Les contrats de service (ICEV)

Version d'un contrat

Un contrat de service est identifié par un numéro de contrat et un numéro de version. La version initiale porte le n° 1.

La version N+1 d’un contrat de service est obtenue par duplication de la version N afin d’y effectuer des modifications tout en gardant une trace de la version précédente. Seule, la dernière version d’un contrat de service est active à un instant donné.

Certaines données du contrat de service ne sont pas modifiables (tiers souscripteur, période d’application,…). Les échéances facturées et les dates d’application sont dupliquées sur la nouvelle version.

Révision d'un contrat

La révision modifie le contrat de service par mise à jour automatique des prix (= révision de prix). Cette revalorisation s’effectue par un traitement qui utilise les formules de révision.

Réviser un contrat de service provoque un changement de version pour ce contrat, avec :

• date de début de la nouvelle version = date de dernière révision de la version précédente,
• date de fin de la nouvelle version = date de fin de la version précédente,
• contrat de service d’origine de la nouvelle version = même numéro de contrat + numéro de la version précédente.

Renouvellement d'un contrat

Le renouvellement d'un contrat de service consiste en une reconduction dans le temps d’un contrat de service existant vers une nouvelle version de contrat de service (renouvellement de type prorogation) ou vers un nouveau numéro de contrat de service (renouvellement de type duplication).

Les dates d’application du nouveau contrat de service changent :

• date de début du nouveau contrat = date de fin de l’ancien contrat ;
• date de fin du nouveau contrat = date de début + durée,
• par défaut, la durée du nouveau contrat est la même que celle de l’ancien contrat.

Duplication de contrat

Cette fonctionnalité permet de copier un contrat de service existant vers une nouvelle version de contrat (Ex. cas d’un avenant en cours de contrat) ou vers un nouveau numéro de contrat de service (Ex. duplication vers un autre tiers). La duplication vers un nouveau numéro de contrat ne duplique pas les échéances facturées ni les dates d’application du contrat de service.

Dates d’application

Les dates de début et de fin d’application bornent la période d’application d’un contrat de service. Les dates par défaut sont celles de l’en-tête de contrat de service et dépendent de la durée du contrat. Il est possible de gérer une période d’application plus courte au niveau de chaque poste de contrat de service.

Récapitulatif : Révision, Renouvellement et Duplication.

Cette fonction gère à la fois les contrats de service particuliers et les contrats type.

Le paramètre ICETYP permet de conditionner la gestion des contrats types.

Le paramètre ICECTS permet d’appliquer des conditions tarifaires sur le prix service.

On ne peut pas modifier une version validée d'un contrat de service.

Le système propose toujours de modifier la dernière version non validée du contrat de service.

Pour modifier un contrat de service dont la dernière version est validée, il faut créer une nouvelle version du contrat de service.

Validation (immédiate ou en différé)

La validation d'un contrat de service donné est impossible s'il existe déjà une version supérieure du contrat déjà validée. Le code état correspondant à l'état 'validé' est renseigné au niveau du champ « Code état de l'événement validé » du configurateur fonctionnel.

Un message vous invite systématiquement à valider la dernière version en cours. Néanmoins, il vous est possible de valider n'importe quelle autre version antérieure à condition que son code état corresponde au « Code état de l'événement géré » du paramétrage de la fonction ICEV (écran GPEV_1).

Invalidation

Modification

La dernière version en cours du contrat de service est automatiquement proposée en modification. La modification de n'importe quelle autre version est possible à condition que le code état corresponde au champ "Code état de l'événement géré" du configurateur fonctionnel.

La modification d'une version validée est impossible.

Visualisation

Le système propose, par défaut, de visualiser la dernière version du contrat de service (validée ou non).

La visualisation de n'importe quelle autre version de contrat de service reste possible.

Suppression

Pour être supprimée, la dernière version du contrat de service ne doit pas être validée. Le code état de la version à supprimer doit correspondre au champ "Code état de l'événement géré" du configurateur fonctionnel.

Edition (en-tête et poste)

Le paramètre maquette DERNIERE_VERSION permet d'utiliser uniquement la dernière version du contrat de service. Le système ne retient que la dernière version du contrat de service ayant un code état précisé au niveau du paramètre maquette.

Ce paramètre doit notamment être positionné si on souhaite ne facturer que la dernière version validée des contrats de service.

