Les dossiers documentaires (GLCR)

Un crédit documentaire passe par plusieurs phases :

• Instruction d’ouverture du CREDOC : c’est l’acheteur qui donne les instructions d’ouverture à la banque émettrice souvent à partir d’un formulaire pro forma du vendeur. Il indique qu’il est prêt à payer par l’intermédiaire de sa banque telle somme (devise précisée) contre la fourniture de telle marchandise (spécifications précises) moyennant la présentation de tels documents (description précise). Il faut également préciser les éléments suivants : date d’expédition des marchandises et date du validité du CREDOC .
• Ouverture du CREDOC : la banque émettrice ouvre le CREDOC par l’intermédiaire de sa banque correspondante dans le pays du vendeur.
• Notification du CREDOC : la banque notificatrice notifie l’ouverture du crédit au bénéficiaire et y ajoute sa confirmation.
• Expédition des marchandises avant la date limite fixé dans le CREDOC .
• Délivrance des documents de transport : le transporteur remet au vendeur le titre de transport (connaissement, lettre de transport aérien, lettre de voiture ferroviaire ou routière, récépissé postal).
• Présentation des documents à la banque confirmante : le vendeur présente à la banque les documents de transport et les autres documents requis par le CREDOC avant la fin de la date limite de validité.
• Paiement du bénéficiaire si les documents sont conformes aux termes et condition du crédit.
• Transmission des documents à la banque émettrice.
• Remboursement de la banque notificatrice par la banque émettrice.
• Levée des documents : la banque émettrice remet les documents à l’acheteur.
• Paiement à la banque réceptrice : la banque émettrice débite l’acheteur.
• Réclamation des marchandises : en possession des documents, l’acheteur peut réclamer la marchandise.
• Remise de la marchandise par le transitaire au vu des documents.

• Le dossier documentaire est une entité distincte des événements commerciaux.
• Un événement peut être affecté à un seul dossier documentaire.
• Un dossier documentaire peut être utilisé pour plusieurs événements commerciaux de même type.

Le dossier documentaire est géré par la fonction GLCR, qui permet de créer, modifier, supprimer, visualiser, paramétrer ou éditer un dossier documentaire.

(*) : les maquettes liées aux fonctions GLCRE1 et GLCRE2 ne sont pas fournies et doivent être créées par vos soins, ou avec l’aide d’un correspondant d’ACE.

Fonctionnalités accessibles par popup dans la plupart des écrans : Composition : (écran GLCR_3) Commentaires : permet de saisir 9 lignes de commentaires (40 caractères maxi par ligne) (écran GLCR_4) Texte libre : voir documentation « texte libre », Complément : données complémentaires (20 zones paramétrées de préfixe LCR) (écran RMCR_ZONG), Attachement : permet d’attacher un ou plusieurs événements commerciaux à cette lettre de crédit (écran GLCR_5), Modifs données d’ensemble : (écran GLCR_6), MAJ banque multimédia : voir documentation « multimédia ».

Description technique des champs de cet écran.

Lors de l’ouverture du dossier, il faut renseigner les documents à fournir avec le nombre d’exemplaires.

Dossier N : numéro interne (numérique sur 7 caractères comme les numéros d’événements),

• Référence ext : (16 caractères maxi) à usage libre.
• Tiers Client :
• Libellé complémentaire (30 caractères) : permet par exemple de mémoriser le numéro réel de la lettre de crédit.
• Ouvert le : date d’ouverture du dossier.
• Lieu d’expédition (40 caractères maxi).
• Destination (40 caractères)

Type (3 caractères) : fait référence à une table où figurent les valeurs suivantes :

Mode de réalisation (3 caractères) : fait référence à une table où figurent les valeurs suivantes :

Partiel/Total : indicateur Partiel (P) ou Total (T).

Transbordements autorisés : indicateur Oui (O) ou Non (N).

Date validité embarquement :

Date de validité de négociation :

• Nombre amendements :
• Nb réserve client : nombre de réserves imputables au client.
• Nb réserve transitaire : nombre de réserves imputables au transitaire.
• Nb réserve société : nombre de réserves imputables à la société.

Banques :

Eme : banque émettrice,

Not : banque notificatrice,

Conf : banque confirmante,

Des : banque désignée.

Total : montant total et sa devise.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Composition », vous permet de définir les documents qui composent le dossier documentaire.

Pour exemple, il peut s’agir de factures, de bons de livraison, de listes de colisage ou encore de certificats d’origine de la marchandise.

Cod : code du document (fonction GTDOC).

Libellé : le libellé s’affiche automatiquement.

orig : nombre d’originaux à fournir au client.

bqe : nombre d’originaux à fournir à la banque désignée.

dup : nombre de duplicata à fournir au client.

indic : (O/N) indicateur permettant de signaler si le dossier documentaire a été édité. Il est automatiquement mis à jour lorsque le paramètre maquette MAJLCR (voir maquettage d’éditions) est utilisé mais il peut également être modifié directement dans cet écran.

Date : date à laquelle le dossier documentaire a été édité.

Agent : agent ayant lancé le traitement d’édition.

N° Spool : numéro de la file d’impression (voir fonction UEDI).

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Commentaires », vous permet de saisir 9 lignes de commentaires (40 caractères maxi par ligne).

Description technique des champs de cet écran.

Dans la gestion des commandes, un popup (accessible dans l’écran GCOV_3) vous permet d’affecter un dossier documentaire à la commande.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Attachement », effectue la démarche inverse ; c’est-à-dire associer un ou plusieurs événements commerciaux au dossier documentaire.

