Les zones géographiques
Avant de saisir des adresses, il convient de définir au préalable :
Les régions globales
Cette table de codification vous permet de définir les régions géographiques de manière générale. Les régions sont notamment utilisées dans les tournées, les livraisons de marchandise, etc. Le terme « région » ici désigne une zone géographique globale. Il peut s’agir d’une subdivision géographique du pays en question (le Languedoc-Roussillon pour la France par exemple), ou bien d’une zone plus large englobant ledit pays (un continent par exemple).
Pour y accéder, ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Codification, cliquez sur la rubrique Tables de codification. A partir de la liste obtenue, sélectionnez la table Régions (REG).
Le tableau présente la liste des régions existantes, classées par ordre croissant selon leur code. Pour créer une région, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 6 caractères alphanumériques maximum identifiant la région.
Description : saisissez une description de 30 caractères alphanumériques maximum identifiant clairement la région.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
:
cliquez sur cette icône pour traduire la description en diverses langues étrangères.
Les traductions saisies seront utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue
de l’utilisateur connecté.
Cliquez sur l’icône 
pour valider la création de la région. Elle est ajoutée
immédiatement à la liste existante.
Il est possible inversement de supprimer une région si celle-ci n’est pas associée à un pays. Si c’est le cas, la suppression est interdite. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icôneSupprimer. La région est immédiatement supprimée.
Les secteurs
Cette table vous permet de gérer les secteurs géographiques qui seront principalement utilisés pour compléter les informations relatives aux pays (par exemple Asie, Europe, Sud, Nord, etc.).
Pour y accéder, ouvrez le portail de configuration I_COtNF_F . Dans le menu Codification, cliquez sur la rubrique Tables de codification. A partir de la liste obtenue, sélectionnez la table Secteurs (GEO).
Le tableau présente la liste des secteurs existants, classées par ordre croissant selon leur code. Pour créer un secteur, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 6 caractères alphanumériques maximum identifiant le secteur.
Description : saisissez une description de 30 caractères alphanumériques maximum identifiant clairement le secteur.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
Délai : exprimé en nombre de jours, ce délai est utilisé dans les fonctions GCOV et INTEG pour gérer la notion de délai d’acheminement de la marchandise. Selon le paramétrage, ACE calcule automatiquement la date d’expédition ou la date de livraison de la façon suivante :
Date de livraison = date d’expédition + délai
Date d’expédition = date de livraison - délai
:
cliquez sur cette icône pour traduire la description en diverses langues étrangères.
Les traductions saisies seront utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue
de l’utilisateur connecté.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du secteur. Il est ajouté
immédiatement à la liste existante.
Il est possible inversement de supprimer un secteur si celui-ci n’est pas associé à un pays. Si c’est le cas, la suppression est interdite. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icôneSupprimer. Le secteur est immédiatement supprimé.
Les pays
Cette table vous permet de créer tous les pays dont vous avez besoin au sein du logiciel notamment pour la saisie des adresses. Ils sont indispensables à la saisie des adresses. Vous pouvez accéder à ce programme de deux manières différentes :
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Codification , cliquez sur la rubrique Tables de codification . A partir de la liste obtenue, sélectionnez la table Pays (PAY) .
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Paramétrage adresses , cliquez sur la rubrique Pays .
L’écran suivant s’affiche :
Le tableau affiche la liste par défaut de tous les pays existants, triés par ordre alphabétique selon leur code. Pour créer un pays, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 6 caractères alphanumériques maximum. Il n’est plus modifiable après enregistrement.
Description : saisissez le nom du pays sur 30 caractères alphanumériques maximum.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
:
cliquez sur cette icône pour traduire la description en diverses langues étrangères.
Les traductions saisies seront utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue
de l’utilisateur connecté.
Intracom : saisissez le numéro utilisé pour la déclaration de la TVA intracom (3 caractères numériques maximum).
Région : sélectionnez, dans la liste proposée, la région correspondant à ce pays. Les régions doivent être créées au préalable dans la table de codification REG. Attention : le terme région est un terme global désignant une zone géographique. Il peut s’agir d’une subdivision géographique du pays en question, ou bien d’une zone plus large englobant le pays (un continent par exemple).
Position fiscale : sélectionnez, dans la liste proposée, la position fiscale du pays.
Secteur : sélectionnez, dans la liste proposée, le secteur géographique correspondant à ce pays. Les secteurs doivent être créés au préalable dans la table de codification GEO.
Regroupement : saisissez un code de 2 caractères alphanumériques maximum pour, par exemple, renseigner une destination. Ce code doit au préalable être enregistré via la fonction GTRGP. Cette zone est utilisée si le paramètre FRAEXP est positionné.
Calendrier : sélectionnez, dans la liste proposée, le calendrier correspondant à ce pays.
TVA intracom : saisissez le préfixe de l’identifiant TVA intracom de ce pays si sa position fiscale est de type TVA intracommunautaire.
Format : sélectionnez, dans la liste proposée, le format d’adresse qui doit être appliqué pour afficher et saisir les adresses de ce pays. Les formats d’adresse doivent être créés au préalable dans la table de codification FMTADR. Si aucun format n’est spécifié, c’est le format d’adresse par défaut d’ACE qui sera appliqué.
Lib. région 1 : saisissez le libellé de la région de niveau 1 pour le pays courant selon sa subdivision géographique propre (état, province par exemple). Ce libellé sera repris dans les écrans de saisie des adresses.
Lib. région 2 : saisissez le libellé de la région de niveau 2 (si existante) pour le pays courant selon sa subdivision géographique propre (état, province par exemple). La région de niveau 2 appartient et dépend obligatoirement d’une région de niveau 1. Ce libellé sera repris dans les écrans de saisie des adresses.
