|
Mise en garde Depuis la version ACE 1.1 ou ACE 5.2-00, la fonction P_2SAI « Saisie des
écritures comptables » est définitivement remplacée :
|
| Client Serveur / Fonctions ACE | |
|
|
Mise en garde Depuis la version ACE 1.1 ou ACE 5.2-00, la fonction P_2SAI « Saisie des
écritures comptables » est définitivement remplacée :
|
Cette fonction de saisie permet d'enregistrer tous les types d’écritures comptables : facture, avoir, règlement tiers, opération diverse (comptable ou analytique).
Notion d'écriture comptable
Chaque écriture comptable justificative (facture, avoir, chèque client, O.D...) est saisie sous la forme d'une écriture comptable, elle même composée de mouvements comptables : les débits ou crédits passés sur les comptes généraux, dont le solde doit être nul.
l'en-tête : définit la nature de l’écriture(facture, avoir, règlement...). l’en-tête associée très souvent du mouvement passé sur une comptabilité auxiliaire client ou fournisseur,
les contreparties, permettent d'équilibrer l’écriture; selon le paramétrage des comptes. D'autres précisions devront le cas échéant être fournies :
lorsque tous les mouvements ont été saisis, ainsi que toutes les précisions requises, il vous est possible - au choix de l'utilisateur - de :
Intégration immédiate ou différée
Deux modes de saisie des écritures comptables sont proposés : immédiate et différée.
Ecritures répétitives
Des écritures validées et intégrées peuvent être stockées dans un catalogue d'écritures "répétitives", dont la périodicité et la date limite de génération doivent être précisées.
Il suffit, lors de la saisie, de les sélectionner dans le catalogue et de les modifier (date comptable, montants, imputations en comptabilité analytique...) avant de les valider.
Guide de saisie majeur
La saisie des écritures est guidée par le paramétrage des différents éléments de l'environnement comptable :
|
Vous avez la possibilité de paramétrer l’affichage, par défaut, de la date du jour dans le champ "Date comptable", lors de la saisie d’écritures comptables, en utilisant le paramètre P_DCPT. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Le libellé de l'écriture, proposé par défaut en fonction de l'en-tête de écriture, est modifiable pour chacun des mouvements. Il est possible d'accepter ce libellé, le modifier ou le saisir intégralement.
La liste des libellés proposés est mise à jour par la fonction TP_ENT.
Des mots clés peuvent être inclus dans les libellés standards : exemple, NOMTIE sera remplacé par le nom du tiers dans le libellé.
La mise en œuvre de la gestion du multi-établissements conditionne l’affichage du champ "Etablissement".
Tableau des indicateurs d'état
Ce tableau, présent sur l'écran de saisie, permet de visualiser des actions à entreprendre sur certains des mouvements comptables :
| e/c | saisir une ou plusieurs échéances, ou procéder à un chaînage |
| v | ventiler le mouvement sur un(des)couple(s)analytique(s):section-poste |
| s | alimenter l'un des deux ou les deux champs statistiques |
| i/a | saisir la fiche inventaire immobilisation ou définir l'abonnement |
Comptabilité Générale
Une écriture comptable doit être équilibrée : la somme des mouvements débiteurs doit être égale à la somme des mouvements créditeurs.
La date comptable affectée à l’écriture doit être incluse entre les périodes de saisie définies au niveau de la gestion des périodes (fonction P_1GEP).
Toutes les structures utilisées (compte, journaux, natures, guides comptables et analytiques...) doivent être valides : la date comptable de l’écriture doit être incluse entre les bornes de validité des structures comptables.
Les montants peuvent être saisis avec le séparateur décimal point (".") ou virgule (",").
Comptabilité tiers
Les mouvements saisis sur des comptes tiers sont centralisés sur le(s) compte(s) collectif(s) déclarés sur les comptabilités tiers.
Les échéances tiers peuvent être ventilées sur plusieurs dates d'échéance, pourvu que la somme des différentes échéances soit égale au montant de la créance.
Les différences de règlement peuvent être comptabilisées automatiquement, si les comptabilités tiers disposent des comptes nécessaires.
Chaque mouvement tiers a un statut : échéancé ou chaîné; ce statut dépend du sens du mouvement.
En règle générale, un mouvement de type "échéance" correspond aux factures; à l'inverse les règlements sont des mouvements à chaîner, c’est-à-dire à rapprocher des factures (des mouvements "échéancés").
Les avoirs peuvent avoir l'un ou l'autre des statuts : soit échéancés et en attente d'un règlement, soit chaînés aux factures qui sont à leur origine.
