Les frais d’approche (GFAP)

Généralités

Règles de gestion

Une catégorie d’événement, attribuée à chaque bon de facturation lors de leur saisie, permet d’identifier les factures d’achat de marchandises et le mode de ventilation des factures de frais (voir fonction GTCTG).

Si le code groupage d’une facture de frais est renseigné, le frais n’est ventilé que sur les factures de marchandises ayant le même code groupage, sinon la ventilation se fait sur toutes les factures de marchandises quel que soit leur code groupage.

A l’issue du dossier de revient, on calcule un coefficient pour chaque fournisseur et chaque article, à appliquer sur le prix d’achat pour obtenir le prix de revient. Lors de la validation du dossier de prix de revient, le prix de revient est reporté sur la fiche article (avec décalage de périodes afin de mémoriser la valeur précédente) et le calcul du prix de revient moyen pondéré sera affecté avec la valeur stock physique à la date du dossier.

Attention Si le client possède des articles gérés par emplacement, ou par lot et emplacement (suivi en stock précisé dans la fiche article, écran GART_1), il faut obligatoirement positionner le paramètre ESKPMP sur cette fonction GFAP et sur la fonction GFAPE1. En effet, ce paramétrage permet de calculer à nouveau le PUMP sur chaque emplacement, sinon des dysfonctionnements pourraient se présenter à la validation des frais d’approche.

La simulation du calcul peut être faite à l’écran ou sous la forme d’édition.

Le traitement de calcul des prix de revient se fait sur des factures triées par code achat/vente, type d’événement, code groupage, n° colonne de stockage du résultat, numéro de facture, pour que les factures de marchandises soient en tête de liste.

Attention La suppression des frais d'approce avec cette fonction GFAP (gfap.exe) ne supprime que physiquement avec gestion du trou créé (code frais d'approche libre).

Constitution du dossier de frais d’approches

Le dossier des frais d’approche peut être constitué de deux manières :

• par la fonction GFAP, on crée le dossier FAP puis on affecte au fur et à mesure de leurs arrivées les factures au dossier en allant dans la fonction de gestion des FAP.
• par la fonction GBFA, on crée le lien depuis l’en-tête de facture ou depuis le poste de facture.

Fonctionnalités

Caractéristiques du dossier de frais d’approche (GFAP_1)

Description technique des champs de cet écran.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran : Fournisseur : simulation de la ventilation des frais par fournisseur (écran GFAP_3), Produit : simulation de la ventilation des frais par fournisseur (écran GFAP_4),

Dossier n° : compteur de dossier de frais d’approche. Il est automatiquement incrémenté lorsqu’il est défini par la gestion des compteurs (voir fonction UCPT).

Date (date du jour par défaut) : date de constitution du dossier de frais d’approche.

Etat : automatiquement affiché. Correspond au statut du dossier de frais d’approche.

Réf. Ext.(facultatif) : zone de saisie qui peut par exemple correspondre à la référence du dossier de facturation.

Libellé (facultatif) : zone de saisie permettant d’identifier le dossier de frais d’approche.

Facture : Numéro de factures de marchandises, de biens et services, de transport, de factures de frais, etc…

Poste : poste à imputer au dossier. Le numéro de poste n’est pas obligatoire et s’il n’est pas renseigné cela signifie que c’est l’intégralité de l’événement qui est imputé au dossier.

Les frais d’approche sont en effet gérés au niveau du poste de l’événement. Ainsi, à chaque poste de facture peut dépendre un dossier de frais d’approche différent.

Si une facture n’a qu’une seule ligne et que le montant est à répartir sur plusieurs dossiers de frais d’approche, la seule solution est de créer autant de lignes que de dossiers et de répartir chaque montant.

Fournisseur : nom du fournisseur (automatiquement renseigné).

Grp (facultatif) : zone de saisie libre (aucun contrôile sur une table particulière). Permet de regrouper différentes factures.

Exemple : un même dossier de frais d’approche est constitué de 3 factures de marchandises et de 2 factures de biens et services. En renseignant cette zone, il vous est possible de regrouper les 2 premières factures de marchandises avec la première facture de biens et services. De cette manière, la répartition de cette première facture de biens et services ne s’appliquera que sur les 2 premières factures de marchandises.

