A l’instar du devis, de la livraison ou encore de la facture, la commande est un événement commercial.
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Pour en savoir plus sur les événements commerciaux, consultez la documentation de référence « Les flux commerciaux ». |
Les états d’une commande :
Une commande passe successivement par deux stades d’évolution :
L’option « Traiter / Solder » de la fonction permet de passer l’état de la commande de « non soldée » à « Soldée ».
La commande peut être soldée si son état correspond à l’état renseigné, pour l’événement validé ou, s’il n’est pas renseigné, pour l’événement en cours.
Ce paramétrage au niveau du configurateur fonctionnel est différent selon que vous intégrez ou non une phase de validation des commandes.
Avec validation des commandes
L’état de l’événement validé doit être non renseigné ou alors le même que l’événement en cours. La commande pourra être soldée uniquement si l’état de la commande est égal à l’état de l’événement en cours.
L’opération utilisée pour mettre à jour les stocks avec les reliquats est celle de mise à jour normale (utilisée également lorsque l’on saisit les postes de la commande).
Sans validation des commandes
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Vous avez la possibilité de solder de manière automatique la commande en utilisant le paramètre OPESOL. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Ce paramètre est obligatoire car l’opération de stock pour solder une commande validée est différente de l’opération de mise à jour normale et de l’opération de validation de la fonction de saisie de commande.
L’opération de stock utilisée doit, en effet, être définie comme une opération de validation directe.
De plus, il vous faut vérifier que l’état de l’événement validé (pour GCOV et GCOVS) est bien renseigné.
La commande pourra être soldée uniquement si l’état de la commande est égal à l’état d’événement validé.
L’opération utilisée pour mettre à jour les stocks avec les reliquats sera donc l’opération de mise à jour normale du paramétrage donné par le paramètre OPESOL.
La réouverture d’une commande soldée fait passer l’état de la commande de « soldée » à « en cours ».
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Attention Pour les éditions et les traitements différés de validation et de génération d’évènement, on utilise en standard la vue VEDEVE qui a la particularité de ne pas utiliser les données complémentaires (optimisation des traitements). Si, toutefois, vous souhaitez travailler avec les données complémentaires, il suffit deparamétrer un écran lanceur et de le configurer à l’aide de la fonction UPLED pour y associer la vue VEDEVE_C. |
Le prix est calculé en fonction du tiers (le QUI) et le produit (le QUOI), en opérant de la sorte :
Conditions définies préalablement par la fonction GCTV :
• Chargement du type de remise, des taux de remise, du montant de la ristourne ou du prix brut selon que la condition s’applique en % ou en montant ristourne ou prix net.
• Recherche dans la table des taux de TVA du taux à appliquer en fonction du code de la fiche produit et de la position fiscale du tiers (voir documentation table des taux de TVA).
• Calcul du montant HT du poste de commande.
Imputation en stock
Si le produit du poste de commande est « géré en stock » (information enregistrée au niveau de la fiche produit) et que la fonction de commande gère automatiquement les stocks (paramétrage de l’événement), ACE gère automatiquement les stocks correspondants :
Si un contrôle est bloquant, un message d’erreur s’inscrit au bas de l’écran et il vous faut modifier la quantité.
Lorsque tous les contrôles sont vérifiés, le mouvement de stock est effectué :
• Archivage du mouvement (consultation par COSK).
Pour chaque mouvement sont notés la référence complète en stock, les quantités, les dates effective et prévisionnelle, les valeurs des compteurs avant mouvement, le prix du mouvement et le PUMP avant, la ligne de commande ayant généré le mouvement.
• Mise à jour de la fiche stock :
Si le produit n’est pas géré par lot : mise à jour de la fiche stock dans le dépôt considéré (table DSK). Les compteurs sont affectés selon le paramétrage défini dans l’opération de stock appelée.
Si le produit est suivi par lot, la fiche lot est en plus mise à jour : compteurs.
Le PUMP et DPA sont mis à jour si l’opération déclenchée est paramétrée pour un recalcul du PUMP : ce calcul utilise le prix “ net ” du poste de commande.
Il vous est possible de composer un produit, alors appelé ensemble, à partir de composants décrits eux-mêmes dans la base des produits.
Dans le cas où un poste de commande contient un produit composé, ACE crée automatiquement, après que le produit et la quantité ont été renseignés, un sous-poste de commande par élément de nomenclature. Bien que la nomenclature puisse être décrite sur plusieurs niveaux, ACE ne l’exploite qu’au premier niveau. Un message d’erreur apparaît dès qu’un des composants a lui même été décrit comme composé.
Chaque sous-poste généré mentionne un prix de revient et un prix de vente. La recherche du prix est non seulement réalisée au niveau de chaque composant mais aussi sur l’ensemble. Dans le cas où il n’y a pas égalité entre la somme des prix de composants et le prix de vente de l’ensemble, un message d’erreur vous invite alors à forcer comme prix de vente la somme des prix des composants (grâce au popup sur la zone quantité).
Il est également possible de modifier le composé (kit) généré, cela signifie qu’il est possible de rajouter ou modifier une ligne générée. Seul le recalcul du prix du kit n’est pas effectué dans cette version.
