Planifier les rendez-vous avec les transporteurs (L_RDVT_F)

La gestion des rendez-vous peut être personnalisée, selon les processus en vigueur dans votre entreprise, grâce à l’activation ou non des paramètres suivants (liste non exhaustive) :

Cette étape s’effectue dans la fonction GCAL qui vous permet de définir des calendriers. Le code de chaque calendrier est libre, mais il doit toutefois être repris lors de la création d’un groupe de quais.

La fonction GRDVT vous permet de créer, pour chaque dépôt, une liste de groupe de quais. Ajouter une colonne permet de définir le calendrier associé au groupe de quais. De cette manière, vous pourrez par exemple fermer la prise de rendez-vous « Gros produits » et laisser ouvert les autres.

Vous avez la possibilité de définir des droits d’accès par utilisateur aux groupes de quais définis précédemment dans GRDVT. Ces droits seront contrôlés pour gérer les rendez-vous par groupe de quais.

Dépôt : le dépôt courant est par défaut celui de l’utilisateur connecté. Le bouton Changer vous permet de changer de dépôt, mais seule la liste des dépôts auxquels vous êtes habilités est affichée. Le changement de dépôt s’effectue uniquement sur le planning des RDV.

Calendrier : le mois en cours est affiché, et surligné en bleu clair. Le jour par défaut est celui qui correspond à la date du jour.

Avec les flèches de navigation du calendrier, vous avez la possibilité de passer au mois précédent ou suivant, ou à l’année précédente ou suivante.

La liste des rendez-vous par semaine est alors mise à jour. La première semaine du mois est alors affichée dans la partie gauche.

Les jours fériés sont grisés dans le calendrier.

Semaine : la semaine en cours est affichée, associée au premier groupe de quais.

A tout moment, vous avez la possibilité de passer à la semaine suivante, précédente, au mois suivant, précédent. En cliquant sur le bouton Aujourd’hui, vous retournez à la semaine correspondant au jour.

Vous avez la possibilité de planifier/rechercher des rendez-vous en fonction des axes principaux :

• Changement de dépôt : toujours affiché
• Calendrier : toujours affiché
• Groupe de quais : affiché par défaut
• Statuts du RDV : affiché par défaut
• Etats du RDV : affiché par défaut

Les différents critères peuvent être combinés.

Il suffit de cliquer sur l’une des flèches associées au groupe pour intervenir sur ce groupe :

• Bouton pour ouvrir le groupe concerné (l’ouverture d’un groupe ne ferme pas les autres groupes ouverts),
• Bouton pour fermer le groupe concerné (la fermeture d’un groupe ne modifie pas le filtre du groupe fermé).

Exemple : la fermeture du groupe des statuts du RDV, où les statuts « Demandé » et « Créé » étaient cochés, n’entraînent pas la désélection de ces statuts et il n’y a donc pas de mise à jour du planning. A la réouverture du groupe (sans avoir quitté l’écran), les statuts sont toujours sélectionnés.

Toute donnée sélectionnée parmi les trois premiers groupes met à jour le planning des RDV suivant la donnée sélectionnée. Pour les groupes « Groupes de Quais » et « Statuts du RDV », toute sélection d’une donnée autre que « Tous » désélectionne la sélection « Tous ».

Exemple : la sélection du statut « Demandé » met à jour le planning des RDV. Seuls les RDV au statut « Demandé » sont affichés + désélection de la case à cocher « Tous » du groupe filtre sur Statuts du RDV.

Par défaut, il s’agit de la semaine en cours : les RDV de tous les groupes de quais sont affichés.

Le planning est fonction du calendrier défini pour le groupe de quais sélectionné.

• Exemple 1 : si le calendrier défini pour le groupe de quais comprend les 7 jours de la semaine, les 7 jours sont affichés.
• Exemple 2 : si le calendrier associé au groupe de quais a le samedi ouvert : le samedi est toujours affiché qu’il y ait un rendez-vous ou non.

Pour chaque jour de la semaine courante est affichée une mesure de déchargement par rapport à une capacité de déchargement journalière (Max Jour).

La capacité de déchargement totale hebdomadaire est égale à la somme de toutes les capacités de déchargement de la semaine courante.

Les capacités sont définies grâce à la fonction GRDVT.

La capacité de déchargement, est fonction du groupe de quais sélectionné.

