Le contrôle budgétaire

Introduction

Outre toute l'administration de la comptabilité analytique, ACE offre la possibilité de gérer le contrôle budgétaire.

La comptabilité analytique est un instrument à usage interne tourné vers la gestion de sous-ensembles distincts dans l'activité de l'entreprise. Il s'agit aussi très souvent d’un contrôle a posteriori. L'entreprise est considérée comme un assemblage complexe de moyens, de techniques, de responsabilités. Il ne s'agit plus de savoir si telle charge correspond à une facture payée à tel tiers, mais de déterminer quelle part de cette charge peut être attribuée à tel produit ou à telle activité, à tel sous-ensemble de l'entreprise, usine, atelier, machine, poste de travail, ou à tel responsable.

Les coûts calculés par la comptabilité analytique ont quatre usages :

justifier les prix de vente,
fournir des indicateurs de contrôle,
évaluer les biens et services,
donner des éléments chiffrés permettant d’orienter la stratégie de l’entreprise.

La comptabilité analytique offre plusieurs possibilités essentielles :

passer, à partir de n'importe quel événement de gestion commerciale, des opérations diverses (OD) analytiques distinctes de l'imputation comptable classique (dans des couches extra-comptables),
effectuer une imputation analytique des frais comme de la remise globale,
choisir l'axe ou les axes analytiques sur lesquels sera effectuée l'imputation analytique,
éclater, pour un axe analytique donné, un même montant sur plusieurs combinaisons analytiques.

Les structures budgétaires peuvent être personnalisées par l'utilisateur et doivent être définies selon l'ordre logique suivant :

création des suivis budgétaires (modalités de mise en œuvre de la saisie des budgets),
description des clés de répartition budgétaire,
saisie du budget initial (une fonctionnalité de copie accélère la saisie des budgets),
ouverture d'une révision budgétaire (étape facultative),
révision (ou actualisation) des budgets (étape facultative).

Pour appréhender la manière d’élaborer vos budgets, consultez la documentation de référence « L’élaboration budgétaire (F_BUD_F) ».

Pour mettre en œuvre le contrôle budgétaire, consultez la documentation de référence "Mise en œuvre du contrôle budgétaire".

Il est possible d’intégrer des budgets par l’intégrateur Finance (P_2ITF)

Principes

La gestion analytique permet le suivi et le contrôle de l’activité par plans analytique de destination (plans analysés), avec, pour chacun, un détail par nature ou rubrique.

L’association d’un plan de destination et d’un « plan nature » représente une comptabilité analytique complète et indépendante.

Le suivi analytique peut être effectué aussi bien en montant qu’en quantité en y intégrant une gestion d’unité d’œuvre pour chaque élément du suivi.

La comptabilité analytique est basée sur :

Les axes analytiques (voir écran de c réation des axes analytiques P_5ENV_10 )
Un axe analytique est le regroupement d’entités homogènes dans l’analyse et le contrôle de gestion. Il est caractérisé par un plan nature (ou rubriques) qui lui est associé ainsi que par un plan destination qui est désigné en tant que « plan principal » de l’axe.

Sous réserve de compatibilité avec le plan nature, un axe peut intégrer de un à trois plans dits « secondaires ». Dans ce cas, en complément des analyses individuelles pour chaque plan, cette intégration de plans secondaires permet des analyses croisées entre tous les plans d’un même axe.
Les plans analytiques
- Les plans destination
  Un plan destination est constitué de tous les codes d’imputations possibles pour un plan « à analyser » donné. Chaque plan peut être ou non associé avec chacun des comptes du plan comptable. Cette association plan comptable - plan analytique ainsi que les liens relationnels entre les éléments de base sont définis au travers d’une notion de contrôles par couples.
- Les plans natures
  Un plan nature est constitué de toutes les entités (natures-rubriques) élémentaires d’analyse et de suivi, valables pour chacun des éléments du ou des plans destination qui lui sont associés.
  