L’imputation en stock des nomenclatures s’effectue comme décrit précédemment sur chacun des composants suivis en stock et en fonction des quantités figurant dans la nomenclature.
Lorsque vous passez une commande de vente (voir fonction GCOV) sur un produit géré en stock qui dispose d'une nomenclature (définie dans PRN), il est possible de connaître si les composants sont disponibles en stock même si ceux ci ne sont pas référencés dans les sous postes.
Cette fonctionnalité est très pratique dans les cycles de vente avec, par exemple, une fabrication sur commande.
Si cette fabrication est rapide, la disponibilité du produit fini dépend uniquement de la disponibilité de la matière première, on peut alors informer immédiatement le client lorsqu’il manque un ou plusieurs composants en stock.
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Il est possible de restreindre cette recherche sur quelques types de produits, en positionnant le paramètre DISCMP. |
| Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel". |
Si A1 est positionné à TYPPRO (pour type de produit), on peut renseigner les types de produits concernés dans le libellé du paramètre sous la forme /TYPE1/TYPE2/TYPE3/.
Sinon la fonctionnalité concerne tous les produits, A2 permet d'indiquer le type de nomenclature à utiliser.
Deux types de postes d’avoirs sont gérés :
Il est possible, dans un même événement, de saisir des postes de commande ainsi que des postes d’avoir. De la même façon, il est possible de paramétrer (grâce au configurateur fonctionnel), un nouvel événement, appelé « avoir », qui permettra de garder le détail des avoirs émis.
Lors de la création d’un événement, la position fiscale et les informations de livraison sont automatiquement alimentées grâce à la connaissance du tiers. Elles peuvent être modifiées par la suite, pour l’événement concerné, à condition que les informations de la nouvelle adresse soient renseignées.
Lors de la création des lignes, les informations de livraison sont automatiquement propagées. Une recherche par QUI/QUOI, effectuée pour les dépôts, transporteur et transitaire, permet de mettre à jour les nouvelles données.
Il est possible de créer un tiers directement en création de commande. Cette possibilité ne peut être utilisée que dans les cas simples, où définir un nouveau tiers se résume à saisir des données relatives à son adresse (données postales, téléphone, ….).
Le principe est le suivant : lorsque la commande doit être saisie pour un nouveau tiers, il suffit d’utiliser un tiers modèle. Dès que le champ "référence externe" est validé, le système crée automatiquement un nouveau tiers par duplication du tiers modèle. Vous pouvez ensuite saisir les informations relatives à l'adresse du client en activant le popup « Modification Adresse ».
Cette fonctionnalité est pilotée par le paramètre VPC_03. D'autre part, la présence du paramètre NUMTIE est obligatoire.
La fonction GCOV s’articule autour de :
Plusieurs menus et options vous sont proposés :
| Menu / Option | Fonctionnalité | Ecran |
| Créer | Création d’une nouvelle commande, | GCOV_1 |
| Création de commandes par paquet (fonctionnalité activée par le paramètre VPC_01) | GCOV_PAQ | |
| Modifier | Modification d’une commande existante, | GCOV_1 |
| Supprimer / Une à une | Suppression immédiate d’une commande | GCOV_1 |
| Supprimer / Liste | Suppression en temps différé d’une liste de commandes | GCOV_EDITE |
| Visualiser | Visualisation d’une commande, | GCOV_1 |
| Traiter / Valider / Une à une | Validation immédiate d’une commande | GCOV_1 |
| Traiter / Valider / Liste | Validation en temps différé d’une liste de commandes | GCOV_EDITE |
| Traiter / Solder / Une à une | Solde immédiat d’une commande | GCOV_1 |
| Traiter / Solder / Liste | Solde en temps différé d’une liste de commandes | GCOV_EDITE |
| Traiter / Solder / Poste | Solde d’un ou plusieurs postes d’une commande | GCOV_1 |
| Traiter / Solder / Reliquat | Solde en temps différé des reliquats de commande | GCOV_EDITE |
| Traiter / Générer / Réponse AO | Génération des réponses aux appels d’offres | GCOV_GENER |
| Editer / Une à une | Edition immédiate d’une commande | GCOV_1 |
| Editer / Commande | Edition des accusés de réception des commandes, | GCOV_EDITE |
| Editer / Liste | Edition du portefeuille des commandes reprenant une commande par ligne (ou bloc). | GCOV_EDITE |
| Editer. / Suivi | Edition du suivi commercial des commandes | GCOV_EDITE |
| Editer / Livrables | Edition des commandes livrables | GCOV_EDITE |
| Edite / En-têtes | Edition des en-têtes de commandes | GCOV_EDITE |
| Editer / Postes | Edition des postes de commandes | GCOV_EDEVP |
| Editer / Lignes | Edition des lignes (cadences) des commandes | GCOV_EDEVL |
| Editer / Autres simples | GEDT_EDIT | |
| Editer / Autres étendues | GEDT_EDIT2 |
Plusieurs fonctionnalités de gestion d’une commande vous sont offertes grâce au popup « Contrôle d’accès » :
| Au niveau de la gestion des commandes, vous avez la possibilité : | ||
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INVCDE | |
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MCACDE | |
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INVETA | |
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MBLBLO | |
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MTVALI |