La fonction P_3RVE permet essentiellement d'éditer des relevés de comptes périodiques, pouvant notamment contenir une traite pour les clients dont le mode de règlement est "Lettre de Change" (LCR).
Lors de l'édition de ces relevés il est possible de générer des écritures dans le portefeuille des effets à recevoir (cas des LCR non acceptées).
la préparation des relevés,
l'édition préparatoire des relevés,
liste des échéances hors relevés (= en litige),
l'ajustement des relevés proposés,
la validation de ces relevés.
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Pour en savoir plus sur l’Exploitation des éditions tiers, consultez la documentation de référence de la fonction P_3EG. |
Cette dernière étape comprend :
Un tableau de bord relatif à l'exploitation de ces éditions permet de connaître, à tout instant, l'état de chacune des éditions.
Paramétrage
Cette étape est réalisée une fois pour toutes lors de l'initialisation du traitement des relevés. Les paramètres peuvent toutefois être modifiés à la demande.
Définition des distributeurs utilisés pour numéroter les relevés clients (écran P_3RVE_40)
Définition des types de relevés (écran P_3RVE_30)
Définition des guides de gestion des relevés (fonction P_3ENV)
Paramétrage des comptabilités tiers : déterminer si la gestion des relevés est autorisée ou non pour chacune d'entre elles (fonction P_3ENV)
Paramétrage des collectifs pour déterminer ceux qui seront pris en compte pour la gestion des relevés (fonction P_3ENV)
Vérification du paramétrage des comptes clients : un code guide de gestion des relevés doit être positionné sur chaque fiche Client pour intégrer le processus d'édition des relevés (fonction GTIE).
Constitution des relevés clients
Le traitement des relevés est lancé une seule fois par période, d'où l'importance de la constitution du calendrier de gestion des relevés clients.
Les périodes de ce calendrier sont définies lors de la mise au point du paramétrage, au niveau du guide de gestion des relevés.
Pour constituer les relevés, il faut procéder par étapes. Celles ci sont rappelées dans le tableau de bord. Celui ci permet de savoir à tout moment à quelle étape le traitement se trouve pour la période traitée.
Un contrôle est effectué au lancement de chaque traitement pour que toutes les étapes soient réalisées dans l'ordre.
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Attention Lorsque la procédure de relevé est déclenchée (phase préparation), elle doit aller à son terme. En effet, le système « verrouille » le guide de relevé correspondant (d’où l’intérêt parfois d’en avoir plusieurs…). De plus, l’étape de validation est irréversible et doit s’achever par les éditions de la fonction P_3EG (voir ci-après). |
La préparation des relevés (obligatoire) : consiste à sélectionner en fonction de différents critères (guide de relevé, tiers, échéance, date comptable…), dans la base de données, les mouvements qui figureront sur le relevé, en fonction du paramétrage défini auparavant. Les éditions relatives à ce traitement batch ne sont accessibles que par les 2 étapes décrites ci-dessous.
Si le guide de relevé a une validation immédiate à OUI, une seule étape subsiste : « Préparer », avec éventuellement, « Liste hors Relevé » selon le paramétrage. Toutes les autres étapes sont sans objet.
Dans ce cas , on peut passer directement aux éditions via P_3EG.
La liste préparatoire des relevés (facultative) : a pour but d'imprimer les différents relevés constitués (avec les échéances associées) à l'étape précédente avec la liste des écritures sélectionnées pour chacun d'eux. Elle est en fait chaînée à l’étape « Préparer » (pour les techniciens -> à condition que le mot « RELEVE » figure comme code maquette de la fonction P_3RVEE2).
La liste des écritures hors-relevés (facultative) : cette édition permet d'avoir la liste des factures (échéances) qui ne seront pas prises en compte dans les relevés. (si l’on a paramétré le champ « hors relevé » à N dans le guide de règlement). Il s'agit des écritures dont le montant est inférieur au montant minimum défini sur le type de relevé.
Nouveau relevé (si l’on veut par exemple créer un relevé spécifique sur certaines échéances non incluses au départ dans la préparation, sur la base d’un autre couple « Mode de règlement, échéance / Type de relevé »)
ajout de mouvement (s) (si l’on veut ajouter une ou plusieurs échéances à un relevé « préparée »)
modification de mouvement (s) : cela permet de supprimer certains mouvements du relevé « préparé ».
