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Les relances de clients (P_3REL)

Généralités

Introduction

Cette fonction permet de déceler les retards dans le règlement de la part des clients et de gérer les relances en conséquence.

Trois étapes ponctuent la gestion des relances:

1. Paramétrage initial indispensable avant le démarrage du traitement des relances.

2. Constitution des relances clients.

Le traitement est constitué de plusieurs phases :

  • la préparation des relances,

  • l'édition préparatoire des relances,

  • l'ajustement des relances proposées,

  • la validation de ces relances.

3. Edition des relances (fonction P_3EG).

Cette étape comprend les éditions provisoires et définitives des relances ainsi qu'une option de réédition.

Un traitement différé permet l'extraction et le formatage des dossiers clients (table TIM) pour planifier les actions de gestion et les relances des comptes clients avec le mode web (paramètre P_CRM).

Principes

  1. Paramétrage

    Cette étape est à réaliser une fois pour toutes lors de l'initialisation du traitement des relances. Les paramètres peuvent toutefois être modifiés à la demande.

    L'ordre de constitution du paramétrage est le suivant (les deux premières manipulations sont à effectuer par la fonction P_3RVE de gestion des relances) :

    • Définition du (ou des) distributeur(s) utilisé(s) pour numéroter les relances (écran P_3REL_40 )
    • Définition du (ou des) type(s) de relance(s) utilisé(s) (écran P_3REL_30 ),
    • Définition du (ou des) guide(s) de gestion des relance(s) utilisé(s) (Environnement de la comptabilité tiers, écran P_3ENV_40 )
    • Paramétrage des comptabilités tiers pour déterminer si la gestion des relances est autorisée ou non pour chacune d'entre elles (Environnement de la comptabilité tiers, écran P_3ENV_10 ).
    • Paramétrage des collectifs pour déterminer ceux qui seront pris en compte pour la gestion des relances clients (écran P_3ENV_F17 accessible par popup)
    • Paramétrage des clients : positionnement d'un code guide de relance pour chaque client, si le client doit être relancé (écran GTIE_P1 ).
  2. Constitution des relances clients

    Le traitement des relances est lancé une fois par période, d'où l'importance de la constitution du calendrier de gestion des relances clients. Les périodes de ce calendrier sont définies lors de la mise au point du paramétrage, au niveau du guide de gestion des relances.

    Pour constituer les relances, il faut procéder par étapes. Ces dernières sont rappelées dans le tableau de bord. A tout moment, il vous est ainsi possible de connaître l’état d’avancement du traitement pour la période concernée.

    Les différentes phases du traitement sont :

    • La préparation des relances consiste à sélectionner dans la base de données les mouvements qui feront l'objet d'une relance, en fonction du paramétrage défini auparavant.
    • L'édition préparatoire des relances a pour but d'imprimer les différentes relances constituées à l'étape précédente avec la liste des écritures prises en compte pour chacune d'entre elles.
    • L'édition des hors-relances permet d'avoir la liste des écritures non prises en compte dans les relances (en fonction du paramétrage mis en place).
    • L'ajustement des relances permet de modifier les relances proposées, soit par modification de leurs contenus, soit par création ou suppression d'une relance.
    • La validation des relances permet de valider de manière définitive les relances constituées par le système et modifiées si besoin est par l'utilisateur. Un numéro de lot est alors attribué afin de gérer les éditions par lot dans l'étape suivante d'édition des relances.
    • L'annulation des relances permet d'annuler complètement le traitement de la période en cours, et donc de toutes les relances constituées, à condition qu'elles ne soient pas encore validées.
    • Même si certaines d’entre elles sont facultatives, ces phases sont rassemblées au sein de la même fonction. Elles se situent en effet à un niveau plutôt comptable par opposition à l'étape suivante qui concerne plus particulièrement la gestion et les éditions.
    • C'est pourquoi le traitement des relances a été scindé en deux parties distinctes de manière à répondre à des métiers différents.
  3. Edition des relances clients

    Cette étape permet d'éditer, lot par lot, les relances clients constituées à l'étape précédente. L'utilisateur doit pour cela utiliser la fonction P_3EG permettant d'exploiter les éditions tiers concernant les relevés et relances clients ainsi que les paiements fournisseurs.