  Pour un axe analytique donné, le plan nature est obligatoire et unique. Une nature ou rubrique peut être spécifique d’un compte comptable ou être commune à plusieurs comptes. De même, un compte peut être, à la saisie, ventilé sur plusieurs natures. Une nature ou rubrique peut être également extra-comptable et faire l’objet d’alimentation hors saisie comptable.
- Les hiérarchies analytiques
  Une hiérarchie analytique est toujours rattachée à un plan. Elle définit tous les niveaux de regroupements et de totalisations dans un environnement donné (structurel, hiérarchique, géographique, simulation…). Elle se caractérise par des liens uniques du type fils-père suivant une structure à neuf niveaux, le niveau zéro étant les codes d’imputations élémentaires du plan considéré. Chaque plan analytique peut être associé à un ou plusieurs modèles de hiérarchie.
  
  La gestion de cette imputation analytique s'effectue par les écrans GCOV_ANA et GCOV_ANAD.
  
  Pour personnaliser la gestion analytique à vos spécificités, il suffit d’utiliser la fonction GIAE et le paramètre GESANA.
  
  La comptabilité analytique est associée à la comptabilité générale grâce à la nature d'imputation « FAC » (à définir dans la fonction GTNIA).
  
  Pour les OD analytiques, la nature d'imputation n'a pas d'importance.

Paramétrage

Paramètre	Comportement
GENANA	Lorsque ce paramètre est positionné avec N2=1, la comptabilité analytique n'est pas propagée.
GENFAC	De manière standard, l'imputation analytique s'effectue à partir de la commande. Ce paramètre permet de gérer l'imputation analytique à partir de la réception.
AXEANA	On peut mettre à jour plusieurs axes analytiques. Le montant à imputer sur chaque axe est calculé à partir du montant du poste et un pourcentage d'imputation (le pourcentage d'imputation est récupéré par QUI/QUOI en même temps que le guide analytique). Sur un même axe, on peut répartir le montant à imputer sur plusieurs combinaisons analytiques. Ce paramètre permet d'éclater un même montant à imputer sur plusieurs axes. Il est inactif sur des natures d'imputation de type engagement ou désengagement et sur la nature d'imputation FAC.
CTRANA	Permet de contrôler certains éléments de l’imputation analytique.
P_CBDP	Paramètre utilisé pour personnaliser le contrôle budgétaire à effectuer et donc à placer dans le paramétrage des fonctions qui génèrent les écritures comptables (validation de commande, de livraison et de facture).
P_CBNI	Paramètre utilisé pour effectuer le contrôle budgétaire (écran P_5VIS_70). Il permet de déterminer le niveau du budget à prendre en compte (initial, révisé, …).
P_CBVI	Paramètre utilisé pour alimenter les colonnes « réalisé » et « engagé » (N1 et N2 obligatoire). (écran P_5VIS_70).

Tables utilisées

Les imputations analytiques sont stockées dans les tables EVYE (en-tête) et EVYD (détail).

Table EVYE

Par nature d'imputation, on trouve un élément dans la table EVYE qui donne le guide analytique et le pourcentage d'imputation qui permettra de calculer le montant à imputer à partir du montant du poste.

L'écran GCOV_ANA permet de gérer la liste des natures d'imputation d'un poste d'événement.

Table EVYD

Associé à chaque élément EVYE, on trouve dans la table EVYD, autant d'enregistrement qu'il y a d'axes analytiques à mettre à jour.

A noter que, manuellement, on peut venir éclater un axe sur plusieurs combinaisons analytiques différentes.

L'écran GCOV_ANAD permet de gérer le détail analytique d'une nature d'imputation tout axe confondu : dans cet écran, sont présentées, en liste, toutes les combinaisons analytiques de tous les axes.

Règles de mise à jour

Signification des champs de tables :

EVYE	qtecde	Quantité exprimée en UV
	prxvdu	Prix en devises pour une UV
	numeve_eng	N° d’événement ayant généré l'engagement
	totdeg	Total désengagé en quantité
EVYD	monteng	Montant de l'engagement
	montdeng	Montant désengagé