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Sujet parent: Fonctions ACE

Conversion des données pour l’intégrateur (P_2INT)

Dans le cadre d’une reprise des données, la fonction P_2INT permet de convertir les données issues d’un format d’entrée (intégrateur « simplifié ») au format de l’Intégrateur comptable d’ACE (P_2ITF).

Elle permet, notamment dans le cadre d’une interface entre ACE FINANCE et le logiciel de gestion des immobilisations TOSCANE Immo , d’intégrer des dotations aux amortissements (voir chapitre « Fonctionnalités avec Toscane Immbilisations »)

Généralités

Mise en garde

Cette interface ne remplace absolument pas l’intégrateur. Elle permet seulement d’offrir un format de fichier plus simple que celui de l’intégrateur. Elle donne toutefois la possiblité de gérer le multi-échéances et le multi-analytiques depuis la version 5.0-00.

Cette nouvelle interface possède néanmoins des fonctionnalités qui n’existent pas dans l’intégrateur, comme les tables de correspondance (journaux, natures, analytique,…).

Trucs et astuces

Chaque client de Aurea ayant ses spécificités, un minimum de paramétrage est requis. Nous vous recommandons vivement de consulter le chapitre « Paramétrage et mise en oeuvre » en fin de document.

Accès

Menu Ecran Fonction différée
Transformer… P_2INT_ED1 P_2INTE1

Fonctionnalités standard

Conversion des données (P_2INT_ED1)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de lancer la conversion des données à partir de ce format d’entrée dans un format de sortie pouvant être traité par l’intégrateur comptable (P_2ITF).

Il est possible de passer des écritures ayant plusieurs échéances ou plusieurs ventilations analytiques pour un mouvement comptable.

Nom du fichier à traiter : chemin et nom du fichier d’origine.

Le fichier d’origine correspond au fichier au format standard (intégrateur « simplifié »).

L’existence du fichier est contrôlée dès la saisie de cet emplacement.

N° de la table utilisateur Journaux :

N° de la table utilisateur Code Tiers :

N° de la table utilisateur Plans Analytiques :

N° de la table utilisateur Natures Utilisateurs :

Ces quatre champs indiquent les numéros des tables utilisateurs requises pour les différentes correspondances à établir. L’existence de chacune des tables est vérifiée dès la saisie.

Exemple : Si la table utilisée est la GT123, il faut indiquer 123 dans le champ adéquat.

Du… au … : dates de reprise

Vous pouvez effectuer le traitement par plage de date en indiquant soit une date de début, soit une date de fin, soit les deux. Ces dates sont les dates comptables des écritures issues d’ACEqui seront traduites dans le fichier de sortie.

Les écritures dont la date comptable ACE est antérieure ou égale à la date de fin de l’exercice de reprise seront transformées en RMV (reprises de soldes tiers) ou RAN (reprise des à nouveaux).

Les écritures dont la date comptable dans ACE est postérieure à la date de fin de l’exercice de reprise alimenteront les écritures détaillées (MVC).

Trucs et astuces

Le traitement par plage de date est vivement conseillé. En effet, le fichier à extraire est souvent volumineux (les indices à transmettre à l’intégrateur comptable P_2ITF sont sur 4 caractères).

Accès : menu « Transformer »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_2INTE1
Blocs d’édition : P_2INTE1

Paramétrage et mise en oeuvre

Introduction

Attention
  • Avant de commencer, assurez vous que le fichier « compteur.itf » existe bien dans le répertoire du serveur où ACE a été installé. Ce fichier essentiel permet en effet un suivi par tableau de bord.
  • Il vous est possible de vous passer de ce fichier « compteur.itf » à condition de positionner le paramètre P_CPTF qui permet de gérer d’autres compteurs que les compteurs définis pour ACE Finance .
  1. La mise en œuvre de l’intégration suit les mêmes principes que l’intégration comptable standard grâce à la fonction P_2ITF.
  2. Ensuite, il vous faut positionner le paramètre P_2INT sur la fonction P_2INTE1 pour personnaliser le traitement de conversion des données : renommer ou non le fichier source, spécifier l’extension du fichier résultat.
  3. Il conviendra de créer un nouveau mode de règlement , au cas où il n’y en aurait pas dans le fichier d’origine ; cela s’effectue grâce à la fonction GTMRG (table MRG) : « DI » pour Divers. Cependant, il faudra aussi s’assurer de l’existence des conditions bancaires en correspondance avec ce mode de règlement. Il faut également vérifier l’existence de la nature utilisateur : REP (reprise).
  4. De plus, pour palier certaines interférences entre ACE et ce format d’entrée, mais aussi pour permettre au client de « rénover » sa gestion comptable, des tables de correspondance doivent être renseignées.
  5. A noter également que le fichier est à trier avant son passage dans le traitement de P_2INT.