Validation des relevés (obligatoire) : permet de valider de manière définitive les relevés constitués par le système et, éventuellement, modifiés par l'utilisateur. Un numéro de lot (utilisable pour les éditions par P_3EG) est alors attribué aux relevés afin de gérer les éditions dans l'étape suivante d'édition des relevés.
Attention ! La validation des relevés est irréversible !
L'annulation des relevés (facultative) : permet d'annuler la préparation d’un traitement de relevé (par exemple, si erreur dans les critères de sélection) mais uniquement si la préparation n’a pas été validée.
Toutes ces phases, dont certaines sont facultatives, sont rassemblées dans la fonction P_3RVE, car sont généralement lancées par le service comptable. Les phases de l'étape suivante sont souvent pilotées par le service informatique.
C'est pourquoi le traitement des relevés est scindé en deux fonctionnalités distinctes pouvant être activées par des personnes ou services différents.
Edition des relevés
Cette étape permet d'éditer les relevés, constitués lors de l'étape précédente, lot par lot.
L'utilisateur doit pour cela utiliser la fonction P_3EG, qui permet d'exploiter les éditions tiers concernant les relevés et relances clients ainsi que les paiements fournisseurs.
Edition provisoire des relevés : sans leur affecter de numéro de relevé. Cette édition peut être lancée plusieurs fois. Elle peut être utilisée, par exemple, pour cadrer le pré-imprimé sur l'imprimante.
Edition définitive des paiements : chaque relevé se voit affecter un numéro. Cette édition ne peut être lancée qu'une fois.
Génération des écritures correspondant aux différents relevés : débit d'un compte « portefeuille d'effets à recevoir », compensé par le crédit des comptes clients.
Fichier à la norme ETEBAC : permet de constituer le fichier de prélèvements destiné à la banque.
Bordereau : permet d'éditer les bordereaux de prélèvement accompagnant le fichier ETEBAC envoyé à la banque.
Réédition des relevés : si nécessaire.
L'édition des relevés peut être contrôlée dans le tableau de bord. Il est en effet possible de connaître, à n’importe quel moment, l’état d’un lot de relevés (édité ou non).
Le guide de gestion des relevés est la notion de base du paramétrage des relevés sur laquelle s’appuie le traitement des relevés.
La création de plusieurs guides dépend de l'organisation des relevés clients. Si tous les clients sont traités simultanément, un seul guide suffit.
Différents guides permettent de traiter des "groupes" de clients différents; chaque groupe pouvant être traité séparément.
Pour chaque guide de relevé, l'utilisateur liste les couples "mode de règlement, devise" qui serviront à sélectionner les mouvements en fonction du type de relevé associé.
Il vous faut créer un type de relevé par devise utilisée, car toutes les écritures d'un même relevé doivent être dans la même devise.
A un type de relevé correspond un traitement particulier des écritures concernées.
Il faut donc créer autant de types de relevés que de modalités d'émission des relevés clients.
Les distributeurs sont associés aux types de relevés.
Il vous faut créer les différents distributeurs à utiliser pour numéroter les relevés.
Il est possible d'utiliser le même distributeur pour tous les types de relevés ou de changer de distributeur à chaque type. Dans ce dernier cas, vérifiez que les différents distributeurs ne génèrent pas des numéros de relevés identiques (masques des distributeurs).
Les différentes phases doivent être lancées pour un guide de relevé et une période donnée. Les périodes sont traitées dans l'ordre du calendrier paramétré sur le guide. Une période peut être traitée plusieurs fois de suite.
Les périodes doivent être traitées dans l'ordre chronologique, mais il vous est possible de "sauter" des périodes. Une période doit être traitée entièrement avant de passer au traitement de la suivante.
Préparation : première phase à lancer. Il n'y a pas d'édition à la suite de cette préparation. La saisie du critère "Guide de relevé" est obligatoire.
Seront sélectionnées toutes les écritures dont la date comptable est comprise entre les bornes de la période traitée.
Edition de la liste préparatoire : à lancer après la phase de préparation, pour visualiser les relevés proposés.
