Les inventaires (fonction I_INV_F)

L’ouverture d’inventaire permet de définir la liste des produits à inventorier. Chaque produit concerné sera « marqué » comme étant en cours d’inventaire, le stock informatique identifié lors du traitement d’ouverture sera ainsi figé.

Lors de l’ouverture d’inventaire, le logiciel vérifie qu’il n’existe aucun document (achat, vente, mouvement de stock) en cours et non validé.

La sélection des produits à inventorier s'effectue sur les fiches stocks (table DSK). Ensuite, pour chaque fiche stock sélectionnée, le traitement différé GINVC de chargement de l'inventaire retrouve tous les lots du produit (table LSK) et tous les emplacements du produit (table ESK).

Comme en mode client/serveur, il est possible de limiter le chargement de l'inventaire à quelques emplacements uniquement. Il suffit de préciser l'emplacement de début et l'emplacement de fin, en option, avant de saisir les critères de sélection.

La saisie des produits doit prendre en compte un certain nombre de particularités.

Le principe de saisie

Les saisies sont effectuées par groupes de produits (listes).la saisie d’un groupe de produits est enregistrée dans un journal de saisie, qui, après son enregistrement n’est plus modifiable.

C’est l’ensemble des journaux de saisies qui composent l’ensemble de l’inventaire.

Les modes de saisie

• Manuel après comptage sur un bordereau informatique (saisie clavier).
• Manuel avec scanner (le scanner connecté sur le poste de travail remplace la saisie manuelle des codes ou ean13).
• Déportés sur portable : les produits sont scannés et comptés avant de transférer les comptages par des puits de vidage. Les modes de fonctionnement des portables sont variables (avec chargement/sans chargement). Les spécificités du fonctionnement de l’inventaire sur portable sont définies dans le document ‘descriptif portable’.

Mode de comptage

• automatique : pour chaque produit saisi ou scanné, le logiciel ne propose pas de saisir les quantités, mais enregistre une quantité de 1 à chaque saisie.
• manuel : pour chaque produit saisi ou scanné, le logiciel propose à l’utilisateur de saisir la quantité.

Mode d’incrémentation

• en mode ajout : dans ce cas, chaque fois qu’une quantité sera saisie sur un produit, elle viendra s’ajouter aux quantités précédemment enregistrées pour ce même produit (c’est le mode le plus utilisé dans la distribution)
• en mode annule et remplace.

Contrôles

Afin d’éviter des erreurs d’inventaire, un certain nombre d’éléments, affichés à l’écran ou imprimés, permettent de faciliter le contrôle :

• liste des produits non comptés,
• liste des produits comportant un écart entre le stock théorique et le stock compté,
• liste des produits vendus pendant l’inventaire,
• …

Après avoir imprimé et vérifié l’ensemble des états de contrôles, l’utilisateur pourra effectuer la clôture d’inventaire.

La clôture d’inventaire permet de mettre à jour les stocks en fonction des quantités saisies. Les écarts de stock seront automatiquement intégrés dans un bordereau de démarque.

En fonction des paramétrages, la ventilation comptable sera préparée et ajustable.

Les stocks d’inventaire sont archivés, permettant ainsi à l’utilisateur de réimprimer ultérieurement un état d’inventaire.

Cette fonctionnalité est accessible par l’onglet “Nouvel inventaire complet”.

Il suffit de renseigner le mode de saisie de l'inventaire pour exécuter le traitement différé de chargement de l’inventaire. Un numéro est affecté à chaque traitement.

Un écran vous permet de savoir où en est le traitement :

Cette fonctionnalité est accessible par l’onglet “Nouvel inventaire tournant ».

Le mode de saisie de l'inventaire doit être renseigné juste au dessus la sélection des codes emplacements. Le mode de saisie est initialisé avec l'information correspondante trouvée dans le lanceur paramétré.

Le mode de saisie est modifiable (liste de valeurs) : avec ou sans utilisation des journaux.

Un traitement différé est lancé après validation des critères. Un numéro est affecté à chaque traitement.

Cette partie est commune quel que soit le mode de saisie : avec ou sans journaux de comptage.

Numéro d’inventaire : le numéro est affecté automatiquement par magasin, grâce à un compteur automatique.

Date début : date du jour par défaut, elle est modifiable pour permettre aux centrales d’achats de préparer à l’avance des inventaires.