    Le fichier d’entrée doit être trié par numéro de pièce (champ « Pièce »).

    En mode multi-établissements (voir paramètre GESETB), le tri de ce fichier en entrée doit prioriser le code établissement puis le numéro de pièce.

    Il suffit d’effectuer un tri sous MS-DOS à l’aide d’un fichier de commande <xxx>.bat dont voici le contenu.

    sort /+33 < c:\fichier entrée > c:\fichier résultat

    Le fichier résultat peut alors être traité par la fonction P_2INT.

Suivi du traitement

Au cas où l’intégration rencontre une quelconque complication, un suivi du traitement (trace) peut être réalisé pour simplifier la détection et la résolution du problème.

Pour cela, il suffira de s’identifier en tant qu’agent #TRACE#.

La trace sera présente dans le fichier « log » généré par le traitement différé, et consultable grâce à la fonction UEDI.

Messages d’erreur

Création du message P_TABVID

Code Type Langue
P_TABVID E - Erreur FRA
Libellé
La table @ est vide !
Gravité Validation Affichage code message
1 O N
Soft copie Bip sonore Trace fichier erreurs
N N N

Ce message est indiqué dans le fichier « log » du traitement batch lorsque l’une des tables utilisateurs de correspondance spécifiée est vide.

Messages d’erreur de traitement

En cas de problème au cours du traitement, certains messages apparaîtront dans le fichier « log » de la trace.

Au tout début du traitement, le programme recherche le paramètre P_2INT. Si ce dernier n’existe pas, vous aurez :

Paramètre P_2INT inexistant dans la fonction GPEV (P_PARINEX).

Ensuite, si les fichiers (source ou résultat) présentent un problème lors de leur ouverture :

Problème lors de l'ouverture du fichier @ (P_PBOUVFIC)

Le fichier @ n'existe pas (FIC_INEX)

Puis, un contrôle sur les tables Utilisateur (TTU) de paramétrage est réalisé. Dès qu’une table n’est pas renseignée :

La table @ est vide ! (P_TABVID)

L’exercice REPRIS étant nécessaire, s’il n’existe pas :

L'exercice de reprise n'existe pas (P_EXREPRIS)

Pour chaque écriture, on vérifie l’existence du journal utilisé. Au cas où :

Le journal @ n'existe pas(P_JAINEX)

La table de correspondance des tiers est obligatoire, car ACE a besoin d’un compte collectif correspondant. Si un compte tiers n’est pas décelé dans la table utilisateur (TTU) :

Code collectif @ inexistant (I_BIMINEX)

Pour différents natures, un journal de banque est obligatoire. On contrôle alors son type :

Ce journal n'est pas de type banque (P_JNLBQE)

Si aucun journal de banque n’est précisé dans le PPE, et s’il devient nécessaire :

Journal de banque @ inexistant (I_1JBQINEX)

Si la valeur N4 du PPE n'est pas spécifiée, un message d'erreur apparaît dans le log.

Aucun format dans la valeur N4 du paramètre P_2INT

Correspondance des données d’ACEavec les données du format d’entrée.

Les journaux comptables

Un code journal comporte 6 caractères.

Pour vous permettre d’intégrer les données directement dans vos nouveaux journaux ACE , une table utilisateur (TTU) peut y être dédiée.

Si le paramétrage ACE reste identique à celui du format d’origine (même codes journaux), cette table est inutile.

Sinon, il suffit de créer une table utilisateur par la fonction GTTTU, de créer une fonction pour gérer cette table (grâce à la fonction UFCT), et enfin d’habiliter un ou plusieurs utilisateurs à renseigner cette table (fonction UHAB).

