Les abonnements

Par la fonction P_ZCAL, créer le calendrier comptable (*C) et éventuellement de gestion (*G). Ces calendriers sont réservés, car ils fonctionnent sur plusieurs exercices. Le nombre de périodes doit être égal au moins à 24 mois.

Lors de la saisie d’une écriture dans un journal, l’écriture peut être enregistrée sur l’une ou l’autre des « couches comptables ». La notion de couche correspond à un mode de regroupement intermédiaire d’écritures (écritures comptables, écritures extra-comptables, écritures d’abonnement…).

Ces couches sont définies dans la table TP_NJL (fonction TP_NJL).

Il convient donc de vérifier qu’il existe bien une couche dédiée aux écritures d’abonnement (en général, la couche N°3).

L’ordre de ces comptes est important.

NB : il est possible, à condition de respecter l’ordre ci-dessus, de créer plusieurs journaux (un pour les charges et un pour les produits) et de ne saisir qu’un seul compte support.

Il convient d’autre part de choisir la couche concernée : 1 comptable (par défaut) ou Abonnement.

Il convient également de créer les distributeurs afférents (via P_1ENV.

Attention : lors du paramétrage de ces natures d’abonnement, la zone référence 1 doit être à O. En effet, lors de la génération des écritures d’abonnement, le code fiche d’abonnement d’origine doit être associé à ces écritures.

Il faut créer un compteur de fiches d’abonnements, sous le nom P_NUABON, via la fonction UCPT.

Assurez vous également que la table TP_AFM (des familles d’abonnement) existe et, le cas échéant, créez les fiches correspondant aux familles d’abonnement que l’on souhaite suivre, que ce soit en charges, (location, prime d’assurance, sous-traitance générale,…) ou en produits (revenu des valeurs mobilières de placement, jetons de présence, redevances diverses,…).

Groupements d’abonnement

Plusieurs comptes supports peuvent être gérés pour un même journal. Ces comptes supports sont constitués de la racine du numéro de compte de plan comptable général et d’un code groupement (par exemple, 4866gg). Dans ce cas, il faudra gérer des codes groupements dans la table TP_AGG(des groupements d’abonnement).

Ces clés de valorisation, créées via la fonction P_AENV, permettent de gérer l’étalement de la charge ou du produit abonné sur plusieurs périodes.

Les champs à renseigner sont :

Clé valorisation : code d’identification de la clé sur 6 caractères maximum.

Libellé & Libellé réduit

Type de Calendrier : ce champ n’est accessible que si, au niveau de l’exercice, deux calendriers ont été définis (*C et *G). Sinon, le champ est renseigné par défaut à C.

Périodicité : cette valeur indique la règle de ventilation avec les valeurs suivantes (mois =1, bimestre=2, trimestre=3…)

Périodes : fréquence selon laquelle la règle sera exécutée sur l’exercice (exemple : 4 fois en 4 mois ou 4 fois en 8 mois, …)

On accède par la suite à un tableau où l’on peut saisir, pour chaque périod,e un Prorata . Le total de ces pro-ratas constitue la base de la clé de valorisation.

Le traitement d’imputation périodique ventilera donc un montant défini dans une fiche d’abonnement selon les pro-ratas définis dans cette clé.

NB : une fois cette clé utilisée dans une fiche d’abonnement, elle ne peut plus être modifiée.

Le mode opératoire est le même que lors de la création d’une clé à partir de la comptabilité analytique(voir fonction P_AENV).

Les champs à renseigner sont :

Clé : identifiant sur 6 caractères d’une clé de répartition ; on peut également accéder à une clé existante via une recherche simple.

Axe analytique : axe concerné par la clé à appliquer.

Libellé : libellé associé à la clé de répartition

Base : Ce champ n’est pas accessible. Il est automatiquement alimenté par la somme des pro-ratas des différents éléments de clés saisis dans le tableau.