Renouvellement et/ou révision

Le renouvellement ou la révision porte toujours sur la dernière version des contrats de service.

Pour travailler sur la dernière version validée des contrats, il faut positionner dans la maquette de renouvellement ou de révision le paramètre DERNIERE_VERSION et y indiquer le ou les codes états d’une version validée de contrat de service.

Description technique des champs de cet écran .

Cette fonctionnalité vous permet de gérer les contrats de service individuels et les contrats types.

Toutes les données suivantes faisant partie de la table ICE, sont gérées dans cet écran :

On peut dupliquer un contrat de service soit à partir d’un contrat normal existant, soit à partir d’un contrat type.

Le type des contrats de service associés à un tiers et le types des contrats type autorisés en duplication sont renseignés respectivement dans les zones « Evénement origine » et « Evénement source » (écran GPEV_1).

Identifiant

Un contrat est identifié par quatre indicateurs :

le type achat/vente : paramétré par le Configurateur Fonctionnel (écran GPEV_1, zone "Achat/ Vente de l'événement Géré"),

un type de contrat de service (écran GPEV_1, zone "Type d'événement de l'événement géré"),

un sigle contrat de service: directement saisi ou géré par numérotation automatique si le paramètre NUMICE est positionné

un numéro de version de contrat de service: n°1 pour un nouveau contrat. En modification ou visualisation, le dernier numéro de version créée est proposé, mais peut être modifié.

L'état du contrat de service, paramétré par la zone "Etat événement géré" (écran GPEV_1), peut être modifié, lors d'une validation.

Contrat d’origine : contrat de service normal à partir duquel un contrat à été dupliqué.

Contrat type : contrat type à partir duquel le contrat de service a été généré. En génération automatique de contrat de service à partir des installations, la référence du contrat type provient des postes de BL via les installations.

Les informations héritées du contrat type sont les suivantes : Tiers souscripteur, Catégorie, Nature, Durée, Condition de service, Conditions de facturation, Conditions générales (révision, renouvellement, résiliation) et données complémentaires.

Référence Ext. : référence donnée par le client au contrat.

Catég : Catégorie de contrat de service (table ICC) : peut être utilisée comme critère de sélection dans d'autres traitements. Utilisable pour initialiser les dates de début et de fin d’application de contrat de service.

Etb : code de l'établissement. Ce champ n'est modifiable que si la société est gérée en multi-établissement (paramètre GESETB).

Nature : nature de contratde service (table ICN), peut être utilisée critère de sélection dans d'autres traitements. Un contrôle de cohérence (non bloquant) est effectué entre la nature du contrat de service et celle du contrat type.

Libellé : libellé du contrat de service.

Durée : durée du contrat de service en années, mois, jours. La durée permet d’initialiser les dates de fin de version, de fin prévue et de fin réelle. Elle est utilisée également dans le calcul des dates d’échéance de facturation.

Cond. : Condition de service. Code déterminant le niveau de service et les informations associées, notamment le barème de prix à appliquer sur le contrat de service.

La condition de service de l’en-tête est héritée du contrat type ou saisie manuellement. Elle peut servir à initialiser la condition de service des postes.

La condition de service est également gérée par poste. Elle est héritée des postes de livraison si le contrat de service est généré à partir des installations. Par défaut, l’initialisation des postes se fait à partir de la condition de service de l’en-tête. C’est la condition de service des postes qui est prise en compte pour la recherche du barème utilisé dans le calcul des montants du contrat de service.

Tiers souscripteur : tiers à qui le contrat de service est facturé. Il est hérité du tiers commercial des BL, via les installations.

La génération automatique des contrats de service crée un numéro de contrat différent pour chaque tiers souscripteur sélectionné.

Le type du tiers souscripteur est paramétré par la valeur du champ "Type de tiers" de l'écran GPEV_1 du configurateur fonctionnel. Ce champ n'est pas modifiable.

Remarque :

En gestion des contrats type (paramètre ICETYP positionné) le tiers souscripteur peut ne pas être en saisie. Un contrat type peut, en effet, être valable, pour tous tiers confondus.

Tiers couverts. : les tiers et les installations couvertes par le contrat de service constituent son domaine de couverture (voir écran ICEV_5).

Déb Version et Fin Version : inutilisées dans les traitements.

