Environnement de la comptabilité tiers (P_3ENV)

L'environnement du module "Comptabilités tiers" comprend les fonctions qui permettent la définition et la mise à jour des structures des comptabilités auxiliaires : comptabilité clients, fournisseurs ou autres (ex : membres du personnel ou encore gestion d'honoraires).

Certains traitements, associés à divers types de comptabilités tiers, peuvent être adaptés au moyen de guides de gestion :

• l’édition des relevés de factures tiers, avec ou sans traite en pied de relevé,
• la relance de factures ou d’effets non réglés ou non acceptés dans les délais,
• le règlement automatique de créances fournisseurs (factures, frais de mission),
• les autres traitements (ex. affacturage des factures clients).

Les structures des comptabilités auxiliaires sont définies dans l'ordre logique suivant :

Comptabilités tiers

Elles permettent de gérer individuellement les comptes tiers (clients, fournisseurs, autres). Les mouvements enregistrés sur les comptes tiers sont centralisés en temps réel dans des comptes généraux qui sont déclarés collectifs (ex: 401000, 411000).

Une comptabilité tiers présente les caractéristiques suivantes :

• un sens : une comptabilité habituellement débitrice est une comptabilité client; une comptabilité créditrice est réservée à une comptabilité fournisseurs; d'autres comptabilités tiers peuvent être mixtes.

• gestion du masque des comptes : les comptes tiers appartenant à une comptabilité tiers peuvent être numérotés automatiquement grâce à un masque.

• les traitements de relevés, relances et règlements sont mis en œuvre ou non au niveau de la définition de la comptabilité tiers.

• divers comptes utilisés lors de la passation des écritures tiers sont stockés dans chaque comptabilité tiers

• liaison avec les comptes collectifs : chaque comptabilité est dotée d'un ou plusieurs comptes généraux déclarés collectifs; exemple : la comptabilité client peut être dotée des collectifs "411000-Clients" et "413000-Effets à recevoir"

• possibilité de calculer un en-cours qui permettra des analyses internes de type crédit-client, échéanciers de créances (clients et fournisseurs), prévision de décaissements (paiements fournisseurs).

Familles comptables

Les familles comptables regroupent des tiers homogènes (ex. : tous les clients français ou étrangers...), ou qui présentent des affinités fonctionnelles (ex. : même mode de calcul des dates d'échéance et relevés de factures identiques...).

Lors de la création d'une fiche tiers, ce dernier va hériter de par la famille comptable de certains de ses attributs.

Ces attributs proposés par défaut pourront être modifiés. Le tiers créé appartient à une et une seule comptabilité tiers.

Guides de gestion

Les guides de gestion définissent les traitements de relevés, de relances (factures et effets) et les règlements tiers. Ils doivent être complétés par la définition des types de relevés (fonction P_3RVE).

Enfin, les maquettes standards livrées peuvent être adaptées en fonction des divers pré-imprimés utilisés.

Comptabilité tiers

Trois types de comptabilités tiers peuvent être définies :

• débitrice (comptabilité clients),
• créditrice (comptabilité fournisseur),
• mixte (sans sens imposé).

L'utilisation des guides de gestion dépend du type de comptabilité Tiers. Les réponses proposées par défaut sont modifiables :

O = activé par défaut,

N = non activé par défaut.

Affectation des comptes collectifs

Un compte général peut être déclaré collectif si, et seulement si, il ne comporte pas de mouvement comptable.

Un compte général ne peut être déclaré collectif que pour une seule comptabilité auxiliaire.

Familles comptables

Une famille comptable constitue un "modèle" de fiche tiers. Lorsque qu'un tiers est en cours de création, il hérite de tous les attributs de la famille comptable liée à la comptabilité tiers à laquelle appartient le tiers.

Attention ! Si l'on modifie le code comptable d'un tiers, ce dernier hérite immédiatement des caractéristiques de sa nouvelle famille comptable.

Lors de la définition d'une famille comptable, tous les attributs sont facultatifs.

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet la création ou la mise à jour des comptabilités tiers (ou « comptabilités auxiliaires »).

Le nombre de comptabilités tiers n’est pas limité aux seules comptabilités clients et fournisseurs. Il est possible de gérer une comptabilité tiers de type «personnel» pour les remboursements des notes de frais, dans laquelle chaque employé existe sous la forme d’un compte tiers « fournisseur ». Les mouvements comptabilisés dans une comptabilité tiers sont centralisés dans un compte collectif de comptabilité générale : 411000 (client), 401000 (fournisseurs), 404000 (fournisseurs d’immobilisations), etc.

Comptabilité Tiers : code de la comptabilité tiers (3 caractères alphanumériques au maximum).

