Changement d’année

ACE vous rappelle l'ensemble des tâches à effectuer lors de tous les changements d'année.

Cette liste n’est pas exhaustive. Elle rassemble les interrogations souvent rencontrées lors des changements d’année et des changements d’exercice comptable.

Calendriers des procédures automatiques :

Avant la fin de l'année, il faut absolument définir les dates d'activation de tous calendriers utilisés dans les procédures automatiques. Cette tâche s'effectue à partir de la fonction de gestion des calendriers de procédures (UCAL).

Calendriers de gestion :

De la même manière, il faut définir les nouvelles périodes des calendriers de gestion (stock prévisionnel, stock comptable, jours fériés…) Cette tâche s'effectue à partir de la fonction de gestion des calendriers (GCAL).

Ouverture de l'exercice comptable

Dans le cas d'un changement d'exercice comptable, il faut effectuer l'opération d'ouverture du nouvel exercice et des différents périodes comptables. Cette tâche s'effectue à partir de la fonction de gestion des exercices (P_1GEP).

Attention

Il ne peut y avoir que deux exercices ouverts simultanément. Il faut donc vérifier que l'exercice « An-2 » est bien clôturé. Si ce n'est pas le cas, il faut commencer par effectuer cette clôture.

Distributeurs

Si vous avez utilisé des distributeurs comptables avec des valeurs en dur comme 99…, ces distributeurs ne seront pas prolongés automatiquement. Il faudra les recréer manuellement dans la fonction de gestion de l'environnement comptable (P_1ENV). Les mots clés ‘dd’ ou ‘ff’ seront traduits par ‘00’ sur l ‘exercice 2000.

Compteurs

Si vous avez défini des compteurs (commande, livraison ou factures) qui comportent des valeurs significatives liées à l'année, il faudra mettre à jour ces compteurs dans la fonction de gestion des compteurs (UCPT).

Données datées

Certaines données datées telles que les tarifs, conditions tarifaires et d'autres peuvent arriver en fin de vie si leur date de fin de validité coïncide avec la fin d'année. Pensez à vérifier si ce cas de figure ne se présente pas dans vos données.

Statistiques

Afin de garder une comparaison avec l'année précédente correcte, il faut dupliquer sur la nouvelle année tous les axes statistiques. Ce traitement est lancé à partir de la fonction de gestion des statistiques (GSTAT).

Sauvegardes

Enfin, nous nous permettons de rappeler la nécessaire vérification :
- du savoir-faire en matière de restauration des personnes chargées de l’exploitation au sein de votre entreprise. Opération qu’ils auraient, à décider, le cas échéant. Ces vérifications étant dans tous les cas indispensables en mode de fonctionnement permanent.
- de la bonne réalisation des sauvegardes.