Les mouvements saisis sur une comptabilité "fournisseurs" héritent du code "bon à payer" de la fiche fournisseur. Ils peuvent donc être réputés bons à payer dès la saisie, ou au contraire doivent être déclarés en tant que tels, avant d'entreprendre un paiement automatique. Le mode "bon à payer" est géré grâce aux fonctions de paiement fournisseurs (P_3PMT) ou. de lettrage manuel (P_3LET).
Comptabilité analytique
La ventilation des charges et produits en comptabilité analytique peut être effectuée en temps réel (lors de la saisie des écritures) ou être effectuée ultérieurement : on reprend, dans ce cas, les écritures de la comptabilité générale et on procède à la ventilation analytique.
La ventilation différée n'est possible que si la nature de écriture l'autorise. La ventilation de montants en comptabilité analytique est régie par le guide de ventilation analytique associé au compte général. Un même montant peut être ventilé sur plusieurs "lignes" en comptabilité analytique, sous réserve que la somme de ces lignes soit égale au montant ventilé.
Actions en fin de saisie
La confirmation de l'écriture, en fin de saisie, n'est possible que si l'état de l'écriture en comptabilité générale est "correct".
Il est possible de mettre en attente l'écriture, quel que soit son état; pour reprendre cette écriture, utiliser l'option "modifier" de la fonction de saisie.
L'annulation de l'écriture entraîne l'abandon pur et simple de l’écriture.
L'extourne automatique de l’écriture n'est proposée que si le journal le permet; il est impératif de préciser la date d'extourne pour terminer la saisie; dès lors l'écriture d'extourne est générée simultanément.
Ecritures répétitives
La mise en catalogue d'écritures ne peut s'effectuer que si celles-ci sont validées et intégrées en comptabilité.
En saisie, ne sont proposées que les écritures cataloguées dont la périodicité le permet : une écriture répétitive trimestrielle, par exemple, ne peut être repassée que trois mois après sa dernière validation.
Saisie des écritures comptables et lettrage
Si lors de la saisie d’une écriture, on effectue un lettrage (appel au popup de lettrage). Au retour du popup, si des mouvements comptables créés avant le lettrage sont encore non-lettrés (petit ‘c’), alors, leur montant ne passe pas à zéro.
Dans la saisie d’écriture, lorsqu’on lance le popup de lettrage sur l’un des mouvements comptables, deux cas peuvent se présenter :
Cette fonctionnalité permet de créer plusieurs mouvements comptables de même tiers et même collectif mais gérant chacun son propre lettrage.
|
|
Attention Si vous gérez plusieurs établissements, aucun lettrage n'est possible entre des établissements ayant des devises établissement différentes. |
Adresse de paiement d’un fournisseur (gestion d’un tiers payé)
Il est possible d’aiguiller un paiement automatique vers un autre tiers que celui envers qui la dette fournisseur a été contractée.
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables (écran P_2SAI_E2). |
Contrôles des suppressions d’écritures comptables
Un contrôle vous permet de bloquer la suppression des écritures comptables (la fonction P_SAI est également concernée) dans les cas suivants :
Il suffit de renseigner le paramètre P_NRGL (ergonomie de la saisie) pour définir si oui ou non les contrôles souhaités sont exécutés lors de l'annulation d’écritures.
Factures déjà réglées
Les écritures concernées sont celles de natures standards FAF, FAC, AVF et AVC. Ces écritures sont considérées comme réglées si elles sont rapprochées d’une autre écriture. C’est-à-dire que l’un des mouvements collectifs de l’écriture (de type échéancé ou chaîné) est lettré partiellement ou totalement avec le mouvement d’une autre écriture.
Ecritures de banque déjà pointées
Les écritures concernées sont celles se trouvant sur un journal de banque ayant généré des mouvements bancaires. Ces écritures sont considérées comme pointées si elles ont été pointées par le rapprochement bancaire (indicateur de mouvement pointé = ‘P’).
Ergonomie
|
|
Vous avez la possibilité de personnaliser l’ergonomie de saisie des écritures comptables en utilisant le paramètrep_nrgl. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
SAISIR : Saisie des écritures comptables et gestion des écritures répétitives :
MODIFIER : Possibilité de reprendre, si cela est autorisé, une écriture comptable en vue de la compléter, de la modifier ou de la valider.
VISUALISER : Visualisation des écritures comptables :
ANNULER : contre-passation, si cela est autorisé, d’écritures comptables en fonction de leur état :
EDITER : Edition de listes d’écritures comptables sous forme de liste, de brouillard ou encore de liste des écritures à chaîner.
Description technique des champs de cet écran.