    Cette fonction, concernant les relances, est constituée de trois phases :

    • Edition provisoire des relances : cette fonctionnalité, similaire à l'édition définitive, peut être utilisée pour cadrer l'imprimante par rapport à un papier pré-imprimé, par exemple. Les relances sont constituées sans affecter de numéro de relance.
    • Edition définitive des relances : permet d'éditer les relances constituées de manière définitive, c'est à dire avec affectation d'un numéro de relance. Cette 'édition ne peut être effectuée qu'une seule fois.
    • Réédition des relances : permet de rééditer les relances si besoin est.

L'édition des relances est suivie dans un tableau de bord qui permet de savoir si un lot de relances a été édité ou non.

Règles de gestion

Guides de relances

Le guide de relance est la notion de base du paramétrage des relances.

Le traitement des relances se fait pour un guide donné. L'utilisation d'un ou plusieurs guides de relance dépend de votre choix de relancer tous les clients en même temps ou à des périodes différentes. En effet, à chaque guide correspond un calendrier de relances, et pour chaque période du calendrier correspondra une relance. Le calendrier est modifiable uniquement si la période en cours est traitée complètement.

Pour chaque guide de relance, l'utilisateur liste les couples « mode de règlement, devise » qui serviront à sélectionner les mouvements, avec le type de relance associé.

Types de relances

L'utilisateur doit créer un type de relance par devise utilisée, car toutes les écritures d'une même relance doivent être dans la même devise.

A un type de relance correspond un traitement particulier des écritures concernées. Il faut donc créer autant de types de relance qu'il y a de manières de relancer les clients.

Distributeurs

Les distributeurs sont associés aux types de relances.

L'utilisateur doit créer les différents distributeurs qu'il désire utiliser pour numéroter ses relances.

Il peut utiliser le même distributeur pour tous les types de relances ou changer de distributeur à chaque type de relance. Dans ce dernier cas, il suffit de vérifier que les différents distributeurs ne génèrent pas des numéros de relances identiques.

Préparation des relances

Les différentes phases doivent être lancées pour un guide de relance donné, pour une période donnée. Les périodes sont traitées dans l'ordre du calendrier paramétré sur le guide. Une période peut être traitée plusieurs fois de suite. Les périodes doivent être traitées dans l'ordre chronologique, mais l'utilisateur peut "sauter" des périodes. Une période doit être traitée entièrement avant de passer à la suivante.

Préparation : premier traitement à lancer. Il n'y a pas d'édition à la suite de cette préparation. Le critère "Guide de relance" est obligatoire.

Edition de la liste préparatoire : à lancer après la phase de préparation, pour visualiser les relances constituées.

Edition des hors-relance : ce traitement facultatif permet de voir quelles sont les écritures non sélectionnées par le traitement de relance, notamment celles qui ont un code litige, lorsque le type de relance ne prévoit pas de les reprendre.

Ajustement : cette opération facultative permet à l'utilisateur de modifier les relances constituées.

Validation :si les relances constituées sont correctes, la période peut être validée (ce traitement est définitif).

Annulation : permet d'annuler le traitement d'une période en cours de traitement, si la validation n'a pas encore été faite.

Tableau de bord

Le tableau de bord permet de s'assurer du bon déroulement du processus de relance et notamment d'autoriser ou non certains traitements.

Ne sont affichées dans le tableau de bord que les phases obligatoires : la préparation, la liste préparatoire et la validation.

Les traitements non autorisés sont les suivants :

  • Validation des relances sans que la préparation et l'édition préparatoire n'aient été réalisées,

  • Préparation des relances sur une période déjà validée.