  • dans la première colonne « Code », pour éviter les doublons, les 3 premiers caractères du champ sont insignifiants. On peut y mettre « XXX », comme « UIY » ou autre… Seuls les 3 derniers caractères sont importants : ils désignent le journal du fichier d’origine

  • dans la seconde « Libellé Long », on peut indiquer la position d’un déterminant autre que le code journal pour lui associer un journal ACE . C’est en fait la position d’un champ dans le fichier d’origine au format intégrateur simplifié. On note la position de début de la chaîne à contrôler. La longueur du contrôle est celle de la valeur précisée dans la colonne suivante;

  • dans la troisième « Réduit », indiquez le cas échéant, la valeur que doit avoir la chaîne sélectionnée par la position donnée en 3ème colonne, pour correspondre au journal voulue ;

  • dans la quatrième « Donnée Complémentaire », indiquez le journal ACE correspondant.

Les deuxième et troisième colonnes ne sont pas obligatoires.

Si un seul journal porte un nom différent de l’environnement d’origine, un seul enregistrement est à créer.

L’existence du journal ACE n’est pas contrôlée à la saisie, mais lors du traitement. Un message est alors inscrit dans le fichier « log » correspondant.

Différents journaux peuvent pointer sur le même journal ACE :

Dans notre exemple, les journaux 770 et 771 du format d’entrée sont regroupés dans le journal 700 d’ACE.

On peut également utiliser la table de correspondance des journaux qui utilise des critères comme celle des natures ; voir les exemples décrits ci-dessous.

Les natures utilisateurs

Un code nature fait 3 caractères.

Pour vous permettre d’intégrer les données directement dans vos nouvelles natures utilisateurs ACE , une table utilisateur (TTU) peut y être dédiée.

Si le paramétrage ACE reste identique à celui du format du fichier d’entrée (même codes natures), cette table devient inutile.

Sinon, il suffit de créer une table utilisateur par la fonction GTTTU, de créer une fonction pour gérer cette table (grâce à la fonction UFCT), et enfin d’habiliter un ou plusieurs utilisateurs à renseigner cette table (fonction UHAB).

  • dans la première colonne « Code », pour éviter les doublons, les 4 premiers caractères du champ sont insignifiants. On peut y mettre « XXXX », comme « UIYH » ou autre… Seuls les 2 derniers caractères sont importants : ils désignent la nature utilisateur du fichier d’origine ;

  • dans la seconde « Libellé Long », on peut indiquer la position d’un déterminant autre que le code nature pour lui associer une nature ACE . C’est en fait la position d’un champ dans le fichier d’origine au format intégrateur simplifié. On note la position de début de la chaîne à contrôler. La longueur du contrôle est celle de la valeur précisée dans la colonne suivante;

  • dans la troisième « Réduit », indiquez le cas échéant, la valeur que doit avoir la chaîne sélectionnée par la position donnée en 3ème colonne, pour correspondre à la nature voulue ;

  • dans la quatrième « Donnée Complémentaire », indiquez la nature utilisateur ACE correspondante.

Les deuxième et troisième colonnes ne sont pas obligatoires.

Si une seule nature porte un nom différent de l’environnement d’origine, un seul enregistrement est à remplir dans la table utilisateur.

L’existence de la nature ACE n’est pas contrôlée à la saisie, mais dans le traitement. Un message est alors inscrit dans le fichier « log » du traitement différé, mais l’écriture sera tout de même passée en nature REP (reprise).

Dans notre exemple, la nature d’origine FA devient :

  • FFR , si le trentième caractère de la ligne du fichier d’entrée vaut 6 ;

  • FCR , si ce même trentième caractère vaut 7 .

Le contrôle n’est effectivement réalisé que sur un seul caractère car la valeur cherchée (notée dans la colonne « Réduit ») ne comporte qu’un seul caractère.

Autre exemple :

Pour une valeur cherchée de 10 caractères (maximum permis), le contrôle sera réalisé sur le champ allant du caractère 98 au caractère 108.

La nature EF deviendra donc ENC si le contrôle est respecté.