La mesure de déchargement, qui est fonction du groupe de quais sélectionné, est égale à la somme des mesures de déchargement de tous les RDV.

Si tous les groupes de quais sont sélectionnés il y a pas d’affichage des totaux journaliers

Pour afficher le récapitulatif des RDV de la semaine , il suffit de survoler la zone Total pour voir apparaître une info-bulle présentant les informations suivantes :

• Nombre total de RDV,
• Nombre de RDV arrivés,
• Nombre de RDV non arrivés,
• Nombre de RDV en cours de déchargement,
• Nombre de RDV en cours de contrôle,
• Nombre de RDV clôturés.

Cette fonctionnalité, accessible par le bouton Recherche RDV, vous permet d’effectuer une recherche de rendez-vous suivant un ou plusieurs critères, comme par exemple : la date prévue, le nom du transporteur, le numéro de réception, etc. Il permet de visualiser rapidement l’état du rendez-vous grâce à un code de couleurs adéquat.

Cet écran permet également une visualisation rapide des informations principales concernant le rendez-vous.

La couleur des lignes affichées dans la partie de droite est fonction du statut du RDV.

Par défaut, tous les champs de recherche sont vides.

Dans ACE, on distingue deux sortes de rendez-vous :

• Les rendez-vous fixes Exemple : chaque lundi et mercredi le transporteur « messageries du Nord » se présente à 8H00.

• Les rendez-vous non fixes Il s’agit de rendez-vous demandés par le transporteur (par téléphone, e-mail ou par un module extranet optionnel). Exemple : livraison non régulière d’un fournisseur.

Dans la planification de vos rendez-vous transporteurs, il est possible de créer un ou plusieurs groupes de quais dans votre dépôt.

Ces groupes de quais peuvent être réservés pour une ou plusieurs activités (groupe de quais dédiés au textile, gros produits, produits culturels, etc.).

Un calendrier est attaché à chaque groupe de quais permettant ainsi de fermer une activité. Par exemple : « pas de réception gros produits le 23 mars ». Grâce aux habilitations, il vous est possible, par exemple, de visualiser uniquement les groupes de quai de votre activité.

Un rendez-vous peut être :

• Saisi manuellement par un utilisateur A partir de l’écran d’accueil du portail L_RDVT_F, selon le type de rendez-vous à créer (fixe ou non), cliquez sur le bouton concerné. Puis, saisissez toutes les informations du rendez-vous et validez-le.

• Créé automatiquement à la création de chaque entrée attendue (selon le paramétrage de la fonction LTEA ) Le rendez-vous est créé automatiquement par le système au statut demandé (0). Il est planifié à la date de début de réception de l’entrée attendue et à la première heure d’ouverture du groupe de quais concerné. Par défaut, il s’agit du groupe de quais hérité du fournisseur . Le transporteur renseigné sur l’entrée attendue lui est affecté (s’il existe). Si le groupe de quais est fermé à la date de création du rendez-vous ou si cette donnée n’est pas renseignée dans la fiche du fournisseur, la création du rendez-vous est impossible. Enfin, si un autre rendez-vous existe pour le même fournisseur/transporteur à la même date, le système ajoute l’entrée attendue au rendez-vous existant (si le transporteur de l’événement n’est pas renseigné, le système recherche un rendez-vous sans transporteur défini).

Un rendez-vous peut être créé directement à l’arrivé du camion. Chacun d’eux est qualifié par un statut (demandé, créé, déchargé, etc.) et un état (retour chauffeur, conflit, commentaires, etc.).

Note : il est possible de créer une fiche transporteur directement depuis le rendez vous si celui-ci n’est pas référencé.

Le numéro du RDV s’affiche automatiquement.

Les champs Date appel, Date demandée et Date Convenue ont pour valeur la journée sélectionnée. Les autres champs sont vides. La Date Fin est égale à la Date Début. Le groupe de quais qui vous est affecté s’affiche dans le champ Groupe de Quais.

A l’intérieur de ce tableau, les colonnes Prévu (dont les champs sont vides), Total Jour et Max Jour (par groupe de quais sélectionné) sont affichées pour le nombre de palettes, de colis, d’unités. A chaque modification, le total de la journée est mis à jour.

