Les facturations d’achat en filières logistiques

Liste des factures d’achat (ECR010)

Accès

A partir du portail achat (I_ACHAT_F), il suffit de cliquer sur l’onglet « facturations » et sur le sous onglet « facture d’achat ». Saisissez ensuite les critères de sélection et lancer la recherche pour afficher les factures en cours et accéder aux boutons de génération et de création des factures d’achat.

Critères de sélection des factures (OBJ030)

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
N° facture	 Saisi  non obligatoire	Num	Eve.numeve	01 saisie libre sans contrôle
Facturé_par	 Sélection  non obligatoire	Alpha	Eve.typtie	01 sélection du type de facturé_par à l’aide de la liste déroulante. Les valeurs de la liste déroulante sont les types de tiers gérées dans les filières logistiques. Pour le lot 1, le type de tiers est obligatoirement fournisseur
Sigle	 Sélection  non obligatoire	Alpha	Eve.sigtie	01 recherche du sigle à l’aide de la loupe. Les fenêtres de recherche correspondent aux fenêtres standard du type de tiers défini dans le champ précédent.
Contrat	 Saisi  non obligatoire	Alpha		01 sélection à l’aide de la loupe
N° réception	 Saisi  non obligatoire	Num	Evp.numpoo	01 saisie d’un N° de réception. La recherche s’effectuera sur les postes de facture et non sur l’entête de facture
N° commande	 Saisi  non obligatoire	Num	Evp.numevs	01 saisie d’un N° de commande (évènement source). La recherche s’effectuera sur les postes de facture et non sur l’entête de facture
Référence	 Sélection  non obligatoire	Alpha	Eve.refext	01 saisie libre sans contrôle
Acheteur	 Saisi  non obligatoire	Alpha		01 sélection à l’aide de la liste déroulante
Date facture	 Sélection  non obligatoire	Date JJ/MM/AAAA	Eve.dateve	01 saisie libre ou sélection à l’aide du calendrier
Date création	 Sélection  non obligatoire	Date JJ/MM/AAAA	Eve.datcre	01 saisie libre ou sélection à l’aide du calendrier
Date comptable	 Saisi  non obligatoire	Date JJ/MM/AAAA	Eve.datcli	01 saisie libre ou sélection à l’aide du calendrier
Catégorie	 Sélection  non obligatoire	Alpha		01 sélection à l’aide de la liste déroulante

Actions

Libellé Action	Moyen	Description de l’action
Lancer la recherche	Bouton lancer	Affichage de la liste des factures d’achat

Liste des factures d’achat (OBJ031)

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
N° facture	 Affichage  non modifiable	Num	Eve.numeve	01 N° de la facture d’achat défini lors de sa création
Référence	 Affichage  non modifiable	Alpha	Eve.refext	01 Référence de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Date facture	 Affichage  non modifiable	Date JJ/MM/AAAA	Eve.dateve	01 Date de facture
Contrat	 Affichage  non modifiable	Alpha	Eve.numcnt	01 Référence de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Facturé_par sigle	 Affichage  non modifiable	Alpha	Eve.sigtie	01 Sigle du tiers Facturé_par de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Facturé_par nom abrégé	 Affichage  non modifiable	Alpha		01 Nom abrégé du Facturé_par de la facture, provenant du bandeau de la facture.
acheteur	 Affichage  non modifiable	Alpha		01 acheteur de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Agent	 Affichage  non modifiable	Alpha	Eve.sigact
Montant HT	 Affichage  non modifiable	Num	Eve.totht	01 Montant HT de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Montant TTC	 Affichage  non modifiable	Num	Eve.totttc	01 Montant TTC de la facture, provenant du bandeau de la facture.
Devise	 Affichage  non modifiable	Alpha	Eve.coddev	01 devise de la facture, provenant du bandeau de la facture.

Règles de gestion

RG OBJ031-01 : Affichage du bouton « Créer » sur la liste des événements

Le bouton « Créer » sur la liste des événements est grisé et non accessible si le tiers du « facturé_par » n’a pas été saisi dans le filtre. Un texte apparaît sur le bouton « créer » quand il est grisé, lorsqu’on fait glisser la souris dessus (mouseover) : Pour activer le bouton création, il faut impérativement sélectionner un « facturé_par » dans la zone de recherche.

Actions

Libellé Action	Moyen	Règles de gestion
Accéder au détail d’une facture	Lien sur N°
Recherche facture	Bouton voir
supprimer une facture	Case supprimer
Créer une facture	Bouton Créer	01 voir RG OBJ039-01
Générer des factures	Bouton Générer	01 voir OBJ051

Création d'une facture

RG OBJ002-01 : Affichage du bouton "créer" sur la liste des événements

Le bouton « Créer » sur la liste des événements est grisé et non accessible si le « facturé par » n'a pas été saisie (sigle) dans le filtre.