: cliquez sur cette icône pour traduire les libellés des régions en
diverses langues étrangères. Les traductions saisies seront utilisées pour afficher
les régions dans la langue de l’utilisateur connecté.
: cliquez sur cette icône pour définir les régions du pays courant.
Attention : cette icône donne accès à l’écran de saisie uniquement si au moins un
libellé de région a été saisi préalablement.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du pays. Il est ajouté
immédiatement à la liste existante. Il est possible inversement de supprimer des pays
si ceux-ci ne sont pas utilisés dans des adresses. Il suffit pour cela de cocher la
case correspondant à chaque élément que vous voulez supprimer dans la dernière
colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icône Supprimer. Les pays
sélectionnés sont immédiatement supprimés.
Traduire les libellés des régions
Afin de personnaliser l’adresse dans la langue de votre choix, vous avez la possibilité de saisir les libellés des régions de niveau 1 et 2 d’un pays de chaque région d’un pays et de les traduire. Cette opération s’effectue dans la table de codification des pays (PAY), disponible à partir du portailI_CONF_F (menu Codification > Tables de codification).
Cliquez sur la table Pays (PAY). Une fois la liste des pays affichée,
cliquez sur la seconde icône située à la fin de la ligne du pays pour
lequel vous voulez traduire les noms des régions. L’écran suivant s’affiche :
Les deux libellés à traduire sont récapitulés en haut de l’écran.
Code langue : choisissez, dans la liste proposée, la langue dans laquelle les libellés doivent être traduits.
Région niveau 1 : saisissez le libellé traduit de la région de niveau 1. Cliquez sur Modifier pour enregistrer votre saisie.
Région niveau 2 : saisissez le libellé traduit de la région de niveau 2.
Cliquez sur l’icône pour ajouter et enregistrer la traduction. Saisissez de
la même façon toutes les traductions nécessaires. Vous retournez sur la liste des
pays.
Il est possible inversement de supprimer un libellé. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icône Supprimer. Le secteur est immédiatement supprimé.
Les régions d’un pays
Le terme « région » désigne une zone géographique correspondant à une subdivision géographique du pays en question : états, provinces, régions, etc. Celle-ci est nécessaire pour afficher et/ou saisir toutes les adresses de ce pays. Avant de débuter la création des régions, vous devez définir les libellés généraux des régions de niveau 1 et éventuellement de niveau 2.
Exemple pour la France :
- Niveau 1 : régions
- - Niveau 2 : départements
- Exemple pour les Etats-Unis :
- - Niveau 1 : Etats
Cliquez ensuite sur l’icône . L’écran suivant s’affiche :
Il s’agit par défaut de toutes les régions de niveau 1 (tableau de gauche) et 2 (tableau de droite), triées par ordre croissant selon leur code ; l’écran vous permettant de saisir les deux à la fois. Pour créer une région de niveau 1, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 6 caractères alphanumériques maximum. Il n’est plus modifiable après enregistrement.
Description (obligatoire) : saisissez le nom de la région sur 30 caractères alphanumériques maximum.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
Cliquez sur l’icône pour ajouter la région. Saisissez de la même façon toutes
les régions nécessaires.
Pour créer une région de niveau 2, sélectionnez la région de niveau 1
correspondante en cliquant sur l’icône 
. Positionnez-vous sur la dernière
ligne du second tableau situé à droite de l’écran puis, renseignez les mêmes
informations que celles demandées pour la région de niveau 1.
Cliquez sur l’icône pour ajouter la région de niveau 2. Lorsque vous avez
terminé, fermez la fenêtre pour enregistrer votre saisie.
Les codes postaux & villes
Cette fonction vous permet de créer tous les codes postaux et villes, nationaux ou internationaux, nécessaires à la saisie des adresses. Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Paramétrage adresses, cliquez sur la rubrique Codes postaux. L’écran suivant s’affiche :
Il se décompose en deux parties :
- Une zone de recherche vous permettant de filtrer la liste des codes postaux et villes aux éléments recherchés ;
- La liste complète, par défaut, des codes postaux et villes correspondants.
Rechercher des codes postaux/villes
La zone située en haut de l’écran vous permet de rechercher des codes postaux ou des villes en fonction des critères proposés. Cette sélection est facultative. En effet, si vous ne précisez aucun critère, le tableau des résultats affichera par défaut tous les éléments existants à la date du jour. Pour effectuer une sélection, renseignez selon les besoins les informations décrites ci-dessous. Puis, cliquez sur le bouton Lancer pour mettre à jour la liste.
Seuls ceux correspondant à la sélection demandée seront affichés. Vous pouvez modifier à tout moment les critères de recherche. Ils peuvent également être combinés pour affiner et accélérer le traitement.
Pays : sélectionnez, dans la liste proposée, le pays de l’adresse.
Code postal : saisissez le code postal (ou une partie) à rechercher.
Ville : saisissez le nom de la ville (ou une partie du nom) à rechercher.
Cliquez sur Lancer. Les résultats s’affichent à l’écran. Vous pouvez retrier la présentation par défaut selon le code ou le nom de la ville dans l’ordre croissant ou décroissant au choix.
Créer un code postal ou une ville
Renseignez les informations suivantes :
Pays (obligatoire) : sélectionnez, dans la liste proposée, le pays correspond au code postal ou la ville à créer. Les pays doivent être définis au préalable dans la table de codification PAY.
Code postal : saisissez un code de 10 caractères alphanumériques maximum identifiant le code postal. Il n’est pas modifiable après enregistrement. Cette information n’est pas obligatoire si vous créez une ville, compte tenu du fait que la notion de code postal n’existe pas dans tous les pays.