Si le nombre total d’un champ dépasse la capacité, un message non bloquant apparaît. Si vous souhaitez forcer ce message, vous êtes envoyés à l’écran d’Affectation des EA au rendez-vous. Si non, vous restez sur l’écran.

Après la création de votre rendez vous, le bouton Affecter EA devient accessible. Vous pouvez alors affecter des EA. Vous n’êtes pas obligé d’affecter les EA immédiatement. Si vous faites une affectation, vous retournez ensuite sur l’écran en mode Modification de rendez-vous Transporteur.

Validation/Annulation : le bouton Valider permet de valider votre création de rendez-vous. Si vous validez votre rendez-vous, un récapitulatif de vos données saisies est créé. Sinon, l’écran n’est pas modifié.

L’annulation permet de passer le RDV au statut ‘A’ annulé (possible si pas de réception créé) , le bouton supprimer efface toute trace du RDV il est supprimé de la base de données.

Le bouton Par semaine vous permet de retourner à tout moment sur l’écran de la liste des rendez-vous par semaine.

Cet écran vous permet de créer un nouveau rendez-vous transporteur en indiquant le nom du transporteur, les dates et heures prévues, le contenu, etc. Il permet aussi de voir la liste des fournisseurs et leurs commandes associées.

Date d’appel : date d’accès à l’écran.

Demandeur : Nom d’utilisateur (saisie obligatoire).

Prénom : saisie facultative.

Nature du RDV : sélection obligatoire selon liste de valeurs des natures de rendez-vous (table NATRDV).

RDV immédiat : en cochant cette case, il vous est possible de créer un RDV immédiat (cas d’un transporteur n’ayant pas pris de RDV pour livrer sa marchandise) et ainsi de gérer le déchargement du camion. Dans ce cas le Rdv est créé directement au statut 2 (arrivé).

Si l’arrivée du transporteur n’est pas gérée pour ce dépôt, alors le statut du RDV est 1. Il passera au statut 4 (Réception créée) lors de la création de la réception transporteur.

Date demandée : correspond à la date initiale de livraison prévue. Possibilité de recherche avec le calendrier.

Date convenue : correspond à la date convenue entre le transporteur et la réception. Possibilité de recherche avec le calendrier.

Transporteur : possibilité de le rechercher un transporteur avec la loupe.

L’obligation de saisie du Transporteur est fonction d’un paramètre défini dans la fonction LRECP.

Le transporteur saisi doit faire partie du référentiel transporteur

Il est possible de créer directement un transporteur :

Création d’un Transporteur crée un nouveau tiers Transporteur dans le référentiel transporteur.

Fournisseur : le ou les fournisseurs saisis doivent faire partie du référentiel fournisseur. L’icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche multicritères. Plusieurs fournisseurs peuvent être ajoutés au rendez-vous. Ils sont séparés d’une virgule. Le bouton Ajouter vous permet d’ajouter le ou les fournisseurs saisis à la liste des fournisseurs du RDV.

N° Commandes : le ou les numéros de commandes saisis doivent exister. L’icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche de ces commandes. Plusieurs commandes peuvent être ajoutées. Elles sont séparées d’une virgule. Le bouton Ajouter vous permet d’ajouter le ou les commandes saisies à la liste des commandes du RDV.

N°EA : le ou le n° d’entrée attendues saisis doivent exister. L’icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche multicritères des EA. Plusieurs EA peuvent être ajoutées : elles sont séparées d’une virgule. Le bouton Ajouter vous permet d’ajouter le ou les EA saisies à la liste des EA du RDV.

N° conteneur : facultatif.

Groupe de quais : les valeurs possibles sont extraites des groupes de quais autorisés. Les autres groupes ne sont pas visibles.

Prévu / Déclaré / Total jour /Max Jour : nombre de palettes, colis ou unités prévus. Valeur obligatoire ou non selon le groupe de quais sélectionné en fonction du paramétrage de GRDVT. Il est impossible de saisir dans ces champs si le champ Groupe de quais n'est pas sélectionné.

Envoi Email : permet de lancer la messagerie (envoi d’emails) paramétrée sur le poste.

Edition : permet de lancer l’édition paramétrée préalablement.

Commentaires : zone de texte libre avec la possibilité de passer à la ligne pour ajouter plusieurs lignes.

Alerte : indicateur d’alerte pour ce RDV.