Les factures (GBFA)

Il est possible de générer une facture à partir d’un ou plusieurs bons de livraison ou alors, directement sans aucune référence à un bon de livraison.

Les bons de livraison utilisés pour générer une facture doivent au préalable être validés (état « V »).

Impact sur les stocks

La phase de création ou de modification d’un bon à facturer peut agir sur les stocks grâce à une opération de stock paramétrée au niveau du configurateur fonctionnel.

Dans le cas des avoirs sur prix (quantité du poste à facturer positive et prix négatif), aucun mouvement de stock n’est effectué.

Impact sur le prix

Lorsque des lignes de facture sont créées sans référence à un poste de commande, le prix est automatiquement recherché selon les mêmes modalités que la commande (voir fonction GCOV).

Il est possible sur une même facture d’identifier des lignes d’avoir : leur prix, saisi en négatif, apparaîtra en négatif sur les bordereaux.

Deux types de lignes d’avoirs peuvent gérés :

• Avoirs sur quantité avec retour de marchandise : la quantité de la ligne est négative, le prix est positif,
• Avoirs sur prix sans retour de marchandise : la quantité de la ligne est positive, le prix est négatif.

Devise

Les éditions et les traitements différés de validation et de génération d’événement utilisent en standard la vue VEDEVE, qui n’intègre pas les zones paramétrées (optimisation des traitements). Si vous souhaitez toutefois travailler avec les zones paramétrées, il suffit de créer un lanceur paramétré et de configurer la vue VEDEVE_C, à l’aide de la fonction UPLED.

La fonction GBFA s’articule autour des écrans suivants :

• en-tête de la facture (GBFA_1 ),
• postes de la facture (GBFA_1B ),
• génération d’une facture à partir de plusieurs livraisons (GBFA_2 ),
• en-tête d’un relevé de facture (GBFA_4 ),
• postes d’un relevé de facture (GBFA_4B ),
• génération automatique des factures à partir des livraison notes (GBFA_GENER ).

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet d’établir l’ensemble des livraisons associées à la facture.

Livraison N° (livraison numéro ) référence de chaque bon de livraison auquel la facture est associée.

Si aucun numéro de bon de livraison n’est mentionné, une en-tête de facture vide qu’il vous faudra compléter dans l’écran GBFA_1, est automatiquement générée.

Description technique des champs de cet écran.

N° : numéro du bon de livraison principal associé à la facture, permettant de déterminer le tiers et les conditions de règlement mémorisés dans l’en-tête de la commande.

Date : utilisée pour calculer la date d’échéance en fonction des modalités de règlement.

Date cpt : date comptable utilisée lors de la génération des écritures comptables, pour mettre à jour la date d’écriture. Lorsqu’elle n’est pas renseignée, la date de facture est prise en compte.

Total HT : montant en saisie uniquement sur un événement d’achat. Il s’agit du montant HT du fournisseur.

TVA : code TVA.

Montant VAT : A l’achat, il est calculé après être passé sur le code TVA, il est modifiable. Il s’agit du montant de TVA du fournisseur.

Association de la facture à un contrat

Le numéro de contrat n’apparaît pas par défaut dans les écrans de facturation, la facture héritant quand même du numéro de contrat saisi lors de la prise de commande.

Un champ virtuel (numcnt) permet de l’afficher au niveau de l’en-tête et des postes (gbfa_1b) mais il n’est pas modifiable.

Dans le cas où un contrat a été négocié avec le tiers (fonction GCNT), Vous avez la possibilité de lier une commande à un contrat. cette fonctionnalité permet de contrôler une quantité ou un chiffre d’affaire réalisé au titre de ce contrat et d’appliquer des conditions spéciales négociées particulièrement pour ce contrat. Ce champ virtuel est donc utilisé lorsque aucun contrat n’est associé à cette commande et que la recherche du prix à partir de la facture doit tenir compte des conditions tarifaires du contrat.

Le mode de livraison et le mode de règlement de la commande ne sont alors plus ceux du tiers mais ceux du contrat. La référence externe et le libellé complémentaire du contrat se propagent automatiquement sur la commande s’ils n’ont pas déjà été renseignés.