Date de fin prévue : égale à la date de début par défaut, elle est modifiable.

Responsable : utilisateur en charge de l’inventaire.

Nombre de produits à inventorier : lors de la création de l’inventaire, cette zone n’est pas renseignée. Dans le cas d’un inventaire complet, le nombre sera égal à la somme des produits du magasin, dans le cas d’un inventaire tournant, il sera égal au nombre de produits sélectionnés. Cette zone calculée n’est pas accessible. Ce nombre de produits est calculé tous lots et emplacements confondus.

Nombre de lignes à inventorier : nombre de triplets « produit – lot – emplacement » (table ISK).

Nombre de lignes déjà inventoriées : il s’agit du nombre de produits (triplets « produit – lot – emplacement », table ISKJ) pour lesquels une saisie a au moins été enregistrée. Cette zone calculée n’est pas accessible.

Nombre de lignes non comptées : il s’agit de l’écart entre le nombre de lignes à inventorier dont le stock est positif et le nombre de lignes déjà inventoriés.

Commentaire libre.

Mode de saisie : Ajout ou remplace. Par défaut, l’option Ajout est cochée. En mode Ajout, les quantités saisies pour un produit seront ajoutées aux quantités saisies précédemment, quel que soit le journal.

En mode Remplace, la dernière quantité saisie sera la quantité qui servira à mettre à jour le stock (on considère que les autres saisies non pas eu lieu (sans pour autant les supprimer des journaux).

Gestion des emplacements : Oui/Non (option « Oui » par défaut). Cet indicateur permet ou non la saisie des emplacements.

Affichage du Stock Oui/Non : par défaut l’option Non est cochée. En fonction de l’option choisie, le stock figé lors de l’ouverture d’inventaire sera affiché ou pas.

La procédure d’ouverture d’inventaire est différente entre un inventaire complet et un inventaire tournant.

Deux modes de saisie vous sont offerts :

• saisie manuelle des références de produit,
• saisie assistée d’un terminal portable de lecture (codes à barre).

Pour la lecture par portable, voir la documentation de l’outil Bip’n’Go.

Les saisies des produits sont enregistrées dans des journaux de saisies, composés d’un en-tête et de lignes détail (produits + quantités).

Il suffit de créer un nouveau journal, puis de saisir la référence des produits concernés par l’inventaire. Lorsque le groupe de produits est saisi, enregistrez le journal de saisie.

Une fois enregistré, le journal de saisie n’est plus modifiable : les éventuelles corrections doivent être apportées dans un nouveau journal.

Règles de gestion des journaux de saisie :

• un même produit peut figurer sur plusieurs journaux de saisies
• certains produits non prévus dans l’inventaire peuvent être saisis dans le journal. Dans ce cas, une confirmation sera demandée pour les intégrer dans l’inventaire.
• tous les journaux de saisies sont numérotés et archivés pendant toute la durée de l’inventaire. Ils sont épurés automatiquement pendant la clôture.

La quantité comptée est initialisée à 0 mais évoluera au fur et à mesure des comptages réalisés.

Onglets proposés

Produits sélectionnés : permet de sélectionner les produits composant l’inventaire lorsque l’en-tête d’inventaire est créé.

Détail : permet d’obtenir le détail de la saisie (produits, EAN, lot, emplacement, quantité théorique et quantité comptée).

Création nouveau journal :

Contrôles de journaux : permet de vérifier l’intégralité des saisies qui ont pu être effectuées pour un inventaire. La fonction de contrôle des journaux présente la liste des journaux de saisie.

Liste des non-comptés : fournit la liste des produits qui n’ont pas été comptés, afin d’éviter les oublis de saisie qui génèreraient des écarts de stock.

Contrôle des produits vendus : permet d’identifier les produits en inventaire qui ont été vendus entre l’ouverture et la clôture d’inventaire (surtout dans le cas d’un inventaire tournant).

Contrôle des écarts : permet, lorsque les saisies sont terminées, de vérifier que les quantités saisies sont correctes.

Impression : permet de lancer les éditions (bordereaux de saisie, états des produits non comptés, état des écarts d’inventaire, inventaire par emplacement ou par article).

Clôture d’inventaire : permet de lancer la clôture d’inventaire, la mise à jour des stocks en fonction des quantités saisies et d’intégrer les éventuels écarts de stock dans un bordereau de démarque.

