Les immobilisations (P

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Exportation des factures d’immobilisation (P_IGES_ED1)

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de lancer l’exportation de données issues de factures d’immobilisation de ACE FINANCE vers un logiciel externe de gestion des immobilisationsvia une interface au format particulier.

Si la société de destination n'est pas retrouvée dans le paramétrage, le système utilise la société courante.

Utilisation avec Toscane Immobilisations

Dans le cadre de l’utilisation du logiciel TOSCANE Immo, il suffit d’utiliser :

l’option « Exporter Factures » de la fonction P_IGES pour l’exportation des factures d’immobilisation,
et, pour l’importation des dotations aux amortissements, l’option « Transformer » de la fonction P_2INT .

Le nom du fichier de sortie, « FACTURE.CRG » par défaut, peut être modifié (paramètre P_IGES). Si une erreur se produit lors du traitement, le fichier de sortie sera renommé en <répertoire><nom>_ERREUR.<extension>.

Accès : menu « Exporter factures »

Format		Maquette
Rich Text Format (RTF)		P_IGESE1
Blocs d’édition :	P_IGESE1

Paramétrage préalable

Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Exportation de données de factures d’immobilisation vers un logiciel externe ».

Exportation des factures d’immobilisation

Les enregistrements générés regroupent tous les mouvements comptables par numéro d’écriture, numéro de mouvement HT et / ou mouvement analytique (s’il existe), trié par compte. Un numéro de ligne–facture est unique par facture (éclatement d’une facture sur autant d'enregistrements qu'il y a de mouvements analytiques pour cette facture).

Si les enregistrements sont bien générés, le champ <p_mvcnumin> seront mis à jour sous le nom "EXPORTE" ce qui permet de ne pas générer deux fois le (ou les) même(s) enregistrement(s).

En cas d'échec du traitement d'exportation de factures vers le logiciel externe, les messages d'erreur sont visualisés dans le fichier log de l'édition :

« Le type de règlement n'est pas attribué » : Pas de présence du type de règlement dans la table GTMRG.

Et les autres messages d'erreurs sont issus des données des factures.

Règles de gestion :

Si le code société destination n'est pas retrouvé dans le paramétrage de l’option «Transfert/Gérer » de la fonction P_IENV (écran P_IENV_20), on reprend le code société courant pour le traitement d’exportation.

Les différentes données d’un même enregistrement sont séparées par un point virgule (;)

La notion d'établissement n'est pas gérée (non renseignée dans les fichiers export).

