Les coûts estimés dans les activités d’import (I_COT_M)

Pour découvrir l’ensemble des paramètres proposés dans le cadre des activités d’import, veuillez consulter la documentation I_IMPORT_F au chapitre Paramétrage.

Les coûts d’import estimés d’une commande d’achat ou d’un acheminement sont constitués de :

• Coûts globaux qui sont répartis sur les produits de l’événement,
• Coûts dépendant du produit.

Le système peut ensuite vous offrir la possibilité de trouver la meilleure offre de prix et bâtir le prix de revient prévisionnel en amont d’une commande d’achat.

Le système peut donc :

• Soit vous proposer automatiquement des postes de frais en fonction des caractéristiques du transport,
• Soit de vous laisser modifier, ajouter, ou supprimer des postes de frais à cette cotation.

Le Prix de Revient Import (PRI) est le résultat du calcul suivant : prix d'achat marchandise EXW (sortie d'usine) auquel vont venir s'ajouter les différents frais d'acheminement, d'assurances, de douanes, etc. Parmi les différents frais que l'on trouve dans un processus d'import, on peut citer les frais de :

• Emballage (généralement à la charge du vendeur)
• Chargement sur véhicule de départ
• Douane export
• Pré-acheminement
• Embarquement sur navire
• Transport international
• Débarquement port d'arrivée
• Formalités de douanes import, droit et taxes
• Post-acheminement
• Déchargement usine ou entrepôt

Prenons l’exemple suivant :

• Importation de 10 colis d'appareils photographiques jetables
• 150 kg – 2,5 M3
• Provenance : HONG KONG
• Destinataire : importateur à Lyon
• Valeur de la marchandise EXW Hong KONG (usine située dans un quartier éloigné du port de Hong KONG) : 500€
• Mode de transport : mer

On distingue plusieurs étapes dans le cycle de vie d'un PRI :

• Prix de Revient Estimé (PRE ),
• Prix de Revient Réel :
• Prix de Revient Prévisionnel (PRP ),
• Prix de Revient définitif (PRD ).

Les prix de revient estimé et prévisionnel sont mis à jour, dans la base tarifaire, avec un statut qui permet de les identifier. Tous les prix de revient calculés (estimés, prévisionnels et réels) sont toujours exprimés dans la devise nationale et dans l'unité de vente du produit.

Il est calculé sur base d’abaques selon les paramètres intervenant dans les frais d’approche (point de départ, d’arrivée, incoterm, prestataire, mode de transport, etc.) et en fonction du mode de calcul (valeur d’achat, poids, volume). Le prix de revient estimé est d’abord calculé en fonction de la commande d'achat et recalculé en fonction de l'acheminement.

Il n'est pas indispensable de placer l'acheminement dans un dossier import pour déclencher le calcul des prix de revient estimés. Mais, si l'acheminement a été placé dans un dossier import, le système calcule, en plus, le prix de revient estimé du produit pour le dossier import avec possibilité de mettre à jour la base tarifaire avec ce prix de revient estimé moyen. La mise à jour dans la base tarifaire peut s'effectuer régulièrement au fur et à mesure que l'estimation du prix de revient du produit s'affine.

Déterminer le Prix de Revient Estimé d'un produit peut conditionner ensuite le calcul du prix de vente de ce produit (hors périmètre du module import).

Il s’agit d’un prix de revient calculé sur la base des éléments réels connus dans le système. Il ne peut être calculé que si l'acheminement a été placé dans un dossier import. Le prix de revient de l'article à l'intérieur du dossier import correspond au prix de revient moyen (P.R.M.) tous acheminements confondus. Le système calcule d'abord un prix de revient par acheminement pour en déduire ensuite le prix de revient réel du produit pour le dossier import.

Chaque produit dispose donc d'un prix de revient :

• Par acheminement,
• A l'intérieur du dossier import.

Ainsi, on peut traiter le cas suivant :

1) Acheminement d’un échantillon avec un contrôle qualité très poussé ;

2) Une fois le contrôle de l’échantillon effectué avec succès, on passe commande et on fait acheminer un container complet avec le produit en question.

