Mise en œuvre de l’option EXPORT

Présentation

Ce document vous apporte une aide lors de la mise en œuvre de l’option Export de ACE .

La gestion du grand export regroupe les fonctionnalités suivantes :

Compléments du modèle de données :
Tiers, adresses et contacts,
Articles,
Evénements commerciaux,
Guides de textes libres,
Guides de règlement,
Dossier documentaire,
Edition des documents,
Déclaration d’échanges de biens (intrastat ).

Ce document est destiné aux consultants expérimentés dans la mise en œuvre de ACE .

L’ensemble de ces fonctionnalités ont été analysées pour répondre à la problématique des ventes à l’exportation. Il en résulte cependant que certains aspects peuvent avoir un intérêt dans d’autres cas d’utilisation.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités, consultez la documentation de référence " Export" .
Toutes les fonctions à créer ou paramétrer pour mettre en œuvre l’option Export figurent dans le jeu d’installation livré avec la version ACE .

Impact sur les données

Tiers, adresses et contacts

La structure des adresses a évolué sur plusieurs points :

Taille et nombre de lignes qui constituent l’adresse :

L’adresse est composée de

Nom sur 50 caractères
Trois lignes de description de l’adresse sur 50 caractères
Localité sur 50 caractères
Code postal sur 10 caractères
Bureau distributeur sur 50 caractères (facultatif)
Zone géographique sur 6 caractères pour les pays qui en ont besoin (état des U.S.A. par exemple)
Gestion de plusieurs contacts :
Informations sur données d’expédition :

Celles ci peuvent être définies au niveau de l’adresse, elles sont composées de :

Ces informations sont utilisées au niveau de la prise de commande en respectant les règles suivantes : recherche au niveau de l’adresse de livraison, si la donnée n’est pas renseignée, recherche au niveau du tiers. Si cette double recherche aboutit, la donnée de l’entête ou de la ligne est mise à jour avec la valeur obtenue. Sinon, elle n’est pas modifiée.

Dans le futur préparer le formatage des adresses par pays

C’est pourquoi le champ pays devient le premier champ à saisir

Pour permettre la saisie de ces informations, les champs commentaires, code APE, SIRET et code activité ont été déplacés dans un écran appelable par popup F1-C mais sont aussi disponible dans l’écran de détail de l’adresse. S’il sont très utilisés, il est possible de les faire apparaître dans un écran paramétré.

Articles

Pays d’origine

Le produit d’origine est une donnée capitale qui doit figurer sur l’ensemble des documents douaniers. Cette information peut donc être renseignée dans l’écran de détail d’un article (GART_2) et propagée et modifiable sur les postes (écran de détail) et les sous postes d’événements. Cette donnée est utilisée pour les éditions et la déclaration d’échanges de biens.

Evénements commerciaux

Affectation automatique en fonction d’un QUE/QUE

Transporteur

Le paramétrage a mettre en place est le suivant :

TRAQUI dans les fonctions GCOV et GTRQ
A1	TRA
N2	1	Pour ne pas effectuer la recherche si le transitaire est déjà renseigné au niveau de l’en-tête.

Il faut suivre les étapes suivantes :

Affectation d’un guide à un couple,
Définition de la fonction GTRQ dans UFCT (binaire gbav .exe),
Paramétrage de cette fonction dans GPEV ,
Saisie des couples autorisés dans GTRQ popup F1-A,
Affectation d’un transporteur à un couple.

Transitaire

Le paramétrage a mettre en place est le suivant ;

TRSQUI dans les fonctions GCOV et GTSQ
A1	TRS
N2	1	Pour ne pas effectuer la recherche si le transitaire est déjà renseigné au niveau de l’entête

Il faut suivre les étapes suivantes :

Affectation d’un guide à un couple
Définition de la fonction GTSQ dans UFCT (binaire gbav .exe)
Paramétrage de cette fonction dans GPEV
Saisie des couples autorisés dans GTSQ popup F1-A
Affectation d’un transitaire à un couple

Les textes libres

Les textes libres permettent d’associer du texte sans contrainte de taille au niveau de l’entête, des postes et des sous postes d’événements. Il sont saisis via un mini éditeur et sont mémorisés au niveau de la base de données. Ils peuvent aussi être traduits en plusieurs langues. Ils permettent de mémoriser l’ensemble des informations à faire apparaître sur les documents dans le cadre de vente à l’export. Ils sont propagés d’événement en événements.

Paramétrage

Cette fonctionnalité standard n’a pas besoin de paramétrage sauf pour la traduction possible en multi-langues.

