L’affacturage

Paramétrage

1) Création d’un compteur

Il convient tout d’abord de vérifier, dans la fonction de gestion des compteurs « UCPT », option « Mettre à jour », l’existence ou le cas échéant de créer la valeur suivante :

P_RVENUM (code du compteur des relevés, qui sera utilisé dans ce cas précis pour numéroter les bordereaux d’affacturage),
Compteur des Bordereaux d’affacturage (libellé associé),
1 (indique la valeur que ce compteur va prendre à sa création),
1 (indique la valeur minimale que ce compteur peut prendre),
9999999 (indique la valeur maximale que pourra prendre ce compteur),
1 (indique le «pas» que l’incrémentation de ce code peut prendre).

Ce compteur permet d’attribuer l’équivalent d’un numéro technique d’identification à un bordereau donné tout guide d’affacturage confondu.

2) Création d’une comptabilité Tiers

La gestion des flux d’écritures associés à l’affacturage est réalisée dans une comptabilité Tiers débitrice particulière qu’il faudra créer (Voir la fonctionP_3ENV , option Comptabilité).

Au préalable, il convient de créer les comptes collectifs adaptés. On distingue alors deux cas :

Le transfert au Factor est global (sans suivi du recouvrement et de l’encours d’affacturage). Dans ce cas, on crée un compte collectif 410 000 (ou autre compte général du type 467 Autres comptes débiteurs) pour enregistrer la cession de dette au Factor.
Le transfert au Factor ne s’effectue que pour le recouvrement : on souhaite pouvoir faire des relances et suivre l’encours d’affacturage. Dans ce cas, il faut créer un compte collectif support 411999 pour enregistrer les créances subrogées.

De plus, si l’on souhaite gérer l’accord du Factor sur les bordereaux qui lui sont transférés, il convient de créer le compte collectif 517000 « autres organismes financiers ».

Les informations particulières à renseigner dans la comptabilité Tiers créée sont :

Le type de comptabilité : D pour tiers débiteur.
Le distributeur : son masque ne doit pas être saturé (<12) pour permettre l’apparition d’un X en complément du numéro de référence des factures subrogées.
Dans le « pavé » Guides autorisés, mettre O dans le champ Affacturage et éventuellement dans le champ Relance , si l’on souhaite relancer les échéances transférées.

NB : il sera également utile de créer une famille de tiers (voir fonction P_3ENV / Fam.Cpt.) qui rassemblera le cas échéant les différents tiers « Factor ».

Enfin, il faut préciser dans la comptabilité Tiers utilisée pour saisir les factures que l’on souhaite transférer, que le compte collectif utilisé (pop-up « mise à jour des collectifs ») doit être pris en compte pour la gestion d’affacturage : Renseigner Pour la gestion d’affacturage ? O.

3) Création des Journaux

Des journaux comptables doivent être créés à plusieurs niveaux :

a) Journal comptable de vente au Factor (voir la fonction P_1ENV / Journaux) pour enregistrer les écritures de vente aux Factor ; le journal doit être de nature F Gestion d’affacturage. Il aura comme compte support le compte collectif 410000 mentionné ci-dessus. Enfin, il s’appliquera à une couche comptable.

b) Journal extra comptable des factures subrogées pour enregistrer les images de factures subrogées (= transmises au factor) en attente d’encaissement réels. Ce journal sera de type F Gestion d’affacturage). Le compte support de ce journal sera un collectif tiers client, tel qu’évoqué ci-dessus (411999 factures subrogées). Il portera sur une couche extra-comptable et il aura comme 1er compte de gestion un compte général (non collectif) du type 410999 « Contrepartie des factures subrogées », destiné à enregistrer les contreparties des écritures extra-comptables afférentes. L’utilité principale de ce journal sera double : il permet un suivi de l’encours d’affacturage et le compte 411999, qui reprend des échéances détaillées, peut être repris dans le processus de gestion des relances .

c) Journal comptable de suivi des accords du Factor (le cas échéant) Ce journal aura un type 8 « Chèque à encaisser » (par exemple). Il aura pour compte support le 517000 décrit ci-dessus et portera sur une couche comptable.