Cette fonctionnalité se présente sous la forme de trois parties distinctes.

1- Une première partie contenant deux options (l’impression et la clôture d'inventaire) ainsi que l'en-tête de l'inventaire.

Le nombre de lignes déjà inventoriées correspond au nombre de lignes dont la quantité comptée est différente de 0.

3- La troisième partie dépend à la fois de l’action à réaliser et des critères choisis.

C'est dans cette dernière partie que l'utilisateur saisira les quantités comptées.

Page d'inventaire : si la page d'inventaire n'a pas été saisie, la ligne saisie est automatiquement ajoutée à la fin de la dernière page d'inventaire mais en tenant compte du nombre de ligne par page (paramètre LIGINV) ce qui signifie que si la page est pleine, le système crée une nouvelle page.

Remarque : Si la page d'inventaire n'est pas saisie, l'information 'Ligne d'inventaire' n'est pas utilisée.

Ligne d'inventaire : si la ligne d'inventaire n'a pas été saisie, la ligne saisie est automatiquement ajoutée à la fin de la page d'inventaire (le numéro de la ligne correspond donc au numéro de la dernière ligne de la page à laquelle on ajoute 1).

Code produit / GENCOD : saisie du code produit ou du GENCOD obligatoire.

Lot : référence lot (champ « reflot » de la table ISK) sur 12 caractères visibles. Une icône représentant une loupe vous permet d'appeler le portail de gestion des lots avec le code produit et le sigle dépôt déjà renseignés, de manière à rechercher un lot déjà existant ou à créer un nouveau lot. Dans ce contexte, le sigle dépôt ne peut pas être modifié.

Il suffit ensuite de sélectionner un élément du portail de gestion des lots, pour obtenir en retour, le code produit et la référence lot.

Emplacement (10 caractères alpha numériques) : une icône Loupe vous permet d’accéder à la recherche multicritère des emplacements.

Quantité comptée : facultative.

Lorsque la saisie de la nouvelle ligne est validée, le tableau est actualisé pour afficher la nouvelle ligne créée. Il est ainsi très facile de vérifier la saisie.

Les critères de sélection initialement choisis pour afficher la page ne sont pas effacés. Ainsi, si l'utilisateur souhaite retrouver sa liste initiale, il n'a qu'à cliquer sur le bouton "Lancer".

Pour créer un nouveau journal de saisie, appuyez sur le bouton « Création nouveau journal ».

Le journal de saisie est composé d’un en-tête (nom de l’utilisateur non modifiable), et numéro de journal (chrono) non modifiable.

Les options d’affichage de saisie (voir en-tête de l’inventaire) peuvent être modifiées pour le journal en cours (sauf l’affichage du stock) :

• mode de saisie,
• gestion des emplacements (si la gestion des emplacements est paramétrée, l’utilisateur pourra renseigner le code emplacement qui sera valable par défaut pour tous les produits saisis dans le journal.

En revanche, dès qu’un produit a été saisi, ces options ne peuvent plus être modifiées.

La saisie est effectuée en mode aveugle. Les produits peuvent être identifiés de deux manières :

• saisie d’une référence dans le tableau. Dans la colonne « code », vous pouvez saisir soit le code du produit, soit l’EAN13, soit la référence du produit (sans vous déplacer sur une autre zone). Si la référence saisie correspond à plusieurs produits, les produits concernés sont affichés, avec les informations : code, désignation, fournisseur, prix d’achat net HT). Vous n’avez plus qu’à choisir le produit qui correspond.
• sélection du produit en utilisant la recherche (bouton Recherche Produit).

Numéro du produit : voir règle de gestion ci dessus. Une info bulle vous permet de visualiser la référence fournisseur et le code EAN.

Référence du produit (non modifiable) : cette zone n’apparaît pas lorsque le produit est géré en stock par lot et/ou emplacement (type de suivi stock = "E", "L" ou "X").

Lot : pour un produit géré en stock par lot et/ou emplacement. Une info bulle sur la référence du lot permet d'obtenir des renseignements complémentaires :

• date de fabrication,
• durée de vie,
• date limite de consommation,
• date limite de vente,
• code blocage.

L’icône « Loupe » vous permet d’effectuer une recherche de ce numéro de lot.

