Fonctionnalités
Gestion du suivi budgétaire (p_6env_10)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de créer des « suivis budgétaires ».
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choix de l’axe analytique et du calendrier,
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utilisation éventuelle des sections secondaires,
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saisie des budgets en montants et quantités,
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budgets par établissement.
Suivi budgétaire : code du suivi budgétaire (3 caractères alphanumériques au maximum).
Libellé et libellé réduit : libellés du suivi budgétaire.
Ets (établissement) : utilisé uniquement si le mode multi-établissements est activé.
Indiquer si le suivi budgétaire se rattache à un ou plusieurs établissements :
- 1 = un seul établissement. Dans ce cas, la référence de l’établissement doit être saisie dans le champ situé en dessous du champ « Ets »,
- 2 = l’ensemble des établissements tous confondus ,
- 3 = tous les établissements, avec un suivi individualisé pour chacun d’eux.
Calend : type de calendrier utilisé pour la saisie des budgets :
- 1 calendrier comptable (= mois calendaires),
- 2 calendrier de gestion (= périodes libres).
Axe : axe analytique auquel se rattache le suivi budgétaire.
Dev (devise dans laquelle seront saisis les budgets) :zone utilisée uniquement si la saisie en devises est activée.
- C = contexte,
- E = établissement,
- G = groupe,
- P = écriture,
- S = société.
Budget sur plans secondaires (1 / 2 / 3) : préciser par oui (=O) ou non (=N) si les budgets sont saisis sur les plans secondaires 1 et/ou 2 et/ou 3.
Lors de la définition de l’axe analytique, l’utilisation éventuelle des plans secondaires 1 et/ou 2 et/ou 3 a été précisée (voir fonction P_5ENV_10).
Gestion qté : préciser si oui (=O) ou non (=N) les budgets seront saisis en quantités.
Révision actuelle : zone en affichage qui indique le niveau de révision atteint actuellement. La révision d’un budget correspond à son actualisation. Un budget peut être révisé jusqu’à 12 fois.
Etat de la révision (table TP_ESB) : à renseigner uniquement lorsque le paramètre P_CBDP est positionné. Cette fonctionnalité complète la gestion des engagements de dépenses par un contrôle de dépassement de budget à la validation des commandes de participations publicitaires.
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Ce champ représente l'état du dernier budget validé et intervient dans la détermination du niveau du budget à prendre en compte pour le contrôle (paramètre P_CBNI). En création du budget ou d'une nouvelle révision, le code état peut être alimenté automatiquement à partir du paramètre P_ESB. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
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Fonctionnalités accessibles par popup : Clé de répartition : création des clés de répartition écran P_6ENV_F1C. Clé de révision : création des clés de révision écran P_6ENV_F1C. |
Définition des clés de répartition (révision) budgétaire (p_6env_f1c)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de créer des clés de répartition ou de révision budgétaire :
Les clés de répartition sont utilisées pour répartir mensuellement un budget annuel (en fonction d’un prorata saisi par l’utilisateur).
Les clés de révision sont utilisées lors de la révision des budgets (à la hausse ou à la baisse en fonction d’un pourcentage, en tenant compte du réalisé ...).
Dans un deuxième temps, l’utilisateur doit saisir les modalités de fonctionnement de la clé.
Clé : code de clé (6 caractères maximum).
Libellé et Libellé réduit : libellés de la clé.
Arrondi : arrondis à effectuer sur les montants :
- « « = euros
- « K » = kilo-euros
- « M » = millions d’euros
Définition des clés de répartition (p_6env_31)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran fait suite à la définition d’une clé (P_6ENV_F1C) ; il permet de décrire la clé de répartition.
Période : les périodes du calendrier utilisé pour le suivi budgétaire sont affichées pour mémoire.
Prorata : clé de répartition budgétaire sous la forme d’un prorata : indiquer une valeur pour chaque période du calendrier. Après chaque saisie, le total des valeurs est mis à jour. Le total n’est pas obligatoirement égal à 100%.
