Les abonnements (P_AGES)

La gestion des abonnements regroupe plusieurs fonctionnalités :

Fiche d'abonnement

Les fiches d'abonnement permettent de regrouper les comptes de produits ou de charges que l'on désire abonner. Pour chacun des comptes saisis, on estime le montant total de l'abonnement. Ce montant estimé est valorisé sur un nombre fixe de périodes en fonction d'une clé de valorisation saisie sur la fiche. Les valorisations périodiques sont visualisables et peuvent être modifiées par popup.

A partir de la fiche d'abonnement, il est également possible de rapprocher les produits et les charges estimés par rapport aux produits et aux charges réels créés en comptabilité (popup).

Deux types d'écritures peuvent être générés à partir des fiches :

1 - Les écritures de rapprochement

Dès que l'on rapproche un mouvement de la comptabilité par popup, on passe une écriture du compte de répartition périodique (488xxx) vers le compte d'abonnement.

2 - Les écritures d'ajustement

Dès que l'on ajuste une période déjà imputée en comptabilité, on passe une écriture d'ajustement du compte de répartition périodique (488xxx) vers compte d'abonnement.

Imputation périodique

Les imputations périodiques permettent de comptabiliser par période et par compte une partie des charges et des produits abonnés. On tient compte des périodes non encore imputée (état ='1') et on les impute.

L'écriture générée peut l'être de façon détaillée ou globalisée. On crée une écriture par établissement, journal, date fin, groupement et famille. La rupture sur le code famille dépend d'un indicateur précisé au niveau de la maquette.

Fiche d'abonnement

Afin de pouvoir paramétrer correctement les fiches d'abonnement, il faut créer dans la fonction du module de base "p_1env" :

Il faut créer les code familles dans la table TP_AFM, les codes groupements dans la table TP_AGG, et les clés de valorisations dans la fonction d'environnement "p_aenv".

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de créer, modifier, visualiser et supprimer des fiches d’abonnement.

On associe à chaque fiche d’abonnement une série de comptes de charges ou de produits que l’on désire abonner. On indique sur chacun de ces comptes le montant que l’on estime devoir abonner.

Les valorisations périodiques sont visualisables et modifiables par popup (PF1+V).

Les rapprochements avec les charges ou produits réels se font par popup (PF1+R).

Code abonnement : code de la fiche d’abonnement. Le code doit être unique dans la base. Deux cas peuvent se présenter :

• La fiche n’existe pas : tous les champs de la fiche sont accessibles.
• La fiche existe : affichage des données de la fiche.

  Selon l’état d’avancement de la fiche d’abonnement, seules certaines données restent modifiables.

Libellé : libellé de la fiche d’abonnement.

Libellé réduit : libellé réduit de la fiche d’abonnement.

Famille : la fiche d’abonnement doit être rattachée à une famille créée dans la table TP_AFM. Cette zone est accessible tant qu’aucun des comptes n’a été imputé sur la fiche (l’état de la fiche d’abonnement doit valoir ‘1’ ou ‘3’).

Nature : la nature utilisateur saisie doit posséder une nature standard ‘ABC’ (pour les charges) ou ‘ABP’ (pour les produits). Cette zone est accessible tant qu’aucun des comptes n’a été imputé sur la fiche (l’état de la fiche d’abonnement doit valoir ‘1’ ou ‘3’).

Journal : le journal saisi doit posséder un compte support 1 si la nature standard fait référence aux charges ‘ABC’.

Le journal saisi doit posséder un compte support 2 si la nature standard fait référence aux produits ‘ABP’.

Cette zone est accessible tant qu’aucun des comptes n’a été imputé sur la fiche (l’état de la fiche d’abonnement doit valoir ‘1’ ou ‘3’).

Groupement : le code groupement doit être saisi si la référence du compte support 1 (charges) ou du compte support 2 (produits) comporte des caractères « g ». La taille du code groupement dépend du nombre de caratères « g » saisis dans le compte. Le code groupement doit être créé dans la table tp_agg. Cette zone est accessible tant qu’aucun des comptes n’a été imputé sur la fiche (l’état de la fiche d’abonnement doit valoir ‘1’ ou ‘3’).

Etat : cette zone est en affichage et correspond à l’état d’avancement de la fiche d’abonnement. les codes sont à créer dans la table tp_abn :

• ‘1’ : Fiche d’abonnement saisi sans compte
• ‘3’ : Fiche d’abonnement saisi avec compte
• ‘5’ : Fiche d’abonnement saisi et imputation sur les comptes commencée
• ‘7’ : Fiche d’abonnement saisi et clôture sur les comptes commencée

Clé de valorisation : doit être créée préalablement dans la fonction d’environnement des abonnements (p_aenv).

Date début : date début de l’abonnement. Cette date doit exister dans le calendrier *C ou *G et doit être ouverte. A partir de la date début et de la clé de valorisation, on calcul et on affiche la date de fin de l’abonnement. Cette zone est accessible tant qu’aucun des comptes n’a été imputé sur la fiche (l’état de la fiche d’abonnement doit valoir ‘1’ ou ‘3’).

Date fin : date de fin de l’abonnement est en affichage car elle calculée automatiquement. Cependant, elle doit correspondre à une date existante dans le calendrier *C ou *G. Il s’agit toujours d’une fin de période.

Axes section / clé : sur chaque axe ouvert, il est possible de saisir soit une section, soit une clé de ventilation automatique.

Commentaires : commentaire de la fiche d’abonnement

Total : total de la fiche d’abonnement est en affichage et correspond au total des montants estimés saisi sur chacun des comptes d’abonnements.

