Généralités
Introduction
Un événement commercial est un élément d’un flux, une étape reliant un tiers et des produits. Il peut s’agir, par exemple, d’un devis, d’une commande, d’un ordre de fabrication, d’une livraison, d’une facture, …
Tout événement commercial, constitué principalement d’une en-tête et de postes, comporte au minimum :
- un tiers,
- des produits : des quantités, des prix,
- des dates,
- un statut,
- un type.
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Pour en savoir plus sur la gestion des dates, et notamment sur les principales règles de gestion et les algorithmes appliqués pour calculer et alimenter les dates d’événement, de livraison, d’expédition et de confirmation sur les commandes, livraisons, factures et lors du réapprovisionnement., consultez la documentation de référence « Gestion des dates dans ACE |
Un flux ou cycle correspond à un ensemble d’événements commerciaux qui se succèdent logiquement pour une activité donnée. Une activité de l’entreprise peut être composée de plusieurs flux.
Un flux dans une entreprise peut être de trois types : administratif, physique ou financier :
- le cycle administratif, de l’enchaînement des différentes procédures et documents nécessaires pour une activité de l’entreprise,
- le cycle physique, de décrire les mouvements de la matière ou de la marchandise,
- le cycle financier, de suivre les différents impacts d’une activité sur la comptabilité et la trésorerie de l’entreprise.
Définir un flux c’est :
- identifier les différents documents ou événements qui ponctuent ce flux,
- contrôler pour chacun les états ou statuts de son évolution,
- analyser l’ensemble des contrôles qui permettent de faire progresser le document et/ou l’événement à l’étape suivante,
- décrire l’impact immédiat et/ou prévisionnel des événements sur le stock (approvisionnement)
- définir l’impact financier (notion d’encours financiers),
- décider d’analyser ou non statistiquement le flux à cette étape et fournir les données nécessaires au pilotage de l’entreprise,
- vérifier que les données de base comportent tout ce qui est nécessaire pour créer, gérer, provoquer le document et/ou l’événement.
Dans ACE , il est possible de modéliser les flux administratifs, en impactant en parallèle les flux physiques, et à certaines étapes, financiers.
L’événement commercial
Les événements commerciaux sont des objets qui servent à modéliser les flux de l’entreprise. Sur ces événements, est propagé un grand nombre d’informations issues des données de base :
une EN-TETE : elle comporte les informations communes et relatives au tiers : conditions de facturation, de livraison, transporteur associé, référence externe de la commande, appartenance à un contrat de vente, imputations analytiques et commerciales, date de création, de livraison prévue, commentaires libres, ...
des POSTES : chaque poste concerne un produit et comporte des informations telles que la quantité, le libellé complémentaire, le détail du prix (Prix à l’unité hors remise, remises, TVA, prix de revient...),...
Le poste se décomposesoit en lignes, soit en sous-postes.
des LIGNES : dans le cas où le poste de commande est cadencé, il existe pour un poste de commande déterminé autant de lignes que de cadences. Une ligne comprend : date de livraison prévue, adresse de livraison prévue, dépôt lot affecté, quantité livrée et commandée, transporteur, mode de transport, nombre de colis ... Le nombre maximal de lignes est de 999 lignes pour la même commande.
des SOUS-POSTES : la notion de sous-poste est utilisée dans le cas de produits composés : composant, quantité, TVA, unité, détail du prix, libellé complémentaire, ...
des COMMENTAIRES : ils peuvent être liés soit à l’en-tête de commande, soit à chaque poste de commande (10 lignes de 40 caractères).
Les frais sont un ensemble d’informations relatives à la valorisation de l’événement : nature de frais (port, emballage, …) et montant des frais.
Un événement est un objet caractérisé par des attributs :
- son code action : achat (A), vente (V)
- son type : commande, stage, mûrissement, facture, ordre de fabrication, …
- son état : créé (C), validé (V), annulé (A), soldé (S), en litige (X), …
- sa catégorie : transport (T), achat de marchandises (AM), biens et services (BS), …
- son numéro : attribué lors de la création de l’événement soit par l’utilisateur, soit par le système.
A cela, il est possible d’ajouter :
- son événement origine : c’est l’événement qui le précède directement dans le flux,
- son événement source : c’est l’événement qui est le premier du flux.
Les valeurs des attributs (code action, type d’événement, …), considérées dans leur ensemble, reflètent l’état dans lequel se trouve l’objet événement à un instant donné.
L’état de notre événement correspond à une situation stable pendant la vie de l’événement durant laquelle il satisfait à une condition, exécute une tâche (qui dure), ou attend une action.
C’est le contexte de la société qui va donner un sens aux attributs de l’événement.
Exemples :
| Commande à l ‘état C (créée) | Commande à l’état V (validée) |
| La commande est créée, puis validée par l’opératrice quand elle a fini sa saisie. | Une commande validée veut dire qu’elle a été entièrement saisie, donc qu’elle peut être exploitée. |
| A réception d’une commande du client , celle-ci est saisie et envoyée au laboratoire technique pour vérifier sa faisabilité. | Quand le laboratoire est sûr de pouvoir réaliser la commande, il valide celle-ci. |
| Les commandes sont saisies à la volée par des opératrices | Une responsable vérifie les commandes, et les valide. A ce moment, la commande du client, devient exploitable. |
Les moteurs d’événement
Un moteur d’événement est un programme (un « exécutable ») qui permet de gérer des événements.
Les trois principaux moteurs (gcov.exe, gblv.exe et gbfa.exe) sont utilisés de manière symétrique pour l’achat et la vente. En effet, il est possible de créer plusieurs fonctions utilisant le même exécutable. Ainsi, pour exemple, les fonctions GCOA (commandes d’achat) et GCOV (commandes de vente) peuvent utiliser l’exécutable « gcov.exe ».
La prise de commande : les fonctions basées sur l’exécutable GCOV vous permettent de saisir des commandes, des demandes internes, des ordres,…
La livraison : les fonctions basées sur l’exécutable GBLV vous permettent de saisir des livraisons, des réceptions, des transferts, …
La facturation : la fonction basées sur l’exécutable GBFA vous permettent de saisir des factures, des avoirs, des cessions internes, …
Même s’ils possèdent des comportements fonctionnels différents, ces moteurs permettent tous :
- d’impacter les stocks,
- de procéder à un certain nombre de contrôles (ex. : financier, …),
- de créer un événement,
- de faire changer cet événement d’état,
- de le supprimer,
- de le modifier, …
ACE ne gère pas par défaut le dépassement de quantité lorsque l'on saisit une quantité négative sur les événements.
Deux solutions s'offrent à vous :
- interdire le dépassement de quantité (GPEV Dépassement autorisé à 'N')
- Gérer les quantités en positif et créer des opérations de stock négatives.
Numéro d’événement sur 9 caractères
Par défaut, le numéro d’événement peut contenir jusqu’à 7 caractères. Il vous est cependant possible d’utiliser un numéro d’événement pouvant contenir jusqu’à 9 caractères, en création d’événement (en Client/Serveur ou par le mode web, en intéractif comme en différé), lors de la génération des factures
L’utilisation du numéro d’événement de 9 caractères au niveau des différents écrans se réalise par simple paramétrage du champ concerné (Voir fonction PECR).