Taux : lorsque la clé de répartition a été validée, les taux de répartition sont calculées et affichées dans cette colonne.
Exemple : Répartition d’un budget sur le premier trimestre de l’exercice :
| PERIODE | PRORATA | TAUX | |
| 1 | 31/12/2002 | 1 | 33.30 |
| 2 | 31/01/2003 | 1 | 33.30 |
| 3 | 28/02/2003 | 1 | 33.30 |
| 4 | 31/03/2003 | ||
| 5 | 30/04/2003 | ||
| 6 | 31/05/2003 | ||
| 7 | 30/06/2003 | ||
| 8 | 31/07/2003 | ||
| 9 | 31/08/2003 | ||
| 10 | 30/09/2003 | ||
| 11 | 31/10/2003 | ||
| 12 | 30/11/2003 | ||
| BASE | 3.00 |
Définition des clés de révision (p_6env_32)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran fait suite à la définition d’une clé (P_6ENV_F1C) ; il permet de décrire la clé de révision.
Période : les périodes du calendrier utilisé pour le suivi budgétaire sont affichées pour mémoire.
Code reprise : trois reprises sont possibles :
- «B» : reprise du budget initial (ou de niveau juste inférieur),
- «R» : reprise du réalisé (en comptabilité analytique),
- «P» : révision du budget à l’aide d’un prorata (fonctionne de façon similaire à la répartition du budget ; écran P_6ENV_31 ).
Prorata : clé de répartition budgétaire sous la forme de prorata : indiquer une valeur pour chaque période du calendrier. Après chaque saisie, le total des valeurs est mis à jour.
Ne saisir cette information que si le code reprise est égal à « P ».
Taux : lorsque la clé de répartition a été validée, les taux de répartition sont calculées et affichées dans cette colonne.
Gestion du budget initial sur tous les plans (p_6env_20)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de saisir ou de modifier le budget initial alloué à un couple section-poste en montant annuel ou sa traduction en en données quantitatives. Après validation de celui-ci, accès à l’écran P_6ENV_21 afin de ventiler le budget annuel sur les périodes de l’exercice.
Suivi budgétaire : code du suivi budgétaire. La liste des suivis budgétaires est consultable par la touche <PF1+L>.
Etablissement : information en affichage ; elle précise si le budget est relatif à un ou plusieurs établissements (suivi budgétaire P_6ENV_10).
Niveau : information en affichage qui indique le niveau de révision. Le budget qui vient d’être créé est de niveau zéro (la zone « niveau » reste à blanc).
Section : code de la section sur laquelle est alloué le budget.
Rubrique : code de la rubrique (ou poste) sur laquelle est alloué le budget.
Sections secondaires ½ : détailler, s’il y a lieu, le budget sur les sections secondaires 1 et/ou 2. NB : Le paramétrage de l’axe analytique détermine l’usage ou non des sections secondaires.
Quantité / unité : saisir, si nécessaire, le budget en données quantitatives. Le montant indiqué est celui du budget annuel.
L’unité dans laquelle sont exprimées les quantités s’affiche pour mémoire.
Sens / montant : montant annuel du budget (s’il n’a pas été saisi en quantités), en précisant son sens :
« D » = débit
« C » = crédit.
Coût unité d’œuvre : le coût d’unité d’œuvre est calculé et affiché lorsqu’un budget quantitatif est saisi : Montant / Quantité.
Il est également possible de saisir le coût d’unité d’œuvre pour en déduire le montant.
Clé : la clé de répartition budgétaire permet de cadencer le budget annuel mois par mois. Elle doit avoir été saisie au préalable lors de la définition des sui-vis budgétaires (P_6ENV_10 et P_6ENV_F1C) ; la liste des clés de répartition est consultable par la touche <RECHERCHE>.
