 3 champs (optionnels) sont :
Délai de transfert : ce délai doit être exprimé par un nombre négatif de jours car il corresponde à un délai avant l’échéance. Il correspond au moment où je décide de « passer » par un autre mode de paiement.
Type de relance : Pour gérer un autre mode de règlement, il faudra utiliser un autre type de relance car au niveau d’un guide de relance, on ne peut gérer qu’un mode de règlement par type de relance et uniquement dans une devise donnée. Il faut donc utiliser un autre type de relance pour ‘pointer’ sur un autre mode de règlement.
Niveau de relance : je peux définir un niveau de relance plus élevé que celui prévu dans le type de relance initial.
Exemple : Soit deux factures : Date Comptable Date d'Echéance
22/10/2000 07/01/2001
25/10/2000 11/01/2001
On utilise un guide de relance avec le type de relance R1, Délai 1er relance : - 15 jours, 1er niveau de relance : -15
et délai du 1er au 2e niveau de relance : +10
le paramétrage du type de relance successeur est : Délai de transfert : -5 jours, Type de relance : R2 et Niveau de relance : 1
Soit une première relance au 28/12/2000 : les deux pièces sont présentes en R1.
En effet :
-> 07/01 - 15 jours = 23/12/2001 =< 28/12/2000
-> 11/01 - 15 jours = 27/12/2000 =< 28/12/2000
Soit une 2ème relance au 07/01/2001 : les deux pièces sont passées en R2.
En effet :
(23/12 + 10 jours = 02/01/2001) =< 07/01/2001
(28/12 + 10 jours = 07/01/2001) =< 07/01/2001
Or, pour le Passage en relance successeur, il faut que la Date Echéance soit inférieure ou égale à la date de 2ème relance + le délai de transfert
07/01/2001 + -(-5) jours : le 12/01/2001
07/01/2001 + -(-5) jours : le 12/01/2001
Comme le 07/01/2001 < 12/01/2001 -> relance successeur.
Comme le 11/01/2001 < 12/01/2001 -> relance successeur.
Le délai de transfert est donc ajouté à la date de fin de période (moment où l'on fait la relance) car les relances successeurs sont bien là pour effectuer un traitement avant échéance et donc pour "accélérer" en quelque sorte le processus de relance.
Préparation de la relance
On y retrouve les champs qui vont influencer le déroulement de la relance, à savoir :
Nombre de niveaux de la relance : le chiffre à renseigner peut aller de 1 à 9 ; il indique le nombre d’itérations possibles pour une relance ; le chiffre 9 indique le niveau de relance le plus sévère. Chaque niveau de relance a une lettre de type différent ; ces modèles de lettres sont définis par maquette.
Délai de réception de la facture : c’est le délai entre le moment où j’émet ma facture de vente et le moment où le client la reçoit (il doit être au minimum de 1 jour)
Délai de la première relance : il s’agit d’un nombre de jours à partir de la date d ‘échéance. Seul ce nombre peut être négatif dans le cas où la relance est préventive et où elle intervient avant l’échéance.
Répétition du dernier niveau : c’est le nombre de fois où la relance de dernier niveau doit être envoyé.
Exclusion des échéances en litige : entrer O (oui) ou N (non), si les échéances en litige doivent être exclues ou non de la relance. Il s’agit d’un « filtre » pour soustraire certaines échéances au processus de relance.
Edition de la relance
Ce sont quelques informations qui se rapportent à l’édition de la relance.
Regrouper par relevé : dans le cas où j’émet des relevés de différentes factures vers mes clients, je peux vouloir rassembler mes relances par relevé ; l’échéance prise en compte sera alors celle du relevé.
Code édition relance :il s’agit du code édition qui sera utilisé dans P_3EG pour l’édition des relances définitives ; c’est le code RELANC en standard. Il est défini dans UPLED.
Code distributeur : en activant la touche recherche ou en saisie directe, on peut renseigner le code du « distributeur» défini précédemment.
Montant minimum : c’est le montant qui servira de seuil de lancement à une relance.
Délais entre les niveaux de relance :
On introduit pour chaque intervalle un délai en jours, qui dépend :
1) Du nombre de niveaux créés précédemment.
2) Du calendrier des relances, qui est défini au niveau d’un guide de relance (voir plus loin).
Attention : Le délai saisi en jours entre les niveaux de relance doit être cohérent par rapport aux périodes du calendrier de relance ;
Ex : si on crée un calendrier par quinzaine, le délai entre 2 relances devra être inférieur à ces 15 jours.
En effet, la date de fin de période (qui pilote les relances) est définie par le calendrier de relance du guide ; et une seule relance peut être effectuée à chaque fin de période.
De plus, il faudra tenir compte des règles de gestion suivantes pour la prise en compte des échéances à relancer :
Pour la première relance :
- date comptable < date de fin de période (celle à laquelle on fait la demande) – délai de réception (qui doit être positif).
