Environnement de la comptabilité analytique (P_5ENV)

Cette fonction permet la mise à jour des structures de votre comptabilité analytique.

Ces structures, qu’il vous est possible de personnaliser, sont définies dans l'ordre logique suivant :

• plans d'éléments : sections, postes (ou rubriques), projets, sections secondaires,
• axes analytiques,
• couples « sections - postes » autorisés,
• guides de saisie analytiques.

Un guide analytique décrit les modalités de ventilation des écritures de comptabilité générale vers la comptabilité analytique :

• utilisation d’un ou plusieurs axes analytiques,
• choix des plans de sections, rubriques, et, éventuellement, projets et sections secondaires,
• lien avec les comptes généraux : le guide analytique figure dans le paramétrage des comptes (écran p_1env_13 ).

Un plan analytique est un ensemble de sections, de projets ou de postes. Les sections sont les unités élémentaires de l’entreprise. Un poste correspond à la nature des charges et produits imputés sur les sections.

L’axe analytique représente une analyse des écritures comptables dont l’objet est de calculer des marges. Un axe comprend un ensemble de plans analytiques : au moins un plan principal et un plan budgétaire, éventuellement un plan secondaire 1, secondaire 2 et des projets.

Les différentes structures permettent d’alimenter automatiquement la comptabilité analytique par les écritures comptables ventilées selon les critères contenus dans les guides de saisie analytiques.

Plans (sections - postes - projets)

Les plans sont des listes de sections, de postes ou de projets.

Les sections sont les unités élémentaires de l'entreprise : un service, un produit, un représentant, un atelier, un département,...

Les postes budgétaires (ou "rubriques analytiques") correspondent aux natures de charges ou de produits imputées sur les sections; exemples: frais généraux, charges de personnel, ventes de produits X, Y ou Z...

Le plan est affecté d'un type, qui dépend de la nature des éléments qu'il contient.

Axes analytiques

L'axe analytique représente une analyse des écritures comptables dont l'objet est de calculer un résultat (ou des marges) d'exploitation par activité, par produit ou autre ...

Un axe permet de mener une analyse à partir des données de la comptabilité générale. Si plusieurs types d'analyses sont menées simultanément, différents axes analytiques peuvent être crées (9 au maximum).

Chaque axe analytique est composé de 2 à 5 plans d'éléments, afin de répartir en termes de "destinations" (sections de destination) les écritures comptables classées initialement par "natures" (en comptabilité générale).

Couples sections postes

Les couples sections-postes permettent de reclasser les écritures de la comptabilité générale en fonction des objectifs poursuivis.

Ils représentent les imputations naturellement rencontrées de par l'organisation de l'entreprise, et interdisent des imputations non significatives. En effet, par défaut, aucun couple « section / rubrique » ne peut être imputé du résultat d’une ventilation analytique s'il n'a pas été déclaré au préalable.

Guides

Les guides de saisie analytiques sont des passerelles entre les structures de la comptabilité analytique et les mouvements de la comptabilité générale. Ils interviennent lors des saisies d’écritures comptables et pilotent la ventilation analytique en proposant :

• une section par défaut, modifiable lors de la saisie ou imposée,
• un poste (ou rubrique) par défaut, modifiable lors de la saisie ou imposée,
• une clé de ventilation automatique sur plusieurs couples. Cette clé peut être imposée ou non. Lorsqu’elle n’est pas imposée, elle peut être modifiée lors de la saisie.

Plans analytiques

Un plan analytique est caractérisé par son type :

• 1 = plan de sections analytiques

• 2 = plan de postes ou rubriques analytiques

• 3 = plan de comptes

• 4 = plan de projet

• 5 = plan mixte (Sections / Affaires)

• 6 = plan d’affaires

• 7 = plan d’opérateurs

Par défaut, la validité des éléments d'un plan est identique à celle de l'exercice. Une écriture ne peut pas être ventilée sur une section invalide.

Axes analytiques

Lors de l'affectation des plans à un axe, il y a contrôle de cohérence sur les types des plans.

Un axe doit être doté, au minimum, de 2 plans : sections et postes; il peut être doté, au maximum, de 5 plans.

Pour pouvoir procéder à des ventilations analytiques sur un axe, ce dernier doit être valide et ouvert à la saisie (voir zone "saisie analytique ?" lors de la définition des guides, écran P_5ENV_41).