Vous avez la possibilité de pointer les quantités commandées sur l’en-tête et/ou les postes du contrat et de mettre en place des contrôles de dépassement de quantité (Indicateur « Mise à jour du contrat » dans le configurateur fonctionnel positionné sur la fonction GCNT).

Si la date d’application de tarif du contrat est renseignée, un message invite automatiquement l’user à mettre à jour l’en-tête de la commande avec cette date. Le prix est recherché pour les postes non forcés avec les nouvelles caractéristiques prix (nouvelle date référence tarifaire et conditions spéciales liées au contrat).

Contrôles activés suite à la saisie du contrat :

• contrôle de formatage du numéro de contrat (paramètre NUMCNT ),
• contrôle d’existence du contrat (table CNT ),
• contrôle de validité du contrat (paramètre ETACNT ),
• contrôle d’appartenance du contrat à la hiérarchie du tiers ou au tiers lui-même,
• contrôle de cohérence entre le dépôt de la facture et le dépôt du contrat si les deux sont renseignés, tenant compte de la gestion des périmètres (DEPOT ),
• contrôle de la validité des dates d’application tarif, bloquant si la date d’application tarif de la facture est postérieure à la date de validité du contrat. Contrôle activé également en confirmation de l’en-tête de la facture, les dates de la facture pouvant être modifiées après la saisie du contrat.

La recherche multi-critères (RMCR_CNT) sur les contrats reprend par défaut certaines informations de la commande : code achat/vente, type et sigle du tiers.

Un champ virtuel permet d’afficher le montant réglé de la facture, alimenté uniquement si vous utilisez ACE Finance .

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de valider l’ensemble des informations initialisés dès la prise de commande (fonction GCOV).

Des popups vous sont proposés à l’identique de la fonction GCOV, pour affiner de la même manière le prix, la nomenclature, les remises et les frais.

Une recherche de prix est effectuée pour les lignes créées à ce niveau. Pour les autres, il s’agit d’une validation du prix déterminé au moment de la prise de commande.

Libellé complémentaire : afin d’associer à chaque poste de bon à facturer un libellé complémentaire, il est possible par popup de saisir une ligne de libellé complémentaire. Chaque fois que le curseur sera positionné sur ce poste, le libellé lié au poste apparaîtra.

Génération des écritures comptables

Sans ACE Finance

La validation des postes de facture entraîne systématiquement l’écriture du bon à facturer dans le journal comptable (table JNL). Les mouvements de stocks liés à la facturation sont éventuellement passés.

Avec ACE Finance

En mode intégré, la validation n’alimente pas le journal comptable mais directement les tables concernées d’ACE Finance :

• P_MVC : un mouvement comptable 100 pour l’en-tête de pièce (TTC),
• P_ECR : une écriture pour l’en-tête de pièce (TTC),
• P_2CX : un contexte pour l’en-tête de pièce (TTC),
• P_MVC : mouvements comptables pour les contreparties (HT, TVA, frais divers, remises...),
• P_MVA : mouvements analytiques pour les contreparties sauf la TVA,
• P_LCH : une échéance.

Ecarts entre le montant saisi et le montant calculé pour les factures d’achat

Les écarts entre le montant saisi et le montant calculé sont gérés de la manière suivante :

• un écart sur TTC empêche la validation de la facture qui doit être retournée au fournisseur,
• un écart de HT a le même effet si vous avez positionné le paramètre CTRFAC , sinon les écritures comptables sont générées sur les valeurs calculées,
• un écart sur TVA provoque une régularisation de l’écriture TTC et de l’écriture de TVA (code TVA de l’en-tête de la facture). Par défaut, les écritures sont générées sur le montant calculé. Mais en positionnant le paramètreCTRFAC , elles peuvent être générées sur le montant saisi.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Nomenclature » à partir d’un poste de facture, vous permet de consulter ou de modifier les sous-postes à facturer générés dans le cas où le produit compose une nomenclature.

Il vous est possible, par popup, de consulter les stocks par dépôt ou par lot de chacun des composants.

Deux champs virtuels (« coduni » et « sigdep ») peuvent être alimentés : le code unité et le dépôt serveur du sous–poste (les transferts de stock sont générés si le dépôt est changé).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité vous permet de modifier le montant HT et le code TVA de l’entête de facture à partir des postes (GBFA_1b).