Les comptes collectifs Tiers (obligatoire)

Dans ACE , la gestion des tiers est réalisée grâce à des comptes collectifs. Un compte collectif est associé à une comptabilité tiers.

Pour paramétrer les correspondances, il faut tout d’abord avoir bien assimiler les différentes comptabilités tiers existantes, pour y associer les tiers ou types de tiers.

Il suffit de créer une table utilisateur par la fonction GTTTU, de créer une fonction pour gérer cette table (grâce à la fonction UFCT), et enfin d’habiliter un ou plusieurs utilisateurs à renseigner cette table (fonction UHAB).

Sa structure est assez simple :

  • dans la première colonne « Code », indiquez le préfixe du compte auxiliaire auquel on fait correspondre un compte collectif ;

  • dans la seconde « Libellé Long », on peut le cas échéant indiquer la position de début d’une chaîne à supprimer dans le compte auxiliaire spécifique ;

  • dans la troisième « Réduit », on peut le cas échéant indiquer la position de fin de la chaîne à supprimer dans le compte auxiliaire de départ ;

  • dans la quatrième « Donnée Complémentaire », indiquez le compte collectif ACE correspondant.

Les deuxième et troisième colonnes ne sont pas obligatoires.

L’existence du code tiers et du compte collectif n’est pas contrôlée à la saisie, mais lors du traitement d’intégration P_2ITF. Un message est alors inscrit dans le fichier log du traitement différé correspondant.

Dans notre exemple, un tiers dont le code serait CD412xxx, deviendrait CD2xxxx, et son compte collectif associé serait le 4110000.

On peut bien sûr simplement associer un compte collectif, sans modifier les codes tiers.

Le traitement ajuste automatiquement le nombre de zéro correspondant à la longueur définie des comptes.

La comptabilité analytique

Pour nos clients gérant une comptabilité analytique, une autre table utilisateur peut être créée de manière à élargir les imputations.

Il suffit de créer une table utilisateur par la fonction GTTTU, de créer une fonction pour gérer cette table (grâce à la fonction UFCT), et enfin d’habiliter un ou plusieurs utilisateurs à renseigner cette table (fonction UHAB).

Sa structure est assez simple :

  • dans la première colonne « Code », on note les références d’origine. Le premier caractère est l’axe analytique,

  • dans la seconde « Libellé Long », on note les correspondances ACE . Le premier caractère est également l’axe analytique ;

  • la troisième colonne « Libellé Réduit » fait la même chose que la deuxième, on y note les correspondances ACE .

L’existence des différents plans n’est pas contrôlée à la saisie mais lors du traitement d’intégration P_2ITF. Un message est alors inscrit dans le fichier log du traitement différé.

Le premier caractère du « Code » est l’axe analytique d’origine (1, 2 ou 3). Le premier caractère du « Libellé » est l’axe analytique ACE correspondant (1, 2 ou 3).

Ensuite, dans la colonne « Code », il faut indiquer « SEC » ou « RUB » (SEC pour Section ou centre budgétaire, RUB pour RUB), pour y faire correspondre dans la colonne « Libellé » un plan ACE (PR, PB, PJ, S1, ou S2).

Dans notre exemple, ce qui était dans le format d’origine en SEC de l’axe 1 ira chez ACE sur l’axe 2, au plan S1.

Si cette table utilisateur (TTU) n’est pas renseignée, les imputations se feront dans l’ordre axe 1, axe 2 puis axe 3 sur les plans PR (centre budgétaire) puis PB (rubrique).

Traitement du multi-échéances et du multi-analytiques

Lorsqu’un mouvement comptable contiendra du multi-échéances ou du multi-analytiques (la possibilité de gérer les deux en même temps sur un mouvement n’étant pas possible), il conviendra de charger le fichier d’entrée de la manière décrite ci-dessous.

Un enregistrement sera créé pour chaque échéance ou ventilation analytique du mouvement comptable. Chaque enregistrement sera identique au précédent. Seuls les quelques champs associés à l’échéance ou à la ventilation analytique verront leurs valeurs changées.

