Les appels d'offres (I_AOF_F)

Les critères de sélection proposés sont les suivants :

Acheteur : si l’agent connecté est identifié comme étant un acheteur, son sigle est automatiquement affiché ainsi que les appels d’offres qui le concernent. Un acheteur est un tiers de type Représentant dont le type de tiers correspond à la valeur de la zone A1 du paramètre TYPREP (REP par défaut). Cet intitulé « Acheteur » correspond au libellé réduit du type de tiers Représentant (voir documentation I_TBL_F, code TTI).

Si l’utilisateur ne précise pas de sigle acheteur, le nom de l’acheteur associé à chaque appel d’offre est affiché dans chaque ligne du tableau.

Code produit : une icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche multicritères des produits.

Famille : famille, sous-famille, ou sous-sous-famille de produit. Une icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche parmi les familles hiérarchiques de produits.

Fournisseur : une icône « Loupe » vous permet d’effectuer une recherche multicritères des fournisseurs.

Description : en mode contenant sans tenir compte des majuscules et minuscules).

Ouvert le : date de lancement de l’appel d’offre. Il est possible de choisir entre les opérateurs « égale à », « antérieur ou égale à » et « postérieure ou égale à ».

Répondre avant le : date limite de réponse. Il est possible d’utiliser les mêmes opérateurs que pour la date de lancement.

Actifs ou Archivés : permet de sélectionner les appels d’offres archivés ou actifs.

Plusieurs boutons ou onglets vous sont proposés :

L’onglet Editer permet d’appeler un écran lanceur pour éditer la liste de plusieurs AO ou le détail d’un AO donné.

Appels d’offres en cours

• Le bouton Créer n’apparaît que lorsqu’un acheteur a été identifié dans la partie de recherche. En effet, l’AO créé sera automatiquement associé à cet acheteur.
• Le bouton Approuver permet de passer l’AO sélectionné de l’état « En cours » à l’état « A diffuser ».
• Un clic sur le numéro de l’AO permet d’obtenir le détail de l’AO.

Appels d’offres à diffuser

• Le bouton Diffuser , situé dans l’intitulé du tableau permet d’afficher un écran lanceur du traitement différé de génération des RAO de l’acheteur. Ce bouton n’apparaît que lorsqu’un acheteur a été identifié dans la frame de recherche.
• Le bouton Diffuser , situé face à l’AO, permet de lancer le traitement différé de génération des RAO pour cet AO.
• Un clic sur le numéro de l’AO permet d’obtenir le détail de l’AO.

Appels d’offres diffusés aux fournisseurs

• Le bouton Commander n’apparaît que lorsqu’un acheteur a été identifié dans la zone de recherche. Il permet de lancer le traitement différé de génération des commandes d’achat à partir des RAO sélectionnés par l’acheteur (pour l’ensemble des AO associés).
• Un clic sur le numéro de l’AO permet d’obtenir le détail de l’AO.

Plusieurs onglets sont proposés au niveau de l’en-tête de l’AO :

• Descriptif (onglet choisi par défaut) : texte libre, commentaires et données complémentaires de l’en-tête de l’AO,
• Critères : critères de classification associés à l’en-tête de l’AO,
• Fournisseurs : liste des fournisseurs ciblés,
• Produits : liste des produits de l’AO,
• Valorisation : calcul du total HT et affichage d’un écran de valorisation complet de l’AO (total HT, total TTC, bases TVA)
• Edition : édition l’AO courant,
• Approbation : permet de passer l’AO d’un état en cours vers un état validé.

Ouvert le : date de création de l'appel d'offre (automatique).

Répondre avant le : date limite de réponse.

Référence : permet de reprendre une référence interne.

Libellé : description succincte de l’AO.

N° : d'appel d'offre (généré automatiquement).

Produit lancé le : date de lancement.

Acheteur : en charge de l'appel d'offre. Le type de tiers correspondant à l’acheteur est fourni par le paramètre TYPREP (zone A1).

Total HT : montant calculé automatiquement suivi de la devise utilisée.

Le paramètre TIEDEF permet d’affecter un tiers fictif sur l’événement AO.