- Date d’échéance + délai 1 < date de fin de période.
Pour les relances suivantes,
- date de dernière relance + délai 2 < date de fin de période.
- Date de dernière relance + délai 3 < date de fin de période.
- ……………..
Regroupement des niveaux de relance (au niveau le plus élevé) :
Renseigner O (oui) si toutes les échéances avec différents niveaux doivent être mentionnées sur la même relance. Les échéances seront regroupées au niveau de relance le plus élevé, bien que chaque échéance garde son propre niveau.
Renseigner N (non) si toutes les échéances de différents niveaux, doivent être mentionnées sur des relances séparées.
Niveau de mise en demeure : c’est le niveau de relance jugé suffisamment élevé pour engendrer une mise en demeure.
Code incident de paiement : c’est le code incident de paiement (à ne pas confondre avec le code litige d’une échéance), qui sera renseigné automatiquement sur la fiche tiers, si le niveau de relance de mise en demeure défini ci-dessus est atteint.
3) Guide de relance
C’est l’outil principal de paramétrage des relances . Le nombre de guides dépend des facteurs suivants : tous les clients sont-ils relancés en même temps ? tous les clients sont-ils relancés dans les mêmes conditions ? On peut créer ces guides par la fonction P_3ENV avec l’option « Relance ». Les actions possibles sont toujours : Créer, Modifier, Visualiser, Supprimer, Editer.
Un guide de relance peut être attaché par défaut à un tiers, via les guides de gestion associé à une famille comptable.
Toutefois, il demeure modifiable via la fonction P_3GTI.
NB : le lien entre le guide de règlement et la fiche tiers est important car il permet de définir un paramétrage des relances par type de tiers, voir même de ne pas relancer certains tiers.
Définition du guide de relance client
On y retrouve les éléments d’identification du guide ainsi que ses caractéristiques , avec les champs suivants :
Guide : code d’identification du guide sur 3 caractères.
Libellé & Libellé réduit
Calendrier : il s’agit du calendrier défini comme point de repère pour les relances ; ce calendrier est défini en mode création, via un pop-up « Calendrier », où l’on définit son code sur 3 caractères, ses libellés (étendu et réduit) et son code périodicité.
Ce code périodicité précise comment sera effectué le découpage par période des relances (calendrier comptable par mois calendaire, calendrier de gestion basé sur des quinzaines par mois calendaire, des décades par mois calendaire,…)
Dans ce pop-up, on définit également les bornes de ce calendrier et ACE génère automatiquement les périodes de ce calendrier en fonction des du code périodicité saisi au préalable. A chaque période correspondra une et une seule relance.
Gestion des établissements : Répondre O (oui) ou N (non) suivant la manière dont on souhaite paramétrer la préparation des relances : effectuer une préparation des relances tous établissements confondus ou établissement par établissement.
Retrait relances : la seule valeur possible est « 0 ». Ceci permet, avant une nouvelle préparation des relances, de « libérer » les relances de la période antérieure qui sont négatives (avoirs), pour qu’elles soient prises en compte à nouveau dans la préparation suivante.
En effet, les lettres liées à des relances « créditrices » ne sont pas éditées.
Hors relance : Répondre O (oui) ou N (non) suivant si l’on souhaite ou non chaîner l’édition de la liste « Hors Relance » à la suite du traitement de préparation. Attention : si la réponse est oui, l’édition peut être volumineuse.
Rappel : le Hors relance est constitué de pièces (échéances) inclues au départ dans la préparation des relances, mais exclues dans un second temps pour diverses raisons (positionnement d’un code litige, date d’échéance hors période, mode de règlement différent de ceux définis dans le guide…)
Validation immédiate : Répondre O (oui) ou N (non) ; si la validation est à oui, la phase « ajustements » (des factures à relancer) du traitement des relances ne sera plus accessible et la phase de « préparation » sera de fait validée. Ce champ permet en fait d’avoir une préparation des relances avec une seule phase d’où une gestion allégée, mais sans possibilité de contrôle à posteriori du processus de relance.
Il ne reste plus alors qu’à saisir, autant d’associations des 3 éléments (mode de règlement, devise, type de relance) que nécessaire , pour que le guide de relance soit complet.
Rappel : une fois que ce guide est créé, il devrait normalement s’appliquer à une famille comptable, si la comptabilité tiers associée l’autorise ; il ne faudra donc pas oublier de positionner ce guide sur cette famille dans le champ « Relances » des guides de gestion de l’option « Famille comptable » de la fonction P_3ENV.
Attention : pour qu’une échéance puisse être relancée, il faut que sur la pièce figure le même mode de règlement et la même devise que ceux définis dans le guide de relance. A contrario, s’il y a des pièces dues pour un tiers, avec des modes de règlements qui ne sont pas définis dans la fiche tiers qui lui est associé, ces pièces ne seront pas prises en compte dans la préparation.
