Généralités
Introduction
La fonction GCAV vous permet de gérer les caisses d’un magasin ou d’un service comptable en assurant les différents actes de gestion d’une journée-type :
- ouverture de la caisse,
- répartition des fonds de caisses,
- enregistrements des règlements sur chacune des caisses,
- contrôles en cours de journée,
- clôture de la caisse,
- validation de la caisse par un responsable habilité,
- centralisation des fonds de caisses vers la caisse principale.
Il faut en effet distinguer la caisse principale des caisses vendeurs :
- la caisse principale est suivie en comptabilité donc chaque mouvement effectué sur la caisse principale se matérialise par une écriture comptable.
- les caisses vendeurs ne mettent à jour la comptabilité qu’au moment du transfert de caisse. Ces caisses sont alimentées par tous les règlements effectués lors de la saisie de commandes, de factures ou d’avoirs.
Principes
Voici les différentes étapes d’une journée-type :
Ouverture de la caisse (état O)
Le matin, la caisse est ouverte (initialisée) par le vendeur.
Le système propose comme fond de caisse, le fond de caisse déclaré la veille. Cette information ne peut être modifiée que par un utilisateur habilité.
Si la caisse n’est pas ouverte, aucun règlement ne peut être saisi.
Le code agent (ou code vendeur) doit être préalablement créé dans la table des représentants (table TIE des tiers décrivant les représentants, mise à jour par la fonction GREP, basée sur GTIE).
Règlements
Les règlements sont automatiquement enregistrés au cours de la journée lors des commandes, factures et avoirs.
Contrôles
A tout moment, le vendeur a la possibilité de vérifier sa caisse en saisissant les valeurs comptées pour chaque mode de règlements (espèces, chèques,…) et en visualisant instantanément l’écart constaté.
Certains contrôles sont définis grâce au paramètre CAISSE.
Journal de caisse
Le journal de caisse peut également être édité à tout moment.
Clôture de caisse (état C)
En fin de journée, le vendeur effectue la clôture de sa caisse.
Cette clôture de caisse est identique, dans sa partie « Contrôles », à la vérification en cours de journée.
En cas d’écart, le vendeur aura la possibilité (comme pour la vérification en cours de journée) de modifier le mode de règlement, le libellé (banque, numéro de chèque et nom) ou la date d’échéance mais pas le montant.
Lorsque la clôture est effectuée pour une caisse donnée, aucun règlement ne peut être enregistré pour cette journée et cette caisse.
Validation de la caisse (état V)
Après la clôture de caisse, un responsable habilité doit valider la caisse, après avoir visualisé pour chaque mode de règlement :
- le solde théorique de caisse,
- le solde saisi lors de la clôture de caisse,
- l’écart entre le solde théorique et le solde réel.
Si l’écart sur un mode de règlement dépasse une valeur paramétrable, le responsable peut alors corriger le solde réel.
Il doit alors justifier la valeur de cet écart afin de générer les écritures comptables en conséquence. Cette justification s’effectue en saisissant un schéma comptable (le schéma permet de définir le compte concerné par l’écart) ou en modifiant le règlement d’un tiers afin d’imputer cet écart sur le compte de tiers concerné et non pas sur les comptes produits ou pertes exceptionnelles.
Si l’écart est inférieur à une valeur paramétrée, l’écart est justifié automatiquement : compte 711 (produits exceptionnels) pour écart positif et compte 671 (pertes exceptionnelles) pour écart négatif (solde réel inférieur à solde théorique).
Transfert vers la caisse centrale (état T)
Après la validation de caisse, la caisse est transférée vers la caisse centrale avec génération des écritures comptables, ce qui provoque automatiquement l’édition du journal de caisse.
Paramétrage
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Vous avez la possibilité de personnaliser : |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Contrôle des règlements à date ultérieure
Dans certaines organisations, les ajustements sur les règlements peuvent être effectués à une date différente de la date du jour. En effet, on ne clôture pas forcément la caisse le soir mais parfois le lendemain matin.
Pour activer cette fonctionnalité, il suffit de renseigner la zone N4 (= 1) du paramètre CAISSE.
Dans ce cas, c’est la date d’évènement (et non la date du jour) qui est prise en compte au niveau du contrôle de la date de règlement.
La caisse doit en effet être ouverte :
|
Attention Il est impossible d’ouvrir deux caisses en même temps sur la même devise. Ce fonctionnement est maintenu, c’est à dire qu’il faudra d’abord clôturer la caisse de la veille avant d’ouvrir celle du jour. |
Accès
| Menu | Option | Ecran | Fonction différée |
| Ouverture | GCAV_1 | ||
| Consultat | Caisse | GCAV_3 | |
| détail | GCAV_2 | ||
| Clôture | GCAV_3 | ||
| Validat | GCAV_3 | ||
| Transfert | GCAV_EDITE | GCAVE2 (GCAVE1) | |
| Edition | GCAV_EDITE | GCAVE1 | |
| Purge | GCAV_PURGE | GCAVE3 (GCAVE2) |
