Les commandes (GCOV)

Généralités

Introduction

A l’instar du devis, de la livraison ou encore de la facture, la commande est un événement commercial.

Pour en savoir plus sur les événements commerciaux, consultez la documentation de référence « Les flux commerciaux ».

Les états d’une commande :

Une commande passe successivement par deux stades d’évolution :

  • non soldée : dans cet état (son code état est alors C comme en Cours), la commande peut être modifiée voire supprimée.
  • soldée : une commande soldée (son code état est alors S comme Soldé) ne peut plus être modifiée.

L’option « Traiter / Solder » de la fonction permet de passer l’état de la commande de « non soldée » à « Soldée ».

Principes

Le solde d’une commande

La commande peut être soldée si son état correspond à l’état renseigné, pour l’événement validé ou, s’il n’est pas renseigné, pour l’événement en cours.

Ce paramétrage au niveau du configurateur fonctionnel est différent selon que vous intégrez ou non une phase de validation des commandes.

Avec validation des commandes

L’état de l’événement validé doit être non renseigné ou alors le même que l’événement en cours. La commande pourra être soldée uniquement si l’état de la commande est égal à l’état de l’événement en cours.

L’opération utilisée pour mettre à jour les stocks avec les reliquats est celle de mise à jour normale (utilisée également lorsque l’on saisit les postes de la commande).

Sans validation des commandes

Vous avez la possibilité de solder de manière automatique la commande en utilisant le paramètre OPESOL.
Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".

Ce paramètre est obligatoire car l’opération de stock pour solder une commande validée est différente de l’opération de mise à jour normale et de l’opération de validation de la fonction de saisie de commande.

L’opération de stock utilisée doit, en effet, être définie comme une opération de validation directe.

De plus, il vous faut vérifier que l’état de l’événement validé (pour GCOV et GCOVS) est bien renseigné.

La commande pourra être soldée uniquement si l’état de la commande est égal à l’état d’événement validé.

L’opération utilisée pour mettre à jour les stocks avec les reliquats sera donc l’opération de mise à jour normale du paramétrage donné par le paramètre OPESOL.

La réouverture d’une commande soldée fait passer l’état de la commande de « soldée » à « en cours ».

Attention

Pour les éditions et les traitements différés de validation et de génération d’évènement, on utilise en standard la vue VEDEVE qui a la particularité de ne pas utiliser les données complémentaires (optimisation des traitements). Si, toutefois, vous souhaitez travailler avec les données complémentaires, il suffit deparamétrer un écran lanceur et de le configurer à l’aide de la fonction UPLED pour y associer la vue VEDEVE_C.

Calcul du prix de vente

Le prix est calculé en fonction du tiers (le QUI) et le produit (le QUOI), en opérant de la sorte :

  • Prise en compte de la référence tarifaire de la fiche produit ainsi que du mode de tarification (standard, à barèmes, à colonnes, ...),
  • Prise en compte du tarif standard correspondant à la référence tarifaire (si elle est différente du code produit, sinon lecture sur base du code produit) dans la devise considérée et pour la période correspondant à la date d’application tarif des modalités de facturation (GCOV_3 ) ou à défaut, la date événement mentionnée dans l’en-tête de commande (GCOV_1 ),
  • Si le produit est tarifé par barèmes : recherche dans la fiche tiers du barème mentionné. S’il existe, application de ce barème, sinon, recherche dans la table BAP (fonction GBAV) du barème applicable en fonction du type de QUI et du type de QUOI. La recherche s’effectue en partant du niveau de QUI et QUOI le plus fin et en fonction des couples autorisés par le paramétrage effectué dans par la fonction GBAV .
  • Si le produit est tarifé par colonnes : recherche de la colonne à appliquer en fonction de la quantité commandée du poste de commande.
  • Chargement du Prix Unitaire Tarif avec le prix de vente ainsi obtenu et du prix de revient avec celui de la fiche tarif standard.
  • Recherche en fonction du QUI et du QUOI d’existence d’une condition tarifaire à appliquer sur ce produit pour ce contrat, pour ce tiers. et pour cette famille de tiers.

Conditions définies préalablement par la fonction GCTV :

• Chargement du type de remise, des taux de remise, du montant de la ristourne ou du prix brut selon que la condition s’applique en % ou en montant ristourne ou prix net.

• Recherche dans la table des taux de TVA du taux à appliquer en fonction du code de la fiche produit et de la position fiscale du tiers (voir documentation table des taux de TVA).

• Calcul du montant HT du poste de commande.

