Les encours financiers

Généralités

La gestion des encours permet de connaître à n’importe quel moment l’activité, financière ou commerciale, d’un tiers, en règle générale d'un client, ou d’un groupe de clients.

Les montants, toujours exprimés en TTC, des compteurs d'encours permettent de mieux évaluer le risque que comporte le tiers.

Avant de mettre en place une gestion des encours, il vous faut répondre aux questions suivantes :

Quels événements commerciaux entrent en ligne de compte dans le calcul des encours ?
Quels types d’encours faut-il gérer ?
Que représente l’encours total ?
Quels encours doivent apparaître au niveau de la consultation du tiers ?
Quelles règles de gestion faut-il appliquer aux encours :
Contrôle de l’encours, bloquant ou non bloquant, lors d’un événement commercial ?
En cas de dépassement d’encours, faut-il changer l’état de l’événement commercial ?
Faut-il alimenter de manière automatique le dépassement d’encours ?

	Définition des compteurs d'encours, des incidents de paiement et des règles de blocage.
	ê
*ACE FINANCE* (mode intégré)	Encours	Consultation dans la fiche du tiers

Interface vers Comptabilité externe à *ACE*		Editions de suivi

Gestion commerciale		Infoservice

	é
	Personnalisation : Paramétrage de l’affichage Configurateur fonctionnel

Dix compteurs d’encours peuvent être paramétrés :

Commandes,
Préparations,
Livraisons,
Encours factures,
Factures,
Portefeuille,
Encaissement,
Escompte,
Chaînage,
Un compteur " Encours total " qui est la somme de plusieurs compteurs.

D’autre part, vous avez la possibilité de fixer deux seuils qui permettront de vous alerter et/ou de bloquer le client, en cas de dépassement d'encours :

en-cours assuré,
en-cours maximum.

Ces deux zones sont enregistrées lors de la mise à jour d’un tiers au niveau des "données complémentaires".

De cette manière, il vous est par exemple possible d’afficher un message d'alerte si le risque assuré est dépassé, et, le cas échéant, bloquer le client si le risque maximum est atteint.

Mise en place

Pour mettre en œuvre la gestion des encours, il vous faut suivre plusieurs étapes :

1. Paramétrage des compteurs d’encours,	· GENC
2. Paramétrage de l’affichage des compteurs d’encours,	· GTAFE
3. Définition des incidents de paiement,	· GTINC
4. Définition des règles de blocage d’événements,	· GENB
5. Personnalisation du Configurateur fonctionnel. Indiquer "O" à la zone "Maj en-cours ?" pour chaque fonction concernée par la mise à jour des encours.	· GPEV

Paramétrage

Vous avez la possibilité de gérer les encours avec ou sans hiérarchie financière en utilisant la notion de groupes :

· HIEFIN Gestion des types de la structure financière,
HIEGRP Gestion de la hiérarchie des groupes clients ou des groupes de dépôts,
HIERAR Gestion des tiers sur plusieurs niveaux hiérarchiques.

La gestion des incidents de paiement peut être adaptée en positionnant les paramètres suivants :

CTRINC , Blocage de l’événement en fonction du code incident,
INCETA , Changement du code état de l’événement bloqué,
INCPAI , Contrôle de l'encours d'un tiers,
MAJPST Accès aux postes lors de la validation d'une commande.

Au niveau des évènements, vous pouvez :

contrôler d'éventuels dépassements d'encours par rapport à l'encours maximum autorisé du tiers, en utilisant le paramètreENCNIV ,
consulter les encours en incluant le montant de la commande en cours de saisie. Cette fonctionnalité n'est active qu'en création d'événement grâce au paramètre ENCSIM .

Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".

Consultation de l’encours du client

Lorsque votre gestion des encours est mise en place, vous avez la possibilité de consulter l’encours financier de votre client à tout moment.

Traitements différés

Vous retrouvez la notion d’encours au niveau des éditions suivantes :

· Intégration des encours comptables (GTIE_ENCGE),
· Réactualisation des encours financiers (GTIE_ENCOU),
Calcul de l'encours maximum du tiers (GTIE_ENCMAX ).

Tables

ENC : Paramétrage de la gestion des encours,

ENE : Encours comptables,

ENT : Encours commerciaux,

TIE : Tiers,

AFE : Affichage des encours financiers.

Exemple de paramétrage

En paramétrage général

Avec hiérarchie financière

HIEFIN	A1	A2
	CLI	GRC

Si on a une hiérarchie financière, les partenaires financiers sont forcément du type déclaré dans le A2 de HIEFIN (donc ici GRC).

HIEGRP	A1	A2	N1
	O	O	7

HIERAR	A1	A2	A3
	O	N	O

Sans hiérarchie financière

HIEFIN	A1
	CLI

HIEGRP	A1	A2	N1
	O	O	7

HIERAR	A1	A2	A3
	N	N	O

Sur la fonction GCOV

INCETA	A2
	C

INCPAI	A1	A2	N1	N2
	R	O	6	1

GELEVE	A1
	OOO

MAJPST	Toute zone
	A vide