Les engagements

Généralités

Introduction

Il est possible de passer à partir de n'importe quel événement de gestion commerciale, des OD analytiques distinctes de l'imputation comptable classique.

Le déversement en comptabilité de ces OD analytiques s'effectue uniquement dans les phases de validation d'événement (validation de commande, de livraison ou de facture).

Le désengagement consiste, à partir d'un événement commercial (la plupart du temps la validation de la facture d'achat), à passer des OD analytiques venant annuler les écritures d'engagement.

Pour ce faire, les écritures de désengagement doivent être générées sur la base des informations (quantité et prix) utilisées pour passer les OD analytiques d'engagement. Ceci est vrai sauf pour les OD analytiques liées à l'en-tête d'événement. Dans ce cas, c'est le montant total de la remise ou du frais qui est désengagé.

Pour permettre de remettre à niveau le montant engagé d'une commande après que les écritures d'engagement ont été passées en comptabilité (modification d'une commande validée), il n’est pas obligatoire de désengager la commande et d’associer une autre nature d'imputation pour gérer le nouvel engagement.

En effet, il est possible de gérer l'engagement même si les écritures d'engagement ont déjà été générées. Dans ce cas, lorsque les écritures d'engagement sont à nouveau générées, l’imputation analytique ne porte que sur l'écart : aucune écriture n’est générée si rien n'a été modifié.

Principes

La nature d'imputation FAC est réservée pour gérer les écritures analytiques en charge des factures/Avoirs. Les écritures analytiques associées à cette nature d'imputation ne sont générées en comptabilité analytique que lorsqu'on génère les écritures comptables associées (validation de facture ou paramètre GENECRpositionné dans le paramétrage de la fonction GCOV).

Toutes les autres natures d'imputations sont considérées comme étant des natures d'imputation permettant de passer des OD analytiques dans une couche extra-comptable. Parmi ces natures d'imputation, on distingue deux grandes familles.

Les natures permettant de gérer les PP, c'est à dire avec une gestion particulière des « gratuits ». On repère ces natures d'imputation dans le paramétrage donnée par la fonction GIAE, par le fait que le type de plan comptable analytique permettant de retrouver le guide des gratuits est renseigné.
Les natures ne gérant pas les gratuits (le type de plan comptable analytique permettant de retrouver le guide des gratuits n'est pas renseigné).

Pour limiter le paramétrage, le désengagement est géré avec la même nature d'imputation que l'engagement.

Seul un indicateur, au niveau de la table IAE, indique que les OD à générer sont de type Engagement ou Désengagement.

Cet indicateur est utilisé

q dans les écrans de consultation de l'analytique pour présenter le reste à désengager et calculer les montants à imputer en fonction des données de l'événement à l'origine de l'engagement,

q lors de la génération des OD analytiques pour calculer les montants à imputer.

Le paramétrage d'une nature d'imputation de type désengagement est strictement identique au paramétrage de l'événement d’origine. Si l'indicateur ‘désengagement’ est positionné à "D", les OD analytiques seront passées dans le sens inverse de celui qui est paramétré au niveau de GIAE.

Ainsi donc, dans le cas où l'indicateur désengagement vaut "D", les informations ne sont pas modifiables : pas de possibilité de modifier les combinaisons, de supprimer une imputation, etc....

Le reste à désengager en quantité et en montant apparaît dans l'écran GCOV_ANA.

Dans le cas d'un désengagement, il n'y a jamais génération de l'analytique. L'analytique est toujours héritée de l'événement origine.

Tables touchées par le désengagement

IAE : Imputation analytique par événement

Indicateur Désengagement (Valeurs = "E" ou "D").

EVYE : En-tête de l'imputation analytique

Cette table permet de retrouver l'événement à l'origine de l'engagement, la quantité et le prix ayant servi à calculer le montant à engager ainsi qu'un champ qui contiendra le total désengagé en quantité.

EVYD : Détail de l'imputation analytique

Cette table permet de retrouver le montant imputé et le reste à désengager en montant.