Format du fichier exporté

Contenu des champs	Type	Position	Longueur	Remarque	Obligatoire	Alimenté par ACE Finance
Le code de la société	Alphanumérique	1	12	Code "société Destination" défini dans P_IENV option "Transfert" si renseigné	Oui	OUI
Le code de la facture	Alphanumérique	2	12		Oui	OUI
Le libellé de la facture	Alphanumérique	3	35		Oui	OUI
Le type de la facture (achat ou avoir)	Numérique	4	3	Entier (200=nature standard FAF ; 201=nature standard AVF)	Oui	OUI
Le code du fournisseur de la facture	Alphanumérique	5	12	Code comptable du tiers	Oui	OUI
Le libellé du fournisseur	Alphanumérique	6	35	Nom du tiers	Non	OUI
Le code de la devise de la facture	Alphanumérique	7	12	Code devise pièce	Oui	OUI
Le cours de la devise de la facture	Numérique	8	21	Parité sur 5 décimales Séparateur « . »	Non	OUI
Le type de règlement (virement, traite, etc. )	Numérique	9	3	Entier (210=Virement ; 211=Chèque ; 212=Espèce ; 213=Traite ; 214=Relevé)	Oui	OUI
La date d'émission de la facture	Date	10	8	Date de confection pièce au format JJMMAAAA	Oui	OUI
La date de réception de la facture	Date	11	8	Date de l'écriture au format JJMMAAAA	Oui	OUI
La date de comptabilisation de la facture	Date	12	8	Date de l'écriture au format JJMMAAAA	Non	OUI
La référence de la facture (du fournisseur)	Alphanumérique	13	12	Paramétrer le PPE P_IGES pour préciser la zone référence à aller chercher	Non	OUI
Le code article (par défaut le numéro de ligne)	Alphanumérique	14	12	Unique par facture	Oui	NON
Numéro de ligne de facture	Alphanumérique	15	12	Si code article existe et unique par facture, non utilisé. Sinon : Par défaut 1, sinon 2 pour le 2ème mouvement analytique, 3 pour le 3ème, en fonction du nombre de mouvement HT de l'écriture	Non	OUI
Le libellé de la ligne de facture	Alphanumérique	16	35	Libellé du mouvement analytique	Oui	OUI
Le libellé 2 de la ligne de facture	Alphanumérique	17	35		Non	NON
Le numéro du bon de livraison de la ligne de facture	Alphanumérique	18	12		Non	NON
La quantité de la ligne de facture	Numérique	19	21	Entier - Défaut ==> 1	Non	NON
Le montant en devise d'origine de la ligne de facture	Numérique	20	21	Montant du 1er mouvement analytique HT en devise pièce. 2 décimales Séparateur « . »	Oui	OUI
Le montant en devise de la société de la ligne de facture	Numérique	21	21	Montant du 1er mouvement analytique HT en devise contrevaleur. 2 décimales Séparateur « . »	Oui	OUI
le Mt hors taxe de la ligne de facture (unitaire * quantité)	Numérique	22	21	Montant du 1er mouvement analytique HT en devise contrevaleur. 2 décimales Séparateur « . »	Oui	OUI
Le taux de remise de la ligne de facture	Numérique	23	21	10% è 0.10 - Défaut ==> 0	Non	NON
Le taux de TVA de la ligne de facture	Numérique	24	21	20.6% è 0.206 - Défaut ==> TVA Société	Non	OUI
Le compte d'immobilisation de la ligne de facture	Alphanumérique	25	12	Numéro de compte	Non	OUI
Le code famille de la ligne de facture	Alphanumérique	26	12		Non	NON
Le code section analytique de la ligne de facture	Alphanumérique	27	12	Le code section du mouvement analytique renseigné ci-dessus	Non	OUI
Le code activité de la ligne de facture	Alphanumérique	28	12		Non	NON
Le code budget	Alphanumérique	29	12		Non	NON
Code de la commande	Alphanumérique	30	12		Non	NON
Code de la demande d'engagement	Alphanumérique	31	12		Non	NON
Code de la demande de moyen / d'investissement	Alphanumérique	32	12		Non	NON
Code du projet	Alphanumérique	33	12		Non	NON
Date d'autorisation de l'investissement	Date	34	8	Format JJMMAAAA	Non	NON
Date de la commande	Date	35	8	Format JJMMAAAA	Non	NON
Date de livraison du bien	Date	36	8	Format JJMMAAAA	Non	NON
Montant TVA ligne de facture	Numérique	37	21	2 décimales Séparateur « . »	Non	NON
Numéro d'autorisation	Alphanumérique	38	12		Non	NON

Intégration des dotations aux amortissements (P_IGES_ED2)

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de transformer le fichier des dotations aux immobilisations générées par un logiciel externe de gestion des immobilisations en un fichier au format intégrateur. Après ce traitement, l’Intégration proprement dite du fichier se fera par la fonction P_2ITF.

Attention

Cette option ne concerne pas l’importation des dotations aux amortissements enregistrées par le logiciel TOSCANE Immo.

Pour TOSCANE Immo en effet, il suffit d’utiliser la fonction P_2INT pour l’importation des dotations aux amortissements.

Paramétrage préalable

Paramétrage des sociétés :

Le fichier des dotations du format d’entrée peut contenir les dotations de plusieurs sociétés. Dans ce cas, il faut exécuter le traitement sur chaque société en utilisant le même fichier d’origine.

Paramétrez la correspondance du numéro de société du format d’entrée par la fonction P_IENV option « Transfert… / Gérer » (ex : société 001 pour le format d’entrée correspond à la société 1 ACE FINANCE ).

Paramétrage d’une nature utilisateur :

La nature utilisateur « ODI » de nature standard ODC doit être créée.

Paramétrage des comptes :

Paramétrez la longueur des comptes du format d’entrée par la fonction P_IENV option « Transfert... / Gérer ». Si la longueur des comptes n’est pas identique entre les 2 produits, le traitement ajuste le compte général en supprimant les caractères en trop (ex : 60100000 devient 601000) ou en ajoutant les zéros nécessaires (ex : 601000 devient 60100000).

Multi-établissements :

Il est possible de paramétrer la correspondance entre les établissements du format d’entrée et les établissements ACE FINANCE (table TP_IET). Le premier code correspond à l’établissement ACE FINANCE , le deuxième correspond à sa codification dans le format d’entrée. Il est possible également de pointer tous les établissements du format d’entrée sur un seul établissement ACE FINANCE en codifiant « ## » l’établissement destination.

Critères de l’écran lanceur

Le seul critère de l’écran lanceur est le nom du fichier à importer du logiciel d’immobilisation.

Le fichier généré correspond à la racine du fichier d’origine plus le numéro de société ACE FINANCE et avec une extension paramétrée par le premier paramètre alpha du paramètre P_IGES.

Après traitement le fichier d’origine est renommé. Pour ne pas le renommer il faut positionner « 99 » dans la zone N3 du paramètre P_IGES.