Une réponse affirmative à la question « Création (ou modification) confirmée ? » propose une ventilation mensuelle du budget (écran P_6ENV_21).
Saisie du budget initial sur Section/Rubrique (p_6env_30)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de saisir ou de modifier le budget initial alloué à un couple section-poste en montant annuel ou sa traduction en en données quantitatives. Après validation de budget, accès à l’écran P_6ENV_21 par popup afin de ventiler le budget annuel sur les périodes de l’exercice.
Suivi budgétaire : saisir le code du suivi budgétaire.
Etablissement : information en affichage ; elle précise si le budget est relatif à un ou plusieurs établissements (cf suivi budgétaire P_6ENV_10).
Niveau : information en affichage qui indique le niveau de révision. Le budget qui vient d’être créé est de niveau zéro (la zone « niveau » reste à blanc).
Section : code de la section sur laquelle est alloué le budget.
Rubrique : code de la rubrique (ou poste) à partir de laquelle on souhaite sélectionner la liste.
Tableau :
Rubrique : code de la rubrique (ou poste) laquelle on souhaite définir un budget.
Quantité : saisir, si nécessaire, le budget en données quantitatives. La valeur indiquée est celle du budget annuel. Ce doit être une valeur entière.
Unité : unité dans laquelle sont exprimées les quantités s’affiche pour mémoire.
SENS : sens du montant annuel du budget :
- « D » = débit
- « C » = crédit.
Montant : montant annuel du budget. Ce doit être une valeur entière.
Coût unité d’œuvre : le coût d’unité d’œuvre est calculé et affiché lorsqu’un budget quantitatif est saisi : Montant / Quantité.
Il est également possible de saisir le coût d’unité d’œuvre pour en déduire le montant.
Clé : la clé de répartition budgétaire permet de cadencer le budget annuel mois par mois. Elle doit avoir été saisie au préalable lors de la définition des suivis budgétaires (P_6ENV_10 et P_6ENV_F1C) ;.
La validation de la ligne entraîne l’enregistrement du budget pour la rubrique et la mise à jour de la répartition périodique en fonction de la clé (si elle existe).
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Fonctionnalités accessibles par popup : Ventilation périodes : répartition périodique de la rubrique en cours. |
Saisie des budgets par période (p_6env_21)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de ventiler pour chacune des périodes le budget annuel alloué à un couple section-poste ; et ce, en montants ou en quantités.
Période : affichage des périodes du calendrier utilisé dans le suivi budgétaire. Le calendrier peut contenir plus de 12 périodes (à l’instar des calendriers de gestion). Pour les visualiser, utilisez la touche « Page suivante ».
Quantité : si le suivi budgétaire requiert des données quantitatives, saisir les budgets en quantités pour chacune des périodes. Le total des quantités est automatiquement mis à jour.
Montant : les montants sont exprimés en devises entières, sans décimales (sans centimes pour l’Euro par exemple).
Et ce, pour chacune des périodes.
Exemple : « 1000 » pour « 1000,00 euros ».
Taux : les taux sont affichés pour information ; ils correspondent au pourcentage du budget annuel alloué pour la période concernée.
Visualisation des budgets (p_6env_22)
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran affiche les montants budgétés saisis par couple section - rubrique. Les 5 premières informations saisies sont les critères de recherche des budgets à visualiser.
Suivi budgétaire : code du suivi budgétaire.
Etablissement : si le suivi budgétaire est effectué par établissement, le code de celui-ci est indiqué pour mémoire dans cette zone.
Niveau : saisir le niveau de révision du budget à visualiser ; s’il s’agit du budget initial (ou de niveau « zéro »), laisser la zone vide.
Section : saisir la section pour laquelle on souhaite visualiser le budget.
Rubrique : saisir la rubrique à partir de laquelle on souhaite visualiser les montants budgétaires alloués.