Création des fiches d’abonnement

Cette option comprend les menus : Gérer, Visualiser, Annuler, Editer…

Dans « Gérer », on trouve les champs :

Code Abonnement : identifiant défini sur 12 positions, utilisé dans les lanceurs d’édition définis pour la gestion des imputations périodiques.

Libellé (long) : associé à ce code.

Libellé réduit :associé à ce code.

Famille : famille associée à l’abonnement (définie dans TP_AFM).

On retrouve également les natures et journaux associés (définis au préalable dans P_1ENV).

Groupement : ce champ n’est accessible que si des « g » ont été insérés dans la composition des comptes supports du journal de type abonnement. Lorsque le code groupement est saisi, on contrôle que le compte support reconstitué existe bien dans le plan comptable.

Etat : ce champ indique l’état d’avancement de la fiche dans le processus d’abonnement :

1) Code 1 : la fiche d’abonnement a été saisie, sans mentionner de compte (que ce soit un compte réel ou un compte abonnement) dans le tableau de bas d’écran.

2) Code 3 : la fiche d’abonnement a été saisie avec des comptes. Un montant estimé a été calculé sur les périodes associées à la clé de ventilation.

3) Code 5 : la fiche d’abonnement a été saisie et l’imputation sur les comptes a été initialisée

Clé : mentionner une clé de valorisation (donnée obligatoire)

Date début, Date fin : Ce sont les bornes de validité de l’abonnement. On ne saisit que la date de début, car la date de fin est calculée en fonction de la période et de la périodicité de la clé de valorisation mentionnée précédemment.

Commentaires : il est possible de renseigner deux champs de 55 caractères pour apporter des précisions à la fiche d’abonnement.

Compte réel : on mentionne dans « Compte réel », les comptes qui reçoivent effectivement la facture réelle de charge ou produit. Par défaut le numéro mentionné dans « compte réel » est également renseigné dans le champ « compte d’abonnement ». S’il existe des comptes exclusivement réservés à la gestion d’abonnement, il faudra les renseigner dans le champ « compte Abonnt ».

Compte abonnement : si besoin, renseigner comme décrit ci-dessus le numéro de compte (déclaré avec indicateur A sur la fiche de P_1ENV). Le compte d’abonnement ne peut plus être modifié dès qu’une imputation périodique (ou un rapprochement) a été effectuée sur la fiche d’abonnement.

Montant estimé : montant global de l’abonnement, réparti sur les périodes définies.

Montant rapproché : montant de l’abonnement effectivement rapproché de la facturation réelle.

A rapprocher : Montant indiquant les sommes en cours de rapprochement jusqu’à la validation finale du rapprochement,

Soldé : Indicateur permettant de définir si le compte est soldé sur la fiche d’abonnement. Si le montant estimé vaut le montant rapproché, le compte est normalement soldé. Cependant, il est possible de solder un compte sans que celui-ci soit totalement rapproché.

Si l’on indique que le compte est soldé (« O »), alors les codes états de valorisations passeront de l’état « Non imputé » (=1) à l’état « Non imputé, clôturé » (=4), ceci pour permettre de clôturer correctement les période de l’exercice.

Si on indique que le compte n’est plus soldé (« N »), alors les codes états de valorisation passeront de l’état « Non imputé, clôturé » (=4) à « non imputé » (=1), uniquement pour les valorisations dont la date de fin est comprise dans les dates d’accès à l’exercice comptable.

Le pop-up « Valorisation périodique » est accessible uniquement à partir d’une des lignes du « tableau » des abonnements par compte.

Ce pop-up est utilisable dans 3 cas :

1) Afficher la ventilation du montant de base sur les différentes périodes définies par la clé de ventilation.

2) Modifier le montant estimé d’une période, si celle-ci n’a pas encore été imputée. Par exemple, sur telle période ,je ventilais 3 000 et je remplace ce montant par 3 500.

3) Si la période a été imputée, ajuster à la hausse ou à la baisse le montant estimé de cette période. Attention : pour un ajustement avec un signe négatif, il faut utiliser la touche du clavier et pas celle du pavé numérique. Voir exemple dans la copie d’écran ci-dessous.

