L’Export

ACE IMPORT/EXPORT apporte un ensemble de fonctionnalités permettant de mieux répondre aux besoins des entreprises qui exportent ou importent, notamment :

Les contraintes du crédit documentaire

L’ensemble des documents émis par l’expéditeur doit être conforme à la virgule près aux documents émis par la banque qui valide le crédit documentaire. Dans ce cadre, les fonctions proposées permettent :

• La déclaration au niveau d’une commande, des libellés et mentions au titre du crédit documentaire. Il est par exemple possible de modifier un libellé article ou encore un nom de société.
• L’association à la commande de toutes les mentions légales et administratives qui doivent apparaître dans les document d’expédition et de facturation. Cette association fait appel à une base de textes pré enregistrés. Ils sont affectés automatiquement selon le contexte de la commande – pays d’origine, de destination, matériels concernés, … -. Selon les mentions du crédit documentaire, d’autres textes peuvent être saisis ponctuellement.
• L’identification de tous les intermédiaires du flux logistique et financier, tels que les transitaires, transporteurs, compagnies maritimes et aériennes et banques – jusqu’à 5 dans un crédit documentaire complexe -.
• Le suivi administratif du dossier documentaire : date d’ouverture, limite de validité, statut, …

L’édition des documents associés à la chaîne administrative et logistique - commande, livraison, facture - prend en compte toutes ces informations, notamment les éléments correctifs et textes associés afin de refléter exactement les termes du crédit documentaire , tout en respectant le référentiel de l’entreprise. Ainsi, le bordereau de préparation est émis avec les libellés articles internes, le bordereau de livraison et la facture contiennent les libellés éventuellement modifiés.

Le suivi administratif des flux logistiques

Plusieurs informations sont prévues, relatives au flux logistique (par exemple : port d’embarquement, nom du bateau ou n° de vol, bureau de dédouanement, entrepôt de transit, date et heure de départ, d’arrivée, etc.).

Ces rubriques permettent une meilleure traçabilité sur l’acheminement des marchandises et l’établissement des déclarations légales liées aux échanges internationaux.

Les fonctions en synthèse :

Gérer le crédit documentaire :

• Dossiers documentaires,
• Guides de textes et mentions prédéfinies,
• Conditions de règlement et guides de règlement,
• Colisage prévisionnel,
• Edition circonstanciée des informations

• Associer un dossier documentaire à la commande,

• Gérer les informations d’expédition et de transit :
• Extension de l’incoterm,
• Données de traçabilité des marchandises,
• Colisage et "surcolisage" (containers),
• Marquage des mentions déclaratives sur étiquettes,
• Mentions liées aux déclarations : DEB, EX1, …,

Edition circonstanciée des informations.

Le crédit documentaire

Suite à une prise de commande, la demande de crédit documentaire est faite via une édition pro forma. En retour, l’organisme de crédit donne son accord via un document qui reprend les informations du pro forma, mais le plus souvent avec des erreurs diverses de recopie, ou l’ajout de mentions particulières. Selon la nature des erreurs, il est nécessaire ou non de formuler une réclamation.

Dans tous les cas, il est impératif sous peine de rupture du crédit, que les documents de livraison et de facturation reprennent à l’orthographe près, les mentions présentes dans le document retourné par l’organisme de crédit.

Les mentions ajoutées dépendent de l’organisme et du pays de destination. Elles sont soit en en-tête soit au niveau des lignes de commande. Il est également possible que toutes les lignes de commandes ne soient pas mentionnées, regroupées en un libellé générique.

Les guides de textes libres

Pour compléter le crédit documentaire, il faut pouvoir associer du texte libre à toutes les entités de l’événement (entête, poste, sous poste et lignes). Ce texte libre peut être commun à plusieurs commandes et pour faciliter la saisie, il faut mettre en place des guides de texte qui pourront être traduits et associés à des documents.

Les conditions de réglements

Une demande de crédit documentaire nécessite la connaissance des informations de règlement suivantes :

• Mode de règlement
• Termes de règlement : délai, départ, quantième
• RIB de la société
• Commentaires
• Coordonnées des banques et comptes intervenants dans le crédit : désignée, émettrice et autres.