Accès

Menu Option Ecran Fonction différée
Litiges   P_3REL_ED6 P_3RELE6
Préparer relances      
  Préparer P_3REL_ED1 P_3RELE1
  Liste préparatoire P_3REL_ED2 P_3RELE2
  Liste hors relance P_3REL_ED3 P_3RELE3
  Ajuster P_3REL_10  
  Valider

P_3REL_11

P_3REL_ED7 (si paramètre P_VREL)

P_3RELE7

  Annuler P_3REL_12  
  Retrait Relances P_3REL_ED0 P_3RELE0
Tableau de bord   P_3REL_20  
Types de relances      
 
  • Créer
  • Modifier
  • Visualiser
  • Supprimer
 P_3REL_30  
  Editer P_3REL_ED4 P_3RELE4
Distributeurs
  • Créer
  • Modifier
  • Visualiser
  • Supprimer
 P_3REL_40  
  Editer P_3REL_ED5 P_3RELE5

Fonctionnalités

Edition des Litiges (p_3rel_ed6)

Description technique des champs de cet écran .

Accès : menu « Litiges »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE6
Blocs d’édition : P_3RELE6

Préparation des relances de clients (p_3rel_ed1)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité permet de lancer la préparation des relances clients pour la période traitée.

Il n’y a pas d’édition associée à ce batch. Il faut demander l’édition de la liste préparatoire pour obtenir le résultat de ce traitement.

Critères

  • guide de relance,

  • tiers,

  • niveau de relance,

  • date comptable.

Accès : menu « Préparer REL », option « Préparer »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE1
Blocs d’édition : P_3RELE1

Liste préparatoire des relances de clients (p_3rel_ed2)

Description technique des champs de cet écran.

Cet écran permet de lancer l’édition de la liste préparatoire des relances clients pour la période traitée.

Critères

  • guide de relance,
  • tiers,
  • type de relance,
  • relance.

Accès : menu « Préparer REL », option « Liste préparatoire »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE2
Blocs d’édition : P_3RELE2

Edition des hors-relances (p_3rel_ed3)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité permet d’éditer la liste des écritures non concernées par les relances clients de la période traitée.

Critères

  • guide de relance,
  • tiers,
  • devise écriture,
  • mode de règlement,
  • échéance.

Accès : menu « Préparer REL », « Liste hors relance »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE3
Blocs d’édition : P_3RELE3

Ajustement des relances clients (p_3rel_10)

Description technique des champs de cet écran.

Tiers : indique le tiers pour lequel vous souhaitez ajuster une relance.

Guides de relances : guide concerné par le traitement en cours et pour lequel il faut ajuster une relance. Une fois la zone renseignée, la liste des relances constituées pour le guide et le tiers demandés est affichée

L’utilisateur a alors le choix entre trois actions accessibles par popup :

  • Constituer une nouvelle relance,
  • Ajouter des mouvements sur une relance,
  • Modifier des mouvements sur une relance, c’est à dire enlever un mouvement ou modifier des champs d’un mouvement.
Attention : après avoir réalisé des ajustements par le biais des différents popups ou directement sur cet écran, n’oubliez pas de valider les modifications avant de quitter cet écran sinon les modifications seront perdues, même si les différents écrans de popups ont déjà été validés.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Ajout de mouvements,

Modif de Mouvements,

Nouvelle Relance.

Ajustement des relances de clients (p_3rel_f1m)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis l’ajustement des relances (écran P_3REL_10) vous permet de supprimer une écriture d’une relance en effaçant le champ clé de l’écriture concernée (celui sur lequel se trouve le curseur).

Par popup, il vous est également possible de :

  • transférer des mouvements d’une relance à une autre déjà existante. Pour ce faire, sélectionnez au préalable les différents mouvements à transférer,

  • modifier les codes litiges des différents mouvements de la relance pour ajouter un code litige sur le mouvement sur lequel se trouve le curseur, ou pour l’enlever.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Ajout d'un litige,

Retrait d'un litige,

Transfert.

