L’import (I_IMPORT_F)

La gestion de l'import s'effectue via une fonction dédiée qui constitue le point d'entrée principal permettant de réaliser les actes de gestion propres aux activités d’import. Cette fonction possède des options qui permettent d'accéder facilement aux différents processus de l’import :

• CDA désigne la commande d'achat,
• ACH désigne l'acheminement,
• REC désigne la réception,
• FAC désigne la facture.

Ce flux présente l'avantage de gérer une grande partie des cas rencontrés dans un contexte d'achat import (notamment les livraisons partielles, livraisons cadencées dans le temps, le groupage). L'étape Commande d'achat étant facultative, il vous est possible de créer un acheminement sans sélection. Impossible, dans ce cas, de saisir un produit pour un fournisseur autre que celui précisé en entête de l'acheminement.

Dans ce type de flux, un acheminement est :

• Soit composé d'une ou plusieurs commandes d'achat complètes ou partielles,
• Soit composé de postes directs sans lien avec une commande d'achat origine (cas simple où la commande d'achat et l'acheminement ne font qu'un seul événement).

L'acheminement peut ensuite être éclaté en plusieurs réceptions (une réception par container par exemple). Les réceptions sont ensuite regroupées puis éclatées pour générer une facture d'achat par fournisseur.

Dans ACE, les achats sont gérés par trois fonctions distinctes :

• Achat de marchandises import : I_ACHI_F
• Achat de prestations : I_ACHP_F
• Achat de produits (hors import) : I_ACHAT_F

L’acheminement est composé d’une une plusieurs commandes d’achat de fournisseurs potentiellement différents (on peut assimiler l’acheminement à une réception multifournisseur). Cet événement « acheminement » permet de faire du groupage, c'est-à-dire d'optimiser les coûts de transport en faisant transporter dans le même container des produits provenant de deux fournisseurs différents (deux commandes d’achat différentes).

L’ensemble des flux physiques de la marchandise sont associés à l’acheminement :

• Les coûts d’import estimés,
• Le tracking (jalons),
• Le suivi documentaire,
• Le colisage.

La réception s’effectue container par container. Ainsi, une réception correspond à un sous-ensemble de l’acheminement. Ensuite, toutes les réceptions d’un même acheminement sont regroupées et éclatées pour donner une facture d’achat par fournisseur.

Parallèlement à ce flux d’achat de marchandises, on a également un flux d’achat de prestations (transport, contrôle qualité, etc.). Une commande de prestations donne lieu à une facture de prestations. Dans ce flux, on ne gère que :

• Les commandes de prestations,
• Les factures de prestations qui peuvent faire référence à une commande ou pas,
• Les avoirs sur factures de prestations.

Des liens existent entre les commandes et les factures de prestation et les produits de l’acheminement. Ces liens sont utilisés pour venir réintégrer le coût des prestations sur les produits de l’acheminement et ainsi, déterminer le prix de revient réel des produits.

On place dans un dossier import, un ensemble d’acheminements. Le but de ce dossier est de déterminer les prix de revient estimé et réel des différents produits contenus dans le dossier d’import avec possibilité de mettre à jour la base tarifaire avec ces différents prix de revient.

Il en existe plusieurs :

• La commande d'achat avec, éventuellement, une gestion des jalons et un premier calcul des coûts estimés.
• L’acheminement qui permet de regrouper une ou plusieurs commandes d'achat complètes ou partielles. Les coûts estimés sont recalculés sur l'acheminement (notamment pour prendre en compte le fait qu'en cas de groupage, les coûts de transport peuvent diminuer). Les jalons de la première commande d'achat sélectionnée sont propagés sur l'acheminement. Les commandes d'achat se trouvent dans le dossier d’import via l'acheminement qui peut avoir été placé dans un dossier import. Même chose pour les factures et les avoirs qui se trouvent tous dans le dossier d’import via l'acheminement l'origine.
• Le dossier import est composé d’un ou plusieurs acheminements complets (un même acheminement ne peut pas concerner plusieurs dossiers import) et, par conséquent, d'une ou plusieurs commandes complètes ou partielles. Un des principaux objectifs du dossier d’import est de déterminer le Prix de revient Import (PRI ) qui est traité en plusieurs phases : détermination du Prix de Revient Estimé (PRE ), puis du Prix de Revient Prévisionnel (PRP ) et ensuite du Prix de Revient Définitif (PRD ). La synthèse financière est réalisée pour le dossier complet, avec un prix de revient par acheminement et un prix de revient moyen tout acheminement confondu.
• La consolidation financière sur la commande . Le portail d’achat de marchandises vous permet notamment de trouver très facilement l'ensemble des acheminements en retard. Le portail d’import vous permet de trouver très facilement les dossiers d’import en dépassement par rapport aux coûts estimés. Il vous renseigne aussi sur le dernier acheminement en cours qui figure dans le dossier d’import et vous alerte en cas de retard.

Attention !

La base tarifaire peut être mise à jour avec les prix de revient estimé, prévisionnel ou réel des produits contenus dans le dossier d’import. Mais cette possibilité ne peut fonctionner que si votre paramétrage tient compte de la manière de gérer les tarifs avec différenciation du prix de revient par rapport aux prix de vente et d’achat (voir paramètre TARIFS, positionné avec A1 = R).

Pour y accéder, tapez le code du portail I_IMPORT_F dans la zone Accès direct, située dans le menu d’accueil du logiciel ACE. Il est également possible de passer par le menu classique de navigation. L’écran suivant s’affiche :

La page affichée par défaut vous permet de rechercher un dossier d’import selon plusieurs critères, de modifier un dossier ou d'en créer un nouveau. Il se décompose ainsi :

• Une liste d’onglets présentée en haut de la page.
• Un panneau comprenant de nombreux critères de sélection permettant de rechercher des dossiers selon différents critères.
• La partie centrale de l’écran affichant la liste des dossiers répondant aux critères de sélection saisis.

Le résultat de la recherche est affiché sous la forme d'un tableau de bord qui vous permet d'optimiser le processus d’import.

Chaque onglet du portail I_IMPORT_F vous permet d’accéder à une fonctionnalité importante du processus d’import de marchandises.

Cet onglet vous permet d’effectuer les 3 actions suivantes, chacune accessible par un sous-onglet :

• Conteneurs : définir la liste des différents conteneurs utilisés dans l’acheminement de la marchandise.
• Jalons : définir la liste des différents jalons associés à une commande d'achat ou à un acheminement.
• Modèle Jalons : définir les modèles de jalon.