Cet fonctionnalité vous permet de saisir les écritures de type facture ou avoir. Un message vous invite à confirmer les informations saisies pour passer à l’écran suivant : définition des contreparties de l’écriture.
|
Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran : La touche popup « F1M » permet de mettre en attente l’écriture sans passer par les écrans suivants. Un message informe l’utilisateur de l’action et précise un numéro technique par lequel l’écriture pourra être reprise. |
ETABLISSEMENT : saisir, si nécessaire (en mode multi-établissement), le code établissement auquel se rattache l’écriture. (voir gestion des exercices P_1GEP).
DATE COMPTABLE
Saisir la date de comptabilisation de l’écriture sous la forme jour/mois/année (JJ/MM/AAAA).
|
|
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
NATURE : nature de l’écriture (liste accessible par la touche <RECHERCHE>).
D/C (DEBIT ou CREDIT). Cette zone, en affichage, indique le sens du mouvement principal (TTC client ou fournisseur) de l’écriture.
JOURNAL : code du journal sur lequel va être saisie l’écriture. Ce code ainsi que son libellé réduit peuvent être affichés automatiquement, en fonction du paramétrage de la nature utilisateur.
COMPTES SUPPORTS : compte support associé au journal. Pour les journaux de type achat ou vente, il s’agit du compte collectif client ou fournisseur. Seuls les journaux de type achat peuvent disposer de deux comptes supports.
SCHEMA : pour utiliser la saisie « accélérée », ou schéma d’écriture, saisir un code schéma déjà paramétré. Sinon laisser le champ à blanc.
TIERS : compte tiers.
La liste des tiers est accessible par recherche multicritères ou par popup. La validation du compte tiers provoque l’affichage par défaut du mode de règlement habituel, la date d’échéance de l’écriture, le régime fiscal et du code «bon à payer» (pour les fournisseurs). Toutes ces informations dépendent de la fiche tiers.
DATE PIECE : permet de conserver la date de écriture si celle-ci est différente de la date de comptabilisation. Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT.
LIBELLE : il est possible de saisir le libellé de l’écriture ou de l’afficher automatiquement (voir la fonction « En-têtes d’écritures » TP_ENT). Il est possible de compléter, modifier ou saisir à nouveau complètement ce libellé (il suffit d’effacer le code en-tête de écriture qui précède le libellé).
REGIME FIS (« D » pour débit ou « E » pour encaissement) : le régime fiscal écriturel’écritureest nécessaire à la déclaration de TVA. Il est déduit de l’exercice pour les journaux de type vente, et de la fiche tiers pour les journaux de type achat (il dépend, en fait, de la position fiscale associée au fournisseur).
BIEN/IMMO. (« B » : autres biens et services ou « I » : immobilisations) : vérifier ce code lorsque le journal dispose de deux comptes supports ; c’est ce qui permettra une centralisation sur des collectifs différents : biens et services d’une part, immobilisations d’autre part.
MODE DE REGLEMENT / ECHEANCE : le mode de règlement «habituel», indiqué sur la fiche du tiers, est affiché par défaut. Il est modifiable. La date d’échéance proposée est calculée à partir des conditions de règlement stockées sur la fiche tiers ; elle est également modifiable.
BON A PAYER : cette zone est chargée, pour les échéances créditrices, à partir du code « bon à payer » de la fiche tiers. En fonction du paramétrage de celle-ci la zone « bon à payer » sera modifiable ou non.
|
Code « bon à payer » de la fiche tiers |
Action sur l’écran de saisie écriture |
| 0 | BàP en saisie, sans réponse par défaut |
| 1 | BàP en saisie, réponse par défaut = O (oui) |
| 2 | BàP en saisie, réponse par défaut = N (non) |
| 3 | BàP = O, non modifiable |
| 4 | BàP = N, non modifiable |
DEVISE : par défaut, le code de la devise de la fiche tiers est affiché. Ce code est modifiable. Indiquer la devise dans laquelle est saisie l’écriture comptable ; la table des devises est consultable par la touche <RECHERCHE>.
PARITE :la dernière parité connue est affichée par défaut ; elle est modifiable dans une fourchette de 10% par rapport au dernier taux contenu dans la table des devises (voir fonctions GTDEV et GDEM).
MONTANT : montant TTC de la facture ou de l’avoir. Il est exprimé dans la devise saisie précédemment.
Rque : Si l’entête de écriture est validée avec un montant négatif, le sens de l’écriture est inversé : D+ = C- et inversement.
CONTREVALEUR : montant de la contre valeur correspond au produit de la parité par le montant. Il n’est pas modifiable.
RETENUE DE GARANTIE (MONTANT, MR, ECHEANCE)
Ces données sont facultatives.
Il est possible de générer un mouvement de type retenue de garantie lors de
la saisie d’une facture. Le mode de règlement de ce mouvement n’est pas nécessairement identique à celui de la facture.
