Sujet parent: Fournisseurs Sujet parent: Personnalisation et paramétrage

Mise en œuvre Appels d’offres / Choix du fournisseur

Généralités

Introduction

Des évolutions réalisées dans ACE en V4.2-02 élargissent les fonctionnalités du module Achat.

Ces évolutions concernent deux aspects de la gestion des achats : la gestion d’appels md’offres et le choix du fournisseur (ou sourcing).

Ce document fournit les informations nécessaires à la mise en œuvre de ces fonctionnalités. Il est destiné aux consultants et chefs de projets expérimentés dans le paramétrage de ACE .

Glossaire

Sourcing = Stratégie de recherche et de choix des fournisseurs.

AO = Evénement appel d’offres.

RAO = Evénement réponse à un appel d’offres.

CCF = Critère de choix fournisseur.

Contexte métier

Un acheteur prévoit de consulter plusieurs fournisseurs de son choix dans le cadre d’un appel d’offres (AO). Il s’agit de gérer l’AO, de diffuser l’AO (édition papier), de réceptionner les réponses à l’AO, d’analyser les réponses à l’AO, de transformer la réponse sélectionnée en commande d’achat.

Le choix du meilleur fournisseur est aussi une problématique que l’acheteur doit gérer indépendamment du contexte des AO. L’acheteur qui envisage d’enregistrer une nouvelle commande fournisseur, l'acheteur qui est amené à traiter des demandes d’achat regroupées émanant de différents services (contexte services généraux ou économat) doit disposer d’un outil d’aide à la décision pour choisir le meilleur fournisseur.

Evolution du modèle de données

Nouvelle tables :

CCF permettant de définir des critères de choix fournisseur,

EVTA permettant d’associer des tiers à l’en-tête d’un événement.

Liste des paramètres

Choix du meilleur fournisseur

Un ensemble de paramètres permet de définir des critères de choix pour déterminer le meilleur fournisseur d’un produit donné. Le résultat du choix peut être exploité dans un écran d’aide à la décision ou dans les traitements automatiques d’approvisionnement.

Utilisation

Données en entrée Action possible

en sortie

Catalogue Postes d’événements fils

Fournisseur (Ex. Poste de réponses d’AO)

Définition des critères de choix fournisseur

GTCCF est la fonction servant à définir les critères de choix des fournisseurs (tbl CCF). Elle est livrée avec des critères paramétrés par défaut.

Code critère Libellé Ordre de tri Code imposé Table Code zn Type affichage Coeff. pondération
PRIXU Prix unitaire C PRIXU     2  
UPRICE Unit Price C PRIXU     2  
MONTAN Montant C MONTAN     3 3
AMOUNT Amount C MONTAN     3  
DELAI Délai C DELAI     3 2
DERCDE Dernière cde C DERCDE     2  
DISPO Dispo stock D DISPO     2  
C1 Codezn 1 fournisseur C PARAM TIE FOU001 3  
C2 Codezn 2 fournisseur C PARAM TIE FOU002 3  
C3 Codezn 3 fournisseur C PARAM TIE FOU003 3  
C4 Codezn 1 produit C PARAM PRO PRO001 2  
C5 Codezn 1 catalogue C PARAM PRC CAT001 2  
C6 Codezn en-tête événement C PARAM EVE EVE001 1  
C7 Codezn poste événement C PARAM EVP EVP001 2  
[…]              
C98     C98        
C99     C99        

Le code critère est libre. Cela permet de personnaliser les codes critères en fonction des besoins utilisateur , notamment de traduire les codes dans la langue des utilisateurs. Ex code AMOUNT en anglais au lieu de M0NTAN en français. Ces codes sont utilisés dans l’écran de choix du meilleur fournisseur (GCOV_37).

L’ordre de tri et C (Croissant) ou D (Décroissant). Ex. Le meilleur fournisseur est celui qui propose le prix le plus bas ou celui qui dispose du stock le plu important.

Le code imposé sert à indiquer sur quoi porte le tri fournisseur. Le code est un mot-clé pris dans la liste imposée suivante :

  • PRIXU : le tri s’effectue sur le prix unitaire HT en devise de gestion. En fonction du paramétrage N3 de GESAOF le prix unitaire provient du catalogue ou du poste d’événement.
  • MONTAN : le tri s’effectue sur le montant HT en devise de gestion, pour la quantité proposée.