Imputation en stock

Si le produit du poste de commande est « géré en stock » (information enregistrée au niveau de la fiche produit) et que la fonction de commande gère automatiquement les stocks (paramétrage de l’événement), ACE gère automatiquement les stocks correspondants :

  • Recherche dans la fiche produit de la référence stock si elle existe sinon la référence stock est la référence du produit.
  • Recherche au niveau du paramétrage des événements s’il existe un mouvement de stock à lancer,
  • Lecture dans le paramétrage des opérations de stock de l’opération à effectuer (définie au préalable via la fonction GOSK ).
  • Recherche du dépôt à imputer : par ordre de priorité, le dépôt choisi est celui de la fiche produit (GART), sinon celui du tiers ou sinon le dépôt par défaut.
  • Si le produit est géré par lot, en standard : choix automatique du premier lot trouvé.
  • Contrôles et règles de gestion sur le mouvement de stocks avec la référence : dépôt, stock, lot.

Si un contrôle est bloquant, un message d’erreur s’inscrit au bas de l’écran et il vous faut modifier la quantité.

Lorsque tous les contrôles sont vérifiés, le mouvement de stock est effectué :

• Archivage du mouvement (consultation par COSK).

Pour chaque mouvement sont notés la référence complète en stock, les quantités, les dates effective et prévisionnelle, les valeurs des compteurs avant mouvement, le prix du mouvement et le PUMP avant, la ligne de commande ayant généré le mouvement.

• Mise à jour de la fiche stock :

Si le produit n’est pas géré par lot : mise à jour de la fiche stock dans le dépôt considéré (table DSK). Les compteurs sont affectés selon le paramétrage défini dans l’opération de stock appelée.

Si le produit est suivi par lot, la fiche lot est en plus mise à jour : compteurs.

Le PUMP et DPA sont mis à jour si l’opération déclenchée est paramétrée pour un recalcul du PUMP : ce calcul utilise le prix “ net ” du poste de commande.

Les nomenclatures

Il vous est possible de composer un produit, alors appelé ensemble, à partir de composants décrits eux-mêmes dans la base des produits.

Dans le cas où un poste de commande contient un produit composé, ACE crée automatiquement, après que le produit et la quantité ont été renseignés, un sous-poste de commande par élément de nomenclature. Bien que la nomenclature puisse être décrite sur plusieurs niveaux, ACE ne l’exploite qu’au premier niveau. Un message d’erreur apparaît dès qu’un des composants a lui même été décrit comme composé.

Chaque sous-poste généré mentionne un prix de revient et un prix de vente. La recherche du prix est non seulement réalisée au niveau de chaque composant mais aussi sur l’ensemble. Dans le cas où il n’y a pas égalité entre la somme des prix de composants et le prix de vente de l’ensemble, un message d’erreur vous invite alors à forcer comme prix de vente la somme des prix des composants (grâce au popup sur la zone quantité).

Il est également possible de modifier le composé (kit) généré, cela signifie qu’il est possible de rajouter ou modifier une ligne générée. Seul le recalcul du prix du kit n’est pas effectué dans cette version.

L’imputation en stock des nomenclatures s’effectue comme décrit précédemment sur chacun des composants suivis en stock et en fonction des quantités figurant dans la nomenclature.

Composants en stock

Lorsque vous passez une commande de vente (voir fonction GCOV) sur un produit géré en stock qui dispose d'une nomenclature (définie dans PRN), il est possible de connaître si les composants sont disponibles en stock même si ceux ci ne sont pas référencés dans les sous postes.

Cette fonctionnalité est très pratique dans les cycles de vente avec, par exemple, une fabrication sur commande.

Si cette fabrication est rapide, la disponibilité du produit fini dépend uniquement de la disponibilité de la matière première, on peut alors informer immédiatement le client lorsqu’il manque un ou plusieurs composants en stock.

Il est possible de restreindre cette recherche sur quelques types de produits, en positionnant le paramètre DISCMP.
Pour en savoir plus sur le paramétrage des fonctions, consultez la documentation "Le Configurateur Fonctionnel".

Si A1 est positionné à TYPPRO (pour type de produit), on peut renseigner les types de produits concernés dans le libellé du paramètre sous la forme /TYPE1/TYPE2/TYPE3/.

Sinon la fonctionnalité concerne tous les produits, A2 permet d'indiquer le type de nomenclature à utiliser.

Les avoirs (ou lignes d’avoir)

Deux types de postes d’avoirs sont gérés :

  • Avoir sur quantité avec retour de marchandise : la quantité de la ligne est négative, le prix est positif (mouvement de stock effectué automatiquement),
  • Avoir sur prix sans retour de marchandise : la quantité de la ligne est positive, le prix est négatif (aucun mouvement de stock).

Il est possible, dans un même événement, de saisir des postes de commande ainsi que des postes d’avoir. De la même façon, il est possible de paramétrer (grâce au configurateur fonctionnel), un nouvel événement, appelé « avoir », qui permettra de garder le détail des avoirs émis.