Montant de l'engagement. Alimenté lorsque l'on génère les OD analytiques,
Montant désengagé. Montant mis à jour lorsque l'on génère des OD analytiques de désengagement.

Gestion des événements

Génération de l'analytique

Lors de la génération de l'analytique, les informations concernant une nature d'imputation dont l'indicateur de désengagement est à « D » ne sont pas générées à nouveau. En effet, dans le cas d'un désengagement, l'analytique est toujours héritée de l'événement origine.

Propagation de l'analytique

Dans le cas où l'indicateur Désengagement est positionné à 'D' dans le paramétrage (GIAE) de l'événement origine, les informations des tables EVYE et EVYD ne sont pas propagées car cela signifie que le désengagement a déjà été réalisé. Un message d'erreur signale cette anomalie (erreur de paramétrage).

Règles de gestion

q La propagation de l’analytique entre commande et BL puis entre BL et facture tient compte du paramètre DUPEVE .

q On ne propage que les natures d’imputation de l’origine que l’on retrouve dans le paramétrage de la destination.

Exemple :

V/CDE/V natures d’imputation PP1 et PP2

V /LIV/C nature d’imputation PP1

signifie que l’analytique associée à la nature PP2 ne sera pas propagée de la commande vers le BL.

q On teste par nature d’imputation la cohérence du paramétrage entre l’origine et la destination : même type de condition pour le « payant », même type de condition pour le « gratuit », mêmes axes analytiques.

q On teste par nature d’imputation la cohérence entre l’enchaînement de l’engagement et du désengagement entre l’origine et la destination :

Si l'origine est de type « Engagement » avec déversement des OD en comptabilité, la destination ne peut être que de type « Désengagement ».

Exemple : V/CDE/C inddeg='E', indmaj='N'

V/CDE/V inddeg='E', indmaj='O' ==> OD

V/LIV/C inddeg='D', indmaj='N'

V/LIV/V inddeg='D', indmaj='O' ==> OD

Un message bloquant apparaît lors de la génération de la destination : IAE_DESOBL « Type de Désengagement 'D' obligatoire sur nature @ ».

Si l'origine est de type Désengagement et pas de déversement des OD en comptabilité, la destination ne peut être que de type Désengagement.

Exemple : V/CDE/C inddeg='E', indmaj='N'

V/CDE/V inddeg='E', indmaj='O' ==> OD

V/LIV/C inddeg='D', indmaj='N'

V/LIV/V inddeg='D', indmaj='N'

V/FAC/C inddeg='D', indmaj='N'

V/FAC/V inddeg='D', indmaj='O'==> OD

Un message bloquant apparaît lors de la génération de la destination : IAE_DESOBL « Type de Désengagement 'D' obligatoire sur nature @ ».

Si l'origine est de type Engagement sans déversement d’OD en comptabilité, la destination est forcément de type 'E'.

Exemple : V/CDE/C inddeg='E', indmaj='N'

V/CDE/V inddeg='E', indmaj='N'

V/LIV/C inddeg='E', indmaj='N'

V/LIV/V inddeg='E', indmaj='O' ==> OD

Un message bloquant apparaît lors de la génération de la destination : « IAE_ENGOBL : Type de Désengagement 'E' obligatoire sur nature @ ».

Si l'origine est de type « Désengagement » avec OD déversées en comptabilité, l'événement destination n'hérite pas de l'analytique.

On retourne un message non bloquant : IAE_DEJDES qui signifie que le désengagement a déjà été réalisé.

Message IAE_DEJDES : nature déjà désengagé par l'evt @.

Modification de quantité.

Quand on modifie la quantité d’un poste de commande, bon de livraison ou de facture, on annule les éventuels montants forcés sur les natures de type désengagement et on affiche un message d’alerte.

Lors d'une modification de quantité, si le champ monteng de la table evyd est renseigné pour une nature d'imputation de type désengagement, le système envoit le message d'erreur suivant : " Revoir la saisie des montants désengagés" et réinitialiser les différents montants concernés.

