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La gestion de la contremarque consiste à générer automatiquement une commande d’achat à partir d’une commande client qui lui correspond. Il est ainsi possible, par ce biais, de réapprovisionner des produits pour un besoin client particulier (ce client peut être en compte ou anonyme, et par conséquent posséder une adresse de livraison finale qui soit une adresse référencée ou une adresse spécifique à la commande). La commande de vente et la commande d’achat sont donc étroitement liées car c’est la réception de la marchandise qui permet de livrer le client.
ACE gère deux types de contremarque :
La gestion de la contremarque peut être personnalisée, selon les processus en vigueur dans votre entreprise, grâce à l’activation ou non des paramètres suivants (liste non exhaustive) :
| FILCM2 | Paramétrage des contremarques (suite) |
| FILCMQ | Paramétrage des contremarques |
| FILEPH | Gestion des produits de contremarque avec les filières logistiques |
| FILSUI | Suivi d’événement en mode filière logistique |
| FILTYP | Typologie des filières pouvant être utilisées |
| MAJORI | Mise à jour de l’origine d’un événement |
| MAJEVP | Particularités de la mise à jour de poste d’événement |
Les produits en contremarque sont livrés au client par un tiers interne (magasin ou dépôt). La marchandise est d’abord livrée à un point d’expédition (magasin ou dépôt) puis ensuite :
Voici la liste des étapes effectuées lors d’un cycle de contremarque standard :
La saisie d’une commande de vente, contenant des produits contremarqués, ne diffère pas du processus classique. Seule la saisie des postes varie puisque vous devez renseigner, pour chaque produit contremarqué, une filière logistique et un fournisseur.
Attention !
Les commandes comptoirs et les devis ne sont pas concernés par la gestion de la contremarque (pour les devis, c’est sur la commande issue du devis que devront être précisés le fournisseur et la filière des produits contremarqués).
A l’intérieur d’une même commande de vente, il peut y avoir :
L’écran de saisie des postes de la commande se présente ainsi :
Pour commander un produit en contremarque, cochez obligatoirement l’option Ctrem. Renseignez les 2 informations suivantes :
Filière : cette colonne s’affiche uniquement lorsque la gestion de la contremarque est active (paramètre FILCMQ). Une filière logistique est affectée par défaut. Vous pouvez cependant la modifier en en sélectionnant une autre dans la liste de choix. La filière choisie doit être active, posséder un type de filière égal à « Commande » ou « Contremarque ».
Fournisseur contremarque : cette colonne s’affiche uniquement lorsque la gestion de la contremarque est active. Un fournisseur est affecté par défaut. Vous pouvez cependant le modifier, s’il ne convient pas, en sélectionnant un autre type de tiers et tiers dans les listes de choix. Le type de tiers est obligatoirement un fournisseur ou un dépôt. Vous pouvez renseigner le tiers soit en saisissant son code, soit en le sélectionnant à partir d’une liste d’aide, accessible en cliquant sur l’icône Loupe. Si une filière a été renseignée, seuls les fournisseurs présents dans la filière sont affichés dans la recherche multicritère.
Les informations du poste en contremarque sont alors impactées :
Qté : une info-bulle indique la quantité en contremarque reçue par le fournisseur et la quantité déjà livrée au client.
Expédition : la date d’expédition est modifiée en fonction des délais paramétrés pour la filière logistique choisie.
Livraison : la date de livraison est calculée en fonction de la nouvelle date d’expédition.
Dépôt : dans le cas d’une contremarque standard (livraison effectuée par un tiers interne), le dépôt est initialisé avec le dernier tiers « Livrer_à » de la filière à condition que :
Selon le paramétrage, au moment de la prise de commande, le contrôle d’existence du produit dans la filière est désactivé s’il s’agit d’un produit éphémère. De plus, les produits éphémères ne sont pas rattachés automatiquement aux filières même si la filière est en rattachement automatique. Ceci concerne :
Une fois la commande de vente créée, elle doit être validée.
Sur paramétrage (option M2 du paramètre FILCMQ), le système met à jour les stocks avec une opération dédiée à la gestion des contremarques standard afin de ne pas déclencher de contrôle du disponible pour les produits qui vont faire l’objet d’une commande de contremarque (= achat).
Attention !
Une commande de vente ayant des postes en contremarque peut être invalidée si nécessaire. Toutefois, un poste de commande ayant fait l’objet d’une contremarque ne peut ni être supprimé, ni modifié. Un message d’alerte vous informe alors que la commande d’achat a déjà été générée pour ce poste.
On appelle « commande de contremarque » la commande d’achat établie à partir de la commande de vente qui lui correspond.
