La ventilation analytique

Les différentes fonctionnalités de la ventilation analytique sont accessibles depuis les autres portails de la Finance.

La génération d’une ventilation analytique et/ou l’accès à l’écran correspondant ne sont possibles que pour les comptes comptables ayant un guide analytique. Pour ceux-là, la ventilation est obligatoire sur les axes définis dans le guide analytique paramétré pour le compte comptable.

Il faut distinguer la génération des éléments par défaut (pour un compte suivi en analytique) et l’ouverture du pop-up :

• Les éléments par défaut sont générés dans les cas suivants :

• Le pop-up de la ventilation analytique est ouvert :

Les restitutions comptables se font sur les comptes du plan comptable. Pour permettre des analyses plus détaillées, sans être obligés de multiplier à l’excès les comptes comptables, on choisit d’effectuer un suivi complémentaire dans lequel, un mouvement comptable général peut être ‘éclaté’ en plusieurs lignes de détail. C’est le principe même de l’analytique.

Ensemble d’éléments (plans au nombre maximum de 5) composant une analyse (parmi 9). Par exemple, si on souhaite analyser les natures de charges par centre de coût, on aura un axe composé de deux plans :

• Centre de coût,
• Nature de charge (associée éventuellement au plan comptable pour éviter toute saisie).

Remarque : La notion d’axe correspond habituellement (dans d’autres produits) à la notion de plan analytique dans ACE.

C’est une des informations qui vont être détaillées et analysées. Lors des saisies comptables par exemple, les comptes comptables suivis analytiquement font l’objet d’une répartition sur les différents plans du ou des axes rattachés.

Répartition (manuelle ou automatique) d’un mouvement général, sur une ou plusieurs lignes analytiques. Quel que soit le mode d’intégration des données (saisies manuelles, mises à jour automatiques, intégrateur comptable…) le total des lignes de la ventilation analytique d’un axe doit toujours être égal à la somme à répartir. De même, le paramétrage du compte général ne peut pas être modifié ou ‘évité’ lors des ventilations, sans quoi la pièce concernée ne pourra pas être validée.

Paramétrage qui permet de définir si un compte comptable général est suivi en analytique et dans ce cas, quelles sont les données alimentées par défaut.

Le guide analytique paramétré sur un compte comptable, précise les axes analytiques gérés c'est-à-dire obligatoires. Ceux-ci ne varient pas même si on utilise ponctuellement un autre guide (par exemple dans les schémas).

Ce paramétrage est défini au niveau des axes analytiques et permet de :

• Limiter les couples possibles (composés des plans 1 et 2),
• Préciser pour chacun d’eux le comportement des plans suivants (3, 4 et 5) s’ils sont définis dans l’axe et s’il faut ou non gérer des quantités.

Cette partie de l'écran permet d’afficher les informations principales du mouvement comptable à répartir. Aucune modification n’y est possible.

Numéro technique : numéro technique de la pièce comptable et numéro technique du mouvement séparés par ‘/’.

Compte comptable : numéro du compte comptable du mouvement général et libellé de ce compte. Il vous est possible de cliquer sur le compte comptable pour accéder à l’écran de consultation d’un compte comptable avec une présélection du compte général.

Guide analytique : référence du guide analytique du compte comptable suivi de son libellé. Si vous utilisez un schéma et que le guide analytique du mouvement courant paramétré dans le schéma n’est pas vide et est différent de celui du compte, l'intitulé suivant s'affiche entre parenthèses : "guide analytique du schéma xxxxxx yyyyyyyyyyyyyyyyyyyy".

• Xxxxxx désigne le code du guide analytique du mouvement du schéma.
• yyyyyyyyyyyyyyyyyyyy désigne le libellé du guide analytique du mouvement du schéma.

Cette partie permet de sélectionner un des axes analytiques suivis pour permettre de créer, visualiser ou modifier la ventilation analytique correspondante. Il suffit de cliquer sur l'un des axes pour le sélectionner. Pour chaque axe analytique, le titre de l’onglet reprend le code axe suivi du code des deux premiers plans analytiques de l’axe, séparés par ‘/’.