Il est en effet courant de créer un dossier documentaire sans aucune commande et d’y associer des commandes par la suite.

Numéro / Date / Réf.externe : correspondent à l’événement

Les premières zones Montant et Dev correspondent au montant et à la devise de l’événement.

Les deux autres zones Montant et Dev correspondent à la conversion du précédent montant dans la devise exprimée.

Total dossier documentaire : ce total est défini dès l’ouverture du dossier documentaire. La somme des montants de chaque événement ne doit pas dépasser ce plafond.

Description technique des champs de cet écran.

Pour faciliter la consultation et la mise à jour des informations mémorisées au niveau du dossier documentaire, il est possible de définir des ensembles cohérents d’informations, au niveau de chaque entité de l’événement (en-tête, poste, sous poste et ligne).

Cette fonctionnalité, accessible par le popup « Modifs données d’ensemble », vous permet de mettre à jour les données d’un guide déjà défini.

Guide : à saisir ou à rechercher.

Niveau / Evénement / Poste / Ligne / Sous-poste : en fonction du niveau, renseignez le numéro d’événement, le numéro de poste, de sous poste ou de lignes (des recherches seront possibles).

Les données affichées sont les suivantes :

• Date d’événement et référence externe pour l’événement,
• Code produit et son nom pour le poste,
• Code composant et son nom pour le sous poste,
• Date de livraison, numéro d’adresse de livraison et localité pour la ligne,

Les données du guide (zones Nom et Valeur) peuvent être modifiées ou supprimées.

Il n’y a aucun contrôle sur ces zones.

Description technique des champs de cet écran.

Pour faciliter la consultation et la mise à jour des informations mémorisées au niveau du dossier documentaire, des ensembles cohérents d’informations peuvent être définis au niveau de chaque entité de l’événement (entête, poste, sous poste et ligne).

Cette fonctionnalité vous permet de gérer, pour un ensemble de données, un niveau de définition (en-tête, poste, sous poste ou ligne) et une liste d’information qui doit faire référence aux données du bloc d ‘édition.

Guide : données sont mémorisées dans la table LCG.

• Libellé et Réduit : libellés long et réduit.
• Niveau :

• Numéro : numéro d’ordre
• Bloc : bloc d’édition concerné
• Champ : code du champ du bloc d’édition concerné

Exemple :

• L’ensemble Adresse société ( ADRSOC ) contient toutes les informations liées à l’adresse société :
• Nom ,
• Ligne 1 d’adresse,
• Ligne 2 d’adresse,
• Ligne 3 d’adresse,
• Localité,
• Code postal,
• Bureau distributeur,
• Libellé pays,
• Téléphone,
• Télécopie.
• L’ensemble Désignation produit ( DESPRO ) contient toutes les informations liées à la description d’un produit. Cet ensemble est décliné par poste :
• Nom du produit,
• Nomenclature douanière,
• Libellé famille du produit,
• Ligne 1 de désignation,
• Ligne 2 de désignation,
• Ligne 3 de désignation,
• Ligne 4 de désignation,
• Ligne 5 de désignation.

Description technique des champs de cet écran.

Le chargement des données est effectué par l’édition des événements (EDEVE) si un numéro de dossier est défini au niveau de l’en-tête d’événement et si le paramètre CHGLCR est positionné au niveau de la maquette. Ce chargement concernera tous les ensembles définis et paramétrés dans le système.

Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence " Maquettage des éditions".

Description technique des champs de cet écran .

Un écran (GEDT_EDIT) vous permet de préciser les critères de sélection et de tri de votre édition.

L’ouverture de la lettre de crédit est faite par le fournisseur au vu d’un formulaire pro forma envoyée par le vendeur. Il est donc important de mémoriser tous les libellés (adresses ou description des produits par exemple) qui sont édités afin de les modifier éventuellement et de les rééditer en l’état sur la facture et les autres documents.

Accès : menu « Editer », option « Dossier »

Format		Maquette
Rich Text Format (RTF)		GLCRE1
Blocs d’édition :	GLCRE1

L’écran GLCR_EDITE vous permet de préciser les critères de sélection et de tri de votre édition.

Les critères de sélection sont basés sur les données du dossier et de l’événement. Toutes les données du dossier et le principales données de l’en-tête d’événement peuvent être éditées.

Cette édition peut servir de base à un suivi statistique des dossiers et éventuellement charger un outil externe d’analyse.

D’autre part, comme le numéro de dossier est une information importante, elle est ajoutée dans la vue de recherche multi-critères sur les événements et dans tous les écrans lanceurs qui utilisent une vue basée sur la table des événements.

Accès : menu « Editer », option « Evénements associés »

Format		Maquette
Rich Text Format (RTF)		GLCRE2
Blocs d’édition :	GLCRE2

Les données sont restituées par l’édition des événements (EDEVE) si un numéro de dossier est défini au niveau de l’en-tête d’événement et si le paramètre LECLCR est positionné au niveau de la maquette.

Toutes les données des blocs d’édition sont éventuellement remplacées par les données modifiées si elles sont définies dans un guide donné.

De plus, il est possible de mettre à jour la composition du dossier par le biais d’un mot clé dans la maquette ( MAJLCR ) qui doit contenir le code document.

Les informations suivantes sont mises à jour pour le dossier et son code document :

• Un indicateur d’édition,
• La date d’édition du document,
• L’agent qui a édité le document,
• Le numéro du spool d’édition.

Pour en savoir plus, consultez la documentation de référence " Maquettage des éditions ".