Le descriptif de l’en-tête de l’AO est composé de :

• Texte libre,
• Commentaires,
• Données complémentaires.

La langue utilisée pour la mise à jour du texte libre est la langue précisée au niveau du paramètre LANNAT.

Par défaut, tous les critères de classification liés à l’en-tête de l’événement (nom du critère + valeur du critère) sont affichés. Il est possible de sélectionner une typologie de critère (racine) par rapport à un modèle. La liste de valeurs ne contient que les modèles liés à la classification des événements.

Le bouton Tous les critères permet d’afficher à nouveau tous les critères de l’entête.

Deux possibilités vous sont offertes pour ajouter des nouveaux critères :

• Sélectionner un critère parmi la liste des critères disponibles non encore affectés à l’en-tête (par exemple, le critère « validation par »),
• Sélectionner un modèle. Dans ce cas, tous les critères du modèle choisi sont affectés à l’en-tête.

Les critères de classification sont des zones paramétrées gérées par la fonction GTZON et dont la racine vaut EAE. La fonction GSEG permet de gérer les critères et les modèles associés à la classification des événements de type Achat.

Les fournisseurs sont présentés dans l’ordre croissant de la Préférence (voir ci-après) puis par ordre alphabétique (nom du fournisseur). Les fournisseurs associés à l’en-tête de l’AO sont enregistrés dans la table EVTA.

Ce récapitulatif vous permet d'associer des fournisseurs à l'appel d'offre et de visualiser pour chacun d'eux les données suivantes :

• Préférence
• Libellé de la famille de fournisseurs
• Pays et ville de l’adresse commerciale du fournisseur
• Nom du transporteur
• Délai de livraison
• Note affectée au fournisseur
• Note affectée au délai
• Note affectée à la qualité globale

Ces trois dernières informations correspondent à des zones paramétrées dont les numéros sont définis par le paramètre GESAOF. Le total de fournisseurs est affiché en bas du tableau.

Il est possible d’effectuer un tri sur chacune des colonnes du tableau.

Préférence : ce numéro d’ordre facultatif permet de définir les cinq premiers fournisseurs à afficher par défaut dans les comparatifs multifournisseurs. La préférence peut être définie au niveau :

• Des fournisseurs de l’AO (voir écran GCOV_36 ). Dans ce cas, elle est valable pour tous les produits de l’AO.
• Du catalogue fournisseur.

Le fournisseur principal a une préférence de « 1 » par défaut. La préférence saisie sur l’AO est prioritaire sur celle du catalogue fournisseurs.

Plusieurs onglets vous sont proposés pour effectuer des comparatifs de fournisseurs en fonction de :

• Données complémentaires,
• Données commerciales,
• Données de facturation.

Le bouton Sélection catalogue vous permet de sélectionner tous les fournisseurs référencés pour un produit donné (table PRC). Il s’agit d’une sélection multiple.

Sélection catalogue

Seuls les produits, dont l’acheteur a la responsabilité, sont affichés. En effet, il est possible qu’un acheteur ne s'occupe que d'une ou plusieurs gammes de produits. Les critères de sélection sont essentiellement des critères de produits que l’on retrouve dans la recherche multicritères des produits :

• Code produit
• Désignations de la fiche produit
• EAN 13
• Référence fournisseur
• Nom du produit
• Mot clé
• Famille, sous-famille, sous-sous-famille de produit
• Statut
• Type de produit
• Suivi stock
• Indicateur nomenclature

Le résultat de la recherche est présenté sous forme d’une liste de produits avec, pour chacun d’eux, la liste des fournisseurs associés. Le fournisseur principal apparaît en gras.

Le bouton Tous permet de sélectionner tous les fournisseurs du produit. Les cases sont automatiquement cochées.

Le bouton Aucun permet d’annuler la sélection de tous les fournisseurs du produit. Les cases sont automatiquement décochées.

Il est également possible de cocher la case d’un ou plusieurs fournisseurs.

Le bouton Valider permet de valider votre sélection des fournisseurs.