Type comptabilité : sens habituel des écritures saisies sur cette comptabilité tiers :

• « D » (débit) : comptabilité de type client,
• « C » (crédit) : comptabilité de type fournisseur,
• « M » (mixte) : comptabilité sans prédominance La saisie du type provoque l’affichage de valeurs par défaut dans la zone « gestion autorisée » (voir ci-dessous).

Gestion groupements : longueur souhaitée pour la saisie des codes de groupement. Cette longueur peut varier de 1 à 3 caractères.

La gestion des groupements comptables permet, à partir de la saisie d’un compte collectif et d’un tiers, de mettre à jour le compte collectif pour correspondre précisément au tiers donné.

Gestion des encours : indique par « O » (oui) ou « N » (non) si le suivi des en-cours doit être mis en œuvre pour cette comptabilité tiers.

Tiers payeurs modif ? : par défaut, le tiers payeur est le même que le tiers comptable. Il peut être différent si et seulement si la comptabilité tiers le permet. En renseignant cette zone à « O », vous permettez la saisie du tiers payeur pour chaque tiers comptable dans la fonction P_3GTI.

Mode codification : définit le format du masque des comptes tiers (voir conception du format ci-dessous) :

• « A » : compte alphanumérique libre ; exemple : CLIaaaaaa
• « N » : compte numérique libre ; exemple : tttnnnnn
• « D » : compte généré par distributeur + masque ; exemple : tttSOC1xxxxx
• « S » : utilisation du sigle du tiers + masque ; exemple : ssssssss

Masque : définit le format de numérotation des comptes tiers. Le masque est construit à l’aide des mots clés indiqués. Le nombre de caractères saisis indique la longueur du masque :

• alphanumérique libre : aaa... (ex. CLIENT126)
• numérique libre : nnn... (ex. 000129)
• sigle du tiers : sss... (ex. DUPONT)
• type de tiers : ttt (ex. CLI0001, FOU0000003...)
• distributeur : xxx... (ex. 000000000168)
• ajout possible de lettres majuscules ou caractères numériques

Distributeur : utilisé uniquement pour le masque de type « D » ; il permet de gérer la plage de numéros que doit couvrir le compteur (zone « xxx... » du masque). Indiquer les éléments suivants :

• la valeur minimale = initialisation du premier numéro du compteur
• la valeur maximale = dernier numéro que peut prendre le compteur La zone « Cpt » indique la prochaine valeur qui sera générée par le distributeur.

Gestion autorisée : précise par O (oui) ou N (non) si, pour cette comptabilité tiers, on souhaite utiliser la gestion des :

• relevés,
• relances,
• règlements automatiques,
• affacturage,
• guide n°5 (libre),

Ces valeurs, renseignées par défaut lors du choix du type de comptabilité tiers, restent modifiables.

Comptes : indique les comptes généraux utilisés dans la comptabilité tiers pour les écritures suivantes :

• compte : si le compte est renseigné, il est possible de définir le montant et le taux ( rapport entre le montant de l’écriture et celui du règlement ) maximum pour lesquels l’escompte est autorisé.
• différence de règlement (débit) : si le compte est renseigné, il est possible de définir le montant et le taux ( rapport entre le montant de l’écriture et celui du règlement ) maximum pour lesquels la différence de règlement est autorisée.
• différence de règlement (crédit) : si le compte est renseigné, il est possible de définir le montant et le taux ( rapport entre le montant de l’écriture et celui du règlement ) maximum pour lesquels la différence de règlement est autorisée.
• différence de change (débit),
• différence de change (crédit).
• différence d’intérêts de retard (débit) : voir fonction P_3IDR .
• différence d’intérêts de retard (crédit) : voir fonction P_3IDR .

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Mise à jour collectifs », permet de définir les comptes généraux sur lesquels sont centralisés les mouvements comptables saisis sur les comptes tiers.

Exemple : les mouvements passés chaque compte client sont centralisés sur le compte collectif Clients

Comptes collectifs : compte général, déclaré collectif, pour la comptabilité tiers en cours de création ou modification. Un compte général déclaré collectif ne peut être lié qu’à une seule comptabilité auxiliaire. La liste des comptes collectifs associés à la comptabilité tiers peut être consultée par popup.

Un compte général pour lequel des écritures ont déjà été comptabilisées ne peut plus être déclaré collectif.

Centralisation par groupement : pour chaque compte de centralisation, il suffit de saisir « O » pour « Oui ».

La gestion des groupements comptables permet, à partir de la saisie d’un compte collectif et d’un tiers, de mettre à jour le compte collectif pour correspondre précisément au tiers donné.