Ville : saisissez le nom de la ville (50 caractères alphanumériques maximum).
: cliquez sur cette icône pour traduire la ville en diverses langues étrangères.
Les traductions saisies seront utilisées pour afficher les villes dans la langue
de l’utilisateur connecté.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du code postal et/ou de la
ville. Si vous avez effectué au moins une modification dans la liste existante,
cliquez sur Modifier.
Il est possible inversement de supprimer un code postal/une ville si celui-ci n’est pas associé à une adresse existante. Si c’est le cas, la suppression est interdite. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icône Supprimer. L’élément est immédiatement supprimé.
Le paramétrage des adresses
ACE peut être paramétré pour adapter la saisie des adresses des tiers quel que soit le pays concerné. Les adresses sont en effet largement présentes dans tous les modules d’ACE. Cette gestion est centralisée afin de pouvoir appliquer un modèle unique selon le pays de l’adresse. Cela concerne donc :
- Les fonctions de tiers simples et complexes
- Les écrans d’adresse
- Les écrans de recherche d’adresse
- Les écrans d’affichage des adresses dans les événements
ACE vous permet à la fois de définir les champs qui composent une adresse type pour un pays donné mais aussi de définir l’ordre dans lequel ces informations doivent être saisies.
Comment procéder ?
Le paramétrage des adresses consiste à effectuer les étapes suivantes dans l’ordre indiqué :
Les types d’adresse
Selon sa structure et son organisation internes, une entreprise peut disposer de plusieurs adresses variant selon le type d’opérations à traiter. Ainsi, ACE permet de distinguer les grands types d’adresses. Les plus couramment utilisés sont :
- Adresse commerciale
- Adresse de contrat
- Adresse de facturation
- Adresse d’installation
- Adresse de livraison
- Adresse de paiement
Ces types doivent être définis au préalable dans la table de codification TAD. Pour cela, ouvrez le portail de configuration I_CONF_F. Dans le menuCodification, cliquez sur Tables de codification. A partir de la liste des tables disponibles, sélectionnez la table standard Types d’adresses (TAD). L’écran suivant s’affiche :
Renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 6 caractères alphanumériques maximum identifiant le type de l’adresse. Il n’est pas modifiable après enregistrement.
Description : saisissez une description de 30 caractères alphanumériques maximum identifiant clairement le type d’adresse.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
: cliquez sur cette icône pour traduire la
description en diverses langues étrangères. Les traductions saisies seront
utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue de l’utilisateur
connecté.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du type
d’adresse. Il est ajouté immédiatement à la liste existante.
Il est possible inversement de supprimer un type d’adresse si celui-ci n’est pas associé à une adresse existante. Si c’est le cas, la suppression est interdite. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icône Supprimer. Le type d’adresse est immédiatement supprimé.
Les champs d’adresse
Cette fonction vous permet de créer tous les champs susceptibles d’être utilisés dans une adresse, quel que soit le pays concerné, comme la ville, le code postal, l’identité du destinataire, etc. Vous pouvez accéder à ce programme de deux manières différentes :
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Codification , cliquez sur la rubrique Tables de codification . A partir de la liste obtenue, sélectionnez la table Champs adresses (CHPADR) .
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Paramétrage adresses , cliquez sur la rubrique Paramétrage des champs d’adresses .
L’écran suivant s’affiche :
Le tableau présente la liste de tous les champs d’adresse existants, classés par ordre croissant selon leur code. Pour créer un champ, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un numéro de 3 caractères alphanumériques identifiant le nouveau champ.
Description : saisissez une description de 30 caractères alphanumériques maximum identifiant clairement le champ d’adresse.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques.
Ordre : saisissez le numéro du champ représentant l’ordre d’affichage par défaut du champ au sein de l’adresse.
: cliquez sur cette icône pour traduire la
description en diverses langues étrangères. Les traductions saisies seront
utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue de l’utilisateur
connecté.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du champ
d’adresse. Il est ajouté immédiatement à la liste existante.
Il est possible inversement de supprimer un champ d’adresse si celui-ci n’est pas utilisé pour la composition d’une adresse d’un pays. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icôneSupprimer. Le champ est immédiatement supprimé.
Correspondance entre le n° du champ d’adresses (001 à 060) déclaré dans la table CHPADR et les champs de adr ou autres.