ZONES REFERENCE 1 A 5 : ces 5 zones paramétrables peuvent contenir différents types d’informations ; exemples : code de la facture chez le fournisseur, numéro de commande ou de devis, etc... Leur utilisation est facultative, et doit être déclarée lors du paramétrage des natures d’écritures.
COMMENTAIRES : zone de texte est laissée à la disposition de l’utilisateur (jusqu’à 2 lignes de 55 caractères).
PARITES : les parités des devises société, groupe et contexte sont affichées pour information.
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_t2). |
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_sai.xml - p_2sai_td). |
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité permet de saisir les opérations diverses comptables ou analytiques et d’enchaîner l’écran suivant de saisie des mouvements de l’écriture.
ETABLISSEMENT
Saisir, si nécessaire (en mode multi établissement, gestion des exercices P_1GEP), le code établissement.
DATE COMPTABLE : date de comptabilisation de l’opération diverse sous la forme jour/mois/année (JJ/MM/AAAA).
|
|
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
NATURE : nature de l’écriture.
JOURNAL : code du journal sur lequel va être saisie l’O.D. Ce code peut être affiché automatiquement , en fonction du paramétrage de la nature de écriture.
SCHEMA : pour utiliser la saisie «accélérée», ou schéma d’écriture, saisir un code schéma déjà paramétré. Sinon, laisser le champ à blanc.
DATE PIECE : date de l’écriture, si elle est différente de la date de comptabilisation. Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT.
LIBELLE : par défaut, le libellé de l’en-tête d’écriture est affiché ; la gestion de ces libellés s’effectue à l’aide de la fonction « En-têtes d’écritures » TP_ENT. Il est possible de compléter, modifier ou saisir à nouveau complètement ce libellé.
DEVISE : devise dans laquelle est saisie l’opération diverse.
PARITE : la dernière parité connue de la devise est affichée par défaut ; elle est modifiable dans la limite de 10% par rapport au dernier taux contenu dans la table des devises (voir fonction GDEM), sinon un message - non bloquant - est affiché : « Attention ! Modification de la parité au-delà de 10% ».
ZONES REFERENCE 1 A 5 : ces 5 zones paramétrables peuvent contenir différents types d’informations. L’utilisation de ces zones est déterminée lors du paramétrage des natures d’écritures (fonction P_1ENV).
COMMENTAIRES : zone laissée à la disposition de l’utilisateur (2 lignes de 55 caractères).
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de saisir les différents types de règlements tiers, et de préciser les informations d’en-tête communes aux différents règlements saisis par la suite.
| Clients | Fournisseurs |
| encaissement direct (END) | paiement direct (PAD) |
| effets à recevoir (EAR) | effets à payer (EAP) |
| chèques à encaisser (ENC) |
Le système demande confirmation pour passage à l’écran suivant.
Etablissement : saisir, si nécessaire, le code établissement (en gestion multi établissement) auquel se rattache l’écriture.
Date comptable : date de comptabilisation du règlement sous la forme jour/mois/année (JJ/MM/AAAA).
|
|
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Nature : nature de l’écriture.
D/C(DEBIT ou CREDIT) : sens du mouvement principal.
Journal : code du journal sur lequel vont être saisis les règlements. La liste des journaux est accessible par la touche< RECHERCHE>.
Devise : code devise du règlement.
LIBELLE : il est possible de saisir ce libellé, ou de le gérer automatiquement à l’aide de la fonction « En-tête d’écriture » (TP_ENT). Il pourra être modifié pour chacun des règlements.
Nom banque / ville banque / compte-guichet / réféference tire
En fonction de la nature de l’écriture saisie, ces zones sont en affichage ou en saisie obligatoire :
| Nature | Nom Banque | Ville Banque | Compte - Guichet | Référence du tiré |
| END | ||||
| ENC | à saisir | à saisir | ||
| EAR | à saisir | |||
| EAP | à saisir |
Mode règlement : mode du règlement de l’écriture (chèque, BOR, LCR, virement...). Il est possible d’afficher un mode de règlement par défaut, par paramétrage de la nature de écriture.
Date échéance / opération : date d’échéance des effets, ou date d’opération des chèques ou virements. Il est possible de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT, ou d’afficher la date du jour (voir paramétrage des natures d’écritures).
Date de valeur : la date de valeur du règlement peut être déterminée automatiquement. Pour ce faire, la banque réceptrice du règlement doit être paramétrée avec un suivi en dates de valeur (voir fonction P_4ENV). La date d’échéance peut être modifiée, si le paramétrage de la banque l’autorise.