Les informations nécessaires

Au niveau de l’adresse du client :

• Position fiscale
• Dépôt serveur
• Mode de transport
• Transporteur : avec affectation automatique lors de la prise de commande
• Mode de livraison (Incoterm)
• Extension de l’incoterm : avec affectation automatique lors de la prise de commande.
• Transitaire : avec affectation automatique lors de la prise de commande.

Ces travaux vont aussi permettre :

• Mise à la norme postale des adresses
• Plusieurs contacts par clients

Au niveau du client :

• Transitaire : avec affectation automatique

Au niveau du produit : les informations servant aux déclarations (DEB, EX1, …)

• Nomenclature douanière avec table de codification
• Pays d’origine

Au niveau de l’événement :

• Numéro de dossier documentaire,
• Guide de règlement,
• Transitaire
• Nom du bateau ou n° de vol
• Compagnie
• N° de document de transport (LTA)
• Date et heure de départ
• Date et heure d’arrivée

Au niveau du poste d’événement :

• Pays d’origine
• Type de poste

Au niveau du sous poste d’événement :

• Pays d’origine
• Type de poste

Au niveau de la ligne d’événement :

• Transitaire
• Nom du bateau ou n° de vol
• Compagnie
• N° de document de transport (LTA)
• Date et heure de départ
• Date et heure d’arrivée
• Extension de l’incoterm.

Crédit documentaire (CREDOC)

DEB

EX1

LTA

Cette donnée, associée au tiers quelle que soit son adresse, est saisie au niveau de la fiche Tiers (écran GTIE_1) après la donnée transporteur. Le type de tiers transitaire est déterminé par le paramètre TYPTRS (valeur par défautTRS).

Le tiers transitaire apparaît au niveau des modalités de livraison (écrans GCOV_4 et GCOV_24 ) et dans les critères d’éclatement pour la génération des bons de livraison (écran GBLV_GENE2).

Les données suivantes directement liées au module export sont intégrées à la structure adresse (écran GTIE_3).

Il est possible, dans l’écran GTIE_CTC, de :

• de définir plusieurs contacts par adresse avec une codification des fonctions table (TIC ),
• de compléter les informations du contact.

Un programme de reprise automatique est effectué grâce au configurateur fonctionnel (GPEV) :

• Mise à jour des nouvelles données de l’adresse en fonction des anciennes,
• Création du contact principal de l’adresse dans la nouvelle table TIC ,

Pour effectuer une migration en douceur, il faudra gérer pendant un certain temps la redondance des informations surtout pour la partie édition. En conséquence, les sous programmes d’accès feront les actions suivantes :

• Mise à jour des anciennes informations en fonction des nouvelles (avec troncature),
• Mise à jour des anciennes informations du contact par les données du contact principal de la table TIC ,

Pour les éditions, il est possible de faire apparaître les données de plusieurs adresses pour un même événement ou pour n’importe quelle édition. Afin de ne pas multiplier les champs dans les différents blocs concernés, il faut implémenter une routine plus générale de type procédure :

• IADC pour récupérer l’adresse complète.
• IADD pour récupérer le détail d’une donnée de l’adresse,
• IRIB pour récupérer le détail des informations du RIB .

Le pays d’origine est associé à l’article (écran GART_2). Il est utilisé pour la déclaration intrastat.

La saisie des articles est contrôlée grâce à la table des codes douaniers (fonction SDOU).

Ce contrôle intervient lors de la saisie dans l’écran principal de l’article (GART_1) et dans l’écran de gestion de la déclaration d’échange de biens (GTVI_2).

La valeur du pays d’origine de l’article peut être initialisée grâce au paramètre NOMDOU .

Le chargement de la déclaration d’échanges de biens tient compte du pays d’origine qui peut être associé au poste d’événement.

D’autre part, il est possible de gérer le déclenchement d’une deuxième ligne pour traiter correctement le cas des avoirs avec retour de marchandises.

La déclaration d’échanges de biens (intrastat) peut être alimentée soit à partir des postes soit à partir des sous postes pour les articles composées. Pour calculer la valeur fiscale, si le prix du composé n’est pas égal à la somme des prix des composants, on utilise la règle du prorata en fonction du prix de vente ou du prix de revient des composants.

Une donnée (type de poste), qui apparaît au niveau des postes (écran GCOV_2) et des sous postes, est utilisée lors du chargement de la déclaration d’échange de biens. Cette information est définie dans la table des natures et des transactions (NTR).