Compte réel : par opposition au compte d’abonnement, le compte réel est le compte dans lequel on va imputer le montant total de la facture. Il doit être créé par la fonction p_1env et doit être de type abonnement (‘A’). Il est modifiable tant qu’aucune des périodes n’est imputée.

Compte abonnement : la référence du compte d’abonnement comporte la référence du compte réel à laquelle on ajoute le caractère « 9 ».. Il doit être de type abonnement (‘A’) et peut être identique au compte réel.

Les écritures de rapprochement, d’ajustement et d’imputation périodique sont toutes passées sur le compte d’abonnement.

Le compte d’abonnement est modifiable tant qu’aucune des périodes n’est imputée.

Montant estimé : le montant estimé correspondant au montant de la charge ou du produit que l’on désire abonner sur le compte réel. Dès la saisie du montant estimé, les valorisations périodiques sont calculées et sont modifiables par popup (PF1+V).

Si le montant estimé de l’abonnement est modifié alors que des périodes sont déjà imputées, le surplus du montant est réparti automatiquement sur le restant des périodes non encore imputées. La répartition reste automatique si aucune période n’est imputée.

Montant rapproché : le montant rapproché correspond au montant déjà rapproché sur le compte d’abonnement. Il est en affichage. Sa mise à jour se fait lors de la validation de la fiche d’abonnement.

Montant à rapprocher : le montant à rapprocher correspond au montant en cours de rapprochement. Si les modifications de la fiche d’abonnement ne sont pas confirmées, ce montant de rapprochement ne sera pas pris en compte. Les rapprochements du compte avec les charges ou produits réels se font par popup (PF1+R)

Solde ? : état du compte d’abonnement sur la fiche. Si le montant estimé vaut le montant rapproché, le compte est normalement soldé. Cependant, il est possible de solder un compte sans que celui-ci soit totalement rapproché. Si le compte est soldé, aucune modification n’est plus possible.

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de visualiser ou de modifier les valorisations périodiques.

Les valorisations sont créées lors de la saisie du montant estimé sur le compte réel. Le nombre de périodes est fixe et dépend de la clé de valorisation associée à la fiche d’abonnement. Le montant total des valorisations doit toujours être égal au montant estimé.

Montant estimé : le montant estimé est accessible et modifiable sur toutes les périodes si aucun rapprochement sur le compte n’a été effectué. Dès qu’un rapprochement est fait, le montant estimé n’est plus modifiable.

Montant ajustement : le montant d’ajustement est accessible dès qu’un rapprochement sur le compte est fait. Les ajustements se font en général sur les périodes non encore imputées.

Il est cependant possible d’ajuster une période déjà imputée entraînant ainsi la passation d’une écriture d’ajustement.

Etat : permet d’évaluer l’état d’avancement des différentes périodes (table TP_AVA).

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de rapprocher une charge ou un produit estimé des charges et produits réels créés en comptabilité.

On visualise tous les mouvements de charges et de produits non abonnés (‘a’) et les mouvements de charges et de produits déjà rapprochés (‘A’) correspondant au compte réel que l’on désire rapprocher.

Il y a génération d’une écriture de rapprochement entre le compte d’abonnement et le compte de répartition périodique des charges et produits (488xxxx).

Il vous est possible de retirer définitivement un mouvement de produits ou de charges des mouvements à abonner par popup (PF1+Z).

Date comptable (facultatif) : permet de limiter la sélection des mouvements en fonction de la date comptable.

Montant (facultatif) : permet de limiter la sélection des mouvements en fonction du montant écriture.

Total reste : le total correspond au montant de l’abonnement estimé sur le compte réel.

Le reste correspond au reste à abonner sur le compte réel.

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de gérer l’imputation périodique des abonnements pour une période donnée.

On peut ainsi comptabiliser une partie des abonnements quand on le désire jusqu’à une date de fin de période. On récupère toutes les périodes non encore imputées (état = ‘1’) et on les impute.

Accès : menu « Imputation périodique »

Critères

• Etablissement
• Fiche d’abonnement
• Date de début d’abonnement
• Journal d’abonnement
• Compte réel
• Compte d’abonnement
• Date début de valorisation
• Date fin de valorisation
• Code groupement
• Code famille

Tri : l’édition est triée par :

Etab / Journal / Date fin de valorisation / Code Groupement / Code Famille / Compte abonnement / Fiche d’abonnement.

Paramètres non standards : l’écriture d’imputation périodique peut être passée en mode détail ou global sur le compte support du journal d’abonnement (488xxxxx). La rupture sur le code famille est gérée en fonction d’un indicateur dans la maquette.

Valeurs de début / fin : sélectionner sous la forme d’un intervalle « valeur de début - valeur de fin » l’ensemble des fiches d’abonnement et/ou des comptes que l’on désire imputer.

La date fin de valorisation est obligatoire. Elle doit être une fin de période et doit être ouverte.

Commençant par : et/ou, sélectionner les fiches d’abonnement et/ou les comptes commençant par une racine commune, définie sur un ou plusieurs caractères alphanumériques.

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet d’éditer les fiches d’abonnement en détail ainsi que les comptes rattachés à la fiche.

Accès : menu « Fiche d'abonnement », option "Editer"

Critères :

fiche d’abonnement,

Date de début d’abonnement,

Tri : par fiche d’abonnement.

Valeurs de début / fin : sélectionner sous la forme d’un intervalle « valeur de début - valeur de fin » l’ensemble des fiches d’abonnement et des dates de début à sélectionner.

Commençant par : et/ou, sélectionner les fiches d’abonnement et/ou les dates commençant par une racine commune, définie sur un ou plusieurs caractères alphanumériques.