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La gestion analytique permet le suivi et le contrôle de l’activité par plans analytique de destination (plans analysés) avec, pour chacun, un détail par nature ou rubrique.
L’association d’un plan de destination et d’un « plan nature » représente une comptabilité analytique complète et indépendante.
Le suivi analytique peut être effectué aussi bien en montant qu’en quantité pour chaque élément du suivi.
Les coûts calculés par la comptabilité analytique ont entres autres plusieurs usages :
justifier les prix de vente,
fournir des indicateurs de contrôle,
évaluer les biens et services,
donner des éléments chiffrés permettant d’orienter la stratégie de l’entreprise.
Le suivi budgétaire permet de définir une prévision à priori et un contrôle à postériori.
L’élaboration budgétaire possède deux objectifs :
définir les budgets analytiques, utilisés pour des comparatifs budgets/réalisés en visualisation ou édition,
créer des budgets exploités par le contrôle budgétaire en gestion commerciale.
Pour en savoir plus, consultez les documentations de référence « Le contrôle budgétaire » et « Mise en œuvre du contrôle budgétaire ».
La gestion des budgets vous permet facilement, en mode e-Gx, de :
réaliser des simulations en variant les hypothèses de travail ou à partir d’éléments réels (par exemple le budget réalisé de l’année précédente),
de déduire des budgets à partir d’autres budgets.
Comme la grande majorité des gestionnaires de budgets utilisent Excel pour leurs élaborations budgétaires, nous offrons la possibilité de les intégrer (importer) en mode e-Gx.
La visualisation, le contrôle et la validation des budgets sont réalisés grâce au portail F_BUD_F.
Afin d’offrir l’outil complet pour le gestionnaire de budget, le portail permet également d’exporter vers Excel des informations utiles à l’élaboration budgétaire : le réalisé N-1, la version précédente du budget …
Le portail des éléborations tarifaires vous permet donc de :
rapatrier dans GCE les budgets élaborés par Excel,
vérifier les budgets importés,
valider les budgets importés (les intégrer définitivement dans la base de données),
supprimer des budgets validés ou non,
visualiser un tableau de bord des budgets validés et à valider,
définir les habilitations par agent,
visualiser une synthèse des budgets à définir,
visualiser les budgets,
visualiser un tableau de bord des niveaux de révision,
comparer deux budgets,
effectuer une comparaison des arborescences.
A la validation d’un budget, il est également possible de détecter si le budget existe déjà ou non. S’il existe, il vous suffit de choisir entre le remplacement complet ou l’ajout des nouvelles informations.
GCE est livré avec un fichier Excel contenant trois feuilles pré-formatées (BUDGET.XLS dans le web module « resources » et le répertoire « tools » :
une feuille pour transmettre les budgets d’Excel vers e-Gx,
une autre feuille pour recevoir le réalisé d’un exercice ou d’une période.
Les feuilles permettant l’élaboration des budgets sous Excel sont à votre charge, ainsi que la feuille permettant de l’adapter au format GCE.
| F_BUD_F | |
| P_6ENV – P_6VIS – P_6REP - Contrôle budgétaire – GSEC - |
| Paramètre | Fonctionnalité |
| TYPAGE |
Définir un type de tiers correspondant à vos agents (utilisateurs). |
|
Gérer plusieurs niveaux d’établissements au sein d’une même société. |
|
| P_CBDP |
Personnaliser le contrôle budgétaire à effectuer au niveau des fonctions qui génèrent les écritures comptables (validation de commande, de livraison et de facture). |
| P_CBNI |
Effectuer le contrôle budgétaire en déterminant le niveau du budget à prendre en compte (initial, révisé, …). |
| P_ESB | Aimenter par défaut l’état de la révision du budget. |
Le premier écran vous affiche la synthèse des budgets.
Pour afficher les budgets, il suffit d’en sélectionner les critères et d’appuyer sur le bouton « Lancer ».
Plusieurs onglets vous sont proposés :
Autorisations,
Suivi,
Clé,
Consolider,
Comparer,
Visualiser.
Les onglets « Consolider » et « Comparer » apparaissent lorsqu’un budget est identifié.