Emplacement (modifiable) : pour un produit géré en stock par lot et/ou emplacement. La zone est renseignée avec l’emplacement indiqué par défaut sur l’en-tête du journal. L’icône « Loupe » vous permet d’effectuer une recherche de ce numéro d’emplacement.

Désignation du produit : non modifiable.

Quantité comptée : =1 par défaut si comptage automatique, non renseignée si comptage manuel.

nb : la saisie de quantité négative est autorisée

Quantité totale du journal : elle est calculée automatiquement et non modifiable. Si elle est saisie en mode ajout, c’est la somme des quantités saisies pour ce produit dans le journal. Si elle est saisie en mode remplace, c’est la quantité saisie.

Quantité totale de l’inventaire : elle est calculée automatiquement et non modifiable. C’est la somme des quantités saisies pour ce produit sur l’intégralité des journaux de saisie.

Stock théorique : calculée automatiquement et non modifiable. C’est la quantité en stock figé lors de l’ouverture de l’inventaire. En fonction du paramétrage de l’inventaire, cette colonne apparaît ou pas.

Numéro de bordereau : si la saisie est effectuée par rapport aux quantités renseignées sur un bordereau, l’utilisateur pourra saisir le numéro de bordereau concerné. Cette zone n’est pas obligatoire. Elle servira éventuellement lors de recherche d’erreurs.

Exemple : saisie en mode ajout.

Un produit a été compté pour une quantité de 10 dans un autre journal.

Nouveau Journal :

Exemple : saisie en mode remplace.

Un produit a été compté pour une quantité de 10 dans un autre journal

Nouveau Journal :

Exemple de tableau de produits :

• Dans le cas d’un inventaire tournant, si un produit est saisi et qu’il ne fait pas partie des produits sélectionnés pour l’inventaire, un message d’erreur vous le signale et vous propose de l’ajouter dans la liste des produits à inventorier.
• Un produit peut être saisi plusieurs fois dans le même journal.
• Un produit peut être saisi dans plusieurs journaux différents
• Une saisie de journal peut comporter jusqu’à 200 lignes.
• Lorsque la saisie est terminée, le journal de saisie est enregistré, un message vous invite à l’imprimer.
• Un journal enregistré n’est plus modifiable. Les éventuelles corrections doivent être apportées dans un nouveau journal.

Il est possible dans certains cas d’avoir à supprimer un journal de saisie. Dans ce cas, une double confirmation est à demander.

Dans les cas 2 et 3, un saut de page sera effectué à chaque rupture (changement de famille ou de fournisseur).

· Inventaire complet : les 4 options d’impressions sont cochées par défaut.

· Inventaire tournant : seule l’option 1 est cochée.

Un bordereau de démarque est automatiquement généré pour les écarts constatés. Vous n’avez plus qu’à choisir le motif de démarque qui sera indiqué sur l’en-tête du bordereau de démarque (reporté sur chaque ligne).

Le bordereau de démarque généré est initialisé avec les données suivantes :

· Numéro de bordereau : généré automatiquement.

· Libellé : constat de l’inventaire N° X clôturé le xx/xx/xxxx.

· Motif : choisi lors de la clôture.

· Valorisation : pamp (selon paramétrage).

Le bordereau de démarque est automatiquement imprimé.

Vous avez la possibilité de mettre à jour les données d’emplacements saisis pendant l’inventaire (la mention est cochée par défaut). Dans ce cas, tous les emplacements saisis pour un produit seront également mis à jour au niveau de la fiche produit.

Il vous est aussi possible de supprimer les anciens emplacements liés au produit (la mention est cochée par défaut). Si cette option n’est pas cochée, mais que la précédente l’est, les emplacements saisis viendront s’ajouter aux emplacements existants.

Ces options sont valables pour les deux types d’inventaires.

Exportation comptable : vous avez également la possibilité d’exporter automatiquement en comptabilité cette ventilation analytique (valeur de stock figurant au bilan). Par défaut, cette option n’est pas cochée.

Si l’exportation comptable automatique est choisie, le mode de valorisation est accessible (valeur par défaut : PAMP). Dans ce cas, vous pouvez modifier manuellement les ventilations comptables (pour la valorisation choisie) calculées automatiquement avant d’exporter les données en comptabilité. L’exportation comptable sera effectuée pendant le traitement de clôture.