Liste des champs d’adresses disponibles pour le formatage :
| Numéro champ | Champ | Libellé | Règle de gestion |
| 001 | Adr.nomadr | Libellé de l’adresse | Nom de l’adresse, utilisé notamment dans les lieux fonctions pour donner un libellé à une adresse |
| 002 | Adr.libadr50 | Raison sociale | Raison sociale du destinataire |
| 003 | Adr.ligadr50_1 | Adresse | Adresse postale |
| 004 | Adr.ligadr50_2 | Complément d’adresse | Complément d’adresse |
| 005 | Adr.ligadr50_3 | Complément d’adresse 2 | Complément d’adresse |
| 006 | Adr.ligadr50_4 | Complément d’adresse 3 | Complément d’adresse |
| 007 | Adr.codpos_10 | Code postal | Code postal de l’adresse |
| 008 | Adr.locali50 | Localité | Ville |
| 009 | Adr.cenpos50 | Bureau distributeur | Bureau distributeur ou ville la plus proche pour les états unis |
| 010 | Adr.mention | Mention de distribution | Mention de distribution spécifique, par exemple une boite postale pour la France |
| 011 | Adr.codregadr_niv1 | Région niveau 1 | Région de l’adresse, permettant de gérer les états ou les régions |
| 012 | libregadr_niv1 (fam) | Libellé Région niveau 1 | Région de l’adresse, permettant de gérer les états ou les régions |
| 013 | Adr.codregadr_niv2 | Région niveau 2 | Région de l’adresse, permettant de gérer les états ou les régions |
| 014 | libregadr_niv2 (fam) | Libellé Région niveau 2 | Région de l’adresse, permettant de gérer les états ou les régions |
| 015 | Adr.ligadrlib50_1 | Ligne adresse libre 1 | |
| 016 | Adr.ligadrlib50_2 | Ligne adresse libre 2 | |
| 017 | Adr.ligadrlib50_3 | Ligne adresse libre 3 | |
| 018 | Adr.ligadrlib50_4 | Ligne adresse libre 4 | |
| 019 | Adr.ligadrlib50_5 | Ligne adresse libre 5 | |
| 021 | Adr.Codzn1 | Donnée complémentaire 1 | |
| … | à | à | |
| 040 | Adr.Codzn20 | Donnée complémentaire 20 | |
| 041 | Libzn1 (suivant tabzon) | Libellé associé à la donnée complémentaire 1 | |
| … | A | à | |
| 060 | libzn20 (suivant tabzon) | Libellé associé à la donnée complémentaire 20 |
Les formats d’adresse
Cette fonction vous permet de gérer tous les formats d’adresse par pays dont vous avez besoin (1 format d’adresse = 1 pays). Vous pouvez y accéder de deux manières différentes :
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Codification , cliquez sur la rubrique Tables de codification . A partir de la liste obtenue, sélectionnez la table Format adresses (FMTADR) .
- Ouvrez le portail de configuration I_CONF_F . Dans le menu Paramétrage adresses , cliquez sur la rubrique Paramétrage de la saisie des adresses .
L’écran suivant s’affiche :
Le tableau présente par défaut la liste de tous les formats d’adresse existants, classés par ordre croissant selon leur code. Pour créer un format, renseignez les informations suivantes :
Code (obligatoire) : saisissez un code de 3 caractères alphanumériques maximum identifiant le format d’adresse.
Description : saisissez une description de 30 caractères alphanumériques maximum identifiant clairement le format d’adresse.
Libellé : saisissez un libellé court de 10 caractères alphanumériques maximum.
: cliquez sur cette icône pour traduire la
description en diverses langues étrangères. Les traductions saisies seront
utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue de l’utilisateur
connecté.
: cliquez sur cette icône pour définir les champs
composant le format d’adresse.
Cliquez sur l’icône pour valider la création du format
d’adresse. Il est ajouté immédiatement à la liste existante.
Il est possible inversement de supprimer un format d’adresse si celui-ci n’est pas associé à un pays. Si c’est le cas, la suppression est interdite. Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icône Supprimer. Le format d’adresse est immédiatement supprimé.
Associer des champs d’adresse à un format
Pour utiliser un format d’adresse, vous devez définir les champs le composant. Ces derniers doivent être préalablement définis dans la table de codification Champs adresse (CHPADR).
Cliquez sur l’icône . L’écran suivant s’affiche :
Il se décompose en deux parties :
- La partie gauche présente une liste de tous les champs d’adresse disponibles et qui n’ont pas été sélectionnés dans le format ;
- Le tableau situé à droite de l’écran, vide initialement, vous permet de définir les champs constituant le format d’adresse.
Commencez par cocher les champs à ajouter au format d’adresse en cours de création/modification. Puis, cliquez sur le bouton Ajouter >>. Ils sont alors ajoutés au tableau des champs sélectionnés. Pour chaque champ ajouté, vous pouvez modifier ou visualiser les informations suivantes :
Case à cocher : elle permet de sélectionner des champs soit pour les retirer du format d’adresse (ils se réafficheront alors dans la liste des champs non sélectionnés), soit de trier les champs dans l’ordre de votre choix.
Champ : affiche le nom du champ sélectionné (non modifiable).
Libellé : si le nom par défaut du champ ne convient pas, saisissez un libellé personnalisé de 30 caractères alphanumériques maximum. S’il s’agit d’une région, la saisie est spécifique car la région peut concerner une province, un état ou une région. Dans ce cas, une liste déroulante peut être proposée pour vous guider dans la saisie de l’adresse.
Groupe : saisissez un code permettant de regrouper plusieurs champs sur la même ligne de l’adresse. Seront regroupés sur la même ligne tous les champs ayant le même numéro et contigus dans le tableau. Cette fonction est notamment utile dans les écrans de consultation d’adresse (adresses d’un événement par exemple) où certains champs sont regroupés afin de gagner en lisibilité et en place. Par exemple pour la France, le code postal est toujours suivi de la ville sur la même ligne, mais séparés par un tiret. C’est ce regroupement que vous indiquerez dans cette colonne.
Par conséquent, les champs sont présentés de la manière suivante selon le paramétrage de l’adresse :
- Liste des champs du paramétrage dans l’ordre défini ;
- Regroupement sur une même ligne des champs ayant le même numéro de groupe, chaque champ étant séparé par un tiret (-) ;
- Indication du pays de l’adresse en dernière ligne.
Obligatoire : indiquez si oui ou non le champ est obligatoire lorsqu’un utilisateur saisit une adresse de ce format.
Rupture : cochez cette option pour indiquer qu’une rupture est faite sur ce champ lorsque l’adresse est présentée sur deux colonnes. Le champ sera donc positionné sur la première ligne de la seconde colonne.
Table référence : si le champ courant est une donnée complémentaire, il est possible d’indiquer une table de valeurs de référence (par exemple la liste des départements).
: cliquez sur cette icône pour traduire le
libellé en diverses langues étrangères. Les traductions saisies seront
utilisées pour afficher les menus d’ACE dans la langue de l’utilisateur
connecté.