Déb d’appl : date de début d’application de la version du contrat de service. Mise à jour lors de la duplication des contrats (Date début version N+1 = date de fin de version N).

Fin prévue = date de début + durée (en affichage seulement).

Fin réelle : permet de saisir une date de fin différente de la date de fin prévue. C’est cette date qui prime sur la date prévue.

Reconduct : date à laquelle le contrat est renouvelé, mise à jour automatiquement avec la date du jour dans le traitement de renouvellement des contrats.

Résiliation : date de résiliation du contrat.

Champs relatifs aux contrats origines

Achat / Vente : paramétré par la valeur du champ "Achat / Vente de l'événement origine" de GPEV_1

Type de contrat origine : paramétré par la valeur du champ "Type d'événement de l'événement origine" de GPEV_1

Sigle et version du contrat origine : données directement saisissable et appuyée par une recherche multicritère.

Etat du contrat origine : paramétré par la valeur du champ "Etat événement origine" de GPEV_1

Si ces champs sont renseignés, on ramène automatiquement, en création, les données du contrat origine vers le contrat courant (catégorie, nature, dates du contrat, couvertures, données de facturation et de règlement…)

Quand un contrat origine est renseigné, il est alors impossible de renseigner ou de modifier la zone concernant le contrat type.

Champs relatifs aux contrats types

Achat / Vente : paramétré par la valeur du champ "Achat / Vente de l'événement source" de GPEV_1

Type du contrat type : paramétré par la valeur du champ "Type d'événement de l'événement source" de GPEV_1

Sigle et version du contrat type : données directement saisissable et appuyée par une recherche multi-critère.

Etat contrat type : paramétré par la valeur du champ "Etat événement source" de GPEV_1

Si ces champs sont renseignés, on ramène automatiquement, en création, les données du contrat type vers le contrat courant :

(catégorie, nature, dates du contrat, couvertures, données de facturation et de règlement…)

Quand un contrat type est renseigné, il est alors impossible de renseigner ou de modifier la zone concernant le contrat origine.

Dates

Date création : lors de la création, est renseignée avec la date du jour si le numéro de version de contrat est à 1.

Date début de version : lors de la création, elle est renseignée par la date du jour. Modifiable.

Date fin de version, date début d'application, date fin prévue, date fin réelle, date de reconduction, date de résiliation. Toutes ces dates sont en saisie, modifiables.

Couverture du contrat :

Les champs de la couverture ne sont pas obligatoires. Ils représentent le domaine que va couvrir le présent contrat.

La couverture renseignée à ce niveau de l'écran est la première couverture. Pour renseigner d'autres couvertures du contrat, activer le popup PF1-D pour atteindre l'écranICEV_5 et compléter la couverture.

"Achat / Vente de l'installation" est paramétré par la valeur du champ "Achat / Vente de l'événement Géré" de GPEV_1

Le champ "Type d'installation" est paramétré par la valeur du paramètre A1 de TYPISE (par défaut 'ISE').

Si le type de tiers couvert est le seul champ renseigné de la couverture alors le contrat couvre tous les tiers de ce type tiers. Par conséquent, toutes les installations de ces tiers sont couvertes par le contrat.

Si un sigle tiers est renseigné, alors le contrat couvre toutes les installations de ce tiers.

Si un tiers et une installation sont renseignés, alors le contrat couvre seulement cette installation de ce tiers.

Enfin, il est possible de ne couvrir qu'un poste d'installation en renseignant ce poste.

Remarque concernant les zones paramétrés :

Le nom de la zone paramétrée est ICAxxx si l'événement géré est l'achat. xxx = numéro de la zone paramétrée

Le nom de la zone paramétrée est ICVxxx si l'événement géré est la vente. xxx = numéro de la zone paramétrée

Les champs datsup1 et datsup2 sont des champs virtuels, utilisés en tant que critères de sélection dans les traitements ICEVE1, ICEVE2.

datsup1 : si elle est renseignée, on considère qu'il s'agit d'un contrat reconduit. Donc on ne calcule plus d'échéances pour ce contrat. Le traitement différé de révision de prix met à jour la datsup1 avec la date de fin réelle du contrat. Lors de la suppression d'un contrat, cette date permet de mettre à jour la date de fin réelle de la version origine.