4) Création des natures utilisateurs

Dans la continuité du paramétrage ci-dessus, il convient de créer deux natures :

une nature « Affacturage » ou « Vente Factor », associée à la nature standard « VFC » (Vente factor). Elle sera associée au journal comptable de vente au Factor, dans le cadre de la comptabilité Tiers spécifique créée pour l’affacturage.
Remarque importante : il vous faut, lors de la création de cette nature, préciser via le pop-up « Autorisations particulières » le (ou les) numéro(s) de compte collectif utilisé(s) pour saisir les factures ou avoirs que l’on souhaite transférer au Factor. A défaut, les écritures issues de la validation des guides d’affacturage ne pourront pas être générées.
Une nature « factures subrogées », qui sera associée à la nature standard « VFX » (Factures subrogées). Elle sera associée au journal extra comptable des factures subrogées.

5) Guide d’affacturage

Le guide d’affacturage est l’outil principal de paramétrage de l’affacturage.

Il fait le lien entre le tiers (via sa fiche d’identification) et la manière de gérer l’affacturage des échéances qui le concernent. Il convient de créer autant de guides qu’il existe de tiers Factor ; et ces guides doivent être positionnés sur les tiers, que l’on souhaite gérer par affacturage.

On peut créer ces guides par la fonction P_3ENV avec l’option « Factor ».

Un guide d’affacturage peut être attaché par défaut à un tiers, via les guides de gestion associés à une famille comptable.

Toutefois, il demeure modifiable via la fonction P_3GTI.

Attention

Tous les clients concernés par des subrogations de facture ont un code guide d’affacturage associé. Changer une ou plusieurs caractéristiques sur un guide, c’est modifier le comportement d’affacturage pour tous les clients associés.

Définition du guide d’affacturage

On y retrouve les éléments d’identification du guide ainsi que ses caractéristiques , avec les champs suivants :

Guide : code d’identification du guide sur 3 caractères.

Nature du guide : 2 valeurs sont possibles : 1 pour « l’affacturage » (ce qui nous intéresse dans ce guide) et 2 pour « DAILLY » (qui correspond à une cession ou à un nantissement de créances professionnelles).

Période de validité :

Du : reprend par défaut le début de la première période de l’exercice,
Au : mentionner la date qui convient.

Guide successeur : lorsque la date de fin de validité est atteinte, on peut de façon optionnelle mentionner un autre guide d’affacturage vers lequel les créances non encore cédées seront transférées.

NB : un client peut individuellement être détaché d’une gestion d’affacturage ou rattaché à un autre Factor, par simple remise à blanc ou modification du code guide affacturage de sa fiche signalétique comptable (opérée dans P_3GTI).

En mode multi-établissements, les 2 champs suivants sont utilisés :

Gestion en établissement : Oui ou NON et Etablissement maître : ce champ n’est accessible que dans le cas où l’on a répondu NON à la gestion en établissements. Il conviendra de mentionner l’établissement « pilote » , qui gèrera l’affacturage.

Compteur bordereaux : Ce compteur s’incrémente automatiquement et est commun à tous les guides d’affacturage.

Nature vente Factor : Champ obligatoire ; il s’agit de la nature comptable utilisée lors de la génération des écritures de cession de dette au Factor. Cette nature utilisateur doit obligatoirement être associée à la nature standard VFC (Vente factor).

Vente Factor détaillée : on a le choix entre 3 valeurs :

O (oui) qui donne une écriture par tiers ; on obtient alors l’écriture suivante :

N (non) qui donne une écriture globale pour le Factor ; on obtient alors l’écriture suivante :
3 (Ecriture par facture) permettant de générer par tiers, autant d’écritures que de factures transmises au Factor. Cela donne l’exemple ci-dessous ; attention : cette possibilité n’est apparue qu’à partir de la version 4.3.2, avec un patch en 4.2.0.

Cette dernière option permet de suivre de façon détaillée les pièces transférées vers le factor, sans qu’il y aie de subrogation, comme le permet le champ ci-dessous. La subrogation permet notamment de suivre un encours d’affacturage.