Par défaut, chaque champ ajouté au format d’adresse est positionné en fin de liste. Vous pouvez néanmoins modifier cet ordre par défaut, en triant les champs afin de les ranger à leur exacte position dans l’adresse. Le tri ne peut se faire que champ par champ : cochez la case correspondant au champ dont la position doit être modifiée, puis cliquez sur les flèches de déplacement situées à droite du tableau pour monter ou descendre le champ dans la liste. Vous pouvez par cette méthode choisir l’ordre de présentation de tous les champs d’une adresse.
Il est également possible de supprimer des champs d’un format d’adresse. Il suffit de cocher les cases correspondant aux champs à retirer du tableau, puis de cliquer sur le bouton << Retirer. Ces derniers n’apparaîtront plus dans le format d’adresse.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre saisie. Avant de lancer les mises à jour, vérifiez qu’en cas d’utilisation de la notion de groupe, les champs concernés par un même numéro de groupe sont bien contigus.
Exemples de formats d’adresse
Voici quelques exemples selon les pays :
| France | Brésil | Canada | Italie |
| Libellé de l’adresse | Libellé de l’adresse | Libellé de l’adresse | Libellé de l’adresse |
| Raison sociale | Raison sociale | Raison sociale | Raison sociale |
| Identité du destinataire | Identité du destinataire | Identité du destinataire | Identité du destinataire |
| Complément d’adresse n°1 | Complément d’adresse n°1 | Complément d’adresse n°1 | Complément d’adresse n°1 |
| Complément d’adresse n°2 | Complément d’adresse n°2 | Complément d’adresse n°2 | Complément d’adresse n°2 |
| Complément d’adresse n°3 | Complément d’adresse n°3 | Complément d’adresse n°3 | Complément d’adresse n°3 |
| N° de la voie | Libellé de la voie | N° de voie | Libellé de la voie |
| Libellé de la voie | N° de la voie | Libellé de la voie | N° de la voie |
| Mention de distribution | Ville | Ville | Code postal (XXXXX) |
| Code postal (XXXXX) | Etat | Province | Ville |
| Bureau distributeur | Code postal (XXXXX) | Code postal (XXXXX) | Province |
| Pays | Pays | Pays | Pays |
La saisie des adresses
Une fois que le paramétrage obligatoire a été effectué, vous pouvez saisir des adresses complètes dans ACE.
Où peut-on saisir/consulter des adresses ?
Il est possible de renseigner des adresses dans les :
- Fiches client
- Fiches fournisseur
- Fiches transporteur
- Fiches dépôt
- Fiches transitaire
- Fiches réparateur
- Fiches personnel
Lorsque vous consultez la fiche d’un tiers, l’adresse est accessible à deux endroits :
- Dans l’entête de la fiche en visualisation uniquement ;
- Dans l’onglet Adresse où elle peut être renseignée/modifiée.
Prenons comme exemple standard l’entête d’une fiche fournisseur :
L’adresse figure à droite de la zone d’entête où elle ne peut être modifiée. Sa présentation dépend du paramétrage effectué pour le pays de l’adresse. Ses caractéristiques sont les suivantes :
- Le pays de l’adresse fait référence à la table de codification PAY dans laquelle un format international a été indiqué. La présentation de l’adresse se fait donc selon ce format.
- Ne sont affichés que les champs choisis dans le format de l’adresse du pays et selon l’ordre dans lequel les champs ont été déclarés dans ce format.
- Les champs regroupés sur une même ligne ont obligatoirement le même numéro de ligne dans le format ; chaque champ étant séparé par un tiret (-).
- Le libellé du pays est indiqué sur la dernière ligne de l’adresse.
- L’adresse peut être affichée sur 2 colonnes pour ne pas augmenter la taille de l’écran d’entête de tiers.
- Le champ de rupture entre les 2 colonnes est défini par le paramétrage de l’adresse.
Si aucune adresse n’existe pour le tiers (c’est le cas lors de la création d’une fiche par exemple), un libellé indique : Aucune adresse renseignée pour le tiers. Créer une adresse. En cliquant sur ce lien, vous accédez directement à l’onglet Adresses de la fiche tiers.
Voir la liste des adresses d’un tiers
Lorsque vous utilisez la fiche d’un tiers, vous avez la possibilité de visualiser toutes les adresses de ce tiers sur une page dédiée de la fiche, en cliquant sur l’onglet Adresse. L’écran suivant s’affiche :
Chaque ligne du tableau correspond à une adresse. Vous pouvez visualiser pour chacune d’elles :
- Le numéro de l’adresse (cas standard c’est-à-dire sans gestion des filières logistiques ) ou le numéro de la filière logistique si gestion ;
- Le type de l’adresse ;
- Une information précisant si oui ou non l’adresse est héritée de l’adresse principale c’est-à-dire identique à l’adresse principale ;
- Une icône vous permettant de consulter les coordonnées du contact principal à cette adresse ;
- Le détail de l’adresse présentée sur 2 colonnes.
A partir de cet écran, vous pouvez au choix créer ou modifier une adresse en cliquant sur le type d’adresse concerné. L’écran standard de saisie d’une adresse s’affiche alors. Complétez les informations demandées et enregistrer votre saisie en cliquant sur le bouton correspondant.
Créer/Modifier une adresse
Cette action s’effectue dans un écran spécifique dédié à la saisie des adresses. Il est identique quelle que soit la fonctionnalité en cours d’utilisation (fiches, événements, etc.). Vous y accédez en cliquant sur l’onglet Adresse, quel(le) que soit la fiche ou l’événement concerné. Dans certains cas, comme la fiche fournisseur par exemple, vous devez au préalable choisir le type d’adresse à compléter : adresse de facturation, adresse de paiement, etc. Il suffit alors de cliquer sur le type concerné.