Comparatif Données complémentaires

Les fournisseurs sont présentés par ordre croissant de la Préférence puis par ordre alphabétique. Les colonnes sont identifiées par l’intitulé des zones paramétrées fournisseurs.

Le bouton « Retour » permet de revenir à l’écran des fournisseurs ciblés.

Comparatif Données commerciales

Les fournisseurs sont présentés par ordre croissant de la Préférence puis par ordre alphabétique.

Le bouton Retour permet de revenir à l’écran des fournisseurs ciblés.

• Préférence
• Fournisseur
• Nature
• Acheteur principal
• Incident de paiement
• Taux d’escompte
• Délai de livraison
• Délai entre chaque commande
• Délai de sécurité
• Calendrier

Comparatif Données de facturation

Les fournisseurs sont présentés par ordre croissant de la Préférence puis par ordre alphabétique.

Le bouton Retour permet de revenir à l’écran des fournisseurs ciblés.

• Préférence
• Fournisseur
• Mode de règlement
• Délai de facturation
• Départ
• Quantième
• Minimum franco
• Minimum de commande

Onglet Produits

Moteurs de recherche/ajout de produits :

• Moteur par défaut : saisie par code produit, référence externe, GENCOD
• Autres filtres : 3 derniers appels d’offre, saisie rapide, par famille, par catalogue, recherche multiple.
• Texte : permet de créer un produit éphémère qui sera directement ajouté à l’appel d’offre. L’utilisateur saisit le nom et la quantité.

Les produits apparaissent par ordre croissant du code produit. Le produit sélectionné par défaut est le dernier produit de la dernière page.

Plusieurs onglets vous sont proposés :

• Données complémentaires
• Commentaires
• Critères

Qté : quantité de produits (facultative) et unité associée.

Prix : prix de départ qui correspond au prix maximum de l’acheteur pour initialiser l’enchère. Il est généralement suffisamment haut pour mobiliser les fournisseurs.

Total : montant HT du poste (non modifiable).

Descriptif : texte libre du poste.

A chaque ajout, modification ou suppression d’une ligne de produit, le total HT de l’AO (inscrit dans l’en-tête) est automatiquement calculé.

Onglet Données complémentaires

Les données complémentaires s’affichent en bas à gauche, ainsi que le numéro du poste, le nom et le code du produit.

Exemples de zones paramétrées :

• Le prix cible est le prix ciblé par l’acheteur,
• Le prix de réserve : c’est le prix au delà duquel l’acheteur n’attribuera pas le marché.

Onglet Commentaires

Le commentaire s’affiche en bas à gauche, ainsi que le numéro du poste, le nom et le code du produit.

Onglet Critères

Voir description plus haut.

Onglet Valorisation

La valorisation n’a d’intérêt que si l’acheteur précise un prix de départ sur les produits.

Lorsque cette option est choisie, le total HT de l’AO (dans l’en-tête) est automatiquement réaffiché.

L’état d’avancement des réponses est présenté par fournisseur : nom du fournisseur, numéros des réponses et état de chaque réponse.

Les fournisseurs sont triés par ordre croissant sur le numéro d’ordre puis par ordre alphabétique sur le nom.

Le montant total HT de l’appel d’offre est affiché en bas du tableau.

Un clic sur le numéro de la réponse permet d’obtenir le détail de la réponse. Le détail de la réponse est affiché dans une nouvelle fenêtre (voir documentation Extranet Fournisseur).

L’onglet Choix du meilleur fournisseur permet d’obtenir un comparatif des cinq premiers fournisseurs.

Les options proposées sont quasiment les mêmes que pour un AO à diffuser. En revanche :

• Il est encore possible d’ajouter des fournisseurs tant qu’il n’existe pas de commande d’achat,
• Il est impossible de supprimer un fournisseur s’il existe une RAO associées à ce fournisseur,
• Un onglet Génération Réponses permet de lancer le traitement différé de génération des réponses, notamment lorsqu’un fournisseur a été ajouté par la suite. Cet onglet est proposé seulement lorsqu’aucune commande d’achat n’est associée à cet AO.