Nature facture subrogée : on précise dans ce champ de façon facultative, quelle est la nature utilisateur pour les factures subrogées. Elle doit forcément être associée à une nature standard VFX ( Factor Extra comptable).

Le type d’écriture générée en fonction du paramétrage précisé ci-dessus est alors le suivant :

Code banque : Champ utilisé uniquement si le guide Factor est de type 2 « Dailly » ; c’est le code du journal de banque concerné.

On trouve ensuite toutes les informations nécessaires à l’identification du Factor :

Type tiers : la valeur mentionnée ici est contrôlée par rapport à la comptabilité tiers associée à la nature vente Factor précisée ci-dessus.

Sigle tiers, Code comptable du tiers, Nom abrégé, Mode de règlement, Nom, Adresse, Localité, Code postal.

Enfin, le numéro de Domiciliation, le type de domiciliation (mode de découpage) et la domiciliation elle-même.

6) Environnement de l’affacturage en mode intégré

Dès la réalisation de la facturation dans ACE COMMERCE , une clause de subrogation doit être éditée sur la facture. Le nom, l’adresse et la domiciliation du factor peuvent accompagner cette clause. La mise en forme de ces informations peut être construite par le paramétrage standard des maquettes d’éditions. Elle sera personnalisable en fonction du factor (ou code guide d’affacturage).

Lors de l’intégration de la facture dans ACE FINANCE , les informations d’affacturage de la facture sont transférées dans l’en-tête d’écriture :

p_ecrafeta - Code état de la facture pour l’affacturage :
blanc - la facture n’est pas concerné par un factor,
2 - la facture doit être présentée au factor,
p_3ggcod - Code guide de gestion d’affacturage associé à la facture.

Utilisation de l’affacturage

Etapes successives du traitement d’affacturage

Ce traitement se lance par l’option « Bordereau Factor » de la fonction P_3AFF . Il permet de « constituer » les bordereaux (en traitement différé), avant de les éditer.

Les différentes étapes sont :

Préparer ; étape obligatoire ; Les factures intégrées et concernées par l’affacturage sont repérables par le code guide factor associé à l’en-tête d’écriture.
Un premier traitement de préparation du bordereau d’affacturage doit être lancé. Il y a une phase de préparation dissociée pour chaque factor (ou guide d’affacturage) et par devise. En fonction du paramétrage sur les guides d’affacturage, la préparation des bordereaux se fait soit au niveau de chaque établissement, soit pour toute la société. A l’issue de cette préparation, un numéro d’identification du bordereau est attribué.

Le traitement édite une “liste préparatoire du bordereau d’affacturage” afin de décider des ajustements à effectuer.

Remarque 1 : La liste préparatoire concerne normalement les factures d’une journée. Elle doit aboutir à l’édition définitive du bordereau de subrogation. Il est possible, soit de valider le bordereau après les éventuels ajustements pour obtenir le bordereau définitif, soit d’annuler l’opération pour refaire une nouvelle préparation.

Remarque 2 : Les factures retirées d’une liste préparatoire par l’opération d’ajustement sont automatiquement ré-intégrées dans la liste préparatoire suivante.

Ajuster : étape facultative ; Elle permet d’exclure ou d’ajouter certaines factures (échéances) pour constituer le bordereau définitif : le code état des factures exclues passe à 1 (mise en attente).

L’utilisateur renseigne le code guide d’affacturage et le code établissement sur lequel il veut travailler. Le dernier bordereau préparé est affiché avec la liste des factures subrogées. Les factures présentées sont a priori sélectionnées. L’utilisateur appelle un pop-up « retrait définitif » et sélectionne les factures qu’il souhaite exclure ; la sélection est marquée par le sigle *.

Attention : concernant ce retrait, ces factures seront exclues définitivement des futures préparations. L’utilisateur qui souhaite exclure des factures doit procéder à une « désélection » ainsi ces factures pourront être reprises lors des prochaines préparations.

Il peut également actionner le pop-up « ajout d’une échéance » pour sélectionner parmi des échéances paramétrées, une facture à ajouter au bordereau. Aprés confirmation, le bordereau est prêt pour la validation.