Parité : la dernière parité connue de la devise est affichée par défaut ; elle est modifiable dans la limite de 10% par rapport au dernier taux contenu dans la table des devises (voir fonction GDEM), sinon un message - non bloquant - est affiché : « Attention ! Modification de la parité au-delà de 10% ».
Montant / contrevaleur : champs virtuels.
Zones référence 1 a 5 : ces 5 zones paramétrables peuvent contenir différents types d’informations. L’utilisation de ces zones doit être déterminée lors du paramétrage des natures d’écritures (écran P_1ENV_41).
Il est possible d'utiliser les zones références de 6 à 20 (champs virtuels).
Commentaires : zone commentaires laissée à la disposition de l’utilisateur (2 lignes de 55 caractères).
Parités : parités des devises société, groupe et contexte affichées pour information.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet la saisie des autres mouvements, ou contreparties de l’écriture.
Pour saisir un mouvement comptable, placez-vous sur une ligne vierge du tableau.
Chaque mouvement doit être validé .
Pour supprimer l’un des mouvements, sélectionnez la ligne correspondante et effacez-la en appuyant sur la touche « Suppr »
Attention : il n’est pas possible de supprimer le mouvement « majeur », ou premier mouvement).
D/C (DEBIT ou CREDIT) : sens comptable du mouvement.
COMPTE : numéro de compte comptable du mouvement.
TIERS : si le mouvement est enregistré sur une comptabilité auxiliaire, précisez le compte tiers associé. Dans ce cas, il faut avoir saisi le compte collectif dans la zone « Compte ».
Valeur par défaut du tiers en saisie : si un tiers est saisi en en-tête d’écriture de règlement simple, il doit être proposé sur la première ligne saisie.
MONTANT DEVISE : montant du mouvement, exprimé dans la devise écriture. Après validation du mouvement, le solde est mis à jour.
CONTREVALEUR : correspond au produit de la parité par le montant.
LIBELLE : par défaut, le libellé proposé est identique à celui de l’en-tête ; il peut être modifié pour chacun des mouvements.
T.V.A / TAUX / MONTANT : le guide comptable affecté au compte est affiché automatiquement, ainsi que le taux de TVA correspondant. Le montant de taxe est calculé et le mouvement de TVA est passé automatiquement. Il est possible de changer de guide comptable.
LIBELLE COMPTE : affichage pour contrôle du libellé du compte comptable.
NOM TIERS : affichage pour contrôle du libellé du compte tiers.
STAT 1 / STAT 2 : saisir, s’il y a lieu, les informations statistiques 1 et/ou 2 gérées au niveau du compte comptable (gestion du guide statistique lors de la création des comptes).
E/C V S I/A : ce tableau indique les actions à entreprendre pour certains mouvements. Ces actions, codifiées par des lettres, sont représentées comme suit :
Les différentes actions sont :
Echéance / Chaînage (E/C) : le mouvement doit être échéancé (factures, avoirs) ou chaîné (règlements, avoirs),
Ventilation analytique (V) : la ventilation analytique du mouvement comptable doit être effectuée,
Statistique (S) : saisir les informations statistiques 1 et/ou 2,
Immobilisation / Abonnement (I/A) : renseigner la fiche d’inventaire pour l’immobilisation ou pour l’abonnement,
Gestion des avances : (cette action est disponible uniquement en mode intégré). Permet de lier des avances provenant d’événements commerciaux à un règlement.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de rapprocher un règlement (ou un avoir) d’une ou de plusieurs écritures. Il est activé depuis l’écran de saisie des imputations comptables en sélectionnant l’option « chaînage écriture ».
Il convient de sélectionner l’ensemble des écritures, factures et/ou avoirs, à rapprocher du règlement. Les écritures proposées sont les mouvements tiers échéancés non lettrés.
TIERS / COLLECTIF : par défaut, le compte du tiers saisi sur l’en-tête d’écriture est affiché ainsi que le libellé, pour contrôle.
COLLECTIF : le compte collectif du tiers saisi sur l’en-tête d’écriture est affiché par défaut et peut être modifié.
N° PIECE : permet d’afficher les écritures non lettrées «à partir» du numéro de référence saisi. La saisie de ce champ est facultative.
DATE COMPTABLE : les dates comptables, saisies sous forme d’intervalle, agissent comme un filtre : seules les écritures comprises entre ces bornes sont affichées. La saisie de ce champ est facultative.
MONTANT (facultatif) : de même que pour les dates comptables, il est possible de saisir un intervalle de montant pour n’afficher que les écritures incluses entre les bornes « de... à... ».
TOTAL/RESTE : le premier montant (« total ») totalise les écritures (factures / avoirs) au fur et à mesure de leur sélection.
Le second montant (« reste ») indique le solde entre le total des écritures et le montant du règlement en cours d’affectation.