Un texte apparaît sur le bouton « créer » quand il est grisé, lorsqu’on fait glisser la souris dessus (mouseover) : Pour activer le bouton création, il faut impérativement sélectionner un facturé par dans la zone de recherche.

Création d’une facture - Sélection des réceptions (OBJ002b)

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
Facturé par (sigle)	 Affichage	Alpha	Eve.sigtie	01 Sigle du tiers facturé par de la réception
Facturé par (nom réduit)	 Affichage	Alpha	Tie.nomtie	01 Nom réduit du tiers facturé par de la réception
Facturé par (lieu fonction)	 Affichage	Alpha	Adr.nomadr	01 Libellé du lieu fonction du « facturé par» de la réception
Facturer à (lieu fonction)	 Affichage	Alpha	Adr.nomadr	01 Libellé du lieu fonction du « facturer à» de la réception
N° réception	 Affichage	Num	Eve.numeve	01 Pas de changement par rapport à l’existant
Livrer_à (sigle)	 Affichage	Alpha	Eve_act.liva_sigtie	01 Sigle du tiers "livrer_à" de la réception
Date création	 Affichage	Date		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Date BL	 Affichage	Date		01 Pas de changement par rapport à l’existant
référence	 Affichage	Alpha		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Total HT	 Affichage	Num		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Mode de règlement	 Affichage	Alpha		01 Pas de changement par rapport à l’existant

RG OBJ002b-01 : Lors de l’activation du bouton créer, une fenêtre apparaît permettant de sélectionner les réceptions à rattacher à la facture.

Cet écran affiche toutes les réceptions :

qui ne sont pas entièrement intégrées dans une facture
qui possèdent comme tiers "facturer à" le tiers effectuant la facture (entité connectée).

Le tableau des réceptions contient une ligne différente par triplet "Lieu fonction facturer_par", "Lieu fonction facturer_à" et N° de réception pour lequel il existe encore un reste à facturer destiné à l'entité de connexion et provenant du tiers facturé_par saisi dans les critères de recherche

RG OBJ002b-02 :

Les adresses lieu fonction sont héritées de celles définies dans les flux de commande

Les paramétrages de facturation et règlement sont hérité de l’évènement commande (onglet facturation) et sont repris dans l’onglet facturation de la facture.

RG OBJ002b-03 : La facture sans réception.

Lorsque la facture est créée sans sélectionner de réceptions, le système affecte à la facture

à Comme adresse "facturer_à" et "réglé_par", l'adresse "facturer_à" et "réglé_par", par défaut de l'entité destinatrice de la facture

à Et comme adresse "facturé_par" et "régler_à", l'adresse "facturé_par" et "régler_à" par défaut du fournisseur (tiers de la facture).

Pour plus de renseignements, voir Annexe n°1 : RG OBJ002b-03 à Adresses d'une facture sans réception

Actions

Libellé Action	Moyen
facture sans réception	Bouton pas de sélection
facture avec réception	Bouton Ajouter ces réceptions à la facture

Détail de la facture d’achat (ECR011)

Accès

Depuis la liste des factures en cours, il suffit de cliquer sur le bouton Créer ou sur un numéro de facture de la liste des factures.

Bandeau facture d’achat (OBJ033)

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
N° facture	 Affichage	Num	Eve.numeve	01 Le titre et le N° de facture est positionné en haut et au milieu du bandeau
Facturé_par	 Affichage	Alpha		01 Champ alimenté par le nom du facturé_par de la facture
Crée par	 Affichage	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
le	 Affichage	Alpha	Eve.datcre	01 Date de création de la facture :champ alimenté par la date système lors de la création de la facture
Réception	 Affichage	Alpha	Eve.numevo	01 N° de réception rattachée à la facture. Si plusieurs réceptions sont rattachées à la facture, alors la 1ere réception rattachée est affichée dans ce champ. 02 Si la facture n’est pas générée à partir d’une réception, alors ce champs et le champ date réception ne sont pas affichés
Date réception	 Affichage	Alpha		01 date de la réception dont le N° de réception est affichée dans le champ précédent.
Date facture	 saisi	Date	Eve.dateve	01 Date de facture du fournisseur
Référence	 Saisi	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
Description	 Saisi	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
Date comptable	 saisi	Date		01 pas de modification par rapport à l’existant
Acheteur	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
catégorie	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
barème	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
TVA	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
TAUX	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
contrat	 Sélection	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
Total calculé	 Affichage	Num		01 Somme des champs « total » des postes de la facture pour le total HT. Somme des champs (« total » + TVA) des postes de la facture pour le total TTC. Total TTC – TOTAL HT pour le champ TVA
Pied de facture	 saisi	Num		01 Saisi libre
devise	 Affichage	Alpha		01 pas de modification par rapport à l’existant
Ecart	 Affichage	Num		01 Champ pied de facture – total saisi pour TOTAL HT, TOTAL TTC et TVA