Description technique des champs de cet écran.

Trente zones paramétrées sont disponibles sur l’en-tête. Elles sont propagées à partir du contrat type.

Pour pouvoir utiliser une zone paramétrée, il faut la déclarer dans la fonction GTZON.

Les zones paramétrées sont codifiées ICAxxx si le code A/V du contrat est égal à 'A' (pour Achat), ICVxxx si le code A/V du contrat est égal à 'V' (pour Vente) avec xxx = un chiffre compris entre 001 et 030.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup "Duplication contrat", en modification et en création de contrat, à partir des champs Identifiant du contrat, vous permet de créer un nouveau contrat par duplication d'un contrat existant.

Il vous est possible de dupliquer tout ou une partie des données du contrat source.

Duplication de contrat en mode Création

Il est également possible de dupliquer un contrat, en mode création, soit en saisissant un contrat d’origine, soit en saisissant un contrat type. Si un de ces deux champs est renseigné, les données du contrat source sont dupliquées.

• Sont toujours dupliquées: les données de l’en-tête, les données du domaine de couverture, les données des postes.
• Ne sont pas dupliquées : le texte libre d'en-tête, le texte libre des postes, les données complémentaires de l’en-tête et des postes, l’historique du contrat, les échéances facturées, le texte libre de l’en-tête et des postes.

Un appel prix est systématiquement déclenché lors de la duplication de contrat pour réinitialiser le prix de tous les postes du nouveau contrat. Les formules de révision ne sont pas appliquées lors d’une duplication.

Si on duplique à partir d’un contrat d’origine, le champ Contrat Type est initialisé avec le contrat type du contrat d’origine. Le champ Contrat Origine est initialisé avec le No de contrat d’origine saisi. La duplication du domaine de couverture s’effectue après confirmation de l’utilisateur sur un message de bas d’écran.

Si on duplique à partir d’un contrat type, le champ Contrat Origine n’est pas initialisé. Le champ Contrat Type est initialisé avec le No de contrat type saisi. La date de début d’application est initialisée avec la date du jour. Les autres dates sont recalculées en conséquence.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup "Facturation", vous permet de mettre à jour les données de la facturation périodique du contrat.

Périodicité : périodicité de facturation, en années, mois, jours utilisée pour déterminer les échéances de facturation du contrat en fonction de sa durée. Correspond au nombre de jours entre deux échéances.

Terme : mode de calcul des échéances du contrat.

E = Echu à facturation à la fin de la période de prestation, quand la période est écoulée.

A = A échoir à facturation au début de la période de prestation, quand la période n’est pas encore écoulée.

Prochaine échéance : date de la prochaine échéance non facturée du contrat. La facturation automatique facture toujours la prochaine échéance non facturée, que celle-ci soit arrivée à terme ou non. La date de la facture générée est alors la date de la prochaine échéance.

Dernière échéance : date de la dernière échéance du contrat.

Echéance intermédiaire. : affichage de la date de prochaine échéance du poste quand celle-ci ne correspond pas à la prochaine échéance normale du contrat.

Lors de l’ajout d’un nouveau poste, on peut forcer la date de prochaine échéance et déclencher ainsi la facturation du poste avant l’échéance normale. Ceci est possible en création de poste uniquement, si le contrat a déjà été facturé (au moins une échéance facturée), si le poste n’a pas encore été facturé et si la facturation s’effectue à terme échu. Il est possible d’anticiper la facturation d’un poste mais pas de la retarder.

Décalage :

Quantième : .

Prochaine facture. : date de l’échéance intermédiaire, si elle existe, sinon date de la prochaine échéance de la périodicité normale.

Dernière facture : date de la dernière facture générée sur l’échéancier.

Adresse de facturation (de type FAC) : initialisée avec l’adresse de facturation du tiers souscripteur, cette adresse ne peut être modifiée sauf en mode filière.

Devise : devise d’expression des montants du contrat. Devise du tiers souscripteur, sinon devise nationale (paramètre DEVNAT).

Position fiscale : position fiscale du contrat (position fiscale du tiers souscripteur par défaut, ou valeur défini par le paramètre POSFIS).

Mode de règlement : du contrat. Initialisé avec le mode de règlement du tiers souscripteur.

Délai : délai de règlement, en jours.