Suivi : liste des valeurs du suivi budgétaire. Le suivi budgétaire définit le choix de l’axe analytique et du calendrier, l’utilisation éventuelle des sections secondaires, la saisie des budgets en montants et quantités, et les budgets par établissement.
Agent (facultatif) : une liste de valeurs vous propose les agents existants (voir paramètre TYPAGE pour définir le type des agents). Par défaut, il s’agit de l’agent qui est connecté.
Si l’agent sélectionné correspond à l’agent actuellement connecté, tous les tableaux affichent les budgets créés ou validés par cet agent sans tenir compte de ses autorisations.
Si l’agent sélectionné ne correspond pas à l’agent actuellement connecté, tous les tableaux affichent les budgets créés ou validés par l’agent sélectionné et qui sont autorisés pour l’agent connecté. Ce principe est également appliqué pour une consultation des budgets de tous les agents.
L’agent qui a créé un budget à valider a le droit de le modifier ou le supprimer même s’il n’est pas autorisé à modifier ou supprimer des budgets.
Niv. : niveau de révision (de 0 à 12).
Sens : 2 valeurs + et -. Si non renseigné c’est + par défaut. Dans la base, + correspond à C et – correspond à D. obligatoire
Etablissement : proposé uniquement si vous gérez plusieurs établissements (voir paramètre GESETB). Une liste de valeurs vous est proposée.
Sections : une icône Loupe permet la recherche d’un élément dans le plan section de l’axe correspondant (voir détail de la recherche ci-dessous).
Nature : une icône Loupe permet la recherche d’un élément dans le plan rubrique de l’axe correspondant.
Eléments secondaires (Produits dans notre exemple pour le premier élément secondaire) : une icône Loupe permet la recherche d’un élément dans le plan secondaire de l’axe analytique correspondant.
Lorsque les critères de sélection ont été validés (bouton « Lancer »), les informations suivantes sont automatiquement affichées :
exercice comptable (table P_1EX),
axe analytique,
synthèse des budgets à définir,
nombre de budgets à valider par l’agent connecté et répondant aux critères de sélection,
nombre de budgets déjà validés par l’agent connecté et répondant aux critères de sélection,
nombre de budgets en erreur.
Cette fonctionnalité permet de visualiser une synthèse des budgets par section que l’agent connecté doir définir.
Si l’utilisateur a des plages d’autorisations définies par le popup « Autorisations », alors seules les sections appartenant à ces plages sont affichées.
Si l’utilisateur n’a pas de plages d’autorisations définies par le popup « Autorisations », alors aucune section n’est affichée.
A valider : cette colonne permet d’afficher les budgets à valider pour cette section. Si le suivi budgétaire est défini pour section/rubrique uniquement (pas de saisie des secondaires 1, 2 et 3) il suffit de cliquer sur la valeur pour y accéder.
Validé : cette colonne permet d’afficher les budgets validés pour cette section.
Si les colonnes « A valider » et « Validé » sont vides, aucun budget n’a été défini pour cette section.
Le nombre de rubriques du plan de rubrique tient compte des couples section/rubrique autorisés. Sur chacune des colonnes, il suffit de cliquer sur le nombre pour obtenir la liste des éléments correspondants.
Total à définir : correspond à la combinatoire de tous les plans secondaires.
Cette fonctionnalité propose la liste des budgets à valider pour l’agent (cumul de tous les budgets non validés, table P_6BAT).
Il vous est ensuite possible de les sélectionner et de les modifier.
Si le suivi budgétaire ne gère que les budgets sur section/rubrique, les budgets à valider sont présentés sous forme d’un tableau. Sinon, ils sont présentés sous forme d’une liste.
Cette fonctionnalité tient compte des habilitations de l’agent (options « CMSVE » de l’écran UHAB_2) . Par exemple, s’il n’est pas autorisé à la création, l’utilisateur ne pourra que modifier un budget. Il ne pourra pas en créer un.
Icône Flèche : permet de visualiser le détail.
Valider : cette colonne contient des cases à cocher permettant de valider les budgets (cumul ou remplacement).
Etablissement : proposé uniquement si vous gérez plusieurs établissements (voir paramètre GESETB).
Niveau : de 0 à 12. obligatoire
Sections : une icône Loupe vous permet de rechercher un élément dans le plan section de l’axe analytique correspondant.