Dans ce cas, cela se traduira dans le système par un dossier import composé de deux acheminements :

• Un premier acheminement qui permettra de gérer l’acheminement de l’échantillon ;
• Un deuxième acheminement avec qui permettra de gérer l’acheminement de tout le reste de la marchandise.

Placer les deux acheminements à l’intérieur d’un même dossier import permet de réintégrer tous les coûts liés à l’échantillon dans le calcul des prix de revient estimé et réel de l’article.

Le prix de revient réel calculé est prévisionnel tant que le dossier import n’est pas validé pour devenir définitif au moment de la validation du dossier.

En effet, au fur et à mesure de l'avancement du processus d’achat et d'acheminement de la marchandise, les éléments constitutifs du PRI vont s'affiner sur la base des :

• Factures définitives envoyées par les fournisseurs,
• Evénements imprévus survenant durant l'acheminement comme, par exemple, des frais complémentaires non prévus (surestaries, etc.).

Il s’agit d’un prix de revient calculé sur la base des éléments réels connus dans la base de données mais pouvant encore être modifiés : c’est-à-dire des avoirs et des factures si elles sont connues, ou des commandes si les factures associées n'ont pas encore été enregistrées. Ce module import n’intègre pas la facturation partielle des commandes ce qui provoquerait une prise en compte partielle de la commande dans le calcul des coûts réels : ou bien la commande entre dans le calcul des coûts réels ou bien elle n'y entre pas.

Comme pour le prix de revient estimé, tant que le dossier import n’est pas validé, la base tarifaire peut être mise à jour, à la demande, avec le prix de revient prévisionnel (PRP) du produit pour le dossier import.

Lorsque le dossier import est complet (toutes les factures et avoirs de marchandises et de frais ont été reçus), les coûts prévisionnels se transforment en coûts définitifs et permettent de calculer le prix de revient import définitif (PRI). On considère que le prix de revient réel est définitif à partir du moment où le dossier import est validé par le service Achat ou Import. Cette validation déclenche, sur option de paramétrage, la mise à jour du prix de revient du produit.

Avant d’autoriser la validation du dossier import, le système contrôle que tous les éléments utilisés pour calculer le prix de revient réel sont dans un état définitif : tous les éléments utilisés doivent obligatoirement être des factures et avoirs validés. Par paramétrage, il est toutefois possible d'utiliser, pour effectuer ce calcul, des avoirs et des factures qui sont dans un état différent de l'état validé (état paramétrable via une liste d'états autorisés).

Par défaut, le logiciel affiche tous les types de coût définis mais vous pouvez, à postériori, restreindre la liste des valeurs affichées :

L’écran ci-dessus se compose de deux parties :

• Une première partie qui vous permet de rechercher une ligne de coûts selon certains critères,
• Une seconde partie qui vous permet de visualiser les lignes de coûts répondant à vos critères. Vous pouvez alors les modifier, les supprimer ou en créer d’autres.

Code : code du coût de 3 caractères alphanumériques maximum. Si vous cliquez sur le code coût, vous accédez à la page permettant de saisir les différentes valeurs associées au coût.

Ordre : numéro de 3 caractères numériques. Cette donnée sert de référence dans la base de calcul.

Type de ligne : sélectionnez, dans la liste proposée, le type de lignes à sélectionner :

I : Coûts intermédiaires

T : Coûts de transport

: Autres.

Type de coût : sélectionnez dans la liste proposée le type de coût à sélectionner :

• 1. Pourcentage : est appliqué à la somme des coûts précisés sur la base de calcul (par défaut, prix d’achat et coûts déjà calculés).
• 2. Montant unitaire : coût unitaire multiplié par la quantité du poste.
• 3. Montant total : coût ajouté pour le poste de la commande.
• 4. Montant commande : coût attaché à l’entête de l’événement.
• 5. Transport confirmé : cumul du coût engendré par chaque type de container saisi.
• 8. Montant Unitaire Av Motclé,
• 9. Quantité dans une zone paramétrée .