Règles de gestion

RG OBJ033-02 :

Le tableau des montants de la facture est modifié. La 1ère colonne affiche la sommes de postes de la facture en HT, TTC et la TVA. La deuxième colonne permet de saisir les montants inscrits sur la facture papier du facturé_par. La dernière colonne affiche la différence entre les 2 ères colonnes.

Actions

Libellé Action	Moyen
Enregistrer les modifications	Bouton modifier
Supprimer la facture	Bouton supprimer

Les postes de facture (OBJ034)

Zone ajout produit

Libellé champ	Action	Format	Table
Sélection multiple	 Affichage	Bouton		01 Voir RG OBJ034-01
Produit	 saisi  obligatoire	Alpha		01 Voir RG OBJ034-01
Quantité	 Saisi	Num		01 Voir RG OBJ034-01

RG OBJ034-01 : ajout manuel de produit.

Pour des contextes particuliers, on peut rajouter des produits à la facture, même s’il n’y a pas de réception rattachée à ce produit. Pour ajouter un produit il faut utiliser la zone d’ajout produit située au dessus du tableau des postes de facture. La cinématique de l’ajout produit est standard.

Sélection des postes de facture

Libellé champ

Action

Format

Table

Règles de gestion

N° commande

 Affichage

Num

Evp.numevs

01 Voir RG OBJ0034-02

Produit

 Affichage

bouton

Evp.codpro

01 Voir RG OBJ0034-02

RG OBJ0034-02 : au dessus de la liste des postes est présent une zone de filtre. En cliquant sur le bouton afficher après avoir sélectionné des valeurs de filtre, les postes de facture affichés seront ceux correspondants aux critères de filtre. Pour annuler le filtre il faut supprimer les valeurs de filtre et activer le bouton afficher.

Les valeurs de filtre :

N° commande: Les N° d’évènement affichés dans la liste déroulante sont tous les numéros d’évènement source des postes de facture (N° de commande du dernier flux de commande).

Produit : Recherche possible d'un produit via la recherche multi-critères des produits (loupe)

Postes de facture

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
N° poste	 Affichage	Num	Evp.numpos	01 N° du poste de la facture émise
Code produit	 Affichage	Alpha	Evp.codpro	01 tous les produits provenant des réceptions rattachées à la facture sont affichés dans les postes de facture. Il y aura autant de poste que de couple produit/N° réception.
Libellé produit	 Affichage	Alpha		01 libellé du produit du poste
Unité	 Affichage	Alpha		01 Unité du produit
Commande	 Affichage	Num	Evp.numevs	01 N° de l’évènement source (commande générée au fournisseur)
N° réception	 Affichage	Num	Evp.numevo	01 pas de modification par rapport à l’existant
Poste réception	 Affichage	Num	Evp.numpoo	01 pas de modification par rapport à l’existant
Qté réception	 Affichage	Num		01 Qté de la réception pour le facturer à, pour le produit et pour le N° de réception du poste
Prix réception	 Affichage	Num		01 prix de la réception pour le facturer à, pour le produit pour le N° de réception du poste
Total réception	 Affichage	Num		01 Qté * prix
Qté facture	 saisi	Num		01 saisi libre
Prix facture	 saisi	Num		01 saisi libre
Total facture	 Affichage	Num		01 Qté facture * prix facture
Différence qté	 Affichage	Num		01 Différence qté = Qté facture – Qté réception
Différence prix	 Affichage	Num		01 Différence prix = Total facture – (Prix réception * Qté réception)

Règles de gestion

RG OBJ034-04 : Quantités .

Seuls les produits rajoutés manuellement ne possèdent pas de quantité ou prix de réception car ils ne sont pas rattachés à une réception.

Actions

Libellé Action	Moyen	Règles de gestion
Ajouter produit sur la facture	Bouton ajouter	01 Voir RG OBJ034-01
Supprimer poste de facture	Case supprimer sur ligne de poste de facture
Modification facture	Bouton modifier

Commentaires d’un poste de facture (OBJ037)

Accès

Depuis le détail de la facture, il suffit de cliquer sur l’onglet « produits » et sur le sous onglet « commentaires ».