Catégorie : catégorie de l’événement. Cette zone hérite directement de la facture d’achats (marchandises ou biens et services). C’est cette catégorie qui permet de gérer les différentes répartitions. La catégorie est modifiable dans le dossier de frais d’approche.

Liv : mode de livraison (information héritée de la facture).

Ven : type de ventilation héritée de la facture (voir fonction GTVEN).

Montant : correspond au montant de la facture d’achats (marchandises ou biens et services).

Poids : il est automatiquement renseigné (information de la fiche produit GART_1) lorsque le paramètre VALPOI est défini.

Attention, le poids du produit doit être connu lors de la création de la commande de marchandise. Dans le cas contraire, cette information ne sera pas transférée dans le dossier d’arrivage, même si à postério le poids est modifié dans la fiche article. Cette information est utilisée pour une répartition des frais au poids des produits.

Volume (automatiquement affiché) : Calculé à partir du volume du produit renseigné dans la fiche article. Cette information est utilisée pour une répartition des frais par volume de produits.

Revalorisation automatique des lignes d’un dossier

	Vous avez la possibilité de revaloriser systématiquement chaque ligne du dossier en utilisant le paramètre GESFAP. Cette valorisation se fait par rapport à l’événement d’origine (globale ou partielle si le poste est renseigné).
	Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".

Recherche multi-critères sur les frais d’approche (GFAP_2)

Description technique des champs de cet écran.

Simulation des frais d’approche par fournisseur (GFAP_3)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité est accessible par le popup « Fournisseur ».

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran : Décalage gauche : visualisation des colonnes inférieures. Décalage droite : visualisation des colonnes supérieures.

Grp : code « groupage ». Pas de contrôle de saisie.

Total : total arrondi à l’entier de tous les prix HT provenant des événements saisis dans l’écran GFAP_1.

Coef : représente le coefficient « Total / Montant HT ».

Simulation des frais d’approche par produit (GFAP_4)

Description technique des champs de cet écran.

Fonctionnalité accessible par le popup « Produit ».

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran : Décalage gauche : visualisation des colonnes inférieures. Décalage droite : visualisation des colonnes supérieures.

Imputation d’un événement dans un dossier de frais d’approche (RMCR_GFAP)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet d’imputer une facture (ou un poste de la facture) dans un dossier de frais d’approche.

Elles est accessible :

• par le popup « Générer Frais d'approche » depuis les écrans GBFA_1 et GBFA_1B,
• ou par le popup « Saisie événement autre » depuis l’écran GFAP_1.

	Pour bénéficier de cette fonctionnalité, il vous faut positionner le paramètre GESFAP.
	Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".

• Lorsque l’accès est réalisé depuis l’écran GFAP_1, les informations à renseigner figurent dans la partie « Evénement » (identifiées en rose sur la copie d’écran) : Type, Numéro et Poste.
• Lorsque l’accès est réalisé depuis les écrans GBFA_1 ou GBFA_1B, les informations à renseigner sont celles du dossier ainsi qu’une partie de l’« Evénement » (identifiées en jaunesur la copie d’écran) : Numéro, Date, Réf. ext., Libellé, Groupe de frais, Catégorie, Mode de livraison et Ventilation.

Type : type de dossier de frais d’approche. Cette information permet notamment de gérer des frais d’approches simulés, de manière à bien séparer les frais évalués des frais réellement dépensés.

Il suffit de créer un dossier de type « simulation » sur une autre fonction (créée à partir de GFAP) où l’on se base par exemple sur les commandes. Le type de dossier est piloté par le paramètre GESFAP (voir zone A1).

Numéro : numéro de dossier. Peut être directement saisi pr l’utilisateur ou affecté automatiquement par le numéro d’événement (voir paramètre GESFAP).

Etat : l’état du dossier de frais d’approche est piloté par le paramètre GESFAP.

Les modes de livraison et de ventilation sont ceux de l’événement sinon de la catégorie de l’événement.

Traitements différés

Intégration automatique dans un dossier de frais d’approche

Il vous est possible, par l’intégrateur (fonction INTEG, format INTEG_FAP ) d’imputer des événements dans des dossiers de frais d’approche.

Edition des frais d’approche

Edition des dossiers de frais d’approche (GFAP_EDITE)