Edition des événements

L'édition du reste à désengager en quantité et en montant est réalisée au niveau des blocs edeve_b05, edeve_b10 et du bloc edevp_b10.

Voir aussi blocs edeve_b36 et edevp_b36.

Solde d’un engagement

Le solde du reliquat d’une commande par la fonction GCOV provoque l’annulation du reste à engager. Les options concernées sont : « solde un à un », « solde reliquat » et « solde poste ».

Ceci se traduit par la génération en comptabilité d’OD analytiques venant annuler le reste à engager.

Pour cela, le traitement considère la ligne de paramétrage de la fonction GIAE qui correspond au code achat/vente, au type de l’événement et à l’état dans lequel se trouve l’événement avant de passer dans l’état soldé (en standard, l’état validé de l’écran GPEV_1 ).

Règles de gestion :

le solde d’un engagement n’est effectif que sur une nature d’imputation différente de ‘FAC’ et de type engagement ‘E’ (voir fonction GIAE).

le solde d’un engagement ne peut se faire que sur l’événement ayant provoqué l’engagement.

Techniquement, cela siginifie que l’on contrôle l’égalité entre les champs evye.achvte, evye.typeve, evye.numeve, evye.numpos et evye.achvte_eng, evye.typeve_eng, evye.numeve_eng, evye.numpos_eng.

lors du solde d’une commande, on vérifie si la commande a déjà fait l’objet d’un engagement en comptabilité ou s’il existe encore un reste à engager. Si ce n’est pas le cas, il n’y a pas de solde d’engagement à traiter.

Techniquement, cela signifie que l’on vérifie si :

les champs evye.achvte_eng, evye.typeve_eng, evye.numeve_eng, evye.numpos_eng sont renseignés
la quantité ayant servi à réalisé l’engagement (evye.qtecde) est différente de la quantité désengagée (evye.totdeg). evye.qtecde ne peut pas être supérieure à evye.totdeg car le désengagement se fait toujours à hauteur de l’engagement.

l’option ‘solde poste’ génère des OD analytiques uniquement pour le poste lui-même. On ne traitera pas par cette option le cas de la remise globale et des frais divers.

si le paramètre CNTMNT est positionné (zone N5 à « 1 »), on diminue le montant engagé sur l’entête et/ou le poste du contrat référencé dans l’entête de l’événement commercial.

les OD analytiques générées sont de sens inverse à celui donné dans GIAE.

sur l’entête analytique (table evye), la quantité ayant servi à réaliser l’engagement (evye.qtecde) est mise à jour avec la quantité désengagée (evye.totdeg). Ceci nous permet d’éviter de réaliser deux fois le solde.

sur le détail analytique (table evyd), le montant engagé (evyd.monteng) est mis à jour avec le montant désengagé (evyd.montdeng).

les OD analytiques sont générées à partir du reste à engager calculé sur chaque détail analytique (table evyd), comme suit :

montant = evyd.monteng – evyd.montdeng

quantité = (evyd.qtecde – evyd.totdeg) * (evye.pourcent/100) * (evyd.pourcent/100)

Ceci correspond au reste à engager fourni par les routines standards de valorisation de l’entête et du détail analytique (gnc_analytique_valo_evye, gnc_analytique_valo_evyd).

Mise en œuvre

Evénements

Evénement gérant l'engagement :

Positionner l'indicateur Désengagement à 'E'. Le fait de positionner cet indicateur à 'E', aura pour effet de calculer le reste à désengager dans les écrans GCOV_ANA et GCOV_ANAD.

Evénement gérant le désengagement et événements intermédiaires :
Positionner l'indicateur Désengagement à 'D'. Ceci aura pour effet de propager les données des tables EVYE et EVYD avec un calcul du montant à imputer qui s'effectuera avec les données (prix et quantité) de l'événement à l'origine de l'engagement.

Paramétrage

GESANA : Gestion de l'analytique d'un événement commercial