Les répartitions analytiques (P_5REP)

Généralités

Introduction

Cette fonction vous permet de répartir les montants imputés analytiquement sur les sections auxiliaires vers les sections principales.

Les répartitions analytiques peuvent être divisées en trois parties distinctes :

1 . Paramétrage des clés de répartition : indispensable avant le traitement des répartitions.

2. Calcul des répartitions en fonction des clés précédemment définies.

3. Suppression des répartitions, pour supprimer les écritures générées lors du calcul.

Un tableau de bord relatif à l'exploitation de ces éditions permet de connaître, à tout instant, l'état de chacun des traitements de calcul.

Règles de gestion

En fonction des clés définies dans le paramétrage, il est possible de répartir une section auxiliaire ou source :

1. pour une ou toutes les rubriques sources imputées,

pour une période donnée,

vers une ou plusieurs sections principales ou destination,

vers une rubrique destination,

à partir d'un prorata fixe.

2. pour une ou toutes les rubriques sources imputées,

pour une période donnée,

vers une ou plusieurs sections principales ou destinations,

vers une rubrique destination,

à partir d'un prorata calculé dynamiquement en fonction des montants

ou des quantités imputés sur les sections destinations et une plage de rubriques.

3. pour une ou toutes les rubriques sources imputées,

pour une période donnée,

vers une plage de sections destinations,

vers une rubrique destination,

à partir d'un prorata calculé dynamiquement en fonction des montants

ou des quantités imputés sur les sections destinations et une plage de rubriques.

  • Un arrondi peut être appliqué.
  • Un pourcentage peut être appliqué sur le montant à répartir.
  • Un lissage peut être demandé pour tenir compte de variations saisonnières.
  • Dans ce cas les répartitions sont extournées sur le premier jour de la période suivante et le montant à répartir sera à nouveau calculé à partir du début d'exercice à la période suivante.

Paramétrage des séries

La série est un regroupement de clés de répartition. Les codes séries permettent de gérer une chronologie dans le calcul des répartitions.

Les plans de section source et destination peuvent être différents.

La suppression d'une série entraîne la suppression de toutes les clés rattachées à cette série et de toutes les sections de destination rattachées à ces clés.

Paramétrage des clés de répartition

Le type de clé 1, est utilisé quand le prorata de répartition sur les sections destinations est connu et fixe.

Le type de clé 2, est utilisé quand les sections destinations sont connues mais que le prorata de répartition n'est pas fixe.

Le prorata sera alors calculé en fonction de la plage de rubriques, du type de critère (Montant ou Quantité) et de l'arrondi appliqué au calcul.

Concrètement, pour chaque section destination, il faut cumuler, sur la période donnée, les montants ou les quantités. Ce cumul arrondi servira de prorata pour la section destination. Le cumul des prorata ainsi calculés servira de base au calcul de la répartition de la section source.

Le montant à répartir sera toujours le cumul des montants saisis sur la section source pour la période donnée.

Le type de clé 3 est identique au type 2, mais pour une plage de section destination à la place d'une liste.

Paramétrage des destinations de clé

Le prorata n'est pas saisi si la clé n'est pas fixe. Il sera calculé dynamiquement.

Une section destination ne peut pas être égale à la section source.

Il est possible de définir une section source identique à une section destination d'une autre clé d'une autre série.

Exemple :

série clé source destination
1 1 A B
2 1 B C
Dans ce cas,

  • si les 2 séries sont calculées dans le même traitement, la section source B ne tient pas compte de la répartition effectuée sur la série 1 clé 1

  • si les 2 séries ne sont pas calculées dans le même traitement, la section source B tient compte de la répartition effectuée sur la série 1 clé 1

  • Il est possible de définir une section source identique à une section source d'une autre clé.

série clé source destination
1 1 A B
2 1 A C
Dans ce cas,

  • si les 2 séries sont calculées dans le même traitement, la section source A ne tient pas compte de la répartition effectuée sur la série 1 clé 1,

  • si les 2 séries ne sont pas calculées dans le même traitement, la section source A tient compte de la répartition effectuée sur la série 1 clé 1.