Natures : une icône Loupe vous permet de rechercher un élément dans le plan rubrique de l’axe analytique correspondant.
Secondaire: une icône Loupe vous permet de rechercher un élément dans le plan secondaire de l’axe analytique correspondant.
Quantité (facultatif) : cette colonne n’est pas affichée si le suivi budgétaire n’est pas géré en quantité.
Unité : une liste de valeurs vous est proposée (table UNI). Cette colonne n’est pas affichée si le suivi budgétaire n’est pas géré en quantité.
Sens : deux valeurs possibles, Plus (crédit) ou Moins (débit). Le sens par défaut est Moins (débit).
Budget : obligatoire.
Clé (facultatif) : permet d’attribuer une clé de répartition à un budget. En modification, si la clé est modifiée, la répartition est de nouveau effectuée par période.
Il ne peut pas y avoir de modification de la quantité ou du montant sans qu’une clé soit sélectionnée. Si l’utilisateur ne souhaite pas sélectionner de clé, il doit alors modifier les quantités ou les montants période par période. Il faut en effet garantir la cohérence entre le Total et le Détail.
Si le budget validé existe déjà , un message invite l’utilisateur à réagir :
remplacer le budget validé par le budget à valider,
cumuler le budget à valider sur le budget validé,
supprimer le budget à valider.
Un lien sur les libellés « Remplacer » et « Cumuler » permet de visualiser le détail du budget validé.
Si le budget validé n’existe pas, l’utilisateur ne peut que valider ou supprimer le budget à valider.
On ne peut valider, cumuler ou remplacer des budgets que sur le dernier niveau de révision du suivi et à condition que ce niveau de révision puisse encore être modifié (statut validé défini par le paramètre P_CBNI).
Détail d’un budget à valider
Cette fonctionnalité permet de modifier, par période, le détail d’un budget.
Une ligne est affichée par période du calendrier (calendrier défini au niveau du suivi budgétaire) même s’il n’existe pas de correspondance dans le détail budget.
Il est possible de modifier la quantité, le montant ou le taux.
Le taux correspond au pourcentage entre le montant de la période et le montant global.
Si le montant est modifié, alors le taux est automatiquement calculé.
Si le taux est modifié, alors le montant est automatiquement calculé.
Après chaque modification, le contenu de la frame affichant le budget global est réactualisé.
Cette fonctionnalité propose la liste des budgets en erreur pour l’agent (cumul des budgets en erreur). Les budgets qui n’ont pu être validés sont affichés. Il vous est alors possible de les modifier et de les valider à nouveau.
Le libellé de l’erreur est affiché dans l’info-bulle associée au carré rouge situé en début de ligne.
Cet écran offre les mêmes possibilités de modification que l’écran de validation des budgets.
L’icône Flèche permet de visualiser le détail du budget à valider.
Cette fonctionnalité propose la liste des budgets validés pour l’agent (cumul des budgets validés (table P_6BU). Il vous suffit de sélectionner, visualiser et modifier les budgets.
Si le suivi budgétaire ne gère que les budgets sur section/rubrique, les budgets validés sont affichés sous forme de tableau. Sinon, ils sont affichés sous forme de liste.
Cette fonctionnalité tient compte des habilitations de l’agent (options « CMSVE » de l’écran UHAB_2) . Par exemple, s’il n’est pas autorisé à la création, l’utilisateur ne pourra que modifier un budget. Il ne pourra pas en créer un.
Elle prend également en compte le niveau du budget par rapport au niveau du suivi budgétaire. Si le niveau du budget est inférieur au dernier niveau géré par le suivi, ou s’il est égal mais que le niveau du suivi est validé, il n’est plus possible de modifier ce budget. La ligne associé à ce budget est alors simplement affichée et il est impossible de supprimer le budget.
Il n’est pas possible de créer un budget dans ces mêmes conditions.
Comme l’élaboration budgétaire nécessite généralement l’implication de tous les services de la société, vous pouvez être amené à répartir l’élaboration sur plusieurs acteurs. La répartition la plus courante consiste à attribuer un certain nombre de sections analytiques à une personne.
Cette fonctionnalité permet de définir les sections autorisées à l’élaboration budgétaire pour un agent donné.