4) Etapes successives du traitement des relances
Ce traitement se lance par l’option « Préparer REL… » de la fonction P_3REL. Il permet de « constituer » les relances, avant de les éditer.
Attention : dans tous les cas, seules les écritures de type « échéancées » (et non lettrées ou en solde de lettrage partiel) seront prises en compte.
Les différentes étapes sont :
- Préparer ; étape obligatoire ; cette option aboutit à des codes éditions, tels que définis par UPLED, qui permettent de préparer des relances en fonction de différents critères (niveau de relance, guide de relance, tiers, représentant,…) Les éditions relatives à ce traitement batch ne sont accessibles que par les 2 étapes décrites ci-dessous.
- Liste préparatoire ; étape facultative ; cette option permet d’éditer la liste des différentes relances (avec les échéances associées) relatives à l’étape « Préparer » décrite ci-dessus. Elle est en fait chaînée à l’étape « Préparer » (pour les techniciens -> à condition que le mot « RELANCE » figure comme code maquette de la fonction P_3RELE2)
- Liste hors relance ; étape facultative ; cette option permet d’éditer les factures (échéances) qui ne sont pas re lançables. (si l’on a paramétré le champ « hors relance » à N dans le guide de règlement)
- Ajuster : étape facultative ; cette option permet de gérer les « mouvements » de
relance ; c’est à dire, une fois la phase de préparation terminée, d’apporter
quelques modifications aux « mouvements » de relance générés par l’étape
préparation ; 3 actions sont autorisées :
-
Nouvelle relance (si l’on veut par exemple effectuer une relance spécifique sur certaines échéances non incluses au départ dans la préparation, sur la base d’un autre couple « Type de relance/Niveau de relance »)
-
ajout de mouvement (s) (si l’on veut ajouter une ou plusieurs échéances à une relance « préparée »)
-
modification de mouvement (s) (cela permet d’ajouter des codes litiges ou de supprimer certains mouvements de la relance « préparée ».
-
- Valider : étape obligatoire ; cette option permet de figer la préparation effectuée antérieurement en tenant compte des éventuels ajustements. C’est à ce niveau que sont attribués les numéros de lots de relance, utilisables pour les éditions par P_3EG.
- Annuler : étape facultative ; cette option permet d’annuler la préparation d’un traitement de relance (par exemple, si erreur dans les critères de sélection) mais uniquement si la préparation n’a pas été validée.
NB : si le guide de relance a une validation immédiate à OUI, une seule étape subsiste « Préparer » avec éventuellement, « Liste hors Relance » selon paramétrage. Toutes les autres étapes sont sans objet. Dans ce cas , on peut passer directement aux éditions via P_3EG.
Attention : lorsque la procédure de relance est déclenchée (phase préparation), elle doit aller à son terme ; en effet, le système « verrouille » le guide de relance correspondant (d’où l’intérêt parfois d’en avoir plusieurs…). De plus, l’étape de validation est irréversible et doit s’achever par les éditions de la fonction P_3EG. (voir ci-après)
5) Tableau de bord de traitement des relances
Il s’agit d’une information de visualisation qui permet de savoir « Où on en est ? » dans le traitement des relances.
Cette information peut être obtenue par l’option « T.D.B » de la fonction P_3REL. Il suffit de renseigner le code du guide de Relance concerné.
6) Edition des relances (pour envoi aux clients)
Cette fonctionnalité est activée par l’option « Relances » de la fonction P_3EG. L’édition n’est possible qu’après une préparation validée.
-
Provisoires : un écran lanceur propose un tri par date comptable ou date d’échéance, et permet de paramétrer une édition provisoire des relances. Cette édition pourra être répétée plusieurs fois.
-
Définitives : un écran lanceur propose un tri par date comptable ou date d’échéance, et permet de paramétrer l’édition définitive des relances. Cette édition est unique pour une période donnée. L’attribution des numéros de relance (issus du distributeur défini au préalable) a lieu à ce moment-là.
-
Ce dernier traitement clôt la procédure globale de relance d’une période pour les critères sélectionnés.
-
Rééditer : un écran lanceur propose un tri par date comptable ou date d’échéance, et permet de rééditer (si besoin) les relances clients définitives.
-
Tableau de bord : un écran, après renseignement des champs « Type de relance » et « numéro de lots » permet de visualiser à quel stade se situe l’édition d’un lot de relance.
Enfin, par la fonction P_3VIS, on peut consulter à l’écran l’historique des relances déjà effectuées pour un tiers donné.
NB : Edition des litiges
Il s’agit d’une fonctionnalité d’édition de pièces comptables par rapport à une problématique de litige. Cette information peut être obtenue par l’option « Litiges » de la fonction P_3REL. Plusieurs codes édition sont disponibles permettant d’éditer les pièces en Litige, les pièces n’ayant pas de Litige ou les deux. Cette fonctionnalité est connexe par rapport au traitement proprement dit des relances.