La liste des axes analytiques est définie dans le guide analytique du compte comptable, même si on utilise un schéma et que le guide du mouvement courant est différent de celui du compte comptable.

Seuls les axes suivis (champ ‘Axe actif’ coché dans la fiche du guide analytique’ du compte) sont affichés.

Les axes analytiques pour lesquels la ventilation analytique est incomplète ou en erreur apparaissent en rouge.

Règles de gestion

• Si aucune ventilation analytique n'a été générée, un seul axe analytique est affiché : le premier axe défini comme actif du guide analytique du compte.
• Si tous les axes sont complets, à l’arrivée dans cet écran on est positionné sur le premier défini comme actif du guide analytique du compte.
• Si un ou plusieurs axes sont incomplets ou comportent une ou plusieurs erreurs, le curseur est positionné sur le premier incomplet (ou en erreur) défini comme actif du guide analytique du compte.

Cette partie permet d’indiquer une clé pour effectuer une ventilation automatique sur l’axe qui a été choisi.

Clé de ventilation : numéro de la clé de ventilation à appliquer pour l’axe courant et libellé de cette clé. La valeur par défaut peut être fournie par le guide analytique :

• du schéma si on a fait appel à un schéma en entête et que la ligne courante a été générée par celui-ci,
• du compte comptable dans tous les autres cas.

La clé de ventilation n’est pas modifiable si dans le guide analytique (selon les mêmes conditions que ci-dessus) la modification de la clé de ventilation n’est pas autorisée.

Libellé du type de base : ce libellé indique le montant et le type de base :

• "Base saisie" suivi de xxxxx,xx si la base a été indiquée par l’utilisateur,
• "Base calculée" suivi de xxxxx,xx dans le cas contraire.

Xxxxx,xx désigne la base correspondante dans la clé de ventilation

Libellé liste figée : ce libellé indique si la liste est figée dans le paramétrage de la clé de ventilation. Dans ce cas, le libellé est "Liste figée" sinon il est vide.

Règles de gestion

• Si la ventilation n’est pas encore faite (vide), et qu’il y a une clé de ventilation (dans le guide analytique défini dans le schéma ou dans le guide analytique du compte s’il n’y a pas de schéma) non modifiable, celle-ci est appliquée directement sans attendre que l’utilisateur clique sur "Ventiler".

• Si la clé de ventilation est définie avec une base calculée, cela signifie que le total des mouvements analytiques sera égal au montant du mouvement comptable, en appliquant les proratas de chaque ligne (montant du mouvement général x prorata de la ligne / total des proratas). Au final, l’éventuel écart est impacté sur le mouvement analytique de même sens que celui du mouvement comptable, ayant le montant le plus important.

• Si la clé de ventilation est définie avec une base saisie, cela signifie que le total des proratas est inférieur à la somme des proratas des lignes. Ces derniers seront appliqués à chaque ligne (montant du mouvement général x prorata de la ligne / base saisie). Le solde devra ensuite être ventilé manuellement par l’utilisateur.

• Si un élément d’une des lignes de la ventilation est vide, la valeur à prendre est celle définie dans le guide analytique rattaché au compte. S’il s’agit d’un mot clé (#PSxxx où xxx représente un plan analytique rattaché au plan principal), on prend l’élément correspondant dans le plan secondaire xxx.

• Le bouton "Ventiler" n’est pas visible si la clé de ventilation n’est pas modifiable dans le guide (du schéma ou à défaut du compte).

Bouton "Ventiler"

Il permet d’effectuer la ventilation analytique. S’il y a déjà une ventilation analytique, le message suivant s'affiche automatiquement : « Voulez-vous remplacer la ventilation courante ? ».

• Oui : effacement de la ventilation courante et nouvelle ventilation sur la base de la clé saisie ou sélectionnée,
• Non : retour à la saisie ou sélection de la clé de ventilation.