Liste des échéances hors relevés (traitement facultatif) : permet d’identifier les écritures non sélectionnées par le traitement de relevés (total inférieur au montant minimum défini au niveau du type de relevé).
Ajustement (opération facultative) : permet de modifier les relevés proposés.
Validation : si l'utilisateur accepte les relevés proposés, il peut valider la période. Ce traitement est définitif, l'utilisateur ne pourra plus revenir en arrière.
Annulation : permet d'annuler le traitement d'une période en cours de traitement, si la validation n'a pas encore été faite.
Le tableau de bord permet de s'assurer du bon déroulement du processus d'édition des relevés. Il ne reprend que les phases obligatoires : la préparation, la liste préparatoire et la validation.
Une fonctionnalité vous permet de bloquer la saisie de nouvelles écritures comptables sur un compte tiers spécifique (en utilisant la notion d’incident de paiement).
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Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence « Blocage des écritures comptables d’un tiers donné ». |
Ce blocage intervient au niveau des options :
| Menu | Option | Ecran | Fonction différée |
| Préparer relevés | Accès aux différentes phases du traitement de relevés clients | ||
| Préparer | P_3RVE_ED1 | P_3RVEE1 | |
| Liste préparatoire | P_3RVE_ED2 | P_3RVEE2 | |
| Liste hors relevés | P_3RVE_ED3 | P_3RVEE3 | |
| Ajuster | P_3RVE_10 | ||
| Valider | P_3RVE_11 | ||
| Annuler | P_3RVE_12 | ||
| Retrait relevés | P_3RVE_ED0 | P_3RVEE0 | |
| Tableau de bord | Etat des différentes phases du traitement de relevés clients | ||
| P_3RVE_20 | |||
| Types relevés | Gestion des différents types de relevés clients | ||
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Créer Modifier Visualiser Supprimer |
P_3RVE_30 | ||
| Editer | P_3RVE_ED4 | P_3RVEE4 | |
| Distributeurs | Distributeurs utilisés pour numéroter les relevés tiers | ||
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Créer Modifier Visualiser Supprimer |
P_3RVE_40 | ||
| Editer | P_3RVE_ED5 | P_3RVEE5 | |
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de lancer la préparation des relevés clients pour la période traitée.
guide de relevés,
tiers,
échéance,
date comptable.
Accès : menu « Préparer RVE », option « Préparer »
| Format |
Maquette
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| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE1 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE1 | |
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de lancer l’édition de la liste préparatoire des relevés clients pour la période traitée.
guide de relevé,
tiers,
type de relevé,
relevé,
échéance.
| Format |
Maquette
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| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE2 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE2 | |
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet de lancer l’édition de la liste des hors relevés clients pour la période traitée.
guide de relevé,
tiers,
devise écriture,
mode de règlement,
échéance.
Accès : menu « Préparer RVE », option « Liste hors relevés »
| Format |
Maquette
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Exemple d’édition | |
| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE3 | P_3RVEE3 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE3 | ||
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet d’intervenir sur les relevés à la suite des phases de préparation, puis d’éditer des liste préparatoire et/ou hors relevés. Il permet par différents popup d’ajouter, de retirer certaines échéances (= factures/avoirs) des relevés.
Il permet de scinder un relevé en plusieurs autres relevés.
Guide relevé : code du type de relevé à ajuster.
Tiers : compte client pour lequel on souhaite modifier le relevé.
Lors de la validation de ces deux données, les échéances des relevés correspondants sont affichées.
Pour ajuster une échéance, positionner le curseur sur la ligne correspondante et activer le popup souhaité.
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité, accessible par le popup depuis l’ajustement des relevés (écran P_3RVE_10), permet de créer un nouveau relevé à partir des mouvements non sélectionnés dans les relevés déjà constitués.
Sélectionnez les mouvements puis validez la création du nouveau relevé.
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Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran : Modif. représentant (F2R) : cette fonctionnalité est accessible lorsqu’une échéance est sélectionnée et que le type de relevé est « 5 » ou « 6 » (édition par représentant et édition par RIB/représentant). Elle donne accès à l’écran P_3RVE_F2R. |
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Modif représentant » depuis la création d’un nouveau relevé (écran P_3RVE_F1N), vous permet de modifier le sigle du représentant.
qu’une échéance ait été sélectionnée,
que l’échéance soit associée à un type de relevé « 5 » (édition par représentant) ou « 6 » (édition par RIB/représentant).