L’écran peut être appelé par le popup « Entête / Montant HT » mais n’est disponible qu’en création ou modification d ‘une facture d’achat : le type d’événement doit être à « A » au niveau du paramétrage de l’événement (écranGPEV_1).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par l’option « Relevés / Gérer relevés » du menu « Générer », vous permet :

• de modifier la date de relevé,
• de supprimer un relevé de facture (en totalité),
• d’ajouter ou de supprimer des postes de relevés (des factures).

Les relevés de facture sont créés par la génération en traitement différé (écran GBFA_GENER2), option « Relevés / Générer relevés » du menu « Générer »).

N° Relevé : numéro de relevé calculé automatiquement lors de la phase de génération des relevés de factures (il est associé au compteur VREL déclaré par le biais de la fonction UCPT).

Date du Relevé : Si elle n’a pas été renseignée lors de la demande de génération des relevés, elle est égale à la date du jour de la génération.

Mode Règlement : toutes les factures figurant sur le relevé ont le même mode de règlement (critère de regroupement).

Devise : devise du relevé. Toutes les factures figurant sur le relevé ont la même devise (critère de regroupement).

Date échéance : toutes les factures figurant sur le relevé ont la même échéance (critère de regroupement).

Tiers et nom du Tiers : client auquel est destiné le relevé de factures. Toutes les factures qui figurent sur le relevé appartiennent au même client (critère de regroupement).

Domiciliation bancaire : code et nom de la banque, code guichet, n° de compte bancaire et clé RIB.

Un popup « Suppression » vous permet de supprimer, après demande de confirmation, le relevé de facture sélectionné.

Description technique des champs de cet écran.

Poste : numéro de poste de relevé.

Réf Facture : la référence de la facture intègre le :

• code achat/vente,
• type de l’événement bon à facturer,
• numéro du bon à facturer.

Total TTC : somme des montants TTC des postes de relevé.

L’ajout d’une facture sur un relevé n’est possible que si :

• L’indicateur de ‘facture relevée’ de la facture est égal ‘O’ui,
• L’état de la facture est égal à l’état validé d’une facture,
• La facture n’est pas déjà affectée à un autre relevé,
• Les éléments suivant de la facture sont les mêmes que ceux du relevé :
• mode de règlement,
• devise,
• date d’échéance.

La Suppression ou l’ajout d’une facture entraîne le calcul automatique du montant total TTC du relevé. Ce montant est calculé à partir des montants TTC des en-têtes des factures dont la valorisation est effectuée lors de la validation des factures. C’est la raison pour laquelle le système contrôle l’état de la facture.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup dès la création de l’en-tête du bon à facturer, permet de faire le rapprochement entre événement commercial et pièces comptables selon deux méthodes définies par le biais du paramètreMAJBAP.

Lorsqu’une facture est litigieuse, une demande d’avoir est faite au fournisseur. Une fois reçu, l’avoir du fournisseur sera saisi en comptabilité comme les factures fournisseur. Ensuite, le service achat doit rapprocher cet avoir de la facture principale d’achat. Pour ce faire, il vous faut modifier la facture d’achat (par la fonction GBFA), et saisir les pièces comptables «secondaires». Le montant HT repris en en-tête de facture d’achat est modifié (en tenant compte des différentes pièces comptables citées).

Cette méthode consiste simplement à mettre à jour le Bon à payer (BAP) de la pièce comptable (mode intégré). Au niveau des achats, il est parfois demandé de pouvoir saisir les factures d'achat directement en comptabilité et de faire ensuite le rapprochement en gestion commerciale pour positionner l'indicateur BAP.

Fonctionnement :

En création de facture (de rapprochement), on saisit un numéro de pièce qui doit exister et ne pas déjà être traité. Le montant HT de la pièce comptable alimente automatiquement l’en-tête de facture.

En validation de facture, s’il n’y a pas d'écart, ou si vous avez choisi de tolérer un écart, le BAP de la pièce comptable est positionné. Il n'y a pas de génération d'écriture dans ce mode. Si des postes de la facture sont en litige, leur numéro est affiché en vidéo inverse.