Guides de saisie analytiques

Les axes qui peuvent être affectés aux guides de saisie sont affichés en vidéo inverse.

En combinant le champ "question analytique" et la validité de l'axe, il est possible de préparer une nouvelle structure analytique, même si elle n’est pas utilisée dans l’immédiat.

Les sections et postes proposés par défaut lors des saisies doivent exister dans les plans respectivement affectés à l'axe analytique.

Si une clé de ventilation est utilisée au sein d'un guide, il n'est pas obligatoire de renseigner les sections et postes (ou rubriques).

Un montant saisi sur un compte général peut être ventilé, en comptabilité analytique, sur plusieurs couples "section-rubrique". La somme des différentes ventilations doit, néanmoins, être égale au montant saisi en comptabilité générale.

Clés de ventilation

Les clés de ventilation associées aux guides de ventilations analytiques sont utilisées afin d'automatiser les ventilations des montants de la comptabilité générale vers des couples "sections-rubriques". Une clé de ventilation dispense l'utilisateur de saisir la section et la rubrique dans les guides, mais aussi de passer par l'écran de ventilation analytique de la fonction de saisie (P_2SAI).

Il est possible par le biais de paramétrages de créer des éléments analytiques à partir d’éléments de ACE Commerce .

Le paramétrage en place concerne exclusivement les fonctions de gestion des tiers (GTIE), des données de stock (GDSK), des produits (GART) et des familles de produits (GTFPR). Pour chacune de ces fonctions il faut positionner des paramètres et, le cas échéant, définir et compléter des tables utilisateurs (TTU) réservées à cet effet.

Il existe un et un seul paramètre par fonction et plan analytique associé.

Détail des éléments créés :

Remarques :

• le code élément correspond à la chaîne qui sera interprétée par le programme de duplication en fonction des paramètres et de l’existence des tables Utilisateur (TTU ).
• pour la fonction GTFPR , la duplication des éléments ne peut se faire que par le lancement du traitement différé GTFPRE1.

Exemple de paramétrage :

Règles de gestion

• Pour tous les traitements concernant la duplication des éléments en comptabilité analytique, si un problème survient, la duplication est annulée mais le traitement en gestion commercial se termine normalement.
• Si le code créé à partir de l’information source et du paramètre a une longueur supérieure à celle paramétrée sur le plan analytique, le traitement s’arrête. Un message précise quels sont le plan et le paramètre concernés par le problème.
• Si le code créé à partir de l’information source et du paramètre a une longueur supérieure à la longueur maximale autorisée pour un élément analytique (à savoir 12 caractères) seuls les 12 premiers caractères seront conservées.
• En modification en gestion commerciale, si le paramètre est actif et que l’élément analytique n’existe pas, il est créé.
• En suppression, les éléments analytiques sont supprimés également sauf si des mouvements analytiques existent.

Dans les écrans de gestion des guides analytiques (P_5ENV_40) et des clés de ventilation (P_5ENV_50), il vous est possible d’utiliser des mots clés qui viendront de manière automatique aliment la zone d’affichage correspondante.

Tous ces mots clés concernent le tiers du mouvement 100 (le 1er mouvement) uniquement (sauf #STATx et #REFx qui concernent l'en-tête ou le mouvement suivi en analytique).

Dans le paramétrage des clés de ventilation, il vous est possible de saisir ces mots clés sur les quatre plans : principal, secondaire 1, secondaire 2 et plan projet.

Ces mots clés ainsi que le mot clé spécifique "#PS" peuvent également être autorisés sur le plan principal uniquement du paramétrage du guide analytique.

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet la création des différents axes analytiques utilisés en comptabilité analytique.

Pour un suivi analytique et budgétaire, il faut créer un axe au minimum ; le nombre maximum d’axes analytiques est limité à 9.

Un axe analytique est le regroupement d’entités homogènes dans l’analyse et le contrôle de gestion. Il est caractérisé par un plan nature (ou rubriques) ainsi que par un plan de destination qui est désigné en tant que « plan principal » de l’axe.

Sous réserve de compatibilité avec le plan nature, un axe peut intégrer de un à trois plans dits « secondaires ». Dans ce cas, en complément des analyses individuelles pour chaque plan, cette intégration de plans secondaires permet des analyses croisées entre tous les plans d’un même axe.

Axe : numéro (compris entre 1 et 9) de l’axe analytique à créer ou modifier.