L’écran suivant s’affiche :
Il se décompose en trois parties :
- Les informations destinataires qui concernent l’identité du destinataire de l’adresse. Il s’agit également les données relatives au contact principal de l’adresse ;
- Le détail de l’adresse géopostale du tiers ;
- Les compléments techniques concernant la distribution et les données techniques liées à l’adresse.
Le paramètre ADRHOR permet, en modification d’adresse, d’activer un onglet pour saisir les horaires d’ouverture et de fermeture d’une enseigne.
Informations destinataire
Type d’adresse (obligatoire) : sélectionnez, dans la liste proposée, le type d’adresse concerné. Ils doivent être créés au préalable dans la table de codification TAD.
Civilité : sélectionnez, dans la liste proposée, la civilité du destinataire. Cette liste d’aide fait référence au paramètre CTRCIV.
Nom/Prénom : saisissez le nom et le prénom du destinataire.
Fonction : indiquez la fonction du destinataire.
Service : indiquez le service du destinataire.
Compléments : ces deux lignes vous permettent de saisir des informations complémentaires, si besoin est.
Téléphone : indiquez le numéro de téléphone fixe du destinataire (saisie libre).
Mobile : indiquez le numéro de téléphone mobile du destinataire (saisie libre).
Fax : indiquez le numéro de fax du destinataire (saisie libre).
Messagerie : saisissez l’adresse e-mail du destinataire. En cliquant sur l’icône, une fenêtre s’ouvre automatiquement afin que vous puissiez immédiatement saisir un nouveau message.
Messagerie instantanée : saisissez l’adresse de messagerie instantanée du destinataire (MSN par exemple).
Site Web : indiquez l’URL du site Web du destinataire.
Détail de l’adresse
Cette zone vous permet de renseigner l’adresse géopostale proprement dite. L’adresse géopostale est un mixte entre l’adresse postale et l’adresse physique d’un destinataire. Ce formatage permet à la fois de définir l’adresse physique désignant l’emplacement géographique et l’adresse postale permettant d’envoyer des correspondances.Sa présentation dépend du paramétrage effectué pour le pays de l’adresse qui sera choisi. Ses caractéristiques sont les suivantes :
- Le pays de l’adresse fait référence à la table de codification PAY dans laquelle un format international a été indiqué. La présentation de l’adresse se fait donc selon ce format.
- Ne sont affichés que les champs choisis dans le format d’adresse du pays et selon l’ordre dans lequel les champs ont été déclarés dans ce format.
- Les champs regroupés sur une même ligne ont obligatoirement le même numéro de ligne dans le format ; chaque champ étant séparé par un tiret (-).
- L’adresse peut être affichée sur 2 colonnes pour ne pas augmenter la taille de l’écran d’entête de tiers.
- Le champ de rupture entre les 2 colonnes est défini par le paramétrage de l’adresse.
Attention : si aucun format d’adresse n’a été défini pour le pays choisi, l’adresse sera présentée selon le format standard habituel disponible en version ACE 1.40.
Pays : sélectionnez, dans la liste proposée, le pays de l’adresse. Par défaut, il s’agit du pays de l’entité de connexion courante. Les pays doivent être créés au préalable dans la table de codification PAY. Cette information est indispensable pour l’adresse car sa saisie dépendra du format qui a été associé au pays. Tous les champs à remplir de l’adresse sont automatiquement mis à jour.
Libellé : saisissez le libellé de l’adresse.
Raison sociale : indiquez la raison sociale correspondante.
Adresse : renseignez l’adresse postale (n°, rue, voie, bâtiment, etc.). Selon la configuration, il peut y avoir jusqu’4 lignes de saisie.
Code postal : indiquez le code postal de l’adresse soit en le saisissant directement, soit en le sélectionnant à partir d’une liste d’aide accessible en cliquant sur l’icône Loupe. Si le code postal saisi n’existe pas, il sera automatiquement ajouté à la liste générale des codes postaux.
Localité : saisissez la ville du destinataire soit en la saisissant directement, soit en la sélectionnant à partir d’une liste d’aide accessible en cliquant sur l’icône Loupe. Si la ville saisie n’existe pas, elle sera automatiquement ajoutée à la liste générale des villes.
Mention de distribution : saisissez la mention de la distribution si existante.
Bureau distributeur : indiquez une éventuelle seconde ville dans l’adresse, par exemple un bureau distributeur dans le cas de la France ou une agglomération en Belgique.
Région : sélectionnez, dans la liste proposée, une région (par exemple un état dans le cas du Brésil). Attention : le terme région désigne toute subdivision du pays comme une région, une province, un état, etc. La région peut avoir un ou deux niveaux selon le cas ; chacun étant présenté sur une ligne.
Donnée complémentaire : renseignez les données complémentaires telles qu’elles ont été définies dans le format d’adresse associé.
Compléments techniques
Forme juridique : sélectionnez, dans la liste proposée, la forme juridique si le destinataire est une entreprise. Les formes juridiques doivent être créées au préalable dans la table de codification FJUR (portail I_CONF_F).
GTIN 13 : indiquez le code GTIN 13 éventuel de l’unité logistique.
Activité : sélectionnez, dans la liste proposée, l’activité de l’entreprise destinataire. Les activités doivent être créées au préalable dans la table de codification ATV (portail I_CONF_F).
Code APE (NAF) : saisissez le code APE (Activité Principale de l’Entreprise) de l’entreprise destinataire. Le code APE est l’ancien nom du code NAF actuel (Nomenclature des Activités Française). Le code NAF comporte 5 caractères.