Calcul des répartitions

Le calcul est effectué par trois traitements différés successifs.

1. Génération des clés calculées

Type de clé 1 : est utilisé quand le prorata de répartition sur les sections destinations est connu et fixe.

Calcul de la valeur à répartir en cumulant les montants saisis :

  • sur la section source,

  • sur la rubrique source si alimentée, sur toutes les rubriques si non,

alimentée,

  • sur la période demandée,

  • sur les natures de journaux sélectionnées.

Type de clé 2 : est utilisé quand les sections destinations sont connues mais le prorata de répartition n'est pas fixe.

Le prorata sera alors calculé en fonction de la plage de rubriques, du type de critère (Montant ou Quantité) et de l'arrondi appliqué au calcul. Concrètement, pour chaque section destination, il faut cumuler, sur la période donnée, les montants ou les quantités.

Ce cumul arrondi servira de prorata pour la section destination. Le cumul des prorata ainsi calculés servira de base au calcul de la répartition de la section source.

Si le lissage est demandé, la période de référence est « date début d'exercice - date fin saisie ».

Le montant à répartir est toujours le cumul des montants saisis sur la section source pour la période donnée.

Type de clé 3 : identique au type 2, mais pour une plage de section destination à la place d'une liste.

2. Passation des écritures

Passation des écritures en fonction des clés calculées par le traitement différé 1.

Pour les séries ayant un plan source et un plan destination identiques, les écritures soldent les sections sources et répartissent le montant sur les sections destination.

Pour les séries ayant un plan source et un plan destination différents, les écritures sont déséquilibrées car ne soldent pas les sections sources, ceci pour ne pas modifier les cumuls sur le plan source.

Les écritures sont passées au dernier jour de la période demandée.

Si la clé est de type 2 ou 3 et si le lissage a été demandé, une contre-passation des écritures sur le premier jour de la période suivante (si elle fait partie du même exercice) est générée.

Ainsi la répartition de la période suivante tiendra compte de tous les mouvements depuis le début d'exercice et non pas uniquement de ceux de la période demandée.

Le mouvement soldant la section source ne concerne que le plan source, les sections des autres plans ne sont pas alimentées.

Les mouvements soldant les sections destinations ne concernent que le plan destination, les sections des autres plans ne sont pas alimentées.

3. Edition des écritures (rupture sur la série).

Suppression des répartitions

  • Suppression des clés calculées pour les clés correspondant aux critères de sélection.
  • Suppression des mouvements sélectionnés.
  • Modification des cumuls balance analytique pour tenir compte des mouvements supprimés.

Accès

Menu Option Ecran Fonction différée
Paramétrer      
Gérer / Visualiser P_5REP_10  
Calculer   P_5REP_ED1  
Supprimer   P_5REP_ED2 P_5REPE2
Tableau de bord   P_5REP_20  
Editer      
  Clés paramétrées P_5REP_ED3 P_5REPE3
  Clés calculées P_5REP_ED4 P_5REPE4
  Répartitions P_5REP_ED5 P_5REPE5

Fonctionnalités

Paramétrage des séries de clés de répartition (p_5rep_10)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de gérer les séries (regroupement de clés de répartition).

Axe (obligatoire) : code axe analytique.

Série (sur 6 caractères) : les codes séries permettent de gérer la chronologie du calcul des répartitions.

Libellé et Libellé réduit : libellés de la série.

Plan source : ce plan est toujours de type 1 (section).

Plan destination : ce plan est toujours de type 1 (section). Les plans de section source et destination peuvent être différents.

La suppression d’une série entraîne la suppression de toutes les clés rattachées à cette série et de toutes les sections de destination rattachées à ces clés.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Saisie des clés : permet de créer les clés de répartitions rattachées à une série.

Paramétrage des clés de répartition analytiques (p_5rep_f1c)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis le paramétrage des séries (écran P_5REP_10), vous permet de gérer les clés de répartitions.

Clé : code clé (sur 6 caractères

Libellé et Libellé réduit : libellés de la clé.