    Dans GART, cette quantité est saisie dans le popup « Choix fournisseur ». En fonction du paramétrage N3 de GESAOF et de l’écran appelant (en-tête ou poste d’événement), le montant est calculé avec les données tarifs ou ramené de l’en-tête ou du poste d’événement.

    Dans les autres fonctions, la quantité est initialisée avec la quantité du poste d’événement.

  • DELAI : le tri s’effectue sur la date de livraison prévue. En fonction du paramétrage N3 de GESAOF , cette date est calculée (date du jour + délai du catalogue fournisseur) ou ramenée de l’en-tête ou du poste d’événement.
  • DISPO : le tri s’effectue sur la quantité disponible en stock sur le dépôt dont le sigle est le sigle fournisseur
  • DERCDE : le tri s’effectue sur la date de la dernière commande passée au fournisseur pour l’article concerné. Le type d’événement des événements analysés pour rechercher la dernière commande est paramétré dans le A1 du paramètre GESAOF .
  • PARAM : le tri s’effectue sur une zone paramétrée d’une des tables suivantes : PRO, PRC, TIE, EVE, EVP. Le code de la table et de la zone paramétrée choisie sont paramétrés dans les colonnes ‘Code table’ et ‘Indicateur zone’ de la table CCF .

Le code affichage indique si, dans le popup « Choix fournisseur » (GCOV_37), il faut afficher les valeurs du critère dans en en-tête d’événement (1) en poste d’événement (2) ou dans les deux cas (3). Dans la fiche produit (GART_1) on affiche les critères dont le code affichage est 2 ou 3.

Le coefficient de pondération est utilisé dans le tri combiné et pondéré (voir ci-dessous).

Tri multi-critères des fournisseurs.

Par défaut, le classement des fournisseurs s’effectue dans l’ordre des critères de choix choisis par l’utilisateur. Par défaut, c’est l’ordre des valeurs A1, A2, A3, M1 et M2 du paramètre CRIFOU. Ces critères sont utilisés dans les traitements d’approvisionnement (APROG1 et APROG2 à partir de la V4.2-02, APROG5 à partir de la V4.3-00). Les critères par défaut sont modifiables dans les écrans interactifs (popup « Choix fournisseur » dans GART et GCOV).

Ex. Si A1 = DELAI et A2 = MONTAN le meilleur fournisseur est celui qui propose le meilleur délai et, à délai égal, celui qui propose le meilleur montant total.

Tri combiné des fournisseurs.

En positionnant N1 = 1 dans le paramètre CRIFOU, on peut activer un autre mode d’utilisation des critères de choix fournisseur.

Les critères de choix sont alors utilisés de manière combinée pour calculer en dynamique une note qui apprécie globalement la performance du fournisseur sur l’ensemble des critères.

Méthode de calcul de la note combinée.

Note combinée (NC) = somme des notes par critère (NCn)

Pour chaque critère de choix indiqué par l’utilisateur,

si ordre de tri = C (croissant) :

valeur moyenne x 100 x coefficient de pondération

NCn = --------------------------------------------------------------------------

valeur absolue

si ordre de tri = D (décroissant) :

valeur absolue x 100 x coefficient de pondération

NCn = --------------------------------------------------------------------------

valeur moyenne

Exemple : tri combiné par prix et par délai.

Classt. Fourn. Délai Prix

Ecart%

Prix moy.

Ecart %

Délai moy.

Note

globale
1 F1 12 84 132 100 232
2 F7 10 108 103 120 223
3 F5 14 80 138 85 223
4 F9 11 143 77 109 186
5 F3 13 140 79 92 171
Moyenne   12 111      

Ecart sur prix moyen de F1 = 111 / 84 * 100 = 132

Ecart sur délai moyen de F7 = 12 / 10 *100 = 120

Dans ce type de comparaison, on utilise les valeurs relatives de délai et de prix (écart relatif par rapport à la moyenne ou écart-type) et non plus les valeurs absolues. On peut ainsi apprécier non seulement quel fournisseur est le meilleur sur un critère, mais s’il est loin devant ses concurrents ou non.

Le classement final s’effectue sur une note globale égale à la somme des valeurs relatives.

Ainsi, le meilleur fournisseur n’est plus celui qui offre le meilleur délai ou le meilleur prix mais celui qui propose le meilleur compromis prix / délai.

Dans l’exemple donné, F1 est le meilleur fournisseur car c’est lui qui propose le meilleur compromis prix / délai.