LANNAT au niveau général
FRA		Code langue nationale
N1	1	Permet de sélectionner une langue avant de saisir le texte libre. Les langues sont définies dans la fonction GTLAN.

Si ce paramètre n’est pas positionné, les textes libres seront mémorisés dans la base avec un code langue a blanc.

La saisie des textes libres peut être activées à partir des écrans suivants :

Entête d’événement
- GCOV_1 popup F2-T
- GBLV_1 popup F2-T
- GBFA_1 popup F2-T
Poste d’événement
- GCOV_1B popup F2-T
- GBLV_1B popup F1-Y
- GBFA_1B popup F2-T
Sous poste d’événement
- GCOV_8 popup F2-T
- GBLV_2 popup F2-T
- GBFA_3 popup F2-T

D’autre part, la saisie des textes libres au niveau des tiers et des articles a été complété de façon à intégrer la possibilité de traduction :

Tiers : écran GTIE_1 popup F3-T
Articles : écran GART_1 popup F3-T.

Les guides de texte libre

Les guides de textes libres doivent être utilisés lorsque des textes apparaissent de façon répétitive. Il est en effet possible de les affecter automatiquement en fonction d’un couple QUE/QUE. Le texte, associé à un code, peut être traduit dans les différentes langues.

Paramétrage

Pour activer la traduction des textes libres et la récupération automatique en fonction d’un couple QUE/QUE, il faut positionner les paramètres suivant :

TRADUC au niveau général
A1	O	Permet de traduire certaines informations en langue étrangère. Les langues sont définies dans la fonction GTLAN.
N1	1	Permet de voir les traductions des libellés à l’écran.
CTSCOS dans les fonctions GCOV et GCOQ
A1	COS	Permet d’automatiser la recherche des commentaires et textes libres
A3	O	Permet d’intégrer plusieurs guides de textes libres
N1	10	Permet de traiter les entêtes, les postes et les sous postes
COMSPO dans les fonctions GCOV
		Accès aux données complémentaires et aux textes libres des sous postes
PROPAG dans les fonctions GCOV
A1	O	Propagation au niveau de l’en-tête
A2	O	Propagation au niveau des postes
A3	O	Propagation dans les statistiques

Mise en place

Il faut suivre les étapes suivantes :

Création des guides de texte
- Saisie d’un guide de texte libre dans la fonction de gestion des commentaires et des textes libres (GCOS )
- Activation du popup F2-T pour saisir le texte libre,
- Activation du popup F1-T pour traduire le libellé associé au texte libre dans la langue désirée,
- Activation du popup F2-T pour saisir le texte libre traduit,
Affectation d’un guide à un couple
- Définition de la fonction GCOQ dans UFCT (binaire gbav .exe)
- Paramétrage de cette fonction dans GPEV
- Saisie des couples autorisés dans GCOQ popup F1-A
- Affectation d’un guide à un couple

Garder les rangs 1 à 10 pour les commentaires et commencer à 11 pour les textes libres.

Lors de la saisie d’une commande, lors de l’activation du popup de texte libre, le système affiche tous les couples guide de texte – langue en précisant par un indicateur quels sont les couples qui possèdent une valeur.

Les guides de règlement

Les guides de règlements permettent de regrouper toutes les informations sur les modalités de règlement :

Mode,
Départ,
Délai,
Quantième,
RIB société,
Pourcentage pour gérer le multi échéances.

Ils peuvent être affectés automatiquement ou choisis manuellement lors de la saisie de la commande.

Paramétrage

Pour activer la récupération automatique d’un guide de règlement en fonction d’un couple QUE/QUE, il faut positionner les paramètres suivant :

RGLQUI dans les fonctions GCOV et GMRQ
A1	RGL	Permet d’automatiser la recherche des guides de règlement
N2	1	Permet de mémoriser le guide au niveau de l’entête

Activation

Il faut suivre les étapes suivantes :

Création des guides de texte
- Saisie d’un guide de règlement dans la fonction de paramétrage des schémas d’écritures (P_2SCH )
- Si besoin des champs N° de RIB ou commentaire associé, il faut pour l’instant paramétrer l’écran P_2SCH_10
Affectation d’un guide à un couple
- Définition de la fonction GMRQ dans UFCT (binaire gbav .exe)
- Paramétrage de cette fonction dans GPEV
- Saisie des couples autorisés dans GMRQ popup F1-A
- Affectation d’un guide à un couple
Utilisation manuelle des guides

Il est possible de saisir manuellement dans l’écran des données de facturation un guide de règlement. Dans ce cas, le système récupère l’ensemble des informations qui ne sont plus modifiables individuellement.