Ainsi, pour une échéance, les champs qui lui sont associés sont les suivants :

  • Montant débit (gestion) (position 87)
  • Montant crédit (gestion) (position 101)
  • Date d’échéance (position 145)
  • Mode de règlement (position 153)
  • Montant en devise pièce (position 240)

Pour une ventilation analytique, les champs qui lui sont associés sont les suivants :

  • Montant débit (gestion) (position 87)
  • Montant crédit (gestion) (position 101)
  • Gestion analytique 1 (position 168)
  • Gestion analytique 1 (position 180)
  • Gestion analytique 2 (position 192)
  • Gestion analytique 2 (position 204)
  • Gestion analytique 3 (position 216)
  • Gestion analytique 3 (position 228)
  • Montant en devise pièce (position 240)

Les mouvements associés à un même mouvement comptable seront détectés par la présence de la valeur « * » sur le code de suivi (Position 447 du fichier d’entrée) de chaque enregistrement (sauf le dernier). Les soldes des montants débit/crédit/pièce donnent le sens et les montants du mouvement comptable.

Exemple : Multi-analytiques sur un mouvement comptable d’un montant de 25000 :

Ligne Société Compte Etb Date Journal Pièce Nature Date Doc
1 9701 707000   20010102 VENTES 01FAC0000001 FAC 20010102
1 9701 707000   20010102 VENTES 01FAC0000001 FAC 20010102
Ligne Libellé Débit Crédit Val. Let
1 Facture 000000000000.00 000000000100.00  
2 Facture 000000000000.00 000000000150.00  
Ligne Echéance Règlement. Cpt Collectif Code TVA CBU1 RUB1 CBU2 RUB2 CBU3
1       3 Nord Lille      
2       3 Nord Douai      
Ligne RUB3 Montant Pièce Code Devise Pièce Nom Banque Ville Banque Banque tirée Référence tirée
1   000000000100.00 EUR        
2   000000000150.00 EUR        
Ligne Référence 1 Référence 2 Référence 3 Référence 4 Référence 5 Statistic 1
1            
2            
Ligne Statistic 2 Statistic 3 Statistic 4 Statistic 5 Statistic 6 Suivi Libre
1           *  
2              

Annexes

Format du fichier Standard

Ci-joint, le format du fichier en entrée.