F1 et F5 sont les meilleurs sur le prix, loin devant leurs concurrents. Mais F1 offre en plus l’avantage d’être dans la moyenne des délais alors que F5 est le plus mauvais sur le délai.

Tri combiné et pondéré des fournisseurs.

Dans le tri combiné, on a la possibilité d’affecter des coefficients de pondération sur chaque critère utilisé.

Un coefficient de pondération peut être défini pour chaque critère dans la fonction GTCCF.

Cela permet d’accentuer ou de diminuer le poids d’un critère par rapport à un autre et d’élargir encore les possibilités de paramétrage du choix du fournisseur.

Exemple : tri combiné et pondéré par prix et par délai.

Prix moyen = 111

Délai moyen = 12

Coefficient de pondération sur le prix = 2

Coefficient de pondération sur le délai = 3

Classt. Fourn. Délai Prix

Ecart%

Prix moy.

Ecart %

Délai moy.

Ecart prix

X 2

Ecart délai

X 3

Note

globale pondérée
1 F7 10 108 103 120 206 360 566
2 F1 12 84 132 100 164 300 564
3 F5 14 80 138 85 276 255 531
4 F9 11 143 77 109 154 327 481
5 F3 13 140 79 92 158 276 434

Les écarts par rapport aux valeurs moyennes sont calculés comme précédemment. On les affecte ensuite d’un coefficient de pondération en fonction de la stratégie choisie dans la sélection des fournisseurs.

Dans l’exemple proposé, le fait de donner un peu plus de poids au critère délai fait passer en tête le fournisseur F7.

Note : Pour faire des essais et choisir des coefficients de pondération pertinents, on peut faire des simulations à l’aide du jeu d’essai Tri combiné fournisseur.xls

Paramétrage.

· Dans GTZON , définir les zones paramétrées utilisées dans les critères de choix fournisseurs définis dans GTCCF .

· Positionner au niveau général le paramètreCRIFOU avec les critères par défaut (A1 à M2) et le mode d’utilisation (N1).

· Positionner au niveau général le paramètreAPRFOU pour indiquer le mode de choix du fournisseur.

· Positionner au niveau général le paramètreGESAOF avec N3 = 0 pour déterminer le meilleur fournisseur à partir des données fournisseur/catalogue.

· Vérifier le type de tiers des fournisseurs. Il est conseillé de positionner ce paramètreau niveau général.

Paramétrage du popup « Choix fournisseur » (GCOV_37)

Le popup est activé par le paramètre GESAOF.

Le popup utilise la gestion des onglets. Cette gestion permet d'avoir pour un même écran standard (GCOV_37) des grilles d'écran différentes dépendant du contexte dans lequel le popup est appelé. Le contexte est piloté par la fonction appelante (GART ou GCOV) et par valeur N3 du paramètre GESAOF (contexte appel d’offres ou non).

Pour GCOV_37, il y a quatre onglets standard utilisés dans les quatre contextes suivants :

GCOV_37-03 --> fiche produit

GCOV_37-02 --> poste d'événement Appel d'Offres

GCOV_37-01 --> poste d'événement non Appel d'Offres

GCOV_37-04 --> en-tête d'événement Appel d'Offres

Chacun de ces onglets dispose d’un en-tête et d’un tableau à colonnes dont les informations dépendent du contexte.

Dans le tableau, les cinq colonnes qui affichent des zones paramétrées peuvent être paramétrées. Voir valeur L1 du paramètre CRIFOU.

Les écrans de type onglet peuvent également être paramétrés par la fonction PECR comme n’importe quel autre écran standard.

Appels d’offres.

Il s’agit de gérer le flux suivant :

  • saisir un AO + saisir des fournisseurs à solliciter pour y répondre
  • diffuser l’AO = générer et diffuser des supports de réponse pour les fournisseurs sollicités
  • saisir les réponses reçues
  • analyser les réponses et sélectionner les meilleures
  • générer des commandes d’achat à partir des réponses sélectionnées.

Paramétrage.

  • Dans GTTEV créer deux nouveaux types AOF et RAO.
  • Dans UCPT créer les compteurs AAOF et ARAO.
  • Créer une fonction GAOF pointant sur gcov .exe et gérant des événements de type AOF.

    Dans cette fonction, positionner le paramètre GESAOF de la manière suivante :

    N2 = 1 pour activer le popup « Associer fournisseurs » en en-tête d’événement (GCOV_36). Les fournisseurs saisis dans ce nouveau popup seront mémorisés dans la nouvelle table EVTA (Tiers associés à un événement).