Ce mode permet le rapprochement d’un événement commercial (pré-facture) avec une écriture comptable (pré-saisie) grâce au numéro technique de l’écriture. La validation de la pré-facture vient alors compléter la pièce comptable. La pièce ne peut être rapprochée qu’une seule fois. Le lien entre pré-facture et pré-saisie s’établit par la création d’un enregistrement dans la table EVC.

Fonctionnement :

En modification de facture, ce popup (GBFA_51) est automatiquement activé pour renseigner le numéro de pré-saisie (p_ecrnum).

Les contrôles suivants sont effectués : le numéro de pré-saisie doit exister dans la comptabilité, ne doit pas être affecté à une autre facture, doit avoir un compte tiers identique à celui du tiers de l’événement, doit avoir la même devise et doit avoir le même montant TTC.

En validation, on complète la pièce comptable et la parité de la facture est mise à jour avec celle de la pièce comptable (eve.pardev).

Cette seconde méthode implique de paramétrer l’écran (fonction PECR) pour ajouter les champs virtuels @6, @7, @8, @9. La variable @6 représente le numéro technique de l’écriture, seule donnée saisissable, les autres représentent respectivement le montant TTC pièce, la devise pièce et la parité de la devise pièce (la devise de référence étant la devise établissement).

La parité de la devise pièce est ramenée par rapport à la devise de référence de la gestion commerciale (paramètre DEVNAT).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup à partir de l’en-tête de l’avoir multi facture, vous permet de ventiler un avoir sur plusieurs factures. Les factures doivent exister et ne pas être validées.

Numéro de pièce : représente la pièce comptable multi factures. Elle doit exister, être validée au niveau comptable et l’indicateur «Bonne à payer» doit être à «N». Grâce à ce numéro de pièce, le montant HT de la pièce et le compte tiers sont automatiquement affichés dans l’en-tête.

Le code état ainsi que le montant HT sont automatiquement affichés.

Ventilation Montant HT : pourcentage du montant de la validation par rapport au montant de la facture. Cette valeur est calculée automatiquement dès la saisie du montant HT.

La validation de cette ventilation n’est possible que si le total des montants répartis sur les factures vaut le montant HT de la pièce comptable.

Le système recalcule alors le montant HT des factures de rapprochement désignées dans l’écran.

Lorsqu’on revient sur cette fonction pour une pièce répartie sur plusieurs factures, la modification sera interdite si la pièce a été traitée (« Bonne à payer »). D’autre part, on ne peut modifier les lignes concernant des événements validés.

Il est ensuite possible de valider chaque événement de rapprochement, après d’éventuelles modifications sur le prix des postes.

Lors de cette validation, le code état de la facture de rapprochement passe à ‘V’. A partir des pièces comptables qui lui sont rattachées, le système constitue un ensemble des factures de rapprochements et pièces comptables qui ont un lien commun par le biais des pièces comptables multi factures.

Si toutes les factures de rapprochement sont validées, le système positionne l’indicateur « Bon à Payer » (BAP) sur toutes les pièces comptables de l’ensemble, sinon, aucun indicateur BAP n’est positionné.

Exemple :

Somme des postes= 900 € ==> Litige (pas de BAP positionné)

Somme des postes= 1600 € ==> Litige (pas de BAP positionné)

On reçoit un avoir multi factures 130 Mt.HT = 500 €

Par l’écran GBFA_53, on va saisir la pièce 130 et la ventiler sur :

• V/FAC/34 pour un Mt.HT de -100 €
• et V/FAC/105 pour un Mt.HT de -400 €

A validation, le système recalcule le HT des factures de rapprochement citées. On obtient alors un montant HT de :

• 900 € pour V/FAC/34,
• 1600 € pour V/FAC/105.

L’user retourne sur la facture de rapprochement V/FAC/34 et la valide. Cependant, le BAP n’est pas positionné sur les pièces comptables rattachées car la pièce comptable 130 est aussi citée sur une facture de rapprochement non validée (V/FAC/105).