Champ Version Début Taille Description
Société 4.4-00 1 4 Code société
Compte 4.4-00 5 12 Numéro de compte ou numéro de compte tiers
Etablissement 4.4-00 17 3 Etablissement
Date 4.4-00 20 8 Date comptable (SSAAMMJJ)
Journal 4.4-00 28 6 Code journal
Pièce 4.4-00 34 12 Numéro de pièce
Nature 4.4-00 46 3 Code nature
Date Document 4.4-00 49 8 Date document (SSAAMMJJ)
Libellé 4.4-00 57 30 Libellé
Montant Débit 4.4-00 87 14 Montant débit (gestion)
Montant Crédit 4.4-00 101 14 Montant crédit (gestion)
Valeur 4.4-00 115 30 Lettré si non vide, code lettrage
Echéance 4.4-00 145 8 Date d'échéance (SSAAMMJJ)
Mode de règlement 4.4-00 153 2 Mode de Règlement
Compte Collectif 4.4-00 155 12 Compte collectif associé, si renseigné
Code TVA 4.4-00 167 1 Code TVA
CBU 1 4.4-00 168 12 Gestion Analytique 1
RUB 1 4.4-00 180 12 Gestion Analytique 1
CBU 2 4.4-00 192 12 Gestion Analytique 2
RUB 2 4.4-00 204 12 Gestion Analytique 2
CBU 3 4.4-00 216 12 Gestion Analytique 3
RUB 3 4.4-00 228 12 Gestion Analytique 3
Montant Devise Pièce 4.4-00 240 14 Montant en devise pièce
Code Devise Pièce 4.4-00 254 3 Code devise montant pièce
Nom Banque 4.4-00 257 30 Nom banque (pour les chèques à remettre)
Ville Banque 4.4-00 287 30 Ville banque (pour les chèques à remettre)
Banque tirée 4.4-00 317 6 Banque tirée (pour les EAP)
Référence tirée 4.4-00 323 10 Référence tirée (pour les EAR)
Référence 1 5.0-00 333 12 Référence 1 de l'en-tête d'écriture
Référence 2 5.0-00 345 12 Référence 2 de l'en-tête d'écriture
Référence 3 5.0-00 357 12 Référence 3 de l'en-tête d'écriture
Référence 4 5.0-00 369 12 Référence 4 de l'en-tête d'écriture
Référence 5 5.0-00 381 12 Référence 5 de l'en-tête d'écriture
Statistique 1 5.0-00 393 6 Statistique 1 du mouvement
Statistique 2 5.0-00 399 6 Statistique 2 du mouvement
Statistique 3 5.0-00 405 6 Statistique 3 du mouvement
Statistique 4 5.0-00 411 12 Statistique 4 du mouvement
Statistique 5 5.0-00 423 12 Statistique 5 du mouvement
Statistique 6 5.0-00 435 12 Statistique 6 du mouvement
Code de suivi 5.0-00 447 1 Indicateur de suivi du mouvement
Référence 6 5.2-00 448 12 Référence 6 de l'en-tête d'écriture
Référence 7 5.2-00 460 12 Référence 7 de l'en-tête d'écriture
Référence 8 5.2-00 472 12 Référence 8 de l'en-tête d'écriture
Référence 9 5.2-00 484 12 Référence 9 de l'en-tête d'écriture
Référence 10 5.2-00 496 12 Référence 10 de l'en-tête d'écriture
Référence 11 5.2-00 508 12 Référence 11 de l'en-tête d'écriture
Référence 12 5.2-00 520 12 Référence 12 de l'en-tête d'écriture
Référence 13 5.2-00 532 12 Référence 13 de l'en-tête d'écriture
Référence 14 5.2-00 544 12 Référence 14 de l'en-tête d'écriture
Référence 15 5.2-00 556 12 Référence 15 de l'en-tête d'écriture
Référence 16 5.2-00 568 12 Référence 16 de l'en-tête d'écriture
Référence 17 5.2-00 580 12 Référence 17 de l'en-tête d'écriture
Référence 18 5.2-00 592 12 Référence 18 de l'en-tête d'écriture
Référence 19 5.2-00 604 12 Référence 19 de l'en-tête d'écriture
Référence 20 5.2-00 616 12 Référence 20 de l'en-tête d'écriture
I_mvcsta7/ I_rmvsta7 ACE 1.6.0 628 12 Zone statistique
I_mvcsta8/ I_rmvsta8 ACE 1.6.0 640 12 Zone statistique
I_mvcsta9/ I_rmvsta9 ACE 1.6.0 652 12 Zone statistique
I_mvcsta10/ I_rmvsta10 ACE 1.6.0 664 12 Zone statistique
I_refext ACE 1.6.0 676 12 Référence externe

Exemples de traitement

Ecriture détaillée

Le programme retournera une écriture détaillée si c’est une écriture de l’exercice courant.

Format d’entrée

Ligne Société Compte Etb Date Journal Pièce Nature Date Doc
1 9701 411000000000   20010102 ENCCH 01CHF0000001 CHF 20010102
2 9701 411000000000   20010102 ENCCH 01CHF0000001 CHF 20010102
3 9701 411000000000   20010102 ENCCH 01CHF0000001 CHF 20010102
Ligne Libellé Débit Crédit
1 Chèque à encaisser 000000000000.00 000000020000.00
2 Chèque à encaisser 000000000000.00 000000069023.45
3 Chèque à encaisser 000000089023.45 000000000000.00
Ligne Val. Let Echéance Règlement.
1 Valeur 20010103 CH
2 Valeur 20010203 CH
3 Valeur 20010103 CH
Ligne Cpt Collectif Code TVA CBU1 RUB1 CBU2
1 401000000000        
2 401000000000        
3 401000000000        
Ligne RUB2 CBU3 RUB3 Montant Pièce Code Devise Pièce
1       000000020000.00 FRF
2       000000069023.45 FRF
3       000000089023.45 FRF
Ligne Nom Banque Ville Banque Banque tirée Référence tirée
1 Crédit Agricole Lille 0001 0002
2 Crédit Agricole Lille 0001 0002
3 Crédit Agricole Lille 0001 0002
Ligne Référence 1 Référence 2 Référence 3 Référence 4 Référence 5
1 REF1 REF2 REF3 REF4 REF5
2 REF1 REF2 REF3 REF4 REF5
3 REF1 REF2 REF3 REF4 REF5
Ligne Statistic 1 Statistic 2 Statistic 3 Statistic 4 Statistic 5 Statistic 6 Suivi Libre
1 STA1 STA2 STA3 STA4 STA5 STA6 *  
2 STA1 STA2 STA3 STA4 STA5 STA6    
3 STA1 STA2 STA3 STA4 STA5 STA6    