Transfert des relances de clients (p_3rel_f1t)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis la modification des relances (écran P_3REL_F1M) vous permet de supprimer une écriture d’une relance en la transférant sur une autre relance.

Après avoir actionné le popup sur l’écran précédent, la liste des relances sur lesquelles vous pouvez transférer ses mouvements apparaît. Il vous suffit alors de sélectionner la relance sur laquelle le transfert doit s’effectuer.

Nouvelle relance de client (p_3rel_f1n)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis l’ ajustement des relances (écran P_3REL_10) vous permet de créer une nouvelle relance à partir des mouvements non sélectionnés dans les relances déjà constituées.

Il suffit de sélectionner les mouvements puis de valider la création de la nouvelle relance.

Il vous est possible, par popup, de modifier les codes litiges des différents mouvements de la relance pour ajouter un code litige sur le mouvement sur lequel se trouve le curseur, ou pour l’enlever.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Ajout d'un litige,

Retrait d'un litige.

Validation des relances clients (p_3rel_11)

Description technique des champs de cet écran.

Guide de relances à valider : indiquer le guide concerné par le traitement en cours et pour lequel on souhaite valider les relances.

Après avoir renseigné le guide, il vous est possible de valider les relances constituées pour ce guide.

Attention

Une fois validées, les relances constituées ne peuvent plus être annulées.

Lors de cette phase de validation des relances, si des relances atteignent le niveau de mise en demeure, alors un code incident de paiement est affecté aux clients concernés.

Annulation des relances clients (p_3rel_12)

Description technique des champs de cet écran.

Guide des relances à supprimer : indique le guide concerné par le traitement en cours et pour lequel vous souhaitez supprimer les relances.

Après avoir renseigné le guide, il vous est possible de supprimer les relances constituées pour ce guide

Attention : si les relances ont été validées, il n’y a plus moyen d’annuler les relances constituées. Cette fonctionnalité ne peut donc être utilisée que si la validation n’a pas encore été effectuée.

Retrait de relances clients (P_3REL_ED0)

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Préparer REL », option « Retrait relances »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE0
Blocs d’édition : P_3RELE0

Tableau de bord des relances de clients (p_3rel_20)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité permet de savoir où en est le processus de relances clients pour la période en cours.

Guide de relances: indique le guide dont on souhaite connaître l’état d’avancement.

Sont indiquées les heures de début et de fin de traitement des différentes phases ainsi que l’état dans lequel elles se trouvent.

Les trois phases indiquées (préparation, liste préparatoire et validation) sont obligatoires et doivent être réalisées dans l’ordre.

Fonctionnalités accessibles par popup à partir de cet écran :

Suivi de Gestion TRV (TRV = Type de Relevé)

Modif. Etablissement.

Suivi de gestion des relances de clients (p_3rel_f1g)

Description technique des champs de cet écran.

:

Cette fonctionnalité, accessible par popup depuis la visualisation du tableau de bord des relances clients (écran P_3REL_20), vous permet de savoir où en sont les traitements d’éditions des relances clients pour les différents types de relances utilisés dans le guide pour la période en cours.

Une période est traitée entièrement pour un guide de relance donné, si toutes les relances correspondant aux différents types associés sont éditées.

Types de relances clients (p_3rel_30)

Description technique des champs de cet écran.

Type : code du type de relance.

Code devise : code de la devise associée au type de relance. Il vous faut paramétrer un type de relance par code devise utilisé.

Types de relance successeur

Positionnez le niveau de relance successeur (p_3rel_30) à 0, ce qui correspond à un niveau 1 avec une nouvelle règle pour les écritures à échoir.

Les écritures à échoir sont des traites à l’acceptation qui ne sont pas encore arrivées à échéance de règlement et que l’on souhaite néanmoins regrouper dans des lettres de relances, afin de prévenir les clients à l’avance.

