Le mode multi-établissements dans ACE Finance

Cette documentation vous décrit comment, dans ACE Finance, sont gérés les actes de gestion les plus courants pouvant concerner plusieurs établissements d’une même société.

Pour rappel, un établissement est un sous-ensemble d’une société juridique, régi par les mêmes règles comptables que celle-ci.

Cette gestion multi établissements est fortement liée aux habilitations dont dispose l’agent à l’initiative de l’acte de gestion. Les données de base auquel un utilisateur peut accéder diffèrent en effet en fonction de ses habilitations.

Généralités

Accès

	Le mode multi-établissements est accessible dans la plupart des écrans d’ACE Finance.

Paramétrage

La gestion de plusieurs établissements peut être personnalisée, selon les processus en vigueur dans votre entreprise, grâce à l’activation ou non des paramètres suivants :

Paramètre
GESETB	Mode multi-établissements

Voir aussi

1	« La structure de votre entreprise »
1	« La gestion des comptes de liaison (mode multi-établissement) »
1	« La fonction GETS. »

Règles de gestion

L’utilisateur ne peut saisir des données que pour le ou les établissements auxquels il est autorisé.

Les éventuels éléments sélectionnés dans le cadre d’un traitement sont aussi limités aux mêmes établissements. C’est notamment le cas pour :

Les écritures comptables en portefeuille, lors des remises en banque.
Les échéances bonnes à payer, pour les traitements de paiements automatiques.
Les mouvements non lettrés, dans les lettrages manuels, lors de saisie d’écritures comptables.

Consultation des données comptables :

Les données sont donc visualisées ou éditées selon le ou les établissements auxquels l’utilisateur est autorisé :

Les journaux comptables,
Les comptes comptables,
Les tiers comptables.

Toutefois, pour simplifier les restitutions, comme des écritures comptables peuvent être multi-établissements, tout utilisateur peut visualiser l’ensemble des mouvements comptables d’une écriture comptable, quelles que soient ses habilitations.

Ecriture comptable mono-établissement

Pour les écritures comptables mono-établissement, l’établissement est indiqué en en-tête (selon les habilitations déjà décrites) et ne peut être modifié au niveau des mouvements.

Les mouvements visibles en lettrage sont obligatoirement limités à l’établissement de l’écriture comptable en cours.

Ce mode est géré grâce au paramètre GESETB.

N2	2 = Chaînages inter établissement interdits.

Ecriture comptable multi-établissements avec compte de liaison

Lors de la validation de l’écriture comptable, la comptabilité de chaque établissement est équilibrée via des comptes de liaison.

Règles de gestion :

L’établissement saisi en entête de l’écriture comptable est modifiable au niveau des mouvements comptables,
Les mouvements visibles en lettrage (y compris dans les traitements comme les remises, les avis de domiciliation…) sont ceux des établissements habilités pour l’utilisateur.
Les comptes de liaison sont automatiquement créés.

Ce mode est géré grâce au paramètre GESETB.

N2	3 = Chaînage et lettrage multi-établissements, avec gestion des comptes de liaison par OD

Exemple d’une saisie d’écriture comptable :

Ligne	Etablissement	Compte	DEBIT	CREDIT
001	AAA	401000		1196
002	BBB	601000	600
003	CCC	601000	500
004	CCC	601000		100
005	AAA	445660	196

Nota : la TVA (ligne 5) est générée sur l’établissement de l’entête et pas sur les établissements des comptes de charges correspondant.

Au fur et à mesure de la saisie, l’écriture comptable est automatiquement complétée par les mouvements de liaison (avec les soldes correspondants).

Ligne	Etablissement	Compte	DEBIT	CREDIT
005	AAA	181001	600
006	AAA	181002	400
007	BBB	181999		600
008	CCC	181999		400

Les lignes des comptes de liaison sont créées dans tous les traitements (manuels ou automatiques) où les mouvements comptables d’une écriture comptable ont des établissements différents. Les comptes de liaisons sont générés dans la même écriture comptable, comme suit :

Pièce	Mouvement	Etablissement	Compte	DEBIT	CREDIT
ACH0901100	100	AAA	401000		1196
	200	BBB	601000	600
	300	CCC	601000	500
	400	CCC	601000		100
	500	AAA	445660	196
	600	AAA	181001	600
	700	AAA	181002	400
	800	BBB	181999		600
	900	CCC	181999		400

Lors des différentes consultations, les lignes des comptes de liaison sont masquées par défaut mais peuvent être réaffichées.

L’ensemble des vues et des sélections sur les établissements font référence à l’établissement du mouvement et non plus de l’écriture comptable.

Ce mode d’affichage est personnalisable grâce au paramètre GESETB.

N2	5 = Chaînage et lettrage multi-établissements, avec gestion des comptes de liaison sur la même pièce

Ecriture comptable mono-établissement avec lettrage multi-établissements

L’établissement saisi en entête (selon les habilitations déjà décrites) n’est pas modifiable au niveau des mouvements.
Les mouvements visibles en lettrage (y compris dans les traitements comme les remises, les avis de domiciliation…) sont ceux des établissements autorisés à l’utilisateur.

Ce mode est géré via le paramètre GESETB :

N2	1 = Tous chaînages inter établissement autorisés.

Ce mode ne sert qu’au lettrage de mouvements multi-établissements, mais pas pour la gestion d’écritures comptables (par exemple en saisie). Les lignes générées à partir du lettrage, sont passées sur l’établissement de l’écriture comptable. Les lots de lettrage correspondants ne sont équilibrés que si on prend l’ensemble des établissements concernés.

Ecriture comptable multi-établissements sans compte de liaison

L’établissement saisi en entête (selon les habilitations) est modifiable au niveau des mouvements, mais lors du lettrage, l’utilisateur peut lettrer des mouvements différents de celui saisi.
Les mouvements visibles en lettrage (y compris dans les traitements comme les remises, les avis de domiciliation…) sont ceux des établissements autorisés à l’utilisateur.
La possibilité est néanmoins offerte d’avoir des établissements différents sur les mouvements d’une même écriture comptable, sans gestion des comptes de liaison.

Ce mode est géré dans le paramètre GESETB :

N2	4 = Pièce et lettrage multi-établissements, sans gestion des comptes de liaison

L’ensemble des vues et des sélections sur les établissements permettent de faire référence à l’établissement du mouvement et non plus de l’écriture comptable.