Réceptions (OBJ039)

Accès

Depuis le détail de la facture, il suffit de cliquer sur l’onglet « réceptions ».

Libellé champ	Action	Format	Table	Règles de gestion
Facturé par (sigle)	 Affichage	Alpha		01 Sigle du tiers facturé par de la réception
Facturé par (nom réduit)	 Affichage	Alpha		01 Nom réduit du tiers facturé par de la réception
Facturé par (lieu fonction)	 Affichage	Alpha		01 Libellé du lieu fonction du « facturé par» de la réception
Facturer à (lieu fonction)	 Affichage	Alpha		01 Libellé du lieu fonction du « facturer à» de la réception
N° réception	 Affichage	Num		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Livrer_à (sigle)	 Affichage	Alpha		01 Sigle du tiers "livrer_à" de la réception
Date création	 Affichage	Date		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Date BL	 Affichage	Date		01 Pas de changement par rapport à l’existant
référence	 Affichage	Alpha		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Total HT	 Affichage	Num		01 Pas de changement par rapport à l’existant
Mode de règlement	 Affichage	Alpha		01 Pas de changement par rapport à l’existant

Actions

Libellé Action	Moyen
facture avec réception	Bouton Ajouter ces réceptions à la facture

Onglets de la facture d’achat (OBJ040)

Accès

Depuis le détail de la facture d’achat, il vous est possible de cliquer sur les onglets suivants :

Réceptions : voir OBJ039
Produits : voir OBJ034
Facturation
Ecarts
Commentaires
Compléments
Acomptes
Valorisation
Edition : voir OBJ049
Litiges
Validation

Onglet facturation :

Onglet commentaires :

Onglet compléments :

Onglet acomptes :

Onglet valorisation :

Règles de gestion

RG OBJ040-01 : pas de changements sur ces onglets, si ce n’est qu’ils apparaissent sur la totalité de la largeur de l’écran du fait que la frame de gauche est supprimée. Ces onglets ont le même fonctionnement que les onglets similaires des autres évènements.

Onglet écarts :

Cet onglet permet de mettre en évidence les écarts entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées

Seul le détail des postes en écart apparait. Pour les postes qui ne présentent pas d'écart, le système affiche une ligne dans le tableau avec le n° de poste et le code produit ainsi que la mention "pas d'écart'

Lorsque la fonctionnalité des filières logistiques est activée la façon dont sont détectés les écarts n'est pas la même. Actuellement l'écart est détecté en comparant la quantité facturée avec la quantité indiquée sur le poste origine. En mode filière logistique, l'écart est détecté entre la quantité facturée et la quantité indiquée sur le poste d'événement origine mais uniquement pour la partie du poste concernée par le poste de facture.

Exemple :

Poste de la réception n° 100 è contenu de la table EVP

N°	Code Produit	Quantité	Prix
1	P1	50	15

Détail du poste n° 1 de la réception n° 100 è contenu de la table EVRP

N° (numpos)	Livrer_à final (sigtie)	Quantité (qtealiv/qteliv)	Facturer_à (Faca_sigtie)
1	LILLE	10	LILLE
1	MARSEILLE	25	MARSEILLE
1	ALCENCON	15	ALENCON

Poste de la facture n° 300 du magasin MARSEILLE è contenu de la table EVP

N°	N° de poste origine	Code Produit	Quantité	Prix
1	100 / 1	P1	30	15

Détail du poste n° 1 de la facture n° 300 è contenu de la table EVRP

N° (numpos)

Livrer_à final

(sigtie)

Quantité à facturer (qteini)

Quantité facturée (qtefac)

Facturer_à

(Faca_sigtie)

MARSEILLE

Dans cet exemple, il y a un écart de 5 pour le magasin de MARSEILLE : l'écart est détecté en fonction des éléments portés sur le ou les enregistrements associés au poste de facture et non plus en fonction des données du poste origine.

Onglet litige :

Pas de modification

Onglet validation :

Pas de modification

Génération de facture (OBJ051)

Le bouton « générer » de l’objet OBJ031 permet donc de générer automatiquement des factures à partir des réceptions.