Mode de gestion des chainages : précise si les mouvements débiteurs comptabilisés sur le compte collectif doivent être :

• « C » : chaînés (cf les factures/avoirs reliés aux règlements),
• « E » : échéancés (cf dates d’échéance affectées aux factures/avoirs).

Les mouvements chaînés au débit ne peuvent être qu’échéancés au crédit. Les mouvements échéancés au débit ne peuvent être que chaînés au crédit.

Prise en compte du collectif: précise, pour les mouvements centralisés sur le compte collectif, si les traitements suivants s’appliquent :

• gestion des relevés de comptes tiers (écran P_3ENV_30 ),
• gestion des relances (écran P_3ENV_40 ),
• gestion des règlements automatiques (écran P_3ENV_50 ),
• gestion de l’affacturage,
• traitement mis en œuvre par le guide de gestion n°5 Indiquer pour chacun des traitements ci-dessus s’ils s’appliquent O (oui) ou N (non).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité est accessible par le popup « Gestion des groupements » depuis l’écran P_3ENV_10.

• Code groupement,
• Libelle du groupement,
• Lib. réd. groupement.

Description technique des champs de cet écran.

La famille comptable est utilisée lors de la création des comptes tiers dont les caractéristiques sont homogènes. Lors de sa création, un compte tiers «hérite» de tous les attributs de la famille à laquelle il appartient.

Comptabilité Tiers : code de la comptabilité tiers dans laquelle on souhaite ajouter une famille.

Famille : code de la famille comptable (6 caractères alphanumériques au maximum).

Mode de règlement : mode de règlement principalement utilisé lors des transactions avec les tiers de la famille comptable.

Départ / Délai / Quantième : ces informations sont utilisées lors du calcul de la date d’échéance des factures et avoirs. La date d’échéance ainsi calculée est affichée par défaut lors de la saisie des écritures comptables, mais reste modifiable.

Le calcul de la date d’échéance est le suivant :

• la date de départ est la « date de l’écriture » (voir fonction de saisie),
• à laquelle on ajoute éventuellement, le « départ » (ex : le 10, fin de mois ...) et un « délai » défini en nombre de jours (ex : 30, 45, 60, 90, 120, ...)
• la date d’échéance calculée peut être affectée au quantième le plus proche (ex : le 5, le 10, fin de mois ...)

Langue : langue utilisée pour la famille de tiers.

Devise: devise utilisée pour la famille de tiers.

Position fiscale : position fiscale de la famille comptable.

Taux escompte : taux d’escompte (exprimé en pourcentage) habituellement pratiqué avec les tiers appartenant à la famille comptable.

Assurance crédit / Encours maximum: montants relatifs à la gestion du risque client :

• montant d’assurance crédit autorisé (en devise société),
• en-cours maximum autorisé (en devise société).

Description technique des champs de cet écran.

Ce guide est affecté à l’ensemble des tiers pour lesquels la gestion des relevés est identique.

Il précise, pour chacun des modes de règlement utilisés, les règles de gestion des relevés et, ce, au travers du « type de relevé » :

• relevé simple ou traite,
• génération ou non d’écritures en portefeuille d’effets à recevoir,
• montant minimum d’un relevé pour création d’un effet,
• type de relevé de substitution (si montant minimum non atteint),
• gestion des relevés créditeurs,
• maquettes utilisées lors des éditions,
• norme du fichier banque à générer (cas des effets de commerce, prélèvements).

Les types de relevés doivent avoir été créés au préalable grâce à l’écran P_3RVE_30.

Un guide de relevé peut être attaché par défaut à un tiers, via les guides de gestion associé à une famille comptable. Toutefois, il demeure modifiable via la fonction P_3GTI.

Une fois que ce guide est créé, il devrait normalement s’appliquer à une famille comptable, si la comptabilité tiers associée l’autorise; il ne faudra donc pas oublier de positionner ce guide sur cette famille dans le champ « Relevés » des guides de gestion de l’option « Famille comptable » (P_3ENV_10).

Définition du guide de relevé client

Guide : code du guide (3 caractères alphanumériques au maximum).

Calendrier : code du calendrier de périodicité des relevés (défini au préalable dans P_ZCAL). Si le calendrier n’existe pas, il vous est possible de le créer (écran P_1GEP_F17).

Gestion des étab ? : Répondre O (oui) ou N (non) suivant la manière dont on souhaite paramétrer la préparation des relevés : effectuer une préparation des relevés tous établissements confondus ou établissement par établissement.