ECHEANCE PIECE : cette zone affiche le montant à régler pour cette échéance, ainsi que sa contre-valeur dans la devise société (si montant saisi en devise).
REGLEMENT : cette zone permet de saisir le montant affecté au règlement de cette échéance ainsi que sa contre-valeur dans la devise de la société. Il est possible de saisir un paiement partiel des échéances proposées en modifiant le montant de ce champ.
Remarque : si les écritures négatives sont gérées, le signe de ce montant doit être le même que celui du mouvement principal de l’écriture de règlement (en-tête de l’écriture) et non pas forcément celui du montant de l’échéance.
DIFFERENCE DE REGLEMENT : permet de constater une éventuelle différence de règlement, égale au solde entre le règlement et le total des échéances réglées.
DIFFERENCE DE CHANGE : calcul de la différence de change (gain ou perte). Les différences de change sont comptabilisées sur les comptes gain ou perte de change précisés lors de la définition des comptabilités tiers.
Champ virtuel : code établissement pour chaque mouvement.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran, activé depuis l’écran de saisie des imputations comptables en choisissant l’option «chaînage relevé». permet de rapprocher un règlement d’un relevés de factures clients (généré par la fonction P_3RVE).
Il convient de sélectionner, parmi les relevés proposés, l’ensemble des écritures, factures et/ou avoirs, à rapprocher du règlement en cours de saisie. Les écritures affichées sont les mouvements non lettrés, et de type « échéance » du compte tiers.
TIERS : compte tiers sur lequel la recherche de relevé doit s’opérer.
N°RELEVE : numéro du relevé s’il est connu. Laissez la zone vide, dans le cas contraire.
ECHEANCES (facultatif) : saisir une (des) date(s) pour sélectionner les relevés sur leur date d’échéance.
MONTANT : intervalle de montants pour sélectionner les relevés sur leur montant. Saisie facultative.
La liste des relevés correspondant aux critères de sélection ci-dessus s’affiche automatiquement.
Sélectionnez le relevé pour lequel on enregistre le paiement. Ce dernier peut être :
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_e1). |
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_e2). |
Ventilations analytiques (p_2sai_v1)
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_v1). |
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_v3). |
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables » (écran p_2sai_r1). |
Description technique des champs de cet écran.
LIBELLE : par défaut libellé de l’en-tête ; modifiable pour chacun des règlements.
NOM BANQUE / VILLE BANQUE / COMPTE-GUICHET / REFERENCE TIRE
En fonction de la nature de l’écriture saisie, ces zones sont en affichage ou en saisie obligatoire :
| Nature | Nom Banque | Ville Banque | Compte - Guichet | Référence du tiré |
| END | ||||
| ENC | à saisir | à saisir | ||
| EAR | à saisir | |||
| EAP | à saisir |
N° CHEQUE : numéro du cheque remis.
MODE REGLEMENT : mode du règlement de l’écriture (chèque, BOR, LCR, virement...). Il est possible de pré-afficher un mode de règlement, par paramétrage de la nature de écriture.
DATE ECHEANCE / OPERATION : date d’échéance des effets, ou la date d’opération des chèques ou virements.
|
|
Vous avez la possibilité de personnaliser l’affichage par défaut de cette date en utilisant le paramètre P_DCPT. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Il est également possible d’afficher la date du jour (voir paramétrage des natures d’écritures).
DATE DE VALEUR : la date de valeur du règlement peut être déterminée par le système. Il faut, pour cela, que la banque réceptrice du règlement soit paramétrée avec un suivi en dates de valeur (voir fonction P_4ENV). La date d’échéance peut être modifiée, si le paramétrage de la banque l’autorise.
TIERS : la saisie du compte tiers est obligatoire pour les règlements par effets ; ce qui permettra de choisir la domiciliation du tiers. S’il dispose d’une domiciliation principale, c’est sur celle-ci que s’impute le règlement; sinon, l’écran de saisie des domiciliations s’affiche : saisir la domiciliation figurant sur l’effet ; celle-ci sera conservée sur la fiche tiers.
Un message vous invite à confirmer votre saisie pour retour à l’écran précédent.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de rapprocher le montant d’un règlement (ou un avoir) par rapport à l’écriture d’origine (facture, avoir). Il est activé depuis l’écran de saisie des règlements multiples, de façon automatique ou en sélectionnant l’option «chaînage écriture».
REGLEMENT : permet d’afficher le montant affecté au règlement de cette échéance ainsi que sa contre-valeur dans la devise de la société.
Le champ « montant écriture » est en affichage. Le champ « contre-valeur » (du règlement) permet d’ajuster la contre-valeur du règlement en fonction de la parité. Enfin « Rglt. Dev pce » est utilisé pour saisir le montant effectivement réglé dans la devise de l’écriture d’origine.