    Remarque : A partir de la V4.3-00, il est possible de paramétrer trois colonnes qui affichent des zones paramétrées dans le tableau de l’écran popup GCOV_36. Voir valeur D1, D2 et D3 du paramètre GESAOF.

    N1 = 3, pour activer le popup « Choix fournisseur » en tête et en poste d’événement (GCOV_37).
  • N3 = 1 pour que le choix du meilleur fournisseur s’effectue sur les postes de RAO et non plus sur les données fournisseur/catalogue. Créer une fonction GRAO pointant sur gcov.exe et gérant des événements de type RAO.
  • Positionner dans cette fonction le paramètre GENRAO pour activer le nouveau menu àTraiter à Générer qui permet de générer des RAO à partir des AO.
  • Créer une fonction GCOVG1 pointant sur gcovg1.exe pour générer des RAO à partir des AO.
  • Positionner dans cette fonction le paramètre GENRAO et paramétrer A1 et A2 pour la génération des RAO.
  • Créer une fonction GCAO pointant sur gblv .exe et gérant des événements A/CDE à partir d’événements origine A/RAO. Dans le menu à Générer à Sur critères, paramétrer le lanceur GBLVG5 pour ne traiter que les postes de RAO sélectionnés (Champ ‘Ferme/Prévis.’ = Oui).
  • La génération des commandes d’achat à partir des réponses fournisseurs sélectionnées est également possible en interactif après validation de l’en-tête d’événement. Pour activer cette fonctionnalité, positionner sur GCOV A2=O dans le paramètre GESAOF. Ce paramétrage permet de chaîner sur le batch GBLVG5 en lui passant les paramètres suivants par défaut : événement d’origine = identifiant de l’Appel d’offres ; Ferme/Prévisionnel = O ; Rupture sur tiers de l’événement (sigtie) ; Tri1 par tiers (sigtie) ; Tri2 par événement d’origine (numevo).

! ! ! ATTENTION ! ! !

Le nouveau traitement GBLVG5 n’est disponible en 4.2.2 que pour traiter le cas particulier de la génération des commandes d’achat à partir d’un appel d’offres. Ne pas utiliser ce traitement dans un autre cas de figure.

Application

  • Saisir un AO dans GAOF.
  • Utiliser le popup « Associer fournisseurs » pour saisir les fournisseurs à contacter pour l’AO.
  • Générer un support de RAO par fournisseur par le menu à Traiter à Générer. Ce traitement permet de générer un événement par fournisseur associé par duplication de l’événement origine.
  • Saisir les réponses fournisseurs par la fonction GRAO (prix, délais, etc.)
  • Dans la fonction GAOF, soit dans l’en-tête d’événement, soit poste à poste, sélectionner les meilleures réponses en cochant par la touche SELECT (la ligne sélectionnée passe en inverse vidéo).
  • En utilisant la fonction GBLVG5 , générer les demandes d’achat à partir des lignes de RAO sélectionnées.

Exemple d’un flux détaillé de gestion d’AO

Pour gérer le flux AO de manière détaillée, on peut créer plusieurs fonctions dérivées de GCOV et gérer, par exemple, les états suivants :

  • AO créé
  • AO validé pour génération des RAO
  • AO diffusé (RAO générées et diffusées)
  • AO répondu (RAO reçues)
  • AO clôturé (toutes les RAO reçues, analyse possible des RAO)
  • AO approvisionné (commandes d’achat générées)
Fonction Objectif

Type

évé

Exécutable Etat géré Etat évé origine Etat validé Etat soldé
GAOFC Gestion AO non diffusées AOF gcov.exe AO créé      
GAOFCG1 Génération supports RAO RAO gcovg1.exe RAO créée AO créé   AO généré
GAOFV

Modif. AO diffusées (ajout fourn.)

Sélection des RAO

 AOF gcov.exe AO généré   AO répondu  
GAOFVG1 Régénération supports RAO RAO gcovg1.exe RAO créée AO généré   AO généré
GAOFS Clôture des AO AOF gcov.exe AO répondu  

AO clôturé

  
GRAOC Saisie supports RAO RAO gcov.exe RAO créée AO créé RAO diffusée  
GRAOV Saisie RAO reçues RAO gcov.exe RAO diffusée AO généré RAO répondue RAO achetée
GBLVG5 Génération commandes d’achat CDE gblvg5.exe CDE créée Postes RAO sélectionnés    

Contraintes gérées sur les AO avec le paramétrage décrit ci-dessus :

