Visualisations budgétaires (P_6VIS)

Ce document fournit les informations nécessaires à l’utilisation des Visualisations budgétaires. Il est destiné aux utilisateurs déjà familiarisés avec le module Finance de ACE et notamment avec le paramétrage analytique (fonction P_5ENV) et budgétaire (fonction P_6ENV).

La mise en place d’une gestion efficace dans l’entreprise impose souvent une procédure budgétaire. Cette dernière correspond, dans le cas le plus simple, à une prévision de recettes (chiffre d’affaires enregistrés dans les comptes de produits) et à une prévision de dépenses (charges enregistrées dans des comptes appropriés) répartis dans le temps sur un exercice.

L’élément de base d’un budget dans ACE est le suivi budgétaire, qui s’appuie sur la structure définie en comptabilité analytique via la fonction P_6ENV. Cette fonction permet également de définir le contenu des différents budgets au niveau le plus fin, ainsi que leur version.

En effet, un budget peut être défini une première fois et être révisé en cours d’exercice en fonction de nouvelles informations pertinentes ; on parlera alors de « niveau » de révision de budget, autrement dit de version.

A quoi sert un budget ?

A être comparé au budget réel enregistré dans la comptabilité analytique, pour calculer des écarts. Cette fonctionnalité permet d’estimer si la réalité enregistrée en comptabilité est conforme aux prévisions ou non. On peut, le cas échéant, mener des actions correctives.

Le budget devra donc être construit en fonction de cette contrainte de comparaison périodique. Pour mémoire, un budget est en général annuel et découpé selon des périodes en général mensuelles.

Pour mémoire, la comptabilité analytique s’appuie dans le module Finance de ACE sur des axes analytiques (nombre maximum = 9).

Chaque axe se décompose en plans (nombre maximum = 5), avec au moins 2 plans minimum (1 pour les sections ou centres d’analyse), et 1 pour les rubriques budgétaires, qui agrègent des comptes de charges ou produits).

Les 3 autres plans sont dénommés plans secondaires

Chaque plan se décompose en éléments de plan.

Cette fonction permet d’accéder en visualisation aux informations saisies dans les budgets par le biais de la fonction P_6ENV en partant d’un suivi budgétaire et d’un élément de plan analytique jugé critère de sélection majeur.

Description technique des champs de cet écran.

Suivi budgétaire (3 caractères) : représente le maillon indispensable de l’approche budgétaire.

Ets : accessible seulement si vous gérez plusieurs établissements.

Niv : Niveau de Révision. Il s’agit en fait de la « version » du budget.

Section : section, dont on veut consulter le budget. A noter que le libellé mentionné provient du champ intitulé « Question saisie » renseigné au niveau du plan analytique de section, via la fonction P_5ENV sur l’axe considéré (défini via le code suivi budgétaire).

Nature (Rubrique) : à ce niveau, si l’on renseigne un code Nature (ou rubrique budgétaire), on obtiendra le budget pour cette nature. Si l’on ne mentionne aucune nature, on obtiendra toutes les natures renseignées pour la section précédemment saisie.

Rép : permet de définir si l’on veut voir apparaître le budget avant (N) ou après (O) application d’éventuelles clés de répartition.

NB : les champs Report et A Reporter permettent d’effectuer un défilement des budgets sélectionnés sur plusieurs pages.

En sélectionnant l’une des lignes du tableau, vous accédez à la visualisation budgétaire par période (écran P_6VIS_20).

Dans cette option, on retrouve le même cheminement que dans l’option précédente, et donc les mêmes champs à renseigner.

Cependant, la rubrique devient le critère principal et la section, le critère secondaire.

Même fonctionnalité que les deux précédentes avec comme critère principal le « plan secondaire 1 ».

Rappel : la comptabilité analytique et, par conséquent, le suivi budgétaire (qui doit avoir une structure homogène par rapport à la comptabilité analytique) reposent sur des axes décomposés au minimum en deux plans (plan de section et plan de rubriques budgétaires) et au maximum en 5 plans (en ajoutant aux 2 plans précédents 3 plans secondaires, plans secondaires1, 2 et 3).

Seuls les deux premiers plans secondaires sont visibles par l’option P_6VIS. D’où la décomposition des options du menu de la fonction P_6VIS.

Même fonctionnalité que les deux précédentes avec comme critère principal le « plan secondaire 2 ».

Description technique des champs de cet écran .

Cette fonctionnalité est accessible depuis la visualisation budgétaire « section / rubrique » (écran P_6VIS_10).

% : donne l’écart des totaux en pourcentage (8 caractères dont 2 décimales).