Le type de coût 9 : quantité dans une zone paramétrée permet de disposer de cotations de type « montant unitaire », pondérées sur la base de quantités stockées dans des données complémentaires de poste d’événement (EVT, ZOD ou EVP_CMP).

Mode de ventilation : sélectionnez cette information nécessaire pour des coûts liés à l’en-tête d’événement comme les coûts de transport ou les frais de dossier par exemple (liste de valeurs).

• MNT Montant,
• POI Poids,
• POB Poids brut,
• PON Poids net,
• PCT Pourcentage,
• QTE Quantité,
• TAX Taxes,
• VOL Volume,
• PAR Paramètre (quantité au prorata dans une zone paramétrée).

Le type de ventilation PAR (paramètres) permet de ventiler le coût au prorata de quantités stockées dans des zones paramétrées du poste d’événement (EVT, ZOD ou EVP_CMP).

Base de calcul : elle est saisie sur 80 caractères (dont seulement sont 20 visibles à l’écran). Elle détermine le montant sur lequel doit être appliqué le pourcentage. Vous pouvez l’utiliser quand certains coûts sont à prendre en compte avec une parité différente de celle indiquée dans l’entête de l’événement (les frais de douane par exemple). Elle est composée de numéros d'ordre existants et de deux caractères séparateurs :

• "-" qui signifie "jusqu'à"
• "," qui signifie "et"

N°ZOD (Parité) : numéro de donnée paramétrée complémentaire de l’entête d’événement (saisie facultative).

Le bouton Filtrer permet d’afficher uniquement les coûts correspondant à la sélection effectuée dans le tableau des résultats.

La case à cocher de suppression permet de supprimer une ligne de coût. Le système vérifie avant d'accepter la suppression qu'il n'existe pas de valeurs associées à la ligne de coûts. Si la suppression est autorisée, il supprime, dans la foulée, la liste des quadruplets qui était autorisée pour le coût.

Le bouton Modifier situé en bas du tableau permet d'enregistrer toute modification effectuée.

La dernière ligne du tableau vous permet de créer un nouveau coût. Le code du coût et le numéro d'ordre sont obligatoires. Le logiciel vérifie alors que le code et que le numéro d'ordre saisis n'ont pas déjà été définis dans la base.

Lorsque vous cliquez sur le détail d’un coût, la page ci-dessous apparait :

Elle se décompose en quatre parties :

• Une barre d’onglets de fonction,
• Une zone d’entête récapitulant les informations du coût,
• Des critères de sélection sur les valeurs,
• Le tableau des valeurs du coût.

Le calcul des coûts estimés d’import s’effectue en cliquant sur l’onglet Simulation des coûts accessible depuis l’entête de l’acheminement. Le système vous présente une liste des coûts attachés qui ont été générés par le traitement différé de génération des coûts. Ces coûts ont été ventilés, par ce même traitement, sur les différents postes de l’acheminement.

La page ci-dessus se décompose de la façon suivante :

Une barre d’options ,

Un tableau de suivi des coûts liés à l’entête de l’acheminement.

Cette barre propose les options suivantes :

• Calculer/Ventiler les coûts estimés pour calculer les coûts estimés, de ventiler les coûts d’entête sur les postes d’acheminement.
• Synthèse des coûts présentant une synthèse des coûts par produit, par commande ou bien encore par type de frais.
• Comparatif par transitaire permettant de lancer le calcul des coûts estimés pour l’ensemble des transitaires définis dans le système afin de pouvoir choisir le meilleur.
• Valider pour valider les coûts import estimés.

Ce tableau vous permet de visualiser les différents coûts liés à l’entête de l’acheminement.

Pour chaque coût en entête, vous trouvez une ligne dans le tableau avec les informations suivantes :

Ligne : numéro de la ligne du coût.

Code/Libellé/Type : code, libellé long et type du coût.

Devise : devise du coût choisie dans une liste de valeurs construite à partir des devises référencées dans le système.

Parité : taux de conversion entre la devise du coût et la devise nationale. Toute modification entraîne un recalcul lors de la mise à jour du système.