Il n’est plus possible de modifier les produits associés à un AO à diffuser. Les autres onglets Données complémentaires, Commentaires et Critères accessibles sur le produit courant ne permettent que de visualiser les informations.

Mode Matrice

Mode Produit

Deux types d’affichage vous sont proposés :

• Mode Matrice Liste des produits de l’AO avec, pour chacun d’eux, un comparatif des fournisseurs. Lorsqu’il existe plus de cinq fournisseurs pour le produit, il vous est possible de visualiser le détail du produit pour obtenir le comparatif des fournisseurs complet.

• Mode Produit liste des produits de l’AO présentée à droite de l’écran et comparatif fournisseurs complet pour le produit courant décrit à gauche. Il vous suffit de cliquer sur l’un des produits de la liste pour afficher le comparatif complet de ce produit.

Le classement des fournisseurs s’effectue selon les données de la réponse (prix, quantité, montant) (voir zone N3=1 du paramètre GESAOF).

Critères de tri : ce cadre vous propose cinq critères de tri. Chaque critère peut être choisi parmi une liste de valeurs. Les critères de choix du meilleur fournisseur sont définis via le portail I_TBL_F (code CCF). L’ordre de tri peut être « Ascendant » ou « Descendant ».

Icône Loupe : vous permet d’obtenir le comparatif complet du produit (voir ci-après).

N° : numéro de poste de l’AO.

Produit : code et nom du produit. En cliquant sur le code produit, vous accédez directement au détail de la fiche produit (voir documentation I_PRO_F).

Fourn. : nom du fournisseur. En cliquant sur le nom du fournisseur, vous accédez directement au détail de la RAO. Une info-bulle sur le nom du fournisseur vous permet de visualiser les informations suivantes :

• Quantité convertie et unité,
• Montant converti,
• Critères,
• Texte libre.

PA net : prix unitaire de la RAO converti dans la devise nationale (voir paramètre DEVNAT).

Délai : délai fourni par le fournisseur.

Case à cocher : permet de sélectionner le fournisseur choisi. On ne peut plus modifier le meilleur fournisseur pour un produit si une commande d’achat a déjà été générée pour ce produit. En effet, dans ce cas, la case est déjà cochée et grisée.

Le code, le nom et l’illustration du produit sont automatiquement affichés.

Sur la dernière ligne, à titre de comparaison, on affiche les données du produit pour l’appel d’offres (quantité, unité, prix unitaire de lancement, montant HT du poste). Pour choisir le fournisseur qui remportera l’appel d’offres, il suffit de cocher la case située dans l’avant-dernière colonne.

Deux onglets vous sont proposés :

• Retour : retour à l’écran précédent,
• Historique Achats : historique des achats déjà effectués pour ce produit.

N° : ordre de préférence de l’AO.

Fournisseur : nom du fournisseur.

Réponse : numéro de RAO et état de la RAO.

Quantité : quantité de la RAO convertie dans l’unité du poste de l’AO, et unité du poste de l’AO.

Prix (EUR) : prix unitaire de la RAO converti dans la devise nationale.

Montant (EUR) : montant HT du poste dans la devise nationale.

Délai : délai proposé par le fournisseur.

Note qualité : exemple de libellé réduit de la zone paramétrée.

Description fournisseur : texte libre associé au poste de la RAO.

Cette fonctionnalité, accessible à partir du comparatif détaillé d’un produit, permet de vous aider dans le choix du meilleur fournisseur en consultant l’historique des achats pour le produit.

En effet, vous pouvez y retrouver certaines informations utiles, comme le prix et le délai octroyés par un fournisseur lors d’une précédente commande d’achat.

Le délai n’existe que si l’événement à l’origine de la commande d’achat est une RAO. En cliquant sur le numéro de l’événement, vous en obtenez le détail.

Cette fonctionnalité vous permet d’obtenir un récapitulatif des produits de l’AO avec, pour chacun d’eux, le fournisseur choisi et éventuellement le numéro de la commande générée.

La synthèse vous est présentée sous forme de deux listes :

• Les produits traités (avec choix d’un fournisseur),
• Les produits non traités (sans fournisseur).