Une fois les commandes de vente validées, vous devez exécuter un traitement qui va générer automatiquement les commandes d’achat correspondant aux postes de contremarque des commandes de vente. Le batch récupère tous les postes de commandes de vente qui font référence à la fois à une filière et à un fournisseur (conditions obligatoires pour qu’un poste soit en contremarque).
Le système génère une commande différente par filière/fournisseur/client.
Note : les commandes de contremarque standard sont distinguées par l’indicateur « S ». Celui-ci sera utilisé par le système lors de la génération des réceptions pour conditionner les traitements à appliquer selon qu’il s’agisse d’une contremarque directe ou non.
Le batch s’exécute immédiatement et génère les commandes d’achat correspondantes.
La gestion des commandes de contremarque est identique à celles des commandes « standard », après génération (validation, suppression, etc.). Elles sont soumises aux mêmes règles que les autres.
Afin de les réceptionner, vous devez obligatoirement les valider.
La commande d’achat est validée.
Pour mettre à jour les quantités (achat et vente), vous devez enregistrer la réception des produits en contremarque. La validation de la dernière réception de la filière vient pointer la commande de vente (avec mémorisation de la quantité en contremarque reçue) afin de permettre la génération de la livraison client.
Au niveau de la mise à jour des stocks, il est possible d’utiliser une opération de stock différente afin de pouvoir incrémenter un compteur dédié « Réservé pour contremarques » (paramètre FILCMQ).
Attention !
Les commandes de contremarque directe sont exclues du traitement standard de génération des réceptions.
La réception des produits ayant été faite, vous pouvez à présent livrer les clients ayant passé commande. Pour cela, vous devez générer les livraisons des clients. Notez que le reste à livrer correspond à la quantité en contremarque réceptionnée, même si la quantité réceptionnée du fournisseur est supérieure à la quantité commandée par le client. Charge à l’utilisateur de confirmer ou non ce surplus.
Attention !
Lorsqu’une commande d’achat initiale ne peut être honorée (non livraison d’un produit, non livraison des reliquats), la commande de vente ne pourra pas être livrée.
Cette étape, standard et obligatoire, vous permet de valider les livraisons client afin de pouvoir générer ultérieurement les factures correspondantes. Si l’origine du poste de livraison est un poste de commande indiqué « Contremarque standard », il est possible d’utiliser une opération de stock différente afin de pouvoir décrémenter un compteur « Réservé pour contremarques ».
La livraison client est validée.
Le processus de facturation des clients est standard, dans le cadre de la gestion de la contremarque.
La facturation client est générée.
Le processus de facturation des fournisseurs est standard, dans le cadre de la gestion de la contremarque.
La facturation fournisseur est générée.
Les produits en contremarque sont livrés directement au client, par le fournisseur. La marchandise est dans ce cas :
Attention !
Aucun stock (réservé client, encours d’approvisionnement et stock physique) n’est mis à jour par les événements qui font référence à une contremarque directe.
Les filières logistiques, créées dans le portail I_FILIERE_F et utilisées pour gérer les contremarques directes se définissent comme des filières d’achat normales. C’est le type de la filière qui détermine s’il y a gestion des contremarques directes (livraison directe du client par le fournisseur). Ces filières ne pourront pas être utilisées pour des commandes d’achat classiques.
Dans le cas, d’une contremarque directe, le dernier tiers « Livrer_à » de la filière est un dépôt ou un magasin (mais pas un client). Il représente l’entité pour laquelle seront générées la réception et éventuellement la facture.
Il y a donc trois étapes de paramétrage à effectuer :
Cette opération consiste à définir un nouveau type de filière pour gérer les contremarques directes.
Exemple :
Il s’agit de définir un nouveau modèle de filière dédié aux filières de contremarque directe. Il aura comme caractéristiques :
Exemple :
Maintenant que le modèle existe :
Exemple :
Définissez à présent les filières logistiques nécessaires.
Voici la liste des étapes effectuées lors d’un cycle de contremarque directe :
La saisie de la commande de vente en contremarque ne diffère pas du processus standard. Seule la saisie des postes varie puisque vous devez renseigner, pour chaque produit contremarqué, une filière logistique et un fournisseur.
Attention !
Les commandes comptoirs et les devis ne sont pas concernés par la gestion de la contremarque (pour les devis, c’est sur la commande issue du devis que doivent être précisés le fournisseur et la filière sur les produits contremarqués).