Montant devise : montant du coût exprimé dans la devise indiquée, c'est-à-dire le taux de conversion entre la devise du coût et la devise nationale. Toute modification de cette donnée entraîne, lors de la mise à jour dans la base, un recalcul du montant exprimé dans la devise nationale.

Montant : montant du coût exprimé dans la devise nationale, calculé à partir du montant en devise et de la parité associée à la devise.

Répartition : mode de ventilation (ou mode de répartition sur les postes d’acheminement via une liste de valeurs.

Coût forcé : case à cocher indiquant que le coût généré par le système a été forcé manuellement. Cet indicateur est mis à jour dès que vous modifiez la ligne de coût.

Case à cocher de suppression : permet de supprimer le coût.

Le bouton Modifier permet d'enregistrer les modifications dans la base. Tout coût modifié devient un coût forcé (il ne sera pas supprimé, ni recalculé par le traitement de calcul des coûts d’import estimés).

La dernière ligne du tableau de suivi des coûts permet d'ajouter un nouveau coût à l'acheminement :

Sur cette ligne de création, vous devez saisir :

• Le code du coût : vous pouvez soit le saisir manuellement, soit cliquer sur l’icône Loupe située à côté du code pour effectuer une recherche multicritère ;
• La devise : sélectionnez, dans la liste de valeurs contenant toutes les devises référencées dans le système, la devise du coût ;
• Le montant de la devise.

A partir de ces 3 informations, le système ajoute le coût de l’acheminement. Il détermine automatiquement le numéro de ligne, la parité de la devise, le montant exprimé en devise nationale et le mode de ventilation du coût sur les postes de l’acheminement.

Tout coût que vous ajoutez manuellement est un coût forcé. Une fois le coût créé dans la base, le système réactualise le tableau. Il vous faudra alors relancer manuellement le traitement différé de génération/ventilation des coûts pour que les coûts modifiés ou ajoutés soient propagés sur les postes d’acheminement.

Attention !

Vous ne pouvez pas supprimer un coût généré automatiquement car il sera généré de nouveau par le système lors du traitement différé de génération/ventilation des coûts. Pour ne pas le prendre en compte, vous pouvez forcer manuellement le montant du coût par la valeur 0.

Cliquez sur l’icône Loupe située dans la colonne Coût pour obtenir le détail du coût de votre transport par container. Vous obtenez alors la page suivante :

Le système présente les différents containers prévisionnels que vous avez saisis pour calculer le coût du transport, via l’option Containers. Pour chaque container, le système vous présente les informations suivantes :

• Le type de container utilisé,
• La quantité commandée,
• Le coût unitaire du container en devise,
• Le coût unitaire du container en devise nationale,
• Le total maximum chargeable en mètres cube,
• Le poids maximum chargeable en tonnes.

Dans le bas du tableau, vous pouvez visualiser pour l’ensemble des containers prévisionnels et des articles acheminés :

• Le coût total des containers (en devise et en devise nationale),
• Le volume et le poids maximum chargeables.

Le bouton Quitter vous fait revenir à la page appelante. Si, depuis le dernier calcul des coûts d’import estimés, vous avez modifié les containers prévisionnels, ce sont bien les containers utilisés par le traitement de calcul des coûts import estimés qui sont affichés dans la page et non pas les derniers containers prévisionnels saisis.

Cette fonction vous permet de calculer les coûts estimés, de ventiler les coûts d’entête sur les postes d’acheminement et d’en déduire les prix de revient de chacun des articles. Un traitement différé permet de lancer cette option, par le biais d’une édition directe. Elle est à lancer en cas d’ajout d’un poste sur l’acheminement, ou de modification de la quantité d’un poste. La page suivante de compte rendu est affichée, avec les éventuels messages d’erreurs :

Cette option fait appel à plusieurs notions :