Editer : Cette option permet d’éditer le bordereau pour un Factor (un guide d’affacturage) donné.Cette option permet une édition à priori d’un bordereau avant l’étape de validation. Elle permet également une réédition à posteriori du bordereau, après génération des écritures.
Valider : étape obligatoire ; La validation est lancée en mode batch. Elle effectue les opérations suivantes :
- Passation de la ou des écritures comptables de vente au factor,
- Passation des écritures extra-comptables des factures subrogées (si paramétré),
- Edition du bordereau définitif de subrogation.
  L’utilisateur renseigne le guide d’affacturage et l’établissement. Le dernier bordereau préparé est pris en compte. La date du jour est proposée comme date comptable pour la comptabilisation des écritures d’affacturages. Les informations majeures pour comptabiliser la ou les écritures de vente au factor sont affichées : natures d’écriture, sens et journal, compte support du journal ; les mêmes informations pour comptabiliser des factures extra-comptables subrogées sont affichées, si une nature d’écriture extra-comptable est paramétrée sur le guide.
- Annuler : étape facultative ; cette option permet d’annuler la préparation d’un bordereau d’affacturage de façon globale ; cela n’est possibleuniquement si la préparation n’a pas été validée.

Tableau de bord de traitement d’affacturage

Cette fonctionnalité permet de savoir où on en est le dernier traitement soumis pour un guide d’affacturage donné : phase de préparation ou phase de validation ?

Cette information peut être obtenue par l’option « Tableau de Bord » de la fonction P_3AFF. Il suffit de renseigner le code du guide d’affacturage concerné et l’on disposera de l’état du traitement (codes contenus dans la table TP_TRT), de sa phase d’avancement, de l’état de cette phase (codes contenus dans la table TP_ETA) et de sa date de traitement, ainsi que de l’agent concerné.

Visualisation des bordereaux

Cette fonctionnalité est activée par l’option « Visualiser» de la fonction P_3AFF. Il suffit de renseigner le code guide d’affacturage et l’on voit un historique des bordereaux de ce guide. Pour chaque bordereau, on dispose du numéro de ce bordereau, de sa date de préparation, du montant total en devise établissement (= devise société en mono établissement) du bordereau et de son état d’avancement.

Par le pop-up « Détail du bordereau », on peut accéder aux pièces qui composent ce bordereau.

Ici s’arrête la phase automatique du traitement d’affacturage. En effet, les écritures relatives à l’accord du Factor et à la réception de son paiement seront passées manuellement.

Enregistrement des accords Factor sur le bordereau

Le factor retourne un accord pour le bordereau de vente des factures clients. Une écriture est enregistrée manuellement via la fonction P_SAI (ouP_2SAI) entre un journal de trésorerie ‘factor’ (compte collectif factor “517...’) et le compte d’attente du factor “410...”. Un chaînage est mis en place sur le compte collectif ‘410...’ entre l’écriture de vente au débit et l’écriture d’accord factor au crédit.

Enregistrement du paiement du Factor

Le factor envoie un paiement pour le bordereau de vente des factures clients. Une écriture est enregistrée manuellement via la fonction P_SAI (ouP_2SAI) entre un journal de banque (compte “512...”) et le compte collectif de trésorerie factor “517...”. Un chaînage est mis en place sur le compte collectif ‘517...’ entre l’écriture de trésorerie factor au débit et l’encaissement au crédit.

NB : si le Factor règle par effet, il conviendra de créer une nature de type « Effet à recevoir » ; sinon, ce sera une nature de type « Encaissement direct » à associer à la comptabilité tiers spécifique de l’affacturage créée précédemment.

Mise à jour de l’encours factor

Dans le cas où des factures subrogées sont gérées, il conviendra de saisir manuellement sur un journal d’O.D. extra comptable les différents paiements du client au factor ; ceci permettra d’ajuster l’encours factor. Il conviendra alors de chaîner ou solder les échéances de factures extra-comptables sur le compte 410999 (dans l’exemple précédent).

Ce journal s’appuiera sur une nature utilisateur, associé à la nature standard »Opération diverse comptable ».

L’opération de chaînage sur ces échéances déclenche une réduction des en-cours factor des clients concernés.