Description technique des champs de cet écran.
Cet fonctionnalité, accessible par popup depuis l’ajustement des relevés (écran P_3RVE_10), permet d’ajouter des mouvements sur un relevé.
Sélectionnez les mouvements puis validez la création du nouveau relevé.
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis l’ajustement des relevés (écran P_3RVE_10), permet de supprimer une écriture d’un relevé en effaçant la clé de l’écriture concernée (champ sur lequel se trouve le curseur).
Il vous est également possible de transférer des mouvements d’un relevé à un autre déjà existant par popup. Pour ce faire, sélectionnez au préalable les différents mouvements à transférer.
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis la modification des relevés (écran P_3RVE_F1M) vous permet de transférer un ou plusieurs mouvements d’un relevé en les transférant sur un autre relevé.
Après avoir actionné le popup sur l’écran précédent, la liste des relevés sur lesquels vous pouvez transférer ces mouvements apparaît. Il vous suffit alors de sélectionner le relevé sur lequel le transfert doit s’effectuer.
Description technique des champs de cet écran.
Cet écran permet la validation des relevés, phase ultime du traitement des relevés tiers.
Guide des relevés à valider : code du type de relevés à valider.
Dès validation de cette information, toutes les autres données de l’écran s’affichent pour contrôle.
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Attention : la validation des relevés est irréversible. |
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité vous permet de supprimer les relevés constitués à un instant donné, et de revenir à l’état initial, c’est-à-dire avant le lancement de la phase préparatoire des relevés.
Guide des relevés à supprimer : code du type de relevés à supprimer. Dès validation de cette information, toutes les autres données de l’écran s’affichent pour contrôle.
Pour supprimer définitivement ces relevés, confirmez votre manipulation («O» pour Oui).
Description technique des champs de cet écran.
Accès : menu « Préparer RVE », option « Retrait relevés »
| Format |
Maquette
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Exemple d’édition | |
| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE0 | P_3RVEE0 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE0 | ||
Description technique des champs de cet écran.
Ce tableau de bord affiche l’état de chacune des phases du traitement des relevés tiers.
Guide : code du type de relevé pour lequel on souhaite avoir l’état de chacune des phases.
Calendrier : affichage, pour mémoire, du calendrier utilisé par le guide de gestion des relevés tiers. Le numéro de la période ainsi que les dates début et fin de celle-ci sont affichées à la suite.
Etat du traitement : indique la phase dans laquelle se trouve actuellement le traitement.
Agent : code utilisateur ayant lancé le traitement de relevés tiers relatif au guide de gestion en haut de l’écran.
Suivi du guide de relevés : affichage détaillé de l’état, en temps réel, de chacune des phases obligatoires du relevé avec date et heure de début et de fin de traitement.
Comme pour tous les écrans de visualisation, confirmez votre visualisation (O pour oui).
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité, accessible, par popup, depuis la visualisation du tableau de bord des relevés clients (écran p_3RVE_20), vous permet de savoir où en sont les traitements d’éditions des relevés pour les différents types de relevés utilisés dans le guide pour la période en cours.
Une période est traitée entièrement pour un guide donné, si tous les relevés correspondant aux différents types associés sont édités.
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité vous permet la création, la visualisation et la mise à jour des types de relevés tiers qui décrivent très précisément les modalités de traitement des relevés périodiques.
La génération d’écritures dans un portefeuille d’effets à recevoir est paramétrable.
Chaque relevé reçoit un numéro, attribué par un distributeur créé dans l’écran P_3RVE_40. Le numéro de relevé peut être visualisé par la fonction P_3VIS.
Un type de relevé correspond, en général, à une catégorie de tiers ayant un mode de paiement homogène: paiement par effet (BOR ou LCR), ou paiement par chèque ou virement. Il faut créer un type de relevé par devise gérée.
Type : code sur 3 caractères alphanumériques au maximum permettant d’identifier un type de gestion des relevés tiers.