Format de destination dans ACE

Devant chaque ligne, s’ajoutent différents champs de séquencement.

Lot Type Act Soc Etb Date Nature Journal
REG IMC   9701   20010102 CHC ENCCH
Lot Type Act Libellé Nom Banque Loc. bq Code bq tir Réf. Tir.
REG ETR   Chèque à encaisser Crédit Agricole Lille 0001 0002
Mod rglt Date pièce Devise Parité Réf 1 Réf 2 Réf 3 Réf 4 Réf 5
CH 20010102 FRF 0.00000 REF 1 REF2 REF3 REF4 REF5
Commentaire 1 Commentaire 2 Numéro pièce
    01CHF0000001
Lot Type Act Sns Compte Tiers Libellé Montant pièce Contre-val
REG MVC   C 411000   Chèque à encaisser 89023.45 89023.45
TVA Let Sta 1 Sta 2 Sta 3 Mtt HT/TVA Réf. chain RIB Sta 4 Sta 5 Sta 6
  Valeur STA1 STA2 STA3 0.00     STA4 STA5 STA6
Lot Type Act Monde Rglt Date éch Montant pièce Contre-val BAP Num Adr
REG ECH   CH 20010103 2000.00 20000.00   0
Lot Type Act Monde Rglt Date éch Montant pièce Contre-val BAP Num Adr
REG ECH   CH 20010203 89023.45 69023.45   0
Lot Type Act Sns Compte Tiers Libellé Montant pièce Contre-val
REG MVC   C 411000   Chèque à encaisser 89023.45 89023.45
TVA Let Sta 1 Sta 2 Sta 3 Mtt HT/TVA Réf. chain RIB Sta 4 Sta 5 Sta 6
  Valeur STA1 STA2 STA3 0.00     STA4 STA5 STA6
Lot Type Act Monde Rglt Date éch Montant pièce Contre-val BAP Num Adr
REG ECH   CH 20010103 89023.45 89023.45   0

Reprise Tiers

Une écriture de ce type est générée si sa date comptable est antérieure à la date début du premier exercice comptable ouvert.

Format de destination dans ACE

Lot Type Act Soc Etb Date Nature Journal
REG IMR   9701   19980101 REP REP
Lot Type Act Sens Compte Tiers libellé Montant Pièce
REG RMV   C 4110000 FP4110000000 Chèque à encaisser 89023.45
Contre-val Devise Let Sta 1 Sta 2 Sta 3 Jnll Date Numéro pièce
89023.45 FRF Valeur STA1 STA2 STA3 ENCCH 19960102 01CHF0000001
Banque tirée RIB Sta 4 Sta 5 Sta 6
0002   STA4 STA5 STA6
Lot Type Act Monde Rglt Date éch Montant pièce Contre-val BAP Num Adr
REP REC   CH 20010103 89023.45 89023.45   0
Lot Type Act Sens Compte Tiers libellé Montant Pièce
REP RMV   D 4110000 FP4100000000   89023.45
Contre-val Devise Let Sta 1 Sta 2 Sta 3 Jnll Date Numéro pièce
89023.45 FRF Valeur STA1 STA2 STA3 ENCCH 19960102 01CHF0000001
Banque tirée RIB Sta 4 Sta 5 Sta 6
0002   STA4 STA5 STA6
Lot Type Act Monde Rglt Date éch Montant pièce Contre-val BAP Num Adr
REP REC   CH 20010103 89023.45 89023.45   0

Report à nouveau

Sont considérées comme reports à nouveaux, les écritures du fichier d’entrée qui ne mouvementent que des comptes généraux.