Pour en savoir plus, consultez la documentation GSEC (autorisations par profil pour différents types d’entités, les journaux comptables, les tiers, les éléments analytiques …).
Les profils sont présentés sous forme de liste. Une ligne située en bas du tableau vous permet de créer un nouveau profil (table P_1PRO).
Pour sélectionner les agents associés à un profil (table ACE), il suffit de cliquer sur la flèche située en début de ligne.
Pour paramétrer les entités (table P_1SEC), il suffit de cliquer sur l’icône représentant une feuille et un crayon, et située à droite de chaque ligne.
Nature de l’entité : une liste de valeurs vous est proposée (table NATREL) : CPT, JAL, SEC, NUT, TIE, BUD, ...
Segment : la liste des segments proposés est fonction de la nature choisie.
Si la nature est égale CPT, JAL, NUT, il n’y a pas de segment à saisir.
Si la nature est égale à SEC, le segment doit correspondre à un plan analytique (table P_PLN).
Si la nature est égale à TIE, le segment doit correspondre à un type de tiers (table TTI).
Si la nature est égale à BUD, le segment doit correspondre à un plan de section analytique (table P_PLN).
Les zones « Nature » et « Segment » ne peuvent plus être modifiées après la création.
Type de contrôle : une liste de valeurs vous est proposée (table TP_CTR).
1 – autorisés : permet de dresser la liste des sections autorisées pour ce profil.
2 – Interdits : permet de paramétrer, à l’opposé, les sections interdites. Toutes les autres seront autorisées.
Saisie O/N : permet de préciser si le contrôle doit être effectué en saisie.
Consultation O/N : permet de préciser si le contrôle doit être effectué en consultation.
Edition O/N : option inactive pour le moment.
L’option « Droits associés » vous permet de saisir les différentes plages de section autorisées.
Cette fonctionnalité vous permet de définir les droits par plage en fonction de l’entité et du segment (table P_1DRO).
Pour les entités JAL ou NUT, une liste de valeurs vous est proposée.
Pour les entités CPT, TIE, SEC ou BUD, une icône Loupe vous permet d’effectuer une recherche parmi les comptes, les tiers, les sections ou les budgets existants.
| Ces autorisations ne sont utilisées que pour l’élaboration budgétaire en mode e-Gx. Elles ne peuvent pas être définies par les fonctions de saisie des budgets en mode Client/Serveur. |
Cette fonctionnalité vous permet de créer des « suivis budgétaires ».
Un suivi budgétaire définit les modalités de mise en œuvre de la saisie des budgets :
choix de l’axe analytique et du calendrier,
utilisation éventuelle des sections secondaires,
saisie des budgets en montant et quantité,
budgets par établissement.
Cet écran tient compte du paramétrage de vos habilitations (options CMSVE). Par exemple, si vous n’êtes pas autorisé à créer des budgets, vous ne pourrez que modifier des budgets par cette fonctionnalité. Vous ne pourrez pas non plus créer un suivi budgétaire.
Code : code du suivi budgétaire (zone obligatoire).
Libellé et Réduit : libellés du suivi budgétaire.
Axe : axe analytique auquel se rattache le suivi budgétaire.
Ets (établissement) : utilisé uniquement si le mode multi-établissements est activé (ppe GESETB A2=’O’)
1 = un seul établissement. Dans ce cas, la référence de l’établissement doit être saisie dans le champ suivant,
2 = l’ensemble des établissements tous confondus,
3 = tous les établissements, avec un suivi individualisé pour chacun d’eux.
Etablissement : dans le cas où votre suivi budgétaire n’est effectué que pour un seul établissement (voir zone précédente).
1 calendrier comptable (= mois calendaires),
2 calendrier de gestion (= périodes libres).
Devise : type de devise dans laquelle sont saisis les budgets : Contexte, Etablissement, Groupe ou Société.
Budget sur plans secondaires (1 / 2 / 3) : permet de préciser par oui (=O) ou non (=N) si les budgets sont saisis au niveau des plans secondaires 1 et/ou 2 et/ou 3. Cette option dépend de la définition de l’axe analytique.
Qté : permet de préciser si oui (=O) ou non (=N) les budgets seront saisis en quantités.