A l’intérieur d’une même commande de vente, il peut y avoir :
L’écran de saisie des postes de la commande se présente ainsi :
Pour commander un produit en contremarque, cochez obligatoirement l’option Ctrem. Renseignez les 2 informations suivantes :
Filière : cette colonne s’affiche uniquement lorsque la gestion de la contremarque est active (paramètre FILCMQ). Une filière logistique est affectée par défaut. Vous pouvez cependant la modifier en en sélectionnant une autre dans la liste de choix. La filière choisie doit être active, posséder un type de filière égal à « Commande » ou « Contremarque ».
Fournisseur contremarque : cette colonne s’affiche uniquement lorsque la gestion de la contremarque est active. Un fournisseur est affecté par défaut. Vous pouvez cependant le modifier, s’il ne convient pas, en sélectionnant un autre type de tiers et tiers dans les listes de choix. Le type de tiers est obligatoirement un fournisseur ou un dépôt. Vous pouvez renseigner le tiers soit en saisissant son code, soit en le sélectionnant à partir d’une liste d’aide, accessible en cliquant sur l’icône Loupe. Si une filière a été renseignée, seuls les fournisseurs présents dans la filière sont affichés dans la recherche multicritère.
Les informations suivantes du poste en contremarque sont alors impactées :
Qté : une info-bulle indique la quantité en contremarque reçue par le fournisseur et la quantité déjà livrée au client.
Expédition : la date d’expédition est modifiée en fonction des délais paramétrés pour la filière logistique choisie.
Livraison : la date de livraison est calculée en fonction de la nouvelle date d’expédition.
Dépôt : pour une filière de contremarque directe, le dépôt de la ligne de commande n’est pas précisé afin de ne pas mettre à jour le réservé client.
Selon le paramétrage :
Une fois la commande de vente créée, elle doit être validée.
Attention !
Une commande de vente ayant des postes en contremarque peut être invalidée si nécessaire. Toutefois, tout poste de commande ayant fait l’objet d’une contremarque ne peut ni être supprimé, ni modifié. Un message d’alerte vous informe alors que la commande d’achat a déjà été générée pour ce poste.
On appelle « commande de contremarque » la commande d’achat établie à partir de la commande de vente qui lui correspond.
Une fois les commandes de vente validées, vous devez exécuter un traitement qui va générer automatiquement les commandes d’achat correspondant aux postes de contremarque saisis dans les commandes de vente. Ce batch récupère tous les postes de commandes de vente qui font référence à la fois à une filière et à un fournisseur (conditions obligatoires pour qu’un poste soit en contremarque).
Le traitement génère une commande d’achat différente par filière/fournisseur/client/adresse de livraison du client.
Note : les commandes de contremarque directe sont distinguées par un indicateur « D ». Celui-ci sera utilisé par le système lors de la génération des réceptions pour conditionner les traitements à appliquer selon qu’il s’agisse d’une contremarque directe ou non.
Attention !
Dans le cas d’une livraison directe par le fournisseur, les encours d’approvisionnement des produits ne sont pas modifiés.
Le batch s’exécute immédiatement et génère les commandes d’achat correspondantes. Pour chacune d’elles, sont propagés sur l’entête et les lignes :
La gestion des commandes de contremarque est identique à celles des commandes d’achat classiques, après génération (validation, suppression, etc.). Elles sont soumises aux mêmes règles que les autres.
La validation vient annuler le reste à recevoir de la commande afin de bloquer la réception fournisseur. Ce reste à recevoir sera mis à jour lors de la validation de la livraison client.
La commande d’achat est validée.
Dans la mesure où la contremarque est directe, la livraison (fictive) est faite par :
Ces livraisons fictives, intégrées dans ACE, sont identifiées par un code catégorie particulier (A2 : Livraison contremarques).
Attention !
Lorsqu’une commande d’achat initiale ne peut être honorée (non livraison d’un produit, non livraison des reliquats), la commande de vente ne pourra pas être livrée.
Cette étape, standard et obligatoire, vous permet de valider les livraisons client afin de pouvoir générer ultérieurement les factures correspondantes. Cette opération met à jour le reste à recevoir sur la commande d’achat afin de libérer les produits livrés (postes) au client pour générer la réception fictive.
Selon les options du paramètre FILCM2, il est possible d’effectuer des contrôles lors de la validation pour interdire aux utilisateurs de :
La livraison client est validée.
Le processus de facturation des clients est standard, dans le cadre de la gestion de la contremarque.
La facturation client est générée.
Pour mettre à jour les quantités (achat et vente), vous devez enregistrer dans le système la réception des produits en contremarque.
Attention !
Les réceptions fictives sont créées par batch uniquement.
Le processus de facturation des fournisseurs est standard, dans le cadre de la gestion de la contremarque.
La facturation fournisseur est générée.