• La quantité estimée d’un poste : c’est la quantité du poste au moment où a été lancé le calcul des coûts d’import estimés. Ce n’est pas forcément la quantité actuelle du poste. Cette quantité est mémorisée par le traitement de calcul des coûts d’import estimés sur le poste.
• Le coût d’achat estimé d’un poste : c’est le coût d’achat du poste au moment où a été lancé le calcul des coûts d’import estimés. Ce n’est pas forcément le coût d’achat actuel. Ce coût d’achat est enregistré par le traitement de calcul des coûts d’import estimés, en devise nationale, pour chaque poste, sur une ligne de coût particulière repérable, par un coût paramétrable.
• Le montant estimé des frais d’un poste de commande ou d’acheminement : il comprend tous les coûts attachés au poste à l’exception du coût d’achat. Il est calculé à partir de tous les coûts estimés non intermédiaires attachés au poste.
• Le coût de revient estimé d’un poste de commande ou d’acheminement : il correspond au coût d’achat estimé du poste auquel est ajouté l’ensemble des frais estimés pour le poste.

Lorsque vous cliquez sur l’option Synthèse des coûts, vous arrivez sur la page suivante :

Par défaut, le système vous présente le prix de revient estimé (en unité de vente et en devise nationale), calculé pour chaque produit de l’acheminement. La page ci-dessus se décompose en deux parties : des critères de sélection et un tableau de résultats correspondant à la sélection demandée.

Lorsque vous cliquez sur l’option Comparatif par transitaire, vous arrivez sur la page suivante :

Cette page se décompose en deux parties :

• Une barre d’options avec deux onglets : l’onglet Retour vous permet de retourner à la page appelante ; l’onglet Comparatif par transitaire qui permet de lancer le calcul des coûts imports estimés pour 5 transitaires maximum.
• Un tableau qui contient les résultats, c’est-à-dire le comparatif transitaire par transitaire. Les informations de cette page sont issues de tous les coûts attachés à chacun des postes de l’acheminement. Toutes ces informations sont en affichage uniquement et exprimées en devise nationale. Pour chaque autre coût rencontré, vous trouvez une ligne avec les informations suivantes : le code et le libellé du coût, le coût total et le montant du frais pour le nombre de transitaires choisis.

L’option Calculer les coûts / transitaire permet de lancer, par traitement différé (par le biais d’une édition directe), le traitement de calcul des coûts estimés par chaque transitaire. En cliquant sur cette option, le système vous ouvre alors une fenêtre où vous pouvez choisir les transitaires pour lesquels vous souhaitez obtenir un comparatif (5 transitaires maximum) :

Des zones de sélection vous permettent de sélectionner les transitaires à comparer (5 maximum). Cette saisie s’effectue via une liste de valeurs qui contient l’ensemble des transitaires définis dans le système. Une fois les transitaires choisis, cliquez sur le bouton Lancer pour lancer le traitement, qui exécute le calcul des coûts import estimés par chaque transitaire saisi. C’est le même traitement que celui qui est lancé lorsqu’on calcule les coûts import estimés de l’événement. Cependant il est lancé :

• Autant de fois qu’il y a de transitaires saisis ;
• En remplaçant à chaque fois le transitaire, éventuellement déjà saisi en entête d’événement, par le transitaire pour lequel le calcul est effectué.

Dans ce traitement, les prix de revient estimés des produits pour chaque transitaire ne sont pas calculés ni mémorisés dans la base. De plus, la quantité utilisée du poste n’est pas mémorisée lors du calcul. Une fois le traitement terminé, les éventuels messages d’erreurs sont affichés dans la page de compte rendu suivante :

Cliquez sur Quitter pour fermer cette fenêtre.

Cette option vous permet de valider les coûts import estimés.

Une fois que vous avez cliqué sur cette option, vous ne pouvez plus lancer le traitement de calcul des coûts estimés. La date de validation figure au-dessus du tableau. L’option Validerest alors remplacée par l’option Invalider. En cliquant sur cette dernière option, les coûts import estimés ne sont plus considérés comme étant validés et vous retrouvez la barre d’options initiale.

Il n’est plus possible de modifier les coûts d’entête, la ligne de création disparait :

Il n’est plus possible non plus de modifier les coûts des postes d’acheminement :

Via la synthèse des coûts par produit :

Ou via l’option Coûts import estimés des postes d’acheminement :