L’user appelle ensuite la facture de rapprochement V/FAC/105 et la valide. Cette fois, le BAP sera positionné sur les pièces comptables 34, 105 et 130.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup à partir des postes ou des sous-postes de factures concernés par un produit dit géré par numéro de série (type de suivi en stock « U » comme unitaire), vous permet de gérer les postes de factures correspondants.

En standard, on ne gère pas de tranche de numérotation. Seule la colonne « N° commençant » est accessible.

Au niveau du sous-poste, le stock est suivi uniquement en quantité, les numéros de série sont simplement mémorisés au niveau de l’événement.

Les compteurs de stock mis à jour doivent être indiqués par la fonction GCSK option «Physiques» (écran GCSK_1). La colonne « N° série » de chacun des compteurs gérés sera positionnée à « O ».

Description technique des champs de cet écran .

Cette fonctionnalité vous permet de déclarer les numéros de série manquants.

Description technique des champs de cet écran .

Cette fonctionnalité, accessible depuis l’écran GBFA_1B grâce au popup « Saisie des litiges », vous permet à partir d’une liste de causes de litiges (table LIT) de mettre à jour les litiges.

A la validation de l’écran, il y a génération automatique d’un poste de facture sur le produit associé au litige avec le prix et la quantité saisi dans GBFA_LIT.

Si le litige concerne un poste de facture, on mémorise dans le code groupage du poste de litige le numéro du poste origine (evl.codrgp) et le code litige (evp.codlit).

Dans l’écran GBFA_1B, les champs code regroupement et code litige sont disponibles en virtuel dans le tableau des postes et dans le bandeau bas de l’écran.

Le code litige est associé à un produit et à un mode de saisie :

• « 1 » litige en montant,
• « 2 » litige en quantité

qui initialise certaines informations.

On peut décrire le litige dans une des zones dédiées : libellé complémentaire ou popup F1T « Texte Libre ».

Description technique des champs de cet écran .

Utilisée dans le cadre du contrôle de la facturation fournisseur, cette fonctionnalité permet, lorsque les factures fournisseurs arrivent, de les traiter à la chaîne. La facture envoyée par le fournisseur (avec son propre calcul d’arrondi) est ainsi comparée à la facture qui est générée à partir de la commande d’achat.

Cet écran vous permet donc de saisir rapidement les caractéristiques de la facture fournisseur. Il s’affiche automatiquement après la proposition du numéro d’événement et avant la saisie obligatoire du montant HT (écran GBFA_1).

Les montants HT sont saisis par TVA (et enregistrés dans la table EVTVA).

Le tableau affiche autant de lignes qu’il y a de codes TVA numériques dans la table des codes TVA (voir fonction GTVA). Le code TVA et son libellé sont automatiquement renseignés.

Les autres colonnes sont paramétrables (libellé personnalisé par le fonction PECR).

Il vous reste à saisir les montants par code TVA et par rubrique dans les bonnes cellules.

Les trois zones d’en-tête « Montant HT », « Montant TVA », « Montant TTC », ainsi que les sous-totaux par colonne et par ligne sont mis à jour de manière intéractive :

• le champ « Montant HT » est la somme de toutes les colonnes,
• le champ « Montant TTC » est la somme du champ « Montant HT » et le champ « Montant TVA ».

A la confirmation de l’écran, les valeurs des champs « Montant HT », « Montant TVA » et « Montant TTC » sont reprises respectivement dans le total HT, le total TVA et le total TTC de l’en-tête de la facture d’achat comme si elles étaient saisies à la main.

La facture saisie par ce biais peut être éditée grâce à la fonction EDEVE (bloc d’édition EDEVE_B45).

Description technique des champs de cet écran .

Description technique des champs de cet écran .

Description technique des champs de cet écran .

Description technique des champs de cet écran .

Il est possible d’obtenir la traduction dans la langue du client, du libellé produit, de ses 12 désignations et des libellés long et réduit des tables TBL, à deux conditions :

Accès : menu « Supprimer », option « Liste »

Accès : menu « Valider », option « Liste »

Paramètres utilisables par la maquette associé à la validation en liste :

MAJ_CODETA_FAC_RGL : en mode intégré, ce paramètre permet de changer le code état des factures complètement réglées. Le code état sera positionné avec la valeur associée à ce paramètre si elle est renseignée, sinon avec la valeur ‘R’. Lors de la mise à jour du code état, la zone datval est renseignée avec la date du jour.

exemple :

P MAJ_CODETA_FAC_RGL= »P »

Accès : menu « Editer », option « Factures »

Accès : menu « Editer », option « Liste »

Accès : menu « Editer », option « Suivi »

Accès : menu « Edition », option « En-têtes »

Description technique des champs de cet écran .