L’onglet Commandes d’achat vous permet de lancer le traitement différé de génération des commandes d’achat pour cet AO.

En cliquant sur le code produit, vous accédez directement au comparatif complet du produit. Un bouton Retour vous permet ensuite de revenir à la synthèse.

Cette fonctionnalité vous permet d’afficher, sous la forme d’une arborescence, les événements réalisés suite à l’appel d’offres. Il suffit de cliquer sur un événement pour en visualiser le détail.

La consultation comporte six niveaux au maximum, de manière à visualiser jusqu’aux avoirs.

Cet onglet permet de lancer le traitement différé de suppression en masse des événements commerciaux sélectionnés (SUPEVE).

Les critères de sélection sont des critères d’en-tête d’AO :

• Type Achat/Vente,
• Type d’événement,
• Code état de l’AO,
• Numéro de l’appel d’offres,
• Date de création,
• Date d’ouverture,
• Date de lancement,
• Date limite de réponse,
• Référence,
• Sigle de l’acheteur.

Dans plusieurs écrans du portail sont offerts des onglets Edition. Plusieurs types d’édition vous sont proposés.

• Pour plusieurs appels d’offres :
  • Edition de chaque détail d’AO,
  • Edition de la liste des AO sélectionnés,

• Pour un seul appel d’offres : édition du détail de l’AO.

L’édition en fiche (détail de l’AO) est proposée par défaut. L’onglet permEdition en listeet d’accéder au même écran lanceur mais pour une édition d’une liste d’AO.

A partir de l’écran lanceur de l’édition en liste, un onglet Edition en fiche permet de revenir sur le lanceur de l’édition en fiche.

Les critères de sélection proposés sont fonction de l’édition choisie.

Une fois l’édition lancée, un message apparaît pour confirmer la prise en compte du traitement. Il reste possible d’obtenir la liste des éditions en cours.

Détail d’un AO

Edition en fiche : AAOFE1 (EDEVE).

Ce mode est possible à partir du détail de l’appel d’offres. Le lancement se fait à partir de l’onglet Edition placé sur l’entête de l’AO. L’édition est immédiate. Il n’y a aucun critère de sélection. S’il existe plusieurs codes édition, une liste de valeurs vous permet de choisir l’un d’entre eux.

Une fois l’édition lancée, un message apparaît pour confirmer la planification avec possibilité de consulter la liste des éditions en cours.

Liste des AO

Edition en liste : AAOFE2 (EDEVE).

A partir des appels d’offres saisis et validés (même acheteur), il vous est possible de générer des RAO (une par fournisseur consulté), afin d’administrer ces réponses dès leur réception. Cette fonctionnalité est accessible à partir de l’onglet Générer Réponses du point d’entrée.

L’écran lanceur permet de déclencher un traitement différé (GCOVG1) qui, pour chaque AO traité, recherche la liste des fournisseurs consultés et génère un support de réponse par fournisseur.

Le traitement, par défaut, suit l’ordre croissant des numéros d’AO.

Cette fonctionnalité est accessible depuis :

• Le détail de l’appel d’offres à diffuser (onglet Générer Réponses placé dans l’en-tête de l’AO).
• Le détail de l’appel d’offres diffusé (onglet Fournisseurs placé dans l’en-tête de l’AO, puis onglet Générer Réponses ).

Aucun critère de sélection n’est disponible : le traitement différé (GCOVG1) utilise l’identifiant complet de l’AO.

S’il existe plusieurs codes édition, une liste de valeurs vous permet de choisir celui que vous souhaitez utiliser.

Un message apparaît ensuite pour confirmer la planification de la génération. Il est possible de consulter la liste des éditions en cours.

Il vous suffit de choisir un code édition (liste de valeurs). Le traitement est lancé immédiatement.

Un message apparaît ensuite pour confirmer la planification de la génération. Il est possible de consulter la liste des éditions en cours.

Un écran-lanceur vous permet de déclencher le traitement différé GBLVG5.

Plusieurs critères de sélection vous sont proposés :

• Numéro d’AO,
• Numéro de RAO,
• Fournisseur.