Révision actuelle : indique le niveau de révision atteint actuellement. La révision d’un budget correspond à son actualisation. Un budget peut être révisé jusqu’à 12 fois.
L’icône Loupe permet de visualiser l’historique des différents niveaux de révision avec leurs dates. Le champ suivant permet de saisir la date de la révision ou de la sélectionner grâce à l’icône Calendrier.
Les révisions précédentes ne peuvent plus être modifiées.
Un niveau de révision ne peut être créé si le niveau précédent n’est pas validé. Si le niveau 2 par exemple est en cours, vous ne pouvez pas saisir le niveau 3. Les niveaux doivent être contigus.
Etat de la révision (table TP_ESB) : cette information est à renseigner uniquement lorsque le paramètre P_CBDP est positionné. Cette fonctionnalité complète la gestion des engagements de dépenses par un contrôle de dépassement de budget à la validation des commandes de participations publicitaires.
Si le paramètre P_CBDP est renseigné, le code état de la révision détermine si le dernier niveau de révision est encore modifiable ou non. Le paramètre P_CBNI contient le code état correspondant à l’état validé.
Si le ppe P_CBDP n’est pas renseigné, le dernier niveau est toujours modifiable.
On ne peut donc créer, modifier ou supprimer des budgets que sur le dernier niveau de révision du suivi, à condition que celui-ci soit encore modifiable.
L’état de la révision représente l'état du dernier budget validé et intervient dans la détermination du niveau du budget à prendre en compte pour le contrôle (paramètre P_CBNI). En création du budget ou d'une nouvelle révision, le code état peut être alimenté automatiquement à partir du paramètre P_ESB.
Icône Texte libre : permet de saisir un texte libre associé au suivi budgétaire.
Exemple d’historique des révisions :
Cette fonctionnalité vous permet de créer les clés de répartition analytique et de les associer à un suivi budgétaire. Les clés de répartition sont utilisées pour répartir le budget global sur les périodes.
Les clés de répartition existantes sont affichées sous forme d’un tableau. Une ligne en fin de tableau vous permet de créer une nouvelle clé de répartition.
Lorsqu’une nouvelle clé est créée, un nouvelle boîte de dialogue vous permet de saisir les prorata sur chaque période.
Clé : code de la clé de répartition.
Libellé et Réduit : libellés décrivant la clé de répartition.
Niveau : cette information ne pas être saisie. Elle provient en effet du niveau du suivi budgétaire.
Arrondi : une liste de valeurs vous est proposée (table TP_5AR). L’arrondi n’est pas exploité en mode e-Gx mais uniquement en mode Client/Serveur.
Type : information non saisie.
Les périodes ne sont pas saisies mais sont déduites du calendrier défini au niveau du suivi budgétaire.
Le prorata est un nombre. Le taux est déduit du prorata par rapport à la base.
La base est le cumul de tous les prorata.
En cours de rédaction…
Cette fonctionnalité vous permet de comparer les budgets entre deux niveaux de révision ou entre deux exercices comptables.
Les éléments de comparaisons sont les suivants :
Suivi budgétaire : permet de choisir un autre suivi budgétaire donc un suivi sur un autre exercice (même suivi que le budget de départ par défaut),
Niveau de révision,
Période de comparaison ou comparaison sur le budget total.
Après avoir cliqué sur le boution « Lancer », vous accédez directement au tableau comparatif :
la section
la rubrique
le montant du budget en cours
le montant du budget de comparaison.
l’écart enregistré en montant et en pourcentage.
En cours de rédaction.
Cette fonctionnalité, offerte au niveau de la saisie des budgets (niveau global ou en détail), vous permet d’associer au budget sélectionné une description ou des commentaires.
Le texte libre peut être associé au budget global ou à chaque période du budget.
Depuis le portail des élaborations budgétaires, il vous est possible de consulter certains éléments de votre comptabilité analytique, et notamment la balance analytique sur arborescence avec un comparatif par rapport au budget.
Pour en savoir plus, consultez la documentation F_FIN_F.