SIRET : indiquez le numéro de SIRET de l’entreprise destinataire.
Ex. : RCS PARIS 321 654 987 12315
Id TVA : indiquez le numéro de TVA intracommunautaire du destinataire de l’adresse. Cet identifiant unique et individuel comporte 13 chiffres.
Code INSEE : indiquez le code officiel géographique INSEE de l’adresse.
Secteur géographique : sélectionnez, dans la liste proposée, le secteur géographique correspondant à l’adresse.
Langue : sélectionnez, dans la liste proposée, la langue du destinataire. Les langues doivent être créées au préalable dans la table de codification LAN (portail I_CONF_F).
Délai de livraison : indiquez le nombre de jours de livraison à cette adresse.
Cliquez sur Enregistrer pour créer/modifier l’adresse.
Lier une adresse à un élément
- Une fonction de gestion d’un tier
- l’onglet Adresse d’une fiche tiers
- Tout lien sur une adresse non physique
L’écran suivant s’affiche :
Il présente les informations suivantes :
- Le type de tiers concerné,
- Le sigle du tiers,
- Le type d’adresse,
- Le numéro de l’adresse du lien,
- Le libellé de l’adresse du lien de l’adresse,
- L’adresse géopostale détaillée.
A partir de cet écran, vous avez la possibilité de :
- Rechercher une adresse en cliquant sur l’icône Loupe si l’adresse indiquée ne convient plus. Vous pouvez alors associer une autre adresse au tiers concerné.
- Créer une nouvelle adresse en cliquant sur le bouton Ajouter une adresse .
Les contacts
Cette fonction vous permet de gérer des contacts aux adresses concernées (types de tiers GTTTI). Vous pouvez ainsi définir toutes les personnes avec lesquelles vous êtes en relation à l’adresse indiquée. Pour chaque adresse, vous avez la possibilité d’ajouter un ou plusieurs contacts.
Voir le contact principal d’une adresse
Vous pouvez visualiser les coordonnées du contact principal à
l’adresse indiquée, en cliquant sur l’icône 
située dans la colonne
Contact, comme dans l’exemple ci-dessous :
Ajouter/Supprimer un contact
A partir de la liste générale des adresses d’un tiers, cliquez sur le type de l’adresse situé sur la ligne de l’adresse concernée. Vous accédez alors à l’écran de saisie de l’adresse. Cliquez ensuite sur l’onglet Contact. Cliquez ensuite sur l’onglet Liste si celui-ci n’est pas affiché par défaut. L’écran suivant s’affiche :
Il présente par défaut la liste de tous les contacts existants à l’adresse indiquée (onglet Liste). Pour ajouter un nouveau contact, positionnez-vous sur la dernière ligne du tableau et renseignez les informations suivantes :
Case à cocher : cochez cette case si cette personne est le contact principal à cette adresse.
Civilité : choisissez, dans la liste proposée, la civilité du contact (madame, mademoiselle ou monsieur).
Nom (obligatoire) : saisissez le nom de famille du contact.
Prénom : saisissez le prénom du contact.
Téléphone : saisissez le numéro de téléphone où ce contact peut être joint.
Télécopie : saisissez le numéro de fax de ce contact.
Portable : saisissez le numéro de téléphone mobile du contact.
e-mail : saisissez l’adresse e-mail du contact. En cliquant sur l’icône @, un nouveau message s’affiche automatiquement ayant pour destinataire le contact.
Login : cliquez sur l’icône pour accéder aux informations de connexion du contact.
Cliquez sur l’icône pour valider
la création du contact. Il est ajouté immédiatement à la liste
existante. Sinon, cliquez sur Enregistrer si vous avez
modifié des informations dans la liste existante. Cliquez sur
Retour pour quitter cet écran.
Il est possible inversement de supprimer un contact lorsque celui-ci est obsolète (la personne a quitté l’entreprise par exemple). Il suffit pour cela de cocher la case correspondant à l’élément que vous voulez supprimer dans la dernière colonne du tableau (cellules rouges). Cliquez sur l’icôneSupprimer. Le contact est immédiatement supprimé.
Renseigner le détail d’un contact
Lorsqu’un contact a été créé, vous avez la possibilité de compléter des informations le concernant. A partir de la liste générale des adresses d’un tiers, cliquez sur le type de l’adresse situé sur la ligne de l’adresse concernée. Vous accédez alors à l’écran de saisie de l’adresse. Cliquez ensuite sur l’onglet Contact. Cliquez ensuite sur l’onglet Détail. L’écran suivant s’affiche :
Les informations saisies lors de la création du contact sont affichées. Vous pouvez les modifier si nécessaire. Complétez éventuellement :
- Les informations destinataire : il s’agit des informations principales concernant le contact. Vous pouvez ajouter une adresse de messagerie instantanée ou encore un site web par exemple.
- Les commentaires : ces lignes de saisie vous permettent de saisir un texte libre concernant le contact.
- Les données complémentaires : créées dans le portail de configuration I_CONF_F, il s’agit d’informations entièrement personnalisables (format de saisie, nom, valeurs, etc.) dont vous avez besoin mais qui ne figurent pas dans les champs standard fournis par ACE.
Cliquez sur Enregistrer si vous avez modifié des informations dans la liste existante. Cliquez sur Retour pour quitter cet écran.
Renseigner les critères d’un contact
Les critères de segmentation sont des caractéristiques personnalisables permettant de classer les contacts. Cette méthode de classification est appeléesegmentation. Présentés sous la forme d’informations à renseigner, les critères de segmentation doivent être définis au préalable dans le portail de configuration I_CONF_F, menu Codification, rubrique Données personnalisées. La présentation des critères dépend du paramétrage qui a été défini lors de leur création.