Libellé et Libellé réduit : libellés du plan analytique.

Plan principal : code plan principal de l’axe analytique, il contient la liste des sections utilisées. Ce plan doit avoir été créé au préalable et doit être de type « Sections » (écran P_5ENV_20).

Plan des postes budgétaires : code plan des postes budgétaires de l’axe analytique, il contient la liste des postes (ou rubriques analytiques). Ce plan doit avoir été créé au préalable et doit être de type « Rubriques » (écran P_5ENV_20).

Plan secondaire 1 (facultatif) : s’il est utilisé, il doit avoir été créé au préalable et être de type « Sections » (écran P_5ENV_20).

Plan secondaire 2 (facultatif) : l’usage de ce plan est similaire à celui du plan secondaire 1.

Plan de projets (facultatif) : s’il est utilisé, il doit avoir été créé au préalable et doit être de type « projets » (écran P_5ENV_20).

Validité : permet de définir la période de validité de l’axe analytique, en précisant une date de début et une date de fin.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité permet la création / modification des plans analytiques de sections, rubriques ou projets. La saisie des éléments constitutifs de ces plans (liste des sections, rubriques ou projets) est effectuée sur l’écran P_5ENV_30chaîné automatiquement à cet écran.

Plan :code du plan sur 3 caractères alphanumériques au maximum.

Libellé et Libellé réduit : libellés du plan analytique.

Type de plan

Question saisie : le libellé à afficher en remplacement des désignations «section», «poste» ou «projet», lors des saisies d’écritures comptables ou la création des clés de ventilation analytique.

Exemples : «atelier» au lieu de «section», «dossier» au lieu de «projet»...

Longueur des codes : longueur (en nombre de caractères) des codes des éléments du plan analytique : de 1 à 12 caractères alphanumériques.

Longueur de couples (facultatif) : longueur des préfixes sur les sections qui fond l’objet d’un contrôle de couple. Sa valeur est strictement inférieure à la longueur des codes.

Description technique des champs de cet écran.

Par défaut, le curseur se positionne sur la partie centrale de la fenêtre « Eléments de la base » et affiche les attributs de l’élément en vidéo inverse. Pour visualiser les attributs d’un autre élément, il faut le sélectionner à l’aide des touches flèches (haute ou basse).

Pour créer un nouvel élément, sélectionnez une ligne vierge ; le curseur se déplace alors sur la ligne de définition d’un élément où il convient de saisir les informations suivantes :

Code : code de l’élément à créer. La longueur dépend de celle affectée au niveau du plan analytique (écran P_5ENV_20). Les codifications alphanumériques sont acceptées.

Libellé et Libellé réduit : libellés de l’élément.

Validité : permet de définir la période de validité de l’élément, en précisant une date de début et une date de fin.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de définir les couples «sections postes» sur lesquels sont autorisées les ventilations analytiques. Il convient, donc, d’établir pour une section donnée la liste des postes autorisés, et ce, pour chacun des axes analytiques utilisés.

Axe : code de l’axe analytique sur lequel doivent être définis les couples sections-postes.

Section : code de la section du plan principal de l’axe analytique pour laquelle des couples vont être autorisés.

Un message du type « # attendu en position .. » est affiché lorsqu’un # a bien été saisi dans le code section à une mauvaise position.

Si la section est inexistante et qu’aucun # n’a été saisi, c’est le message « Section inexist … » qui est affiché.

En préfixant votre saisie par le caractère « @ », vous pouvez définir une liste des rubriques autorisées au niveau de la saisie des écritures (fonctions P_SAI et P_2SAI). Pour en savoir plus, voir ci après.

Poste : code du poste budgétaire (ou rubrique analytique) qui, avec la section précédemment saisie, constitue un couple autorisé. La liste des postes, consultable par RECHERCHE, contient les postes du plan des postes budgétaires associé ) l’axe analytique.

Ss1 : section secondaire 1 : indique si l’information section secondaire 1 devra être :

« O » = saisie obligatoirement

« N » = non saisie

« F » = en saisie facultative

Ss2 : section secondaire 2 : indique si l’information section secondaire 2 devra être :

« O » = saisie obligatoirement

« N » = non saisie

« F » = en saisie facultative

Prj : code projet : indiquer si un code projet devra être :

« O » = saisi obligatoirement

« N » = non saisi

« F » = en saisie facultative

Qté : quantités : indiquer si oui (=O) ou non (=N) des quantités doivent être saisies lors des ventilations analytiques.