Pour élaborer des budgets, il peut être utile d’avoir des données historiques. Par exemple, élaborer un budget
en appliquant un pourcentage sur le réalisé de l’année précédente ou de la période précédente,
en appliquant un pourcentage sur le budget précédent …
Il peut donc être très utile d’extraire des données de la base de production pour leur appliquer des formules de calcul dans Excel.
Utiliser une macro Excel permettant de générer une URL et d’interroger Egx. En retour, les données (au format XML) extraites sont analysées et insérées dans une feuille Excel.
Cette feuille peut vous être très utile pour recevoir des données de GCE comme, par exemple, le réalisé de l’année précédente.
Les critères suivants peuvent être repris :
Axe,
Etablissement,
Période début,
Période fin,
Couches,
Plage de section,
Plage de rubrique,
Plage de secondaire 1,
Plage de secondaire 2,
Plage de secondaire 3,
Toutes les sections attribuées à l’agent.
Ces critères sont utilisés pour sélectionner le réalisé à importer sous Excel.
La requête rapatrie toutes les lignes de la balance analytique (table P_5BA) sans regroupement. Si vous souhaitez regrouper toutes les lignes pour une même section/rubrique, il faut l’effectuer dans la feuille Excel.
La feuille Excel générer un flux XML :
Axe (p_5axcod),
Le libellé de chaque plan de l’axe,
Toutes les périodes du calendrier,
Etablissement (Etbcod),
Section (p_plecodpr) + libellé,
Rubrique (p_plecodpb) + libellé,
Elément secondaire 1 (p_plecods1) + libellé,
Elément secondaire 2 (p_plecods2) + libellé,
Elément secondaire 3 (p_plecodpj) + libellé,
Période début (p_5badeb),
Période fin (p_5bafin),
Montant contrevaleur débit (p_5bamds),
Montant contrevaleur crédit (p_5bamcs),
Quantité (p_5baqte),
Les périodes sont présentées sous forme de colonne.
Le montant est affiché dans la même colonne :
Montant négatif s’il est débit,
Montant positif s’il est crédit.
Cette feuille vous sert à recevoir des données de GCE comme, par exemple, le budget validé.
Les critères suivants peuvent être repris :
Etablissement,
Période début,
Période fin,
Suivi budgétaire,
Niveau de révision
Plage de section,
Plage de rubrique,
Plage de secondaire 1,
Plage de secondaire 2,
Plage de secondaire 3,
Toutes les sections attribuées à l’agent.
Ces critères permettent de sélectionner le budget, de le stocker ensuite dans un flux XML, puis de l’insérer dans la feuille Excel.
Comme pour la feuille précédente, c’est à vous d’effectuer, dans la feuille Excel, les regroupements de toutes les lignes pour une même section/rubrique.
Cette feuille contient les champs suivants :
Axe (p_5axcod),
Etablissement (Etbcod),
Suivi budgétaire (p_6sbcod). obligatoire,
Niveau de révision (p_6buniv),
Section (p_plecodpr) + libellé,
Rubrique (p_plecodpb) + libellé,
Elément secondaire 1 (p_plecods1) + libellé,
Elément secondaire 2 (p_plecods2) + libellé,
Elément secondaire 3 (p_plecodpj) + libellé,
Période début (p_5badeb),
Période fin (p_5bafin),
Montant contrevaleur débit (p_5bamds),
Montant contrevaleur crédit (p_5bamcs),
Quantité (p_5baqte).
Les périodes sont présentées sous forme de colonne.
Le montant est affiché dans la même colonne :
Montant négatif s’il est débit,
Montant positif s’il est crédit.
Après avoir élaboré vos budgets sous Excel (feuille alimentée par vos soins), il vous est possible de les intégrer dans la base de production pour les contrôler via Egx et les valider.
Il suffit de positionner vos budgets dans la feuille Excel livrée avec GCE et d’appuyer sur le bouton « Exporter ».
Une API permet ensuite d’intégrer les budgets dans une table temporaire de la base de production. Il vous faut ensuite les contrôler, les modifier et les valider pour qu’ils soient enregistrés dans les tables définitives.
Cette feuille contient les champs suivants :
Suivi budgétaire,
Niveau de révision,
Section,
Rubrique,
Elément secondaire 1,
Elément secondaire 2,
Elément secondaire 3,
Période,
Sens,
Montant contrevaleur,
Quantité,
unité.