Génération du fichier au format intégrateur

Chaque mouvement fourni est lu, transformé au format de l’intégrateur P_2ITF. Autant de mouvements comptables sont créés sur un compte général que de lignes fournis sur ce compte.

Si la zone A2 du paramètre P_IGES est positionné à « O », la fonction regroupe les lignes successives sur un même compte en un seul mouvement comptable. Un mouvement comptable peut être éclaté en plusieurs mouvements analytiques pour la même imputation comptable.

Attention : le regroupement ne pourra se faire que si les lignes concernant un même compte se suivent dans le fichier d’origine. Voir paramètre P_IGES :

Règles de gestion :

Si un compte général n’est pas suivi en analytique (pas de guide analytique sur le compte), les éventuelles ventilations transmises par le format d’entrée ne seront pas prises en compte.
Le sens du mouvement est inversé si le fichier d’entrée contient des montants négatifs.
Une écriture de dotation est générée à chaque rupture d’établissement et à chaque rupture de numéro d’écriture.

Format du fichier à intégrer

Le format 1 :

Par défaut, c’est le format 1 qui est utilisé :

Zone	Position	Longueur
Société	1	3
Journal	4	10
Libellé	14	20
Date	34	10
Compte	44	10
Etablissement	54	2
Site	56	4
Section analytique	60	10
Débit	70	14
Crédit	84	14
Libellé (suite)	108	10
Numéro d’écriture	118	12

Le format 2 :

Un second format peut-être utilisé :

Pour utiliser le format 2, il faut positionner sur le paramètre P_IGES avec la zone A3 égale à « O » sur la fonction batch d’importation (P_IGESE2).

Voir paramètre P_IGES

Particularité du format 2 :

Le fichier d’intégration est fixe, la longueur d’un champ est toujours la même.
Les montants importés n’ont pas de séparateur de millier et le séparateur de décimal est ‘.’.

Ci-dessous la description du format 2 :

Zone	Position	Longueur
Société	1	3
Journal	36	10
Numéro d'écriture	71	12
Libellé	106	30
Compte	141	10
Section analytique	176	10
Débit	222	14
Crédit	246	14
Date d’opération	261	10
Etablissement	341	2
Site	376	4
Niveau	411	Non géré
Date de traitement	446	Non géré

Les problèmes fréquemment rencontrés

Le passage du fichier d’entrée à intégrer doit être transféré en mode ASCII sur la plate-forme de ACE FINANCE et non en mode binaire.
Mettre à blancs les zones non utilisées dans le fichier d’entrée à intégrer dans ACE FINANCE .
Le fichier « compteur.itf » doit être créer à la racine du système et contenir le texte suivant « 1 » (3 fois le caractère d’espacement suivi du caractère 1) sans retour à la ligne.
La valeur sur 3 positions du code société du fichier d’importation doit être rigoureusement identique à la valeur stockée dans l’écran du paramétrage des transferts (Fonction P_IENV Option « Transfert / Gérer »).

Exemple :

Si les lignes de votre fichier d’importation commencent par :

001 DOT 201099000001 (…)

Dans l’écran de paramétrage des transferts, vous devez avoir la valeur « 001 » (valeur par défaut du mono-société) comme valeur du « code société destination » (et non « 1 » ou « 1 »)

Si les deux codes sociétés ne sont pas corrects, vous obtiendrez un fichier erroné d’intégration contenant uniquement la description de la première ligne en double :

11 0 0 0 0 0 0SOC R 1GITF

Les montants doivent utilisés des points et non des virgules.

Passer des virgules aux points :

Aller dans le menu « Démarrer » de Windows, choisissez « Paramètres » puis « Panneau de configuration ». Cliquer sur l’icône « Paramètres régionaux ».

Sélectionner l’onglet « Nombre » et remplacer le symbole décimal par un point.

Note : choisir comme symbole décimal le point aura un impact sur l’ensemble des applications WINDOWS qui utilisent ces paramètres. Exemple : Dans EXCEL, utilisez le symbole point et non plus la virgule pour saisir des nombres décimaux.

Les dates sont au format « 30/06/2004 » et non « 30/06/04 ».

Pour changer le paramétrage des dates dans WINDOWS, suivre la même démarche que pour le changement des virgules en points.

Remarque : changer le style de la date courte a un impact sur l’ensemble des applications WINDOWS qui utilisent ce paramètre.

*Menu*	*Option*	*Ecran*	*Fonction différée*

Exporter factures		P_IGES_ED1	P_IGESE1

Intégrer		P_IGES_ED2	P_IGESE2

Les immobilisations (P_IGES)

Généralités

Introduction

Utilisation avec Toscane Immo

Principes

Accès

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Exportation des factures d’immobilisation (P_IGES_ED1)

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