Les critères de sélection et de tri se rapportent aux données de l’en-tête du relevé.

Accès : menu « Editer », option « Relevés ».

Description technique des champs de cet écran .

Accès : menu « Editer », option « Postes »

Description technique des champs de cet écran .

Cette option permet de générer, à partir d’un ensemble de livraison notes validés, un ou plusieurs bons à facturer.

L’impact sur les stocks et les états du bon à facturer est le même qu’en création ou modification des bons à facturer.

Accès : menu « Générer. », option « Factures »

Accès : menu « Générer », option « Cessions »

Facturation par type

Accès : menu « Générer », option « par type »

Le regroupement de livraison notes est fonction du type de facturation associé à l’en-tête d’événement, provenant de la fiche tiers. Le premier critère de tri doit impérativement être le sigle tiers.

Dans la gestion des types de facturation (GTTFA), on peut associer à un type de facturation un mode de facturation et un mode de pilotage de la date de facture.

Certains abonnements incluent des prestations de service, des redevances de logiciel, des locations, etc. dont la durée peut être fixée dès leur création. Ces prestations peuvent être facturées en une seule fois ou bien faire l’objet de facturations périodiques.

L’abonnement définit la périodicité et la durée (date de début et de fin) sur laquelle portera la facturation répétitive. Si la date de fin n’est pas renseignée, la facturation aura lieu suivant le terme de « tacite reconduction ».

Le cycle de facturation répétitive est géré grâce aux fonctions suivantes :

• GCOV pour la saisie de l’abonnement (ou commande),
• GBFA, GBFAG1, GBFAG3 pour la facturation répétitive.

L’origine de la facture est la commande : la fonction GBLV n’est pas utilisée. Les commandes devant donner lieu à des factures répétitives se distinguent des commandes classiques par un type d’événement particulier. Il en est de même pour les factures générées.

Description technique des champs de cet écran .

Accès : menu « Générer », option « Cessions ».

Description technique des champs de cet écran .

Cette option permet de générer, à partir d’un ensemble de bons à facturer validés et sélectionnés, un ou plusieurs relevés de factures.

Le système regroupe sur un même relevé de facture, les bons à facturer qui ont :

• le même code client,
• la même devise,
• la même date de règlement,
• le même mode de règlement.

Date de relevé : si cette date n’est pas renseignée au moment de la demande de génération des relevés, le système affectera la date du jour à la date de relevé.

Accès : menu « Relevés », option « Générer »

Description technique des champs de cet écran .

Cette option permet de générer, à partir d’un ensemble de bons à facturer validés et sélectionnés, un ou plusieurs relevés de factures selon des critères à renseigner.

La facturation par critère permet de faire un regroupement de livraison notes. Elle se lance à partir de l'option "Générer" puis "Sur critère" et est associée au traitement de la fonction GBFAG5.

Génération de facture par : le regroupement de livraison est fonction du critère principal saisi en en-tête d'écran. Ce critère, obligatoire pour valider l'écran lanceur, ne peut être saisi que par l'agent « EXPLOI » lors d’unparamétrage d’écran lanceur.

Génération de facture par : le regroupement de livraison est fonction du critère principal saisi en en-tête d'écran. Ce critère, obligatoire pour valider l'écran lanceur, ne peut être saisi que par l'agent " EXPLOI " lors d’unparamétrage d’écran lanceur

Date de facture : Si elle est renseignée, ACE considère cette date comme étant la date de la facture générée.

Si elle n'est pas renseignée, on prend en compte la date du jour comme date de la facture générée.

Que la date soit renseignée ou non, si le paramètre CALFER est positionné, et en cas de jour férié, la date se retrouve décalée suivant les critères définis par le paramètre CALFER.