Uni : code unité d’œuvre : indique l’unité dans laquelle sont saisies les quantités.

Typ : type de couple : inutilisé actuellement.

Opt : mode d’alimentation : inutilisé actuellement.

Liste des rubriques autorisées au niveau de la saisie des écritures

Il est possible grâce la zone « Section » et au paramètre P_LIRA, d’activer, au niveau de la saisie des écritures comptables (fonctions P_SAI et P_2SAI), le contrôle de la saisie des rubriques analytiques.

Ce contrôle est fonction d’une liste de rubriques autorisées pour un compte principal et un axe analytique. Cette liste est définie dans cet écran P_5ENV_30.

Il suffit de saisir, au niveau de la zone « Section », le préfixe « @ » pour indiquer que l’on effectue la saisie d’un compte principal (recherche possible des comptes principaux depuis cette zone « Section » si le préfixe « @ » a été préalablement saisi).

Dans le tableau de cet écran, on peut alors saisir les rubriques autorisées pour ce compte principal. Toutes les autres colonnes du tableau ne sont pas utilisées dans ce contexte.

Dans les saisies comptables (toutes options, factures, règlements et opérations diverses), lors de la saisie analytique (popup « Ventilation analytique », écrans P_2SAI_V1 et P_SAI1), la recherche sur la rubrique n'affichera que les rubriques paramétrées au niveau de cet écran P_5ENV_30. Un contrôle de la saisie de la rubrique est également effectué en fonction des rubriques paramétrées dans la fonction P_5ENV.

En l’absence d’une liste de rubriques définie sur le compte principal, la recherche et le contrôle de la rubrique saisie fonctionnera de manière standard.

Description technique des champs de cet écran.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de définir des clés de ventilations analytiques. Les clés permettent de répartir automatiquement un montant de la comptabilité générale sur une liste de couples « section rubrique » pré-établie. Cette liste est stockée dans la clé de ventilation.

Exemple :

La clé XYZ ventile un montant de la comptabilité générale selon les couples :

section 1 - rubrique 1 --> 10%

section 1 - rubrique 2 --> 60%

section 2 - rubrique 1 --> 30%

Clé : code de la clé à créer ou à modifier.

Axe analytique : numéro de l’axe analytique auquel se rattache la clé.

Niveau de saisie : deux types de clés peuvent être définies :

« 1 » : la clé ne contient qu’une liste de sections. Il convient de préciser la rubrique lors de la ventilation analytique, ou les rubriques peuvent être déduites du compte général,

« 2 » : la clé contient des couples complets de sections et rubriques.

Libellé : libellé explicatif de la clé.

Saisir, sur la partie centrale de l’écran, la liste de section ou la liste de couples composant la clé.

Base : cette zone affiche en permanence le total de la colonne « prorata » pour l’ensemble des sections ou couples saisis. La ventilation analytique sera effectuée en répartissant le montant du mouvement de comptabilité générale en fonction du prorata indiqué.

Sns : sens de l’imputation sur la section ou le couple :

• " " sens du mouvement,
• "I" sens inverse du mouvement.

Prorata : indique, pour chacune des lignes, la « fraction » du montant de base reçue lors de la ventilation analytique (voir « Base »).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de créer l’en-tête des guides de saisie analytiques.

Les guides décrivent les modalités de ventilations des écritures de comptabilité générale vers la comptabilité analytique :

• utilisation d’un ou plusieurs axes analytiques,
• choix des sections, des rubriques, et, éventuellement, des projets et des sections secondaires,
• lien avec les comptes généraux : le guide analytique figure dans le paramétrage des comptes.

Guide : code du guide analytique sur 6 caractères alphanumériques au maximum.

Libellé et Libellé réduit : libellés du guide analytique.

Type de guide : 1 (Finance) ou 2 (Commerce). Voir description ci-après.

Après avoir confirmé votre modification, vous accédez automatiquement à la définition des guides :

• écran P_5ENV_41 pour un guide de type Finance,
• écran P_5ENV_42 pour un guide de type Commerce,

Utilisation du type de guide

1 : Finances

Guide utilisé uniquement dans ACE Finances dans la saisie des écritures.

Le détail du guide se définit dans l’écran P_5ENV_41 : pour chaque axe analytique, on précise deux plans : section et rubrique.

