Les relevés Tiers

Ce document fournit les informations nécessaires à l’utilisation des Relevés tiers. Il est destiné aux utilisateurs déjà familiarisés avec le module Finance de ACE .

La relation commerciale entre un fournisseur et son client suppose l’émission d’une facture, matérialisation de la fourniture d’une prestation ou d’un bien.

Dans un but de gestion efficace et de productivité dans l’émission de factures clients, on peut regrouper, sur un même document, les informations relatives à plusieurs factures non encore réglées, concernant un même client sur une période donnée.

Ce document personnalisé, dénommé relevé (de compte), peut comporter en pied une lettre de change relevé (LCR) ou un chèque (Lettre-chèque).

Ce document représente à un instant donné, ce que nous doit un client au titre d’une période donnée, avec le justificatif des pièces enregistrées en comptabilité.

Cette fonctionnalité correspond à un traitement périodique (en général mensuel) et s’appuie sur la comptabilité client. Elle permet également de gérer des prélèvements clients.

Chronologiquement, le processus est le suivant :

1) Définition des composantes de la gestion des relevés (type de numérotation, comportement des types de relevés…).

2) Autorisation du processus de relevé sur une comptabilité tiers, avec définition des comptes collectifs à prendre en compte pour la gestion des relevés.

3) Définition des guides de relevés, qui constituent le lien entre les tiers et le processus de gestion des relevés, et affectation par défaut de ces guides à des familles comptables.

4) Application des différentes étapes du traitement des relevés (Préparation, Validation) et mise en œuvre éventuelle des filtres mis à disposition (ajustements,…).

5) Edition des relevés à envoyer aux clients avec certaines fonctionnalités complémentaires comme la création de fichier aux normes ETEBAC 3 par exemple…

Le GUIDE de relevé : il constitue le lien entre un tiers et la manière dont on va éditer ses relevés ; il rassemble une ou plusieurs combinaisons de 3 éléments : un mode de paiement, une devise et un type de relevé.

Le TYPE de relevé : il rassemble les principales caractéristiques de comportement d’un relevé : dans quelle devise le relevé sera-t-il édité ? selon quels critères ? Souhaite-t-on générer des écritures provisoires? Souhaite-t-on fixer un montant minimum pour éditer un relevé ? Comment souhaite-t-on gérer les relevés créditeurs ?

L’accès aux fonctionnalités d’édition des relevés s’effectue en standard, à partir de trois fonctions :

• P_3RVE , qui comprend les options Distributeurs et Types de relevés (pour la création des caractéristiques des relevés), Préparer Relevés et Tableau De Bord (pour la gestion des étapes des relevés) .

• P_3ENV , qui permet de définir des « guides de relevés », notion évoquée ci-dessus, et de paramétrer les comptabilités tiers et les familles comptables pour le traitement des relevés.

• P_3EG , qui permet un pilotage des éditions à destination des clients.

Il convient tout d’abord d’aller dans la fonction de gestion des compteurs « UCPT », d’appeler l’option « Mettre à jour » et de vérifier l’existence ou le cas échéant de créer les valeurs suivantes :

1) P_RVENUM (code du compteur des relevés), Compteur des Relevés (libellé associé), 1 (indique la valeur que ce compteur va prendre à sa création), 1 (indique la valeur minimale que ce compteur peut prendre), 9999999 (indique la valeur maximale que pourra prendre ce compteur), 1 (indique l’incrément que ce code peut prendre

2) P_RVELOT (code du compteur des lots de relevés), Compteur des Lots (libellé associé), 1 (indique la valeur que ce compteur va prendre à sa création), 1 (indique la valeur minimale que ce compteur peut prendre), 9999999 (indique la valeur maximale que pourra prendre ce compteur), 1 (indique l’incrément que ce code peut prendre)

Ces 2 compteurs permettent d’attribuer l’équivalent d’un numéro technique d’identification à un relevé donné pour un tiers donné (compteur des relevés) d’une part et à un ensemble de relevés traités en une fois (compteur des lots).

Pour mémoire, dans ACE , un distributeur de pièces correspond à un numéro d’incrémentation.

L’option « Distributeurs » de la fonction P_3RVE est utilisée dans ce but.

Par analogie, on peut dire que le distributeur est un identifiant « fort » pour le relevé comme le n° de référence l’est pour une écriture comptable.

Il s’agit de définir les différentes caractéristiques d’un mode de gestion des relevés dans l’option « Types relevés » de la fonction P_3RVE.

Il convient de créer au moins un type de relevé par devise utilisée. De plus, un type de relevé correspond en général à une catégorie de tiers ayant un mode de paiement homogène : paiement par effet (billet à ordre relevé ou LCR), ou paiement par chèque ou virement.

Le guide de relevé est l’outil principal de paramétrage des relevés. Il fait le lien entre le tiers (via sa fiche d’identification) et la manière de gérer les relevés qui le concernent.

Le nombre de guides dépend du facteur suivant : tous les clients reçoivent-ils un relevé en même temps et dans les mêmes conditions ?

On peut créer ces guides par la fonction P_3ENV avec l’option « Relevé ».

Ce traitement se lance par l’option « Préparer RVE… » de la fonction P_3RVE. Il permet de « constituer » les relevés (par traitement différé), avant de les éditer.

Ces informations permettent de savoir « Où on en est ? » dans le traitement des relevés.

Cette information peut être obtenue par l’option « T.D.B » de la fonction P_3RVE. Il suffit de renseigner le code du guide de Relevé concerné.

Cette fonctionnalité est activée par l’option « Relevés » de la fonction P_3EG. L’édition n’est possible qu’après une préparation validée.