Chaque mouvement analytique est calculé en appliquant le prorata comme expliqué dans les règles de gestion. Il en va de même avec les éventuels montants dans les devises de suivi. Il faut aussi tenir compte du paramétrage indiquant pour une ligne s’il y a une inversion par rapport au sens général.

Des informations relatives au montant à répartir peuvent aussi être affichées :

A répartir : Montant débit en devise pièce à répartir. C’est le même montant que celui du mouvement comptable qui est ventilé.

A répartir crédit : Montant crédit en devise pièce à répartir. C’est le même montant que celui du mouvement comptable qui est ventilé.

Devise : Code devise de la pièce.

Cette partie permet de compléter ou de modifier la ventilation analytique d’un axe analytique.

Dans le tableau, pour chaque mouvement analytique :

Plan 1 (table P_PLE) : élément du plan 1 de l’axe analytique sélectionné, suivi de son libellé. Dans l’en-tête, le libellé ‘Plan 1’ est complété par le code et le libellé réduit du plan analytique.

Règles de gestion

• Si la ligne a été générée à partir d’une clé de ventilation et que la liste est paramétrée comme "figée", le champ n’est pas modifiable.

• Si un schéma a été utilisé et que le guide analytique du mouvement existe et est différent de celui du compte comptable, la valeur par défaut est celle définie dans le guide analytique du mouvement du schéma. Si l’élément est paramétré comme non modifiable dans le guide correspondant, la valeur ne peut pas être modifiée.

• Dans les cas contraires, la valeur par défaut est celle définie dans le guide analytique du compte comptable du mouvement. Si l’élément est paramétré comme non modifiable dans le guide correspondant, la valeur ne peut pas être modifiée.

• Si la date d’opération n’est pas comprise dans la période de validité de l’élément, le message bloquant s'affiche : « La date comptable est en dehors de la période de validité (aaaaaaaaaa au bbbbbbbbbb) de l’élément (eeeeeeeeeeee)».
• Aaaaaaaaaa désigne la date de début de la période de validité de l’élément,
• Bbbbbbbbbb désigne la date de fin de la période de validité de l’élément,
• eeeeeeeeeeeee désigne le code de l’élément.

• Si la gestion des couples est activée pour l’élément du plan 1 et que l’élément du plan 2 a été saisi ou a une valeur par défaut, le couple composé des éléments des plans 1 et 2 doit exister. Dans le cas contraire, un message non bloquant s'affiche : « Le couple aaaaaaaaaaaa/bbbbbbbbbbbb n’existe pas dans l’axe n (plans ccc/ddd) ». Ce contrôle devient bloquant lors de l’ajout d’une ligne ou à la validation de modifications.
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan 1,
• Bbbbbbbbbb désigne l’élément du plan 2,
• N désigne l’axe analytique,
• Ccc désigne le plan 1 de l’axe analytique,
• ddd désigne le plan 2 de l’axe analytique.

• Si la gestion des couples est paramétrée pour l’élément analytique du plan 1 et que l’élément du plan 2 a été saisi ou a une valeur par défaut, le couple composé des éléments des plans 1 et 2 doit être autorisé. Dans le cas contraire, un message non bloquant s'affiche : « Le couple aaaaaaaaaaaa/bbbbbbbbbbbb n’est pas autorisé dans l’axe n (plans ccc/ddd) ». Ce contrôle devient bloquant lors de l’ajout d’une ligne ou à la validation de modifications.
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan 1,
• Bbbbbbbbbb désigne l’élément du plan 2,
• N désigne l’axe analytique,
• Ccc désigne le plan 1 de l’axe analytique,
• ddd désigne le plan 2 de l’axe analytique.

• Si la gestion des autorisations analytiques est activée pour le compte comptable et le plan analytique courant et s’il n’y a pas d’autorisations définies, toutes les valeurs sont autorisées.