Remarque : si les écritures négatives sont gérées, le signe de ce montant doit être le même que celui du mouvement principal de l’écriture de règlement (entête de l’écriture) et non pas forcément celui du montant de l’échéance.
Type d’écart (Ec. ) : Différence de règlement, Escompte, Solde non réglé
Permet de constater une éventuelle différence au niveau du règlement. Il faut préciser quand nécessaire la raison de l’écart.
DIFFERENCE DE CHANGE : Calcul de la différence de change (gain ou perte). Les différences de change sont comptabilisées sur les comptes gain ou perte de change précisés lors de la définition des comptabilités tiers.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet d’affecter un guide, un taux et/ou un montant de T.V.A. sur un compté général s’il est paramétré comme tel. Il est activé depuis l’écran de saisie des règlements multiples, de façon automatique ou en sélectionnant l’option « gestion T.V.A. » (<PF1>+G).
GUIDE (T.V.A.) / TAUX : le guide comptable affecté au compte est affiché automatiquement, ainsi que le taux de TVA correspondant. Il est possible de changer de guide comptable.
MONTANT : le montant de taxe est calculé en fonction du taux et du montant sur le compte de hors taxe. Il reste néanmoins modifiable.
Après avoir validé les informations de cet écran, les mouvements de TVA sont automatiquement pris en compte et insérés dans le tableau de l’écran « p_2sai_r1 ».
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de saisir les informations statistiques relatives au compte en cours de saisie.
STAT 1 / STAT 2 / STAT 3 / STAT 4 / STAT 5 / STAT 6
Saisir, s’il y a lieu, les informations statistiques 1 à 6 gérées au niveau du compte comptable ( gestion du guide statistique lors de la création des comptes).
A la validation de l’écran, les valeurs sont prises en compte pour le mouvement comptable, et vous retournez à l’écran « p_2sai_r1 ».
Description technique des champs de cet écran.
Après avoir saisi toutes les contreparties de l’écriture, sur l’écran précédent, le système indique l’état comptable et analytique de l’écriture et propose différentes actions : confirmation, modification, mise en attente ou abandon de l’écriture.
Régularisation d’écart sur mouvement analytique non-nul
Lors de la saisie d’une écriture en Euro, le montant du mouvement de la ventilation analytique qui donne éventuellement lieu une régularisation d’écart, doit être le dernier mouvement analytique non-nul.
ETAT ECRITURE : Les états de l’écriture (correct ou incorrect) indiquent la validité de l’écriture en comptabilité générale d’une part, et en comptabilité analytique d’autre part.
Pour une validation comptable de l’écriture, il est impératif que l’état comptable soit correct.
Il est possible de valider une écriture dont la ventilation analytique n’est pas encore réalisée (état analytique incorrect) ; la nature de l’écriture doit autoriser la ventilation analytique dissociée (fonction P_1ENV).
REFERENCE DE L’ECRITURE : numéro de référence de l’écriture dans la zone prévue à cet effet, si la nature de l’écriture impose une saisie manuelle de ce numéro de écriture. Si un distributeur de numéros de écriture est utilisé, la référence de l’écriture sera affichée sur l’écran suivant.
PROVISOIRE (O/N) : permet, si le paramétrage du journal le prévoit, de valider l’écriture de façon provisoire. Elle sera comptabilisée dans les différentes balances et placée sur la nature prévue dans le paramétrage du journal.
Si l’écriture est de type provisoire, la zone « extourne » n’est pas accessible, mais pourra l’être lorsque l’écriture sera validée de façon définitive.
Si le masque du distributeur d’écritures le permet, un « * » sera placé à la suite de la référence de l’écriture afin de distinguer facilement les écritures provisoires des autres lors des consultations.
Cette option n’est pas utilisable suite à la saisie de règlements multiples.
EXTOURNE / DATE EXTOURNE / REFERENCE EXTOURNE : permet, si le paramétrage du journal le prévoit, de préparer l’extourne de l’écriture.
L’extourne n’est autorisée que si les conditions suivantes sont remplies :
Cette option n’est pas utilisable suite à la saisie de règlements multiples.
ACTIONS
Validez l’action à déclencher à ce niveau de la saisie. Chaque action est lancée à l’aide d’une touche de fonction de type <PF1> + une lettre :
Description technique des champs de cet écran.
Après avoir l’option de confirmation sur l’écran précédent, le système affiche le numéro de référence de l’écriture; elle, alors, qualifiée de validée et intégrée.