Elles font partie des relances avec un type de relance « successeur » (gestion du regroupement) mais dépendent toujours des délais de relance du type de relance initial (règlement rattaché à un type de relance dans le guide).

Par ailleurs , le niveau de relance de chacune de ces traites n’influent pas sur le niveau de relance du regroupement.

Nombre de niveaux de la relance: chiffre entre 1 et 9 correspondant au nombre de niveaux de relances possible pour les écritures comptables. Chaque niveau correspond à une lettre de relance différente.

Délai de réception de la facture : délai de réception applicable à la date comptable des écritures pour les prendre en compte dans les relances.

Délai de la première relance : délai applicable à la date d’échéance pour prendre en compte les écritures dans les relances.

Répétition du dernier niveau : nombre de fois où le dernier niveau de relance doit être répété pour les écritures sélectionnées dans les relances. Le texte sera toujours le même.

Exclusion des échéances en litige : permet d’indiquer si, Oui ou Non, les échéances ayant un code litige doivent être exclues des relances.

Regrouper par relevé : permet d’indiquer, si Oui ou Non, les écritures peuvent être regroupées par relevé. Les écritures non soldées sont automatiquement affichées.

Code édition relance: code édition correspondant à la maquette contenant le texte des différents niveaux de relance utilisés.

Code distributeur : code du distributeur utilisé pour numéroter les relances associées au type de relance.

Délai entre les niveaux de la relance : selon le nombre de niveaux de relance paramétrés, délai (en nombre de jours) à appliquer à la date d’échéance entre chaque relance. Chaque délai s’ajoute au précédent.

Regroupement des niveaux de relance: permet d’indiquer si, Oui ou Non, il faut regrouper les écritures d’un même tiers ayant des niveaux de relance différents sur une seule relance. Si l’utilisateur répond Oui, les écritures seront regroupées sur la lettre de relance ayant le niveau le plus élevé, mais elles garderont leur niveau propre. S’il répond Non, il y aura une lettre de relance pour chaque niveau.

Niveau de mise en demeure : activée si regroupement à Oui. Les écritures non échues (niveau 0) sont intégrées à la relance de niveau le plus élevé si le niveau dépasse la mise en demeure.

Niveau incident de paiement : permet de déclencher l’incident de paiement. Ce n'est plus le niveau de mise en demeure qui le déclenche.

Code incident de paiement : Dès qu’une relance atteint le niveau de mise en demeure lors de la phase de validation des relances, un code incident de paiement est affecté au client concerné.

Edition des types de relances clients (p_3rel_ed4)

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Types de relance », option « Editer »

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE4
Blocs d’édition : P_3RELE4

Distributeurs de relances de clients (p_3rel_40)

Description technique des champs de cet écran.

Distributeur : code du distributeur.

Masque : représentatif du format des numéros de relances, le masque est construit sur 12 caractères alpha-numériques au maximum. Il doit comporter au minimum un mot clé pour représenter le compteur (entre 5 et 9 caractères représentés par des ‘x’). Il vous est possible d »ajouter du texte libre pour compléter le compteur.

Attention

Deux masques différents de relance ne doivent pas générer deux numéros de relances identiques.

Gestion du compteur : indique la plage de numéros que doit couvrir le compteur (zone « xxxxx... » du masque).

  • minimum = initialisation du premier numéro du compteur,
  • maximum = dernier numéro que peut prendre le compteur La zone valeur indique, pour mémoire, la dernière valeur générée pour ce distributeur de numéros de relance.

Editions des distributeurs de relances (p_3rel_ed5)

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Distributeurs », option « Editer ».

Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE5
Blocs d’édition : P_3RELE5

Validation des relances clients en différé (P_3REL_ED7)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le menu « Préparer Relances » et l’option « Valider », vous permet de valider les relances clients par un traitement différé.

Pour y accéder, il vous faut positionner le paramètre P_VREL.
Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".
Format Maquette
Rich Text Format (RTF) P_3RELE7
Blocs d’édition : P_3RELE7
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