• Si la gestion des autorisations analytiques est activée pour le compte comptable et le plan analytique courant, la valeur saisie ou recherchée ne peut être que celle par défaut ou une de celles autorisée. Si la valeur saisie n’est pas autorisée, un message bloquant s'affiche : « La valeur aaaaaaaaaaa du plan bbb n’est pas autorisée pour le compte comptable cccccccccccc ».
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan courant,
• bbb désigne le code du plan analytique concerné,
• Cccccccccccc désigne le compte comptable.

Plan 2 : élément du plan 2 de l’axe analytique sélectionné, suivi de son libellé. Ce champ n’est ni visible ni actif s’il n’y a pas d’élément saisi dans le plan 1 dans l’axe sélectionné. Dans l’en-tête le code plan est complété par le code et le libellé réduit du plan.

Règles de gestion

• Si un schéma a été utilisé et que le guide analytique du mouvement existe et est différent de celui du compte comptable, la valeur par défaut est celle définie dans le guide analytique du mouvement du schéma. Si l’élément est paramétré comme non modifiable dans le guide correspondant, la valeur ne peut pas être modifiée.

• Dans les cas contraires, la valeur par défaut est celle définie dans le guide analytique du compte comptable du mouvement. Si l’élément est paramétré comme non modifiable dans le guide correspondant, la valeur ne peut pas être modifiée.

• Si la date d’opération n’est pas comprise dans la période de validité de l’élément, un message bloquant s'affiche : « La date comptable est en dehors de la période de validité (aaaaaaaaaa au bbbbbbbbbb) de l’élément (eeeeeeeeeeee)».
• Aaaaaaaaaa désigne la date de début de la période de validité de l’élément,
• Bbbbbbbbbb désigne la date de fin de la période de validité de l’élément,
• eeeeeeeeeeeee désigne le code de l’élément.

• Si la ligne a été générée à partir d’une clé de ventilation et que la liste est figée, l’élément n’est pas modifiable.

• Si la gestion des couples est activée pour l’élément du plan 1, le couple composé des éléments des plans 1 et 2 doit exister. Dans le cas contraire, un message bloquant s'affiche : « Le couple aaaaaaaaaaaa/bbbbbbbbbbbb n’existe pas dans l’axe n (plans ccc/ddd) ».
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan 1,
• Bbbbbbbbbb désigne l’élément du plan 2,
• N désigne l’axe analytique,
• Ccc désigne le plan 1 de l’axe analytique,
• ddd désigne le plan 2 de l’axe analytique.

• Si la gestion des couples est paramétrée pour l’élément analytique du plan 1, le couple composé des éléments des plans 1 et 2 doit être autorisé. Dans le cas contraire, un message bloquant s'affiche : « Le couple aaaaaaaaaaaa/bbbbbbbbbbbb n’est pas autorisé dans l’axe n (plans ccc/ddd) ».
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan 1,
• Bbbbbbbbbb désigne l’élément du plan 2,
• N désigne l’axe analytique,
• Ccc désigne le plan 1 de l’axe analytique,
• ddd désigne le plan 2 de l’axe analytique.

• Si la gestion des autorisations analytiques est activée pour le compte comptable et le plan analytique courant et s’il n’y a pas d’autorisations définies, toutes les valeurs sont autorisées.

• Si la gestion des autorisations analytiques est activée pour le compte comptable et le plan analytique courant, la valeur saisie ou recherchée ne peut être que celle par défaut ou une de celles autorisée. Si la valeur saisie n’est pas autorisée, un message bloquant s'affiche : « La valeur aaaaaaaaaaa du plan bbb n’est pas autorisée pour le compte comptable cccccccccccc ».
• Aaaaaaaaaa désigne l’élément du plan courant,
• bbb désigne le code du plan analytique concerné,
• Cccccccccccc désigne le compte comptable.

Prorata : valeur du prorata. Ce champ n’est visible que pour les lignes générées à partir d’une clé de ventilation. En cas de modification du montant, la valeur (si elle existe) reste celle définie dans la clé, mais suffixée par le libellé « (*) ».