A partir de la liste générale des adresses d’un tiers, cliquez sur le type de l’adresse situé sur la ligne de l’adresse concernée. Vous accédez alors à l’écran de saisie de l’adresse. Cliquez ensuite sur l’onglet Contact. Cliquez ensuite sur l’onglet Critères. L’écran suivant s’affiche :
Renseignez les informations demandées. Cliquez sur Enregistrer si vous avez modifié des informations dans la liste existante. Cliquez sur Retourpour quitter cet écran.
Rechercher des adresses
Dans certaines fonctionnalités d’ACE, l’adresse peut être un critère de recherche ou de sélection.
Rechercher une adresse
Dans ACE, vous avez la possibilité de rechercher un lieu fonction ou un événement à partir d’une adresse existante. Dans les deux cas, l’écran de recherche suivant est affiché :
Il se décompose en deux parties :
- Une zone de recherche vous permettant de filtrer la liste des éléments aux adresses recherchées ;
- La liste complète, par défaut, des adresses correspondantes.
La zone située en haut de l’écran vous permet de rechercher des adresses en fonction des critères proposés. Cette sélection est facultative. En effet, si vous ne précisez aucun critère, le tableau des résultats affichera par défaut tous les éléments existants à la date du jour. Pour effectuer une sélection, renseignez selon les besoins les informations décrites ci-dessous. Puis, cliquez sur le bouton Lancer pour mettre à jour la liste. Seules les adresses correspondant à la sélection demandée seront affichées. Vous pouvez modifier à tout moment les critères de recherche. Ils peuvent également être combinés pour affiner et accélérer le traitement.
Attention : certains champs ci-dessous sont susceptibles de ne pas être accessibles si la recherche est issue d’un écran dans lequel ils ont été renseignés.
Pays : sélectionnez, dans la liste proposée, le pays de l’adresse. Il s’agit par défaut du pays de l’adresse commerciale principale du tiers. Si aucun tiers n’avait été sélectionné dans l’écran précédent, c’est le pays de l’entité de connexion qui est affiché.
Type de tiers : sélectionnez, dans la liste proposée, le type de tiers concerné (client, fournisseur, etc.).
Sigle : renseignez le sigle du tiers dont on recherche l’adresse, soit en saisissant directement son code, soit en le sélectionnant à partir d’une liste d’aide accessible en cliquant sur l’icône Loupe.
Type d’adresse : sélectionnez, dans la liste proposée, le type d’adresse recherché.
Autres champs : il s’agit des champs définis dans le format d’adresse du pays de l’adresse à rechercher. Si aucun pays n’est défini ou bien si celui-ci ne possède pas de format d’adresse, les champs proposés par défaut par ACE sont l’adresse, le code postal et la ville.
Cliquez sur Lancer. Les résultats s’affichent à
l’écran. A partir de la liste obtenue, cliquez sur l’icône
pour sélectionner
l’adresse à utiliser.
Rechercher un code postal ou une ville
ACE met à votre disposition une fonction vous permettant de rechercher un code postal et/ou une ville, lorsque vous remplissez une adresse. La recherche porte sur l’ensemble des codes postaux et villes disponibles, quel que soit le pays, définis dans le portail de configuration I_CONF_F.
Pour y accéder, vous devez cliquer sur l’icône
Loupe
située à côte de ces deux
champs. L’écran suivant s’affiche :
Il se décompose en deux parties :
- Une zone de recherche vous permettant de filtrer la liste des codes postaux et villes aux éléments recherchés ;
- La liste complète, par défaut, des codes postaux et villes correspondants.
La zone située en haut de l’écran vous permet de rechercher des codes postaux ou des villes en fonction des critères proposés. Cette sélection est facultative. En effet, si vous ne précisez aucun critère, le tableau des résultats affichera par défaut tous les éléments existants à la date du jour. Pour effectuer une sélection, renseignez selon les besoins les informations décrites ci-dessous. Puis, cliquez sur le bouton Lancer pour mettre à jour la liste. Seuls ceux correspondant à la sélection demandée seront affichés. Vous pouvez modifier à tout moment les critères de recherche. Ils peuvent également être combinés pour affiner et accélérer le traitement.
Pays (obligatoire) : sélectionnez, dans la liste proposée, le pays de l’adresse. Par défaut, il s’agit du pays de l’entité de connexion courante.
Code postal : saisissez le code postal (ou une partie) à rechercher.
Ville : saisissez le nom de la ville (ou une partie du nom) à rechercher.
Cliquez sur Lancer. Les résultats s’affichent à l’écran. Vous pouvez retrier la présentation par défaut selon le code ou le nom de la ville dans l’ordre croissant ou décroissant au choix.
Cliquez sur l’icône pour
sélectionner l’élément de votre choix.
Rechercher des tiers
Lorsque vous recherchez un tiers, vous disposez de critères de sélection liés à l’adresse comme le type d’adresse ou le pays par exemple :
Ce panneau de critères de recherche est présent dans les fiches tiers (fournisseurs, clients, transporteurs, etc.). Les critères de base liés aux adresses et disponibles dans tous les cas sont le pays de l’adresse et le type d’adresse. Tous les autres critères liés à l’adresse dépendent du pays qui sera sélectionné. En revanche, si aucun pays n’est sélectionné ou si celui-ci ne possède pas de format d’adresse, les champs Adresse, Code postal et Ville seront proposés par défaut.
Une particularité existe pour les champs Raison sociale, Adresse 1, Adresse 2, Adresse 3 et Adresse 4 : la recherche sur ces informations doit être saisie dans le critère unique Adresse qui affiche plusieurs lignes.