Source

  • Section à répartir.

  • Rubrique à répartir (facultatif) : si elle est saisie, la fonction contrôle le couple section source/rubrique source. Si elle n’est pas saisie, la répartition est effectuée pour la section source et toutes les rubriques imputées.

Type : le type de clé peut prendre les valeurs suivantes :

1 = clé fixe / liste

Le type de clé 1, est utilisé quand le prorata de répartition sur les sections destinations est connu et fixe.

2 = clé calculée / liste

Le type de clé 2, est utilisé quand les sections destinations sont connues mais le prorata de répartition n’est pas fixe. Le prorata sera alors calculé pour chaque section destination à partir des imputations saisies sur la section de destination et la plage de rubriques. Il est déterminé en fonction du type de critère (Montant ou Quantité) et de l’arrondi appliqué au calcul.

3 = clé calculée / plage

Le type de clé 3 est identique au type 2, mais pour une plage de section destination à la place d’une liste.

Si le type de clé est modifié et positionné de type 2 à type 3, les éventuelles sections de destination préalablement créées en liste sont supprimées.

Répartir : permet de ne répartir qu’un pourcentage du montant global à répartir.

Destination

La rubrique destination est obligatoire si la rubrique source n’est pas saisie, sinon la rubrique destination est initialisée de la même manière que la rubrique source.

De : section de destination début, saisie si le type de répartition est égal à 3.

A : section de destination fin, saisie si le type de répartition est égal à 3.

Attention

La plage de sections destinations ne doit pas contenir la section source

Mt / Qté : ce critère, à saisir si le type de répartition est égal à 2 ou 3, détermine si les proratas de répartitions seront calculés par rapport au montant ou à la quantité (informations relatives aux sections de destination) :

1 = par Montant

2 = par quantité

Début : ce critère, à saisir si le type de répartition est égal à 2 ou 3, détermine la première rubrique à prendre parmi les rubriques utilisées pour calculer le prorata de la répartition.

Fin : ce critère, à saisir si le type de répartition est égal à 2 ou 3, détermine la dernière rubrique à prendre parmi les rubriques utilisées pour calculer le prorata de la répartition.

Arrondi : à saisir si le type de répartition est égal à 2 ou 3.

  • 0 = pas d’arrondi,
  • 3 = arrondi au millier,
  • 6 = arrondi au million,
  • 9 = arrondi au milliard

Lissage : à saisir si le type de répartition est égal à 2 ou 3. Permet de lisser la répartition en l’extournant sur la période suivante et de la recalculer depuis le début d’exercice. Autrement dit, ce lissage permet de réactualiser la clé de répartition appliquée à chaque nouvelle période.

La suppression d’une clé entraîne la suppression de toutes les sections de destination rattachées à cette clé.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Destinations : permet de créer les sections de destination pour les types de répartition 1 ou 2.

Paramétrage des destinations selon répartition analytique (p_5rep_f1d)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup à partir du paramétrage des clés (écran P_5REP_F1C) vous permet de gérer les destinations.

Liste des destinations : une section destination ne peut pas être égale à la section source.

Prorata : le prorata est à saisir uniquement si la clé est fixe (de type égal à 1). Il sera dans les autres cas calculé automatiquement.

Tableau de bord des répartitions analytiques (p_5rep_20)

Description technique des champs de cet écran.

Ce tableau de bord affiche l’état de chacune des phases du traitement des répartitions analytiques.

Le code axe est la seule information obligatoire

Il est possible de restreindre la sélection en renseignant les autres informations :

  • Code série,
  • Type de calendrier (C = comptable ou G = gestion),
  • Type de répartition (R = réalisés ou B = budgets),
  • Code budgétaire,
  • Niveau budgétaire,
  • Période début,
  • Période fin.

Etat : indique la phase dans laquelle se trouve actuellement le traitement.