Quantités : quantités correspondant à la ligne analytique. Cette colonne n’est visible et active que si la gestion des couples est activée pour l’élément du plan 1 et que pour le couple composé du plan 1 et 2, la saisie des quantités est paramétrée (facultative ou obligatoire). Elle est alors obligatoire en fonction du paramétrage correspondant.

Unité : unité associée à la quantité saisie. Cette colonne n’est visible et active que si la gestion des couples est activée pour l’élément du plan 1 et que pour le couple composé du plan 1 et 2, la saisie des quantités est paramétrée.

Débit : montant débit analytique en devise pièce. Un des deux montants (débit ou crédit) doit être renseigné. Si la ligne a été générée à partir d’une clé de ventilation et que le montant y est paramétré comme "non modifiable", le champ est visible et non actif.

• Si le montant du débit est saisi, le champ "crédit" est inactif. Pour le rendre actif, il suffit d’effacer le montant débit.
• Le montant peut être négatif uniquement si le montant du mouvement comptable à ventiler l’est aussi.
• Lors de la création (ajout) d’une ligne analytique, le curseur est positionné sur ce champ, si le solde (débit – crédit) du mouvement comptable à ventiler est supérieur à celui déjà ventilé.

Crédit : montant crédit analytique en devise pièce. Un des deux montants (débit ou crédit) doit être renseigné. Si la ligne a été générée à partir d’une clé de ventilation et que le montant y est paramétré comme "non modifiable", le champ est visible et non actif.

• Si le montant du crédit est saisi, le champ "débit" est inactif. Pour le rendre actif il suffit d’effacer le montant débit.
• Le montant peut être négatif uniquement si le montant du mouvement comptable à ventiler l’est aussi.
• Lors de l’ajout d’une ligne analytique, on est positionné sur ce champ, si le solde (débit – crédit) du mouvement comptable à ventiler est inférieur à celui déjà ventilé.

Bloc-notes : indique s’il y a des informations complémentaires (bloc-notes) associées à ce mouvement analytique :

• Icône s’il n’y a pas de bloc-notes,
• Icône s’il y a un bloc-notes.

Règles de gestion générales

• Les contrôles relatifs à la gestion des couples sont effectués lors de l’ajout d’une ligne ou à la validation des modifications.

• S’il n’y a pas de gestion de couples, les plans 3, 4, 5 sont facultatifs et les quantités ne peuvent pas être saisies.

• S’il y a une gestion de couples, les plans 3, 4, 5 ainsi que les quantités sont activés ou désactivés en temps réel, dès la modification d’un des 2 éléments des plans 1 et 2. Les valeurs déjà affectées sont effacées et les valeurs par défaut des couples concernés sont de nouveau renseignées.

• Pour que la ventilation analytique d’un mouvement comptable soit valide, il faut que tous les axes paramétrés comme actifs (dans le guide analytique du compte comptable du mouvement) soient complets et sans erreur.

• En bas de l’écran (fin de tableau), vous disposez immédiatement, dès validation, ajout ou modification manuelle ou automatique d’une des lignes, des informations suivantes :

• une première ligne contenant les totaux suivants :
• Dans la colonne « Débit », le cumul de toutes les lignes de débit (si on un débit négatif il est aussi pris en compte).
• Dans la colonne « Crédit », le cumul de toutes les lignes de crédit (si on un crédit négatif il est aussi pris en compte).

• une seconde ligne contenant les soldes suivants :
• Dans la colonne « Débit », le solde débiteur c'est-à-dire le total des débits – le total des crédits si le résultat est positif.
• Dans la colonne « Crédit », le solde créditeur c'est-à-dire le total des crédits – le total des débits si le résultat est positif.

• La clé de ventilation analytique ou le guide analytique ne sont pas stockés dans les mouvements comptables. En conséquence, la modification ultérieure d’une ventilation analytique d’une pièce en attente ou validée, se fera sur la base du guide analytique du compte comptable au moment de la mise à jour.

Actions disponibles dans cet écran :