Les écritures dont le numéro de pièce est ‘0000000000’ ne sont pas reprises. En effet, ces « centralisations » du format d’origine sont gérés dans ACE Finance par les comptes collectifs.

Fonctionnalités avec Toscane Immobilisations

Principes

La fonction P_2INT permet, dans le cadre d’une interface entre ACE FINANCE et le logiciel de gestion des immobilisations TOSCANE Immobilisations , d’intégrer des dotations aux amortissements.

Vous trouverez ci-après un exemple de mise en place de la fonction P_2INT pour le logiciel TOSCANE Immobilisations.

Rappel :

  • On utilise l’option « Exporter Factures » de la fonction P_IGES pour l’exportation des factures d’immobilisation.
  • Pour l’importation des dotations aux amortissements, on utilise l’option « Transformer » de la fonction P_2INT.

Paramétrage et mise en oeuvre

Préparation multi-entités

Dans la gestion des sociétés (fonction USOC), option « Modifier », popup « Paramétrage Multi-entités – PF1P », on définit le paramétrage multi-entités des tables utilisateurs 110, 111, 112, 113.

Ces tables sont partagées au niveau le plus haut et contiennent respectivement :

Table 110 les journaux
Table 111 les codes Tiers
Table 112 les plans Analytiques
Table 113 les natures utilisateurs

Création des fonctions

Définir les différentes fonctions à utiliser par la fonction UFCT, option « Créer… / Fonction ».

Fonction Mode (I/B) Localisation
P_2INT Interactif ap$exe :p_2int.exe
P_2INTE1 Batch ap$exe :p_2inte1.exe
GT110 Intéractif ap$exe :table.exe
GT111 Intéractif ap$exe :table.exe
GT112 Intéractif ap$exe :table.exe
GT113 Intéractif ap$exe :table.exe

Configurateur Fonctionnel

Par le Configurateur Fonctionnel (fonction GPEV ) :

  • on définit la fonction P_2INTE1 (option « Fonction… / Gérer »),
  • on positionne le paramétre P_2INT sur la fonction P_2INTE1 (option « Paramétrage... / Gérer »).
Fonction Paramètre A1 A2 A3 N1 N2 N3 N4 N5 M1 M2
P_2INTE1 P_2INT ITF [xxx]   1 2 [0-99] 2     EUR
Paramètres Désignation
A1 ITF : extension du fichier résultat
A2 XXX : code journal banque inutilisé
A3  
N1 1
N2 2 :code société émétrice
N3 0 ou 99 (au choix)
N4 2 (fichier standard)
M1  
M2 EUR (Toscane ne met pas de devise)

Création des tables

Par la gestion des tables utilisateurs (fonction GTTTU), option « Gérer », on définit les tables utilisateurs 110, 111, 112 et 113.

Ensuite, on va renseigner chacune des tables utilisateurs.

La table des journaux, GT110 :

La table des codes tiers, GT111 :

La table des plans analytiques, GT112 :

La table des natures utilisateurs, GT113 :

Création du guide d’intégration comptable

Par la fonction P_2ITF (« Intégrateur comptable »), option « Guide… / Créer », on définit le guide d’intégration comptable nommé « TOSC ».

Création de la procédure d’intégration

Dans la gestion des procédures (fonction UPRC, option « Gérer »), on définit une nouvelle procédure sur a la fonction P_2INTE1.

Déroulement de la procédure

Pour utiliser cette procédure, il faut créer le fichier à intégrer dans le répertoire « ap$in » du serveur ACE (\\gnxprod\ACE\in). Le fichier à intégrer doit être nommé « INBA » sans extension.

La procédure va transformer le fichier en « INBA2.ITF », intégrer ce fichier, puis valider l’écriture ainsi générée. Pour chacune de ces trois étapes, un numéro d’édition est automatiquement attribué.

Pour contrôler le bon déroulement du traitement, le fichier d’extension « log » du traitement de validation de l’écriture générée fournit le numéro de l’écriture intégrée. Cette écriture peut ensuite être visualisée par la fonction P_3VIS.

En cas d’anomalie lors du traitement, il est conseillé de consulter les fichiers d’extension « log » des trois étapes du traitement.

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