1

Le calcul des répartitions analytiques est arrêté.. Il faut lancer la suppression des répartitions (voir fonction P_6REP) : seules les clés de répartition en cours seront supprimées.
2

Le calcul des répartitions a calculé une clé qui ne nécessite pas de passation d’écritures. Ceci est possible si la base de la clé est à zéro ou la valeur à répartir à zéro. Ce cas n’est pas une anomalie mais est repéré par un état à 2.
3

La passation des écritures est correctement terminé.
4 L’ensemble du traitement des répartitions est correctement terminé.

Traitements différés

Calcul des répartitions analytiques (p_5rep_ed1)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de lancer le calcul des répartitions pour la période traitée.

Ce traitement est effectué en trois étapes successives. Seul le dernier traitement différé édite les écritures générées. Il est donc nécessaire, pour éditer le compte-rendu, d’utiliser la fonction UEDI et de lancer l’édition du second traitement différé fils.

Il n’est pas possible de relancer une série déjà calculée pour une période donnée.

Critères : les séries précédentes à la plage demandées doivent toutes être calculées pour les critères demandés (Réalisés ou Budgets) pour la période demandée et le type de calendrier demandé.

Type calendrier : C pour comptable et G pour gestion.

Période : la date de fin ne doit pas dépasser le dernier jour de l’exercice en cours.

Nature utilisateur : doit être rattachée à la nature standard « OAR ».

Saisir « O » (pour Oui) pour prendre en compte la nature de journal dans le cumul des mouvements à répartir. Les natures non utilisées sont automatiquement positionnées à « N ».

Tri : l’ordre des tris est fixe et ne peut pas être modifié. Les tris sont précisés par des chiffres (1,2 ...).

Suppression des répartitions analytiques (p_5rep_ed2)

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de lancer la suppression des répartitions pour la période traitée.

Le traitement édite les écritures supprimées.

La suppression des répartitions est faite pour toutes les séries et pour les périodes demandées.

Critères : la nature utilisateur doit être rattachée à la nature standard ‘OAR’.

Tri : le code clé n’est pas saisi, il est utilisé uniquement pour le tri.

Les critères de tri sont la période, la série et la clé. L’ordre des tris est fixe et ne peut pas être modifié. Les tris sont précisés par des chiffres (1,2 ...).

Si la date de fin correspond au dernier jour d’une période, elle prend automatiquement comme valeur la date début de la période suivante. Cette règle permet de supprimer également les écritures de contre passation en cas de lissage.

Accès : menu « Supprimer »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_5REPE2
Blocs d’édition : P_5REPE2

Editions

Les clés de répartition paramétrées (p_5rep_ed3)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de lancer l’édition des clés de répartitions paramétrées.

Critères : le code axe est le seul critère.

Les critères de tri sont :

  • série,
  • clé,
  • Rupture et saut de page à chaque série.

Tri : l’ordre des tris est fixe et ne peut pas être modifié. Les tris sont précisés par des chiffres (1,2 ...).

Accès : menu « Editer », option « Clés paramétrées ».

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_5REPE3
Blocs d’édition : P_5REPE3

Les clés de répartition calculées (p_5rep_ed4)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de lancer l’édition des clés de répartitions, créées lors du calcul des répartitions.

Critères : le code axe est le seul critère.

Les critères de tri sont :

  • série,
  • suivi budgétaire (si édition des budgets),
  • niveau budgétaire (si édition des budgets),
  • période,
  • clé,
  • Rupture et saut de page à chaque série

Tri : l’ordre des tris est fixe et ne peut pas être modifié. Les tris sont précisés par des chiffres (1,2 ...).

Accès : menu « Editer », option « Clés calculées »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_5REPE4
Blocs d’édition : P_5REPE4

Edition des répartitions analytiques (p_5rep_ed5)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de lancer l’édition des répartitions générées par le calcul des répartitions.

Critères : le code axe est le seul critère.

Les critères de tri sont :

  • période,
  • série,
  • clé,

Rupture et saut de page à chaque série.

Tri : l’ordre des tris est fixe et ne peut pas être modifié. Les tris sont précisés par des chiffres (1,2 ...).

Accès : menu « Editer », option « Répartitions »

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Rich Text Format (RTF) P_5REPE5
Blocs d’édition : P_5REPE5
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