L’option « Annuler » permet de supprimer (à priori) une fiche, c’est-à-dire dans la mesure où elle n’a pas encore fait l’objet de la génération d’une écriture d’abonnement ;

La purge de fiches d’abonnements fera l’objet de développements ultérieurs.

Cette option permet via un écran lanceur de générer de façon automatique les écritures d’abonnement et de visualiser les montants enregistrés par période en comptabilité.

Le code de l’écran lanceur en standard s’appelle « IMPUT ». Le champ « type écriture » vous permet de choisir entre une contrepartie globale (valeur 1) ou détaillée (valeur 2).

L’écran lanceur fait ensuite apparaître différents critères de sélection comme le code groupement, le code famille ou le compte d’abonnement.

Il est indispensable de renseigner au moins 2 valeurs :

1) le code abonnement : qui permet de définir la fiche abonnement, qui va être utilisée.

2) Le date de fin de période, qui doit forcément coïncider avec l’une de celles qui apparaissent dans les valorisations périodiques de la fiche.

Mise en œuvre des rapprochements

Une fois, les écritures périodiques générées, le principe est de rapprocher une charge ou un produit estimé avec une charge ou un produit réellement créés en comptabilité.

NB : comme décrit ci-dessus, avant de rapprocher les écritures d’abonnement d’écritures existantes en comptabilité, on peut, par le pop-up « Valorisation Périodiques », ajuster les montants d’abonnement déjà imputés. Le fait de mentionner des montants dans la colonne « Ajustement » et de valider, va générer une écriture de complément d’abonnement.

Pour effectuer l’opération de Rapprochement, la fonction utilisée est P_AGES. Une fois, la fiche abonnement concernée renseignée, il convient d’accéder, dans le tableau situé dans la partie inférieure de l’écran, à la ligne sur laquelle figure le compte concerné. En actionnant le pop-up « Gestion rapprochement », on arrive sur un nouvel écran où l’on doit renseigner pour le compte d’abonnement renseigné :

Une plage de Dates Comptables et une plage de Montants .

Dans ce cas, si le compte d’abonnement renseigné est bien paramétré comme un compte d’abonnement (avec un A), les pièces enregistrées sur ce compte vont apparaître pour être affectées sur les abonnements déjà passés.

Il faut cocher par la touche « Sélect » ou par un clic la ou les pièces à affecter, préciser dans le champ «Rapprochement» le montant que l’on souhaite affecter, puis valider (F10).

Pour une meilleure compréhension, la notion de «rapprochement» peut être considérée comme une affectation des factures reçues sur les écritures d’abonnement déjà passées ou à passer. Elle permet d’éviter de comptabiliser «en double» (abonnements + charge totale) les factures abonnées.

Le montant relatif aux pièces sélectionnées apparaît alors dans la colonne « A rapprocher », comme mentionné dans l’écran ci-dessous.

Une seconde validation permettra de confirmer ce rapprochement par la génération d’une écriture comptable. Cette écriture correspond à une contre-passation de l’écriture d’abonnement passée initialement, c’est à dire qu’elle correspond à un débit du compte de répartition périodique des charges et produits (488xxx) par un crédit du compte spécifique utilisé pour les abonnements (ex :6xxxx9 ou 7xxxx9) ou du compte de charge ou produit d’origine (6xxxxx ou 7xxxxx)

Voir fonction P_AVIS avec deux options :

Journaux : cette option permet de visualiser de façon itérative, et pour un journal et une période donnés : le montant abonné par période, puis par pièce, puis avec détail des mouvements, etc…

Abonnements : cette option permet de consulter pour un journal, une période (et quelques autres critères de sélection comme la famille d’abonnement, l’état des fiches…) les montants abonnés par fiche, le détail d’une fiche, les pièces rapprochées sur cette fiche…

Pour chaque option, on peut accéder à différents écrans-lanceurs permettant de définir les sélections sur les éditions.