Information Export

Lors de la création d’un événement, la position fiscale et les informations de livraison sont automatiquement alimentées grâce à la connaissance du tiers. Elles peuvent être modifiées par la suite, pour l’événement concerné, à condition que les informations de la nouvelle adresse soient renseignées.

Lors de la création des lignes, les informations de livraison sont automatiquement propagées. Une recherche par QUI/QUOI, effectuée pour les dépôts, transporteur et transitaire, permet de mettre à jour les nouvelles données.

Création d'un tiers en saisie de commande

Il est possible de créer un tiers directement en création de commande. Cette possibilité ne peut être utilisée que dans les cas simples, où définir un nouveau tiers se résume à saisir des données relatives à son adresse (données postales, téléphone, ….).

Le principe est le suivant : lorsque la commande doit être saisie pour un nouveau tiers, il suffit d’utiliser un tiers modèle. Dès que le champ "référence externe" est validé, le système crée automatiquement un nouveau tiers par duplication du tiers modèle. Vous pouvez ensuite saisir les informations relatives à l'adresse du client en activant le popup « Modification Adresse ».

Cette fonctionnalité est pilotée par le paramètre VPC_03. D'autre part, la présence du paramètre NUMTIE est obligatoire.

Accès

La fonction GCOV s’articule autour de :

  • L’en-tête de la commande (GCOV_1 ),
  • Les postes de la commande (GCOV_1B ),
  • Les critères de sélection et de tri des éditions de portefeuille des commandes (GCOV_EDITE ), des postes du portefeuille des commandes (GCOV_EDEVP ) et des lignes (GCOV_EDEVL ).

Plusieurs menus et options vous sont proposés :

Menu / Option Fonctionnalité Ecran
Créer Création d’une nouvelle commande, GCOV_1
  Création de commandes par paquet (fonctionnalité activée par le paramètre VPC_01) GCOV_PAQ
Modifier Modification d’une commande existante, GCOV_1
Supprimer / Une à une Suppression immédiate d’une commande GCOV_1
Supprimer / Liste Suppression en temps différé d’une liste de commandes GCOV_EDITE
Visualiser Visualisation d’une commande, GCOV_1
Traiter / Valider / Une à une Validation immédiate d’une commande GCOV_1
Traiter / Valider / Liste Validation en temps différé d’une liste de commandes GCOV_EDITE
Traiter / Solder / Une à une Solde immédiat d’une commande GCOV_1
Traiter / Solder / Liste Solde en temps différé d’une liste de commandes GCOV_EDITE
Traiter / Solder / Poste Solde d’un ou plusieurs postes d’une commande GCOV_1
Traiter / Solder / Reliquat Solde en temps différé des reliquats de commande GCOV_EDITE
Traiter / Générer / Réponse AO Génération des réponses aux appels d’offres GCOV_GENER
Editer / Une à une Edition immédiate d’une commande GCOV_1
Editer / Commande Edition des accusés de réception des commandes, GCOV_EDITE
Editer / Liste Edition du portefeuille des commandes reprenant une commande par ligne (ou bloc). GCOV_EDITE
Editer. / Suivi Edition du suivi commercial des commandes GCOV_EDITE
Editer / Livrables Edition des commandes livrables GCOV_EDITE
Edite / En-têtes Edition des en-têtes de commandes GCOV_EDITE
Editer / Postes Edition des postes de commandes GCOV_EDEVP
Editer / Lignes Edition des lignes (cadences) des commandes GCOV_EDEVL
Editer / Autres simples   GEDT_EDIT
Editer / Autres étendues   GEDT_EDIT2

Les contrôles d’accès à une commande

Plusieurs fonctionnalités de gestion d’une commande vous sont offertes grâce au popup « Contrôle d’accès » :

  • Déblocage,
  • Dégel,
  • Gel,
  • Invalidation,
  • Réouverture de la commande.

Paramétrage

  Au niveau de la gestion des commandes, vous avez la possibilité :  
 
  • d'utiliser l'option Validation de la gestion des commandes avec un comportement identique à l'invalidation.
INVCDE
 
  • de bloquer la validation de la commande dès lors qu'un montant maximum de commande est atteint.
MCACDE
 
  • de définir les états d'une commande autorisés pour l'invalidation.
INVETA
 
  • de rendre le blocage d'événement non bloquant lorsque l'utilisateur est le même que celui qui a provoqué le blocage.
MBLBLO
 
  • de restreindre l’accès à la validation d'une commande à partir d'un certain montant (trop élevé par exemple) à des utilisateurs d’un niveau hiérarchique suffisant.
MTVALI