• Si cette information est renseignée, elle sera d’abord utilisée pour rechercher la nature et la transaction du mouvement,
• Si celle ci n’est pas renseignée, on utilisera comme actuellement le type d’événement pour rechercher les valeurs.

• La valeur statistique est calculée à partir de la valeur fiscale et d’une formule linéaire déterminée par l’incoterm , soit en appliquant le pourcentage (qui pourra être inférieur ou supérieur à 1) soit en ajoutant au prix unitaire le montant après conversion entre les unités (montant positif ou négatif).

Les données d’expédition de l’en-tête d’événement sont intégrées au niveau des modalités de livraison (écran GCOV_4 et GCOV_24). Ces données sont propagées sur les événements générés.

Un contrôle permet de vérifier qu’il n’existe pas deux adresses de livraison qui donneraient des positions fiscales différentes car un événement ne pourra avoir qu’un seul mode d’assujettissement fiscal.

Lors de la création d’un événement, la position fiscale et les informations de livraison sont automatiquement alimentées grâce à la connaissance du tiers. Elle peuvent être modifiées par la suite, pour l’événement concerné, à condition que les informations de la nouvelle adresse soient renseignées.

Lors de la création des lignes, les informations de livraison sont automatiquement propagées. Une recherche par QUI/QUOI, effectuée pour les dépôts, transporteur et transitaire, permet de mettre à jour les nouvelles données.

Les informations Export associées aux lignes d’événement peuvent être utilisés comme critères de sélection au niveau de la génération des bons de livraison (écran GBLV_GENE2 ).

Elles sont aussi prises en compte au niveau du paramètre GENENT qui permet de faire le même filtre dans la fonction de saisie interactive.

Les éditions sur les événements intègrent ces différents champs dans les blocs correspondants. De plus, ces nouvelles données devront aussi être critères de sélection dans les traitements basés sur une sélection d’événements.

Ces données sont récupérées à partir des informations du tiers (ou de l’adresse) mais il est possible de les déterminer automatiquement à partir d’un couple QUI/QUOI. Les affectations du transporteur et du transitaire sont réalisées de façon indépendante, grâce à l’écran GBAV_3) . Pour ce faire, il faut positionner les paramètres TRAQUI et TRSQUI.

Les informations de règlement (mode, délai, départ et quantième) sont complétées par le numéro de RIB de la société, un pourcentage pour les paiements échéancés et un commentaire. Toutes ces informations sont regroupées dans un guide affecté par le biais d’un paramétrage QUI/QUOI lors de la création d’un événement.

La fonction P_2SCH intègre le numéro de RIB (avec contrôle sur le tiers société) et un commentaire de 30 caractères.

Une fonction de paramétrage (GMRQ livrée dans le jeu d’installation) permet d’affecter un guide à un QUI.

Le paramètre RGLQUI permet de charger le code du guide de règlement trouvé dans l’en-tête de l’ événement.

Lorsqu'on affecte un Guide via ce paramètre, on affecte la première ligne associée au guide, soit la première de l'écran P_2SCH_10.

Un guide peut être affecté automatiquement lors de la création de l’événement (GTQUI). Il sera mémorisé au niveau de l’entête est éventuellement modifiable dans l’écran de saisie des données de facturation (GCOV_3). Lorsque cette information sera renseignée, l’accès aux informations unitaires sera interdit. Par contre, l’utilisateur aura toujours la possibilité de supprimer ou de modifier le guide.

Dans le cas d’un guide avec un paiement fractionné, les informations sont automatiquement renseignées dans les données multi-échéances à la fin de la saisie de la commande (paramètre de gestion du multi échéances positionné).

L’édition des événements fait apparaître automatiquement le RIB de la société défini au niveau du guide de règlement si celui ci est renseigné.

Dans le cas de conditions de type prix nets, la devise peut être un critère de recherche. Les algorithmes de recherche de condition tarifaires (étendues et complexes) seront modifiés en fonction d’un paramètre (CTSETE).

Lors de la saisie des frais, le montant du frais est automatiquement converti dans la devise de l’événement (table des frais divers FRD).

Dans le cas de l’export, il est souvent très intéressant de saisir un colisage « prévisionnel » au niveau de la commande (GCOV). Il vous est donc possible, par popup (écran GEMB_1), de saisir un colisage au niveau de la gestion des commandes.

Le colisage prévisionnel est propagé lors de la génération d’un bon de livraison.