Saisie des écritures comptables (F_SAI_F)

La saisie de ces écritures comptables peut être personnalisée, selon les processus en vigueur dans votre entreprise, grâce à l’activation ou non des paramètres suivants :

Afin de vous familiariser avec la saisie des écritures comptables, vous trouverez ci-dessous les termes métier et définitions les plus courants de ce domaine.

Décade : période de 10 jours. Pour les traitements de gestion, on considère qu’un mois est composé de 3 décades :

• La première : du 1er au 10 du mois
• La seconde : du 11 au 20 du mois
• La dernière : du 21 à la fin du mois.

Quinzaine : période de quinze jours. Pour les traitements de gestion, on considère qu’un mois est composé de deux quinzaines :

• La première : du 1er au 15 du mois
• La seconde : du 16 à la fin du mois.

Chèque : bon détaché d'un carnet à souches, par lequel le titulaire d'un compte donne l'ordre de payer une somme déterminée sur les fonds qu'il a déposés.

Saisie en mode Fiche : mode permettant de saisir une seule pièce comptable à la fois. C’est le mode le plus complet, qui permet de traiter tous les cas possibles.

Saisie en mode Liste :mode permettant de saisir une pièce par ligne, très rapide lorsque les règlements correspondent à tout ou partie d’une pièce.

Saisie en mode Journal :mode le plus utilisé par les agents comptables, car il permet de saisir au fil de l’eau les lignes d’une ou plusieurs pièces, tout en ayant sous les yeux les pièces déjà passées. Il est réservé aux pièces comptables de type « Autres » (OD…).

Import de fichier : cette fonctionnalité permet de charger directement un fichier généré par un traitement de Lecture Automatique de Document (LAD).

Numéro technique : compteur interne du système pour numéroter les pièces comptables quelque soit leur état.

Numéro de pièce : numéro de l’écriture comptable dans la comptabilité. Ce numéro peut être attribué manuellement ou automatiquement en fonction du paramétrage de la nature utilisateur. Il est unique pour chaque entité.

Etat d’une pièce :

• En cours de création : la saisie de l’en-tête est commencée, mais on n’a pas encore cliqué sur le bouton Enregistrer. Les données ne sont pas encore stockées dans la base. Elles ne sont pas encore en attente.
• En attente : dès que l’on a cliqué sur le bouton Enregistrer, les données sont enregistrées sur la base. La pièce n’est pas visible en comptabilité, car elle est incomplète. Elle peut toutefois être rappelée à tout moment pour être complétée, validée ou supprimée. Les pièces sont identifiées par leur numéro technique.
• Provisoire : pour chaque journal comptable, il est possible de définir une couche comptable principale (celle des pièces validées, annulées et extournées), et de façon facultative une couche comptable provisoire. Lors des saisies, l’utilisateur choisit dans ce cas, d’enregistrer la pièce sur l’une ou l’autre. Si elle est sur la couche provisoire, l’état de la pièce pourra être passé à ‘En attente’ pour devenir modifiable (dans ce cas le numéro de pièce comptable est conservé). Pour pouvoir clôturer une période, il faudra nécessairement que les pièces provisoires soient validées.

  Les pièces provisoires peuvent être remises en attente. Dans ce cas le numéro de pièce (comptable) est conservé.

• Validée :
• écriture passée sur un journal pour lequel il n’y a pas de couche provisoire,
• écriture provisoire dans un premier temps, puis basculée sur la couche principale du journal,
• écriture qui en contrepasse une autre (qui est alors annulée).
• écriture qui en extourne une autre.

Les écritures validées ne sont pas modifiables (à l’exception de quelques informations d’en-tête).

Deux exceptions à cette règle de gestion :

• On peut supprimer physiquement une écriture comptable sur une couche extra-comptable.
• Si on a activé la localisation italienne (paramètre P_MECR ), alors l’état de la pièce peut être modifié en « En attente ».
• Annulée : écriture contrepassée. La pièce initiale et sa contrepassation sont ‘liées’. Les écritures annulées ne sont pas modifiables.

Suppression de pièce : suppression physique de pièces en attente. La suppression de pièces provisoires passe par la modification à l’état en attente.

Annulation de pièce : contrepasser (passer en sens inverse) des pièces validées uniquement. Cette opération se fait normalement à la date de la pièce.

Extourne de pièce : mécanisme d’annulation (contrepassation) de pièce, habituellement effectué au premier jour du mois suivant.

Lettrage : le lettrage comptable est l’opération qui permet de pointer des pièces comptables afin de signaler qu'elles ont bien été soldées (par exemple par une écriture de règlement qui porte la même lettre que les factures ou les écritures de rectification ayant permis de les solder). Un compte ayant toutes ces lignes d'écritures lettrées est forcément et logiquement soldé. Les écritures non lettrées représentent ce qui reste dû par les créanciers ou à payer par l'entreprise.

Pré-lettrage : il s’agit des lettrages en cours (par opposition à ceux déjà dans la base) pendant la saisie d’une pièce. Le lettrage n’est définitif qu’une fois la pièce mise en attente, provisoire ou validée.

Réversion analytique : il est parfois nécessaire de passer des mouvements de correction ou de répartition purement analytiques. Ces pièces ont la particularité de ne pas avoir de compte comptable général mouvementé.

Il existe plusieurs types d’écriture comptables :

• Les écritures comptables manuelles de type portefeuille et trésorerie,
• Les écritures comptables manuelles de type factures, avoirs et notes,
• Les autres écritures comptables.

Le type d’écriture comptable est identifié grâce à la nature standard associée à la nature utilisateur.

Les écritures comptables (pièces) manuelles de type portefeuille et trésorerie comprennent :

• les paiements reçus ou émis directs tels que les virements, les prélèvements, versements en espèces…
• les paiements reçus alimentant un portefeuille (effets de commerce, chèques…), en vue d’une remise en banque ultérieure,
• les incidents bancaires,
• les mouvements de trésorerie (frais bancaires, virement de banque à banque…),
• Les entrées et sorties de caisse.