2 : Commerce

Guide utilisé uniquement dans ACE Commerce au niveau en-tête et poste d’événement.

Le détail du guide se définit dans l’écran P_5ENV_42 : on ne précise pas d’axe, on définit seulement une liste de plans avec pour chacun d’eux l’élément associé. Il s’agit de plan de rubrique, section, et secondaire.

Les axes imputés seront déterminés automatiquement par un algorithme lors de la validation des factures/avoirs en comptabilité. Le paramètre P_VANA permet de moduler cet algorithme.

Algorithme :

un axe est retenu à partir du moment où au moins un plan du guide appartient à cet axe,

tous les plans d’un axe retenu doivent être dans le guide.

Le paramètre P_VANA permet de ne retenir que les axes dont le plan de rubrique et le plan de section sont dans le guide.

La saisie du guide se fait aux endroits suivants :

à Méthode analytique 1 : avec les paramètres CODANA et GENANA dans l’écran GCOV_26 : Accès par le popup « Commissionnement et analytique » dans les fonctions GCOV, GBLV, GBFA.

à Méthode analytique 2 avec le paramètre GESANA dans l’écran GCOV_ANAD : Accès par le popup « Détail analytique ».

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de définir le guide saisie analytique pour chacun des axes analytiques.

Axe : affichage des numéros d’axes analytiques déjà paramétrés et susceptibles d’être utilisés lors de la définition du guide de saisie analytique. Chaque axe déjà créé est symbolisé par un numéro en vidéo inverse.

Ana gérée : permet de préciser si oui (=O) ou non (=N) les ventilations sont effectuées sur l’axe analytique. Il est donc possible de préparer des axes futurs sans que la ventilation soit effective immédiatement.

Section prin Modif : section principale affichée par défaut lors de la ventilation analytique pendant la saisie de écriture comptable. Indiquer, de plus, si cette section est modifiable (=O) ou si elle est imposée (=N).

Poste budgé Modif : poste budgétaire affiché par défaut lors de la ventilation analytique pendant la saisie de écriture comptable. Indiquer, de plus, si ce poste est modifiable (=O) ou s’il est imposé (=N).

Cle venti Modif : la ventilation analytique d’une écriture de comptabilité générale peut se faire automatiquement à l’aide d’une clé de ventilation. Indiquer le code de cette clé pour procéder à une ventilation automatique. Indiquer si cette clé est modifiable (=O) ou si elle est imposée (=N).

Si la ventilation est effectuée manuellement, laissez cette zone vide.

Code établissement en analytique : le paramétrage du plan de section du guide analytique avec le mot clé #ETB permet d’alimenter l’élément du plan de section du mouvement analytique par le code établissement de l’écriture. Le mot clé peut être précédé d’une chaîne de caractères fixe (voir P_2sai_v1).

Définition des guides analytiques de type Commerce (P_5ENV_42)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité est accessible depuis l’écran P_5ENV_40 lorsque le guide choisie pour la ventilation analytique est de type Commerce (type 2).

Ecran permettant de définir le détail d’un guide analytique de type Commerce (2).

Plan :Plan analytique de section, rubrique ou secondaire.

Elément : Elément analytique défini pour le plan choisi. Des mots clés permettent d'attribuer automatiquement l'élément du plan concerné dès que le guide est affecté sur l'événement (voir ci-après).

Modif : Indicateur permettant de préciser si l’élément analytique ramené sur l’événement commercial est modifiable dans l’écran GCOV_26 ou l’écran GCOV_ANAD selon la méthode analytique.

Liste des mots clés :

Classe 1 : traduction à partir de données Commerce

Format d’un mot clé : A<code_table>_<nom_champ>.

Avec

· A = '#' ou ‘@’

‘# ‘ traduction du mot clé

‘@’ traduction du mot clé plus création dans le plan si n’existe pas.

Classe 2 : traduction à partir de données Finances

#VAL_COUPLE : élément du plan secondaire défini au niveau du couple analytique (Fonction P_5ENV option Couples écran P_5ENV_30).

#PS<code plan> : compte secondaire du plan défini sur le compte de comptabilité générale (Fonction P_1ENV option Plans/Comptes écran P_1ENV_13).

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « axes » , option « Editer ».

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « plans » , option « Editer ».

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « couples » , option « Editer ».

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « clés » , option « Editer ».

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Guides », option « Editer ».