  • AO créé à On peut modifier l’AO. On peut saisir la liste des fournisseurs à contacter. On ne peut pas générer les supports de RAO.
  • AO validé à On ne peut plus modifier l’AO sauf la liste des fournisseurs à contacter. On peut générer et éditer les supports de RAO. On peut modifier la liste des fournisseurs à contacter et régénérer les supports de RAO pour les fournisseurs ajoutés. On peut saisir des supports de RAO supplémentaires.
  • AO diffusé à Les supports de RAO ont été diffusés aux fournisseurs. On ne peut plus modifier l’AO. On ne peut plus générer de RAO. On peut saisir des RAO reçues des fournisseurs.
  • AO répondu à La date limite de réception des réponses est dépassée. On ne peut plus enregistrer de réponses. On peut analyser les réponses reçues.
  • AO clôturé à L’OA a été satisfaite par des commandes fournisseurs.

Contraintes gérées sur les RAO avec le paramétrage décrit ci-dessus :

  • RAO créé à Le support de RAO a été généré ou saisi. On peut modifier ou supprimer la RAO.
  • RAO diffusée à Le support RAO a été diffusé au fournisseur. On ne peut plus modifier la RAO.

  • RAO répondue à Le fournisseur a renvoyé sa RAO et on l’a saisie. La RAO est utilisable dans une analyse comparative des RAO.

  • Poste de RAO accepté à L’acceptation des RAO se traduit par la mise à jour d’un indicateur au niveau des postes de RAO. Les postes ainsi sélectionnés sont alors utilisables pour générer des commandes d’achat.

  • RAO commandée à Une commande fournisseur a été générée à partir de la RAO.

Choix du meilleur fournisseur dans une fiche produit

Activer les fonctionnalités de tri multi-critères des fournisseurs dans la fiche produit.

Sélectionner le meilleur fournisseur comme fournisseur habituel.

Paramétrage.
  • Paramétrage du meilleur fournisseur à voir paragraphe. « Choix du meilleur fournisseur ».
  • Si le paramètre GESAOF n’est pas déjà positionné au niveau général, le positionner dans GART avec N1 = 1,2 ou 3 pour activer le popup « Choix fournisseur ». La sélection du meilleur fournisseur s’effectuera dans le popup par la touche SELECT.
  • Positionner le paramètre MAJFOU pour afficher un message de confirmation avant de mettre à jour le fournisseur habituel du produit.

Choix du meilleur fournisseur dans un poste d’événement.

Activer les fonctionnalités de tri multi-critères des fournisseurs dans la fonction GCOV.

Sélectionner le meilleur fournisseur d’un produit comme fournisseur habituel, en vue de lui passer les commandes lors du traitement de réapprovisionnement des stock s (APROG1).

Sélectionner le meilleur fournisseur dans un poste de commande de vente, en vue de lui passer la commande de contremarque lors du traitement des commandes de ventes (APROG2).

Sélectionner le meilleur fournisseur dans un poste de plan d’achat, en vue de passer des commandes d’achat regroupées (APROG5). Fonctionnalité disponible à partir de la V4.3-00.

Paramétrage.
  • Paramétrage du meilleur fournisseur à voir paragraphe« Choix du meilleur fournisseur »..
  • Si le paramètre GESAOF n’est pas déjà positionné au niveau général, le positionner dans GCOV avec N3 = 0 pour que le tri des fournisseurs s’effectue sur les données fournisseur/catalogue. Mettre N1 = 2 pour activer le popup « Choix fournisseur » dans les postes de commande. La sélection du meilleur fournisseur dans le popup s’effectuera par la touche SELECT.

Choix du meilleur fournisseur dans les traitements d’approvisionnement.

Sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur dans les traitements d’approvisionnement.

Paramétrage
  • Paramétrage du meilleur fournisseur à voir paragraphe« Choix du meilleur fournisseur »..
  • Si le paramètre GESAOF n’est pas déjà positionné au niveau général, le positionner dans APROGx avec N3 = 0 pour que le tri des fournisseurs s’effectue sur les données fournisseur/catalogue.
  • Dans la fonction APROG1 , APROG2 ou APROG5 , positionner le paramètre APRFOU avec N3 = 3 pour activer la sélection automatique du meilleur fournisseur.

Sujet parent: Fournisseurs Sujet parent: Personnalisation et paramétrage
Aurea Logo
Copyright © 2020. Aurea Software, Inc. ("Aurea")