Retrait relevés : la notion de retrait permet de libérer des échéances inclues dans les relevés (en fait, c’est comme si on supprimait des relevés après coup) du mois M pour qu’elles puissent être prises en compte dans la préparation du mois M+1. Cette option doit donc être manipulée avec précaution.

• 0 pas de retrait des relevés : on ne libère que les relevés négatifs (avoirs) ; les échéances sont libérées pour une prochaine préparation.

• 1 Retrait des relevés non soldés : on libère les relevés négatifs + les relevés non soldés (par les écritures dont la nature est précisée plus haut)

• 2 Retrait de tous les relevés : on libère tous les relevés, par exemple pour fournir au client un historique de relevés de compte sur plusieurs mois.

Hors relevé : O (oui) ou N (non). Permet de préciser si l’on souhaite ou non éditer automatiquement la liste « Hors Relevés » à la suite du traitement de préparation.

Le Hors relevé est constitué d’écritures (échéances) inclues au départ dans la préparation des relevés, mais exclues dans un second temps pour diverses raisons (date d’échéance hors période, mode de règlement différent de ceux définis dans le guide…).

Validation immédiate : O (oui) ou N (non). Si la validation est à « oui », la phase « ajustements » (des factures à inclure ou non dans les relevés) du traitement des relevés ne sera plus accessible et la phase de « préparation » sera de fait validée.

Ce champ permet en fait d’avoir une préparation des relevés avec une seule phase, d’où une gestion allégée, mais sans possibilité de contrôle à posteriori du processus de génération des relevés.

Il ne reste plus alors qu’à saisir, autant d’associations « mode de règlement, devise et type de relevé » que nécessaire, pour que le guide de relevé soit complet.

Description technique des champs de cet écran.

Ce guide est affecté à l’ensemble des tiers pour lesquels la gestion des relances est identique.

Il précise, pour chacun des modes de règlement utilisés, les règles de gestion des relances et, ce, au travers du « type de relance » :

• nombre de niveaux,
• délai entre les différents niveaux,
• inclusion ou exclusion des échéances (= factures et/ou avoirs) en litige,
• type de relance successeur (modification du mode de règlement),
• regroupement ou non des échéances de différents niveaux sur une seule lettre,
• maquettes utilisées lors des éditions.

Les types de relances doivent avoir été créés au préalable grâce à l’écran P_3REL_30.

Guide : code du guide (3 caractères alphanumériques au maximum).

Calendrier : code du calendrier de périodicité des relevés. Si le calendrier n’existe pas, il vous est possible de le créer (écran P_1GEP_F17).

Val. immédiate ? : dans le cadre du mode multi-établissement, peut permettre la génération automatique des comptes de liaison.

Préciser, pour chaque mode de règlement et par devise, le type de relance à utiliser.

Exemple :

Description technique des champs de cet écran.

Ce guide est affecté à l’ensemble des tiers pour lesquels la gestion des paiements est identique.

Il précise, pour chacun des modes de règlement utilisés, les règles de gestion des relevés et, ce, au travers du « type de paiement » :

• devise (monnaie société ou autre),
• génération des écritures de paiement (nature de écriture),
• choix de la banque de paiement,
• possibilité d’affecter un montant minimum de paiement,
• type de paiement de substitution (si montant minimum non atteint),
• gestion des relevés débiteurs,
• maquettes utilisées lors des éditions,
• norme du fichier banque à générer (cas des virements).

Les types de relevés doivent avoir été créés au préalable par l’écran P_3PMT_40.

Guide : code du guide (3 caractères alphanumériques au maximum).

Calendrier : code du calendrier de périodicité des relevés. Si le calendrier n’existe pas, la fonction de création P_1GEP_F17 s’affiche.

Préciser pour chaque mode de règlement et par devise le type de paiement :

Exemple :

Gestion du mode multi-établissements

Gestion des étab ? :Le champ doit être renseigné avec la valeur 3 afin de pouvoir d’une part effectuer une préparation des paiements par établissement et d’autre part fusionner les différents lots lors de la validation.

Val. Immédiate ? : Le champ doit être obligatoirement alimenté avec la valeur N (pour Non) afin de pouvoir fusionner les différentes préparations par établissement.

Description technique des champs de cet écran.

Vente factor détaillée. liste de valeurs proposant plusieurs codes. Le code « Ecriture par facture" permet de générer une écriture par facture.

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Compta. », option « Editer »

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Fam cpt », option « Editer »

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Relevés », option « Editer »

Accès : menu « Relances » , option « Editer » è P_3ENVE4

Accès : menu « Pmts » , option « Editer » è P_3ENVE5

Accès : menu « Factor » , option « Editer » è P_3ENVE6

Accès : menu « Guide 5 » , option « Editer » è P_3ENVE7