L’écran est figé, pour laisser le temps à l’utilisateur de noter le numéro de écriture généré. Il faut appuyer sur la touche< ENTREE> pour effacer cet écran et pouvoir saisir l’écriture suivante.
ECRITURE / ECR DEB. : ces zones, en affichage uniquement, indiquent le journal, la date comptable, le numéro (donnée technique) et la références de l’écriture.
Pour les règlements multiples, affichage de la référence à la première écriture intégrée.
EXTOURNE / ECR FIN : si une extourne de l’écriture a été générée simultanément, ces zones indiquent les mêmes informations pour l’extourne.
Pour les règlements multiples, affichage de la référence à la dernière écriture intégrée.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet d’annuler des écritures comptables en passant automatiquement une extourne. Cela n’est possible que si le paramétrage de la nature de écriture l’autorise.
sélectionner l’écriture (dans cette écran)
affichage de celle-ci pour vérification . confirmer de la passation de l’extourne.
Selon l'article 242 de l'annexe II du code Général des Impôts, une facture émise est de caractère irréversible.
Afin de prévenir l'utilisateur de cet article de loi, un message d'avertissement est automatiquement affiché dans l'option « Modifier / Ecritures provisoires » des fonctions de saisie (P_SAI et P_2SAI) lorsque l'utilisateur demande à modifier une écriture intégrée non-provisoire (voir paramètre P_MECR).
Une fois averti, l'utilisateur a encore la possibilité d’annuler la modification d'écriture.
|
|
Attention Aucun message d’avertissement n’est affiché, lorsque le paramètre P_PAYS est positionné avec sa zone A1 = « ITA ». En effet, en Italie, la modification d'écriture intégrée est autorisée. |
Description technique des champs de cet écran.
Il est possible « d’annuler » une écriture comptable. Celle-ci va, en réalité, être contre-passée (2 types sont possibles, cf paramétrage de la nature de écriture) :
6xxxx 445xx 401xx Type 2 6xxxx 445xx 401xx Ecriture à
X | Y | | Z -X| -Y| |-Z négatifs
ou
Type 3 6xxxx 445xx 401xx
| X | Y | Z
L’affichage de l’écriture permet de vérifier qu’il s’agit bien de celle à extourner.
Description technique des champs de cet écran.
l’écriture sélectionnée vient d’être annulée : l’écriture d’extourne vient d’être générée ; le numéro de l’extourne est indiqué sur cet écran.
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonction affiche un ensemble d’informations techniques relatives à l’écriture en cours de saisie.
Celles-ci permettent de contrôler le bon déroulement de la saisie, ainsi que la cohérence de l’écriture par rapport au paramétrage des différentes structures comptables.
Ces zones sont en affichage ; aucun déplacement, ni modification sur celles-ci ne sont autorisés.
Pour retourner à l’écran de saisie, répondre « O » (=oui) à la question posée (« Confirmation ? ») et valider (touche « ENTREE »).
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet la mise en catalogue d’écritures comptables validées et intégrées afin d’en faire des écritures «répétitives».
PERIODICITE : périodicité de l’écriture répétitive
| 0 | à la demande, |
| 1 | mensuelle, |
| 2 | trimestrielle, |
| 3 | semestrielle, |
| 4 | annuelle. |
NIVEAU ENCHAINEMENT : indique le masque de saisie à partir duquel la saisie de l’écriture va se poursuivre :
| 1 | en-tête de écriture |
| 2 | imputations comptables (ou contreparties) |
| 3 | validation de l’écriture |
MODIFIABLE : indiquer (O/N) si des modifications sont autorisées lors de la passation de l’écriture répétitive (montants, imputations analytiques...).
DATE FIN : Indique la date limite de validité de l’écriture dans le catalogue.
COMMENTAIRES : Indique un commentaire relatif à l’écriture répétitive (facultatif).
Description technique des champs de cet écran.
Après avoir renseigné les informations de l’écran d’identification majeure P_2SAI_T0 (date comptable, nature de écriture et journal, s’il n’est pas déduit de la nature), vous accédez au catalogue des écritures répétitives.
Les écritures dont la périodicité coïncide sont affichées sur cet écran.
Plusieurs informations vous permettent de choisir quelle sera l’écriture à répéter :
Sélectionnez l’écriture à répéter et saisissez «O» (pour oui). Le niveau d’enchaînement affecté à l’écriture provoque l’affichage de l’écran correspondant.
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables (écran P_2SAI_M1). |
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus,consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables (écran P_2SAI_F1D). |
Lors de l’appel de la recherche multi-critères sur le tiers, le champs établissement est renseigné par le code établissement de l’écriture.
Description technique des champs de cet écran.
|
|
Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Saisie rapide des écritures comptables (écran P_2SAI_ED1). |