Rubrique / section secondaire 1 / section secondaire 2 / montant
Lorsque tous les critères de sélection précédents ont été saisis, valider ou presser la touche <F10> pour visualiser les budgets.
Les budgets sont visualisés sous la forme :
| RUBRIQUE | SECTION SECONDAIRE 1 | SECTION SECONDAIRE 2 | MONTANT BUDGETE |
Saisie du budget sur Section/Rubrique/Section 123 (p_6env_40)
Copie de budget et ouverture d’un budget révisé (p_6env_24)
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonction permet, en fonction du menu où elle est activée, de :
- copier un budget d’un suivi budgétaire vers un autre suivi,
- d’entreprendre la révision du budget courant (initial ou de niveau supérieur) et, procéder ensuite à la mise à jour du budget à l’aide de l’écran P_6ENV_23 .
Copie de budget
Saisir dans le cadre « Budget de départ » le code suivi budgétaire et le niveau du budget à copier.
Saisir dans le cadre « Budget d’arrivée » les coordonnées du budget de destination. Préciser si les clés de ventilation et/ou révision du budget doivent également être copiées.
Révision de budget
Budget de départ : il s’agit du budget actuel (initial ou déjà révisé).
Saisir le code du suivi budgétaire sur lequel sera effectuée la révision.
Le niveau de révision actuel est affiché pour mémoire.
Budget d’arrivée : le code du suivi budgétaire ainsi que son calendrier sont affichés pour information. Le niveau du budget est augmenté d’une unité. Saisir, facultativement, une clé de révision budgétaire : l’objectif est de procéder à une réévaluation du budget actuel en utilisant les modalités définies au niveau de la clé de révision budgétaire.
Traitement du budget : cette information vous fournit un état d’avancement de l’ouverture du budget révisé. Un message est affiché lorsque le traitement est achevé.
Mise à jour budget révisé (p_6env_23)
Description technique des champs de cet écran.
Après avoir validé la révision du budget (fonction P_6ENV_24), cet écran permet de définir les modalités d’actualisation d’un budget.
Suivi budgétaire : code du suivi budgétaire.
Etablissements : zone en affichage. Indique le numéro d’établissement concerné.
Niveau : indiquer le numéro du niveau de début (D) et de fin (F).
Section - rubrique - section secondaire 1 / 2 : indiquer les références du budget à afficher. Il faut, au minimum, saisir un couple section-rubrique. Les sections secondaires sont facultatives ; leur utilisation dépend du paramétrage du suivi budgétaire.
Quantité / unité : si les budgets sont saisis en données quantitatives, cette zone affiche le budget annuel exprimé en quantités.
L’unité dans laquelle est exprimé le budget est rappelée pour mémoire.
Montant : si les budgets sont saisis en euros, cette zone affiche le budget annuel exprimé en euros.
Coût UO : le coût d’unité d’œuvre est calculé pour les budgets saisis en quantités.
Clé : code de la clé de révision budgétaire à utiliser pour effectuer la révision du budget. Cette clé doit avoir été créée au préalable. L’utilisation d’une telle clé est facultative ; si on n’en utilise pas, il convient de saisir mois par mois les nouveaux montants (ou quantités).
Période : contient les périodes du calendrier affecté au suivi budgétaire.
Quantité : ventilation des budgets quantitatifs pour chacune des périodes (uniquement si les budgets en saisis en quantités) : budget début (D).
Montant :ventilation des budgets pour chacune des périodes (uniquement si les budgets en saisis en euros ou devises) : budget début (D).
% :calcul du pourcentage mensuel du budget total.
Quantité : ventilation des budgets quantitatifs pour chacune des périodes (uniquement si les budgets en saisis en quantités) : budget fin (F).
Montant : ventilation des budgets pour chacune des périodes (uniquement si les budgets en saisis en euros ou devises) : budget fin (F).
% : calcul du pourcentage mensuel du budget total.
Base :la base affiche dynamiquement la somme des budgets mensuels.