Libellé champ	Action	Format	Nom du champ	Règles de gestion
Facturé par (Type)	 non visible	Alpha
Facturé par (Sigle)	 Affichage	Alpha	Facp_sigtie	01 Saisie d'un sigle tiers. Saisie possible via la recherche multi-critères des tiers 02 La saisie des valeurs "début", "fin" et "contient" n'est pas autorisée si un lieu fonction "Facturé par" a été saisi
Facturé par (lieu fonction)	 Saisie par sélection dans une liste	Alpha	Facp_typadr + facp_numadr	01 La saisie du lieu fonction n'est possible que si un sigle tiers "facturé_par" a été saisi dans la première colonne (sélection) aucun sigle tiers "facturé_par" n'a été saisi dans les colonnes "début", "fin" et "contient" 02 Dans le cas où la saisie d'un lieu fonction "facturé_par" est possible, cette saisie s'effectue obligatoirement en cliquant sur la loupe et en sélectionnant un lieu fonction dans la liste des lieux fonctions affichés 03 La loupe affiche, dans un écran popup, l'objet OBJ026 décrit dans la SFD Schémas logistiques – Expéditions. Cet écran contient la liste des lieux fonctions du tiers "facturé_par". Si un lieu fonction est sélectionné dans la liste, en retour, le système affiche le nom du lieu fonction
Facturer à (Type)	 non visible	Alpha	Faca_typtie
Facturer à (Sigle)	 Affichage	Alpha	Faca_sigtie	01 Afficher le sigle tiers de l’entité de connexion.
Facturer à (lieu fonction)	 Saisie par sélection dans une liste	Alpha	Faca_typadr + faca_numadr	01 La saisie du lieu fonction s'effectue obligatoirement en cliquant sur la loupe et en sélectionnant un lieu fonction dans la liste des lieux fonctions affichés 02 La loupe affiche, dans un écran popup, l'objet OBJ026 décrit dans la SFD Schémas logistiques Expéditions. Cet écran contient la liste des lieux fonctions du tiers "Facturer_à". Si un lieu fonction est sélectionné dans la liste, en retour, le système affiche le nom du lieu fonction
Achat/vente	 Affichage	Alpha	Achvte	01 Proposer le type achat/vente des événements origine à sélectionner
Type événement	 Affichage	Alpha	Typeve	01 Proposer le type d'événement des événements origine à sélectionner
Etat	 Affichage	Alpha	Codeta	01 Proposer l’état des événements origines à sélectionner
N° événement	 Saisie	Alpha	Numeve	01 Saisie d'un n° d'événement. Pas de contrôle.
Date événement	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Date livraison	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Date réception	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Date validation	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Mode livraison	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Catég. eve	 Saisie	Date		01 Pas de changement par rapport à l'existant
Critères de tri	 Sélection	Alpha		01 Proposer les valeurs de tri suivantes : N° Evenement (champ numeve) Date événement (champ dateve) Date livraison Date réception Date validation Mode livraison Catégorie
File d’attente	 Sélection	Alpha		01 Pas de changement par rapport aux lanceurs existants
Maquette	 Sélection	Alpha		01 Pas de changement par rapport aux lanceurs existants
Impression	 Sélection	Alpha		01 Pas de changement par rapport aux lanceurs existants
Lancement	 Saisie	Alpha		01 Pas de changement par rapport aux lanceurs existants

RG OBJ032-01 :

Le traitement de génération des factures génère des factures à partir des postes de réceptions à facturer (réceptions provenant de fournisseurs et qui, selon le paramétrage de la filière, doivent être facturées (information indiquée sur le poste de réception))

Le traitement de génération des factures ramasse les postes de réceptions qui répondent à ces critères

Et qui sont encore non complètement intégrées dans une facture
Et dont le facturer à correspond au tiers effectuant la facture

Les factures créées possèdent comme "Facturé par" le tiers indiqué sur l'en-tête de la réception et comme facturer_à le tiers associé à l'entité de connexion.

Le traitement de génération des factures consiste donc à générer une facture par couple "Lieu fonction facturé_par" / "Lieu fonction facturer_à". Les factures sont générées dans l'entité destinataire de la facture (facturer_à)

Pour cela, le lanceur doit être paramétré pour positionner les "facturé_par" et « facturer à » en critères de tri non modifiables.

Les facturations d’achat en filières logistiques

Généralités

Introduction

Principes

Liste des factures d’achat (ECR010)

Critères de sélection des factures (OBJ030)

Liste des factures d’achat (OBJ031)

Création d'une facture

Création d’une facture - Sélection des réceptions (OBJ002b)

Détail de la facture d’achat (ECR011)

Bandeau facture d’achat (OBJ033)

Les postes de facture (OBJ034)

Zone ajout produit

Sélection des postes de facture

Postes de facture

Commentaires d’un poste de facture (OBJ037)

Réceptions (OBJ039)

Onglets de la facture d’achat (OBJ040)

Génération de facture (OBJ051)

La facture d’achats généraux (portail flux marchandises)