Comportement du type de relevé
Code devise : code de la devise dans laquelle sont traités les relevés de ce type. Cette zone n’est utilisée qu’à la création du type de relevé.
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Attention Le code devise mentionné devra être identique à celui mentionné dans le guide de relevé, ce guide faisant le lien entre le tiers et le processus de traitement des relevés. |
Code édition de relevé : indique le code édition utilisé pour le traitement de ce type de relevé (édition définitive des relevés, fonction P_3EG, code RELEVE en standard).
Code rupture sur relevé
Code distributeur : code du distributeur utilisé pour numéroter les relevés générés pour ce type.
Relevé période ou sur compte : le code « 1 » correspond à un relevé périodique adressé au clients. Le code « 2 » est réservé à une utilisation particulière de cette fonction.
O : le type de relevé concerne des pièces soumises à acceptation (BOR ou LCR). Pour ce type, on souhaite générer des écritures dans le portefeuille des effets à recevoir (débit d’un compte 413 par crédit du compte client),
N : on ne veut pas générer ce type d’écriture ou le type de relevé ne concerne pas ce type de mode de paiement.
Nature écriture : code nature utilisateur, qui va « porter » les écritures générées mentionnées ci-dessus. Seules les natures utilisateurs associées aux natures standard « END » (encaissement direct) ou « EAR » (effets à recevoir) sont autorisées..
Bordereau de prélèvement : indique par O (=oui) ou N (=non) s’il faut éditer un bordereau de prélèvement pour les relevés qui fonctionnent sur ce mode de règlement.
Minimum pour l’édition d’un relevé
On peut choisir de gérer un type de relevé à partir d’un certain montant. Si ce seuil n’est pas atteint, on doit indiquer un type de relevé de substitution plus adapté. Ce type doit être créé au préalable et positionné sur le guide gérant les relevés P_3ENV.
Cette fonctionnalité se paramètre grâce aux deux champs suivants :
Montant minimum : montant minimum en deçà duquel il n’y a pas génération d’un relevé sauf, s’il est indiqué un type de relevé de substitution.
Type de relevé de substitution : indique le type de relevé à substituer au type de relevé courant lorsque le montant des échéances (= factures et avoirs) d’un client n’atteint pas le montant minimum indiqué ci-dessus.
Exemple : 500 € peut représenter le montant minimum des traites que l’on souhaite gérer. En deçà, nous gérons des chèques.
Relevés créditeurs
On va indiquer ici le mode de gestion des relevés dans le cas où ces derniers sont créditeurs (plus d’avoirs que de factures) ;
Edition du relevé sans reprise suivante (les échéances sont pointées, le relevé est créé, mais ne sera pas édité ) dans ce cas, les écritures correspondant à la nature utilisateur indiquée ne seront pas passées.
Pas d ‘édition du relevé et mise en attente pour le relevé suivant. (les échéances ne seront pas pointées et le relevé ne sera pas créé).
Type de fichier : type de fichier à générer dans le cadre des relevés clients accompagnés de prélèvements. Dans le cas où la nature d’écriture mentionnée plus haut est associée à un journal de type 4 (Banque), on pourra accéder à la table TP_PRE, où l’on pourra choisir le type de fichier ETEBAC à générer (ex : prélèvement.).
Description technique des champs de cet écran.
Accès : menu « Types relevés », option « Editer »
| Format |
Maquette
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| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE4 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE4 | |
Description technique des champs de cet écran.
Cette fonctionnalité vous permet la création et la mise à jour des distributeurs de numéros de relevés (ou « numéro de écriture »).
Distributeur : code sur 6 caractères alphanumériques au maximum permettant d’identifier le dustributeur.
numéro de l’exercice (ex : « 96 » pour « exercice 1996 »),
xxx... = compteur (5 caractères au minimum),
caractères alphanumériques libres.
Gestion du compteur : la plage de numéros que doit couvrir le compteur (zone « xxx... » du masque) :
Description technique des champs de cet écran.
Accès : menu « Distributeurs », option « Editer »
| Format |
Maquette
|
Exemple d’édition | |
| Rich Text Format (RTF) | P_3RVEE5 | P_3RVEE5 | |
| Blocs d’édition : | P_3RVEE5 | ||