Départ : point de départ de la date d’échéance de règlement. Ex. F = fin de mois.

Quantième.

Ex. 15 = le 15 du mois.

Modalités de règlement : par défaut le contrat est créé en reprenant les modalités de règlement du tiers souscripteur du contrat. Le paramètre ICERGL permet de créer le contrat avec les modalités de règlement du tiers facturé.

Le nombre d'échéance est déterminé en fonction de la durée du contrat et de la périodicité de facturation

En standard la facturation s'effectue à la date anniversaire du contrat.

Exemple : Contrat à terme "A échoir" créé le 1/03/2002 pour une durée de 1 an avec une facturation tous les 6 mois. Les dates d'échéances du contrat sont le 1/03/2002 et le 1/09/2003

Dans certains cas, la facturation des contrats est lancée à dates fixes :

Exemple : La facturation est lancée 2 fois par an, le 1/01 et le 1/07. Si on reprend l'exemple précédent, le système doit calculer dans ce cas, 3 échéances : 1/03/02, 1/07/02 et 1/01/03. Le montant calculé étant au pro rata de la première et la dernière échéance.

Personnaliser le paramètre ICEFAC afin d'indiquer quels sont les calendriers à utiliser.

Attention il est préférable de positionner ce paramètre dans le paramétrage général, car il intervient dans de nombreuses fonctions : Gestion des factures service et avoirs service pour gérer correctement les éventuelles suppressions (re-calcul correct de la date d'échéance du contrat), ainsi que dans toutes les fonctions liées au contrat (fonction interactive, fonctions d'éditions, de renouvellement, de facturation, …..)

Calcul de la première échéance

Le calcul de la première échéance s’effectue au prorata en fonction de la date d'échéance normale (en tenant compte de la date de début d'application du contrat et de la périodicité de facturation) et de la date d'échéance imposée par le calendrier des facturations.

Calcul des échéances suivantes

Les échéances suivantes sont déterminées en fonction de la première échéance et de la périodicité de facturation.

La dernière facturation doit avoir lieu sur le contrat N-1 pour traiter correctement le cas des avenants (Sur le contrat renouvelé, il ne sera plus possible d'ajouter des avenants)

Si l'indicateur Tacite reconduction est positionné à Oui, le système considère que la dernière échéance correspond à une échéance normale, sinon la dernière échéance est incomplète (prorata effectué jusqu'à la fin de contrat)

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup "Conditions" depuis l'en-tête de contrat, vous permet de mettre à jour les données sur les conditions générales du contrat.

REVISION

La révision, c’est la revalorisation des prix du contrat avec génération automatique d’une nouvelle version de contrat.

Cette opération s’effectue par le traitement d’édition des en-têtes de contrat (ICEVE2) en positionnant le paramètre REVISION dans la maquette d'édition. Le traitement utilise des formules de révision de prix (fonction GIVA).

Les différentes options du paramètre permettent :

de simuler la révision de prix en éditant le résultant de la révision sans l’enregistrer dans les tables

d’indiquer si l’on autorise une révision de prix à la baisse ou non.

Depuis la version ACE 4.2-00, un autre mode de révision n’utilise pas les formules de révision mais déclenche un appel prix pour chaque poste de contrat traité. Ce mode révision ne modifie pas un prix modifié manuellement par l’utilisateur. Pour utiliser ce mode de révision, il faut positionner le paramètre maquette REVISION=APPEL_PRIX.

Formule : code de la formule à utiliser pour calculer automatiquement les nouveaux prix, lors d’une révision de prix (voir fonction GIVA).

Dernière révision : affichage de la date de dernière révision, mise à jour avec la date du jour dans le traitement de révision des contrats).

Durée : durée entre deux révisions. Permet d’initialiser ou de mettre à jour la date de la prochaine révision lors de la révision des contrats.

Prochaine révision : cette information peut être utilisée dans l'écran ICEV_ED2 de révision des contrats () pour lancer la révision des contrats dont la date de prochaine révision est arrivée à terme.

RENOUVELLEMENT : voir traitement ICEVR1

Le renouvellement, c’est la génération d’un nouveau contrat (nouveau No ou nouvelle version), en reconduisant le contrat pour une nouvelle durée identique ou différente du contrat initial.

Type (de renouvellement)

D = Duplication = génération d’un nouveau No de contrat en version 1.

P = Prorogation = génération d’une nouvelle version du contrat.

Le type de renouvellement est utilisé dans la fonction de renouvellement des contrats (ICEVR1).

Tacite (O/N) : utilisable dans les écrans lanceurs pour sélectionner les contrats à renouveler automatiquement.

Cette donnée permet également de gérer les relances en fin de contrat dans le cas où le contrat n'est pas tacitement reconductible.

Durée : durée théorique de reconduction. Utilisée dans le traitement de renouvellement des contrats, pour calculer la date de fin du nouveau contrat.

Exemple : contrat initial de 3 ans reconductible tacitement pour une durée d'un an.

RESILIATION

Type (table ITR).: type de résiliation. Cet indicateur permet de savoir à quel moment le contrat est résiliable (Ex: à tout moment, à échéance finale…). Il permet à l'utilisateur de décider de la prise en compte ou non d'une demande de résiliation.

Préavis : durée du prévis en année, mois, jours. Délai avant lequel le client doit envoyer un courrier pour résilier le contrat.

Courrier (table TCR) : type de courrier à envoyer pour la résiliation (lettre simple, lettre avec recommandé, recommandé avec accusé de réception, …).

Relance (table TRL) : type de relance. Non utilisé dans les traitements.

Description technique des champs de cet écran .

Le domaine de couverture est présenté sous forme d’un tableau dont la première ligne est directement accessible dans l’en-tête du contrat (icev_1). Les autres lignes sont accessibles par le popup "Domaine de couverture".

En génération automatique des contrats à partir des installations, les tiers couverts sont hérités des tiers installés des installations.

Il est possible d’ajouter un tiers ou une installation au domaine de couverture d’un contrat existant. Un même poste d’installation peut être affecté à deux contrats différents.

Le domaine de couverture peut également être géré au niveau de chaque poste d’un contrat.

Les éléments couverts peuvent se situer à quatre niveaux :

Un groupe de tiers,

Un tiers,

Une installation,

Un matériel installé.

Si le type de tiers couvert est le seul champ renseigné de la couverture alors le contrat couvre tous les tiers de ce type de tiers. Par conséquent, toutes les installations de ces tiers sont couvertes par le contrat.

Si un sigle tiers est renseigné, alors le contrat couvre toutes les installations de ce tiers.

Si un tiers et une installation sont renseignés alors le contrat couvre uniquement l'installation de ce tiers.

Enfin, il est possible de ne couvrir qu'un poste d'installation.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup "Historique contrat" depuis l'en-tête du contrat, vous permet d'afficher l’historique des principales actions effectuées sur un contrat.

Le suivi des modifications intervenues sur une même version n'est pas pris en compte.

Les actions suivies dans l’historique sont les suivantes :

• création de contrat,
• changement de version,
• renouvellement,
• révision de prix,
• suppression de poste.

Description technique des champs de cet écran.

Ce tableau, accessible par le popup "Echéances du contrat" en-tête comme sur les postes du contrat, affiche l’échéancier du contrat (dates et montants des échéances).

Les échéances facturées ne sont pas rattachées à la version du contrat mais uniquement au numéro de contrat. L'échéancier présente par version les différentes échéances facturées.

Description technique des champs de cet écran.

Au sein d'un contrat, un poste de facturation se distingue :

par une condition de service. Cette condition fonctionne en terme tarifaire comme un barème,

par un mode de facturation.

Deux modes de définition des postes de facturations vous sont offerts :

aucune relation entre contrat et parc : les postes sont indépendants.

relation directe entre contrat et parc : les articles facturés sont les articles en parc. Des popups vous permettent d'en afficher leur liste.

Un contrat contient des postes facturés, composé, chacun par :

un code produit : Champ obligatoire. Possibilité de recherche.

Possibilité d'utiliser le paramètre RECHMO (activation par popup PF3-R).

Le code produit doit être en suivi en contrat (données de service GART_25), le champ "Produit suivi par contrat" est positionné à 'O' ou à 'S'.

Le code produit doit aussi appartenir à un poste d'installation des couvertures du contrat.

un numéro de lot : gestion classique.

une condition de service.

un mode et une unité de facturation.

des éléments de prix (saisissable par popup dans l'écran ICEV_1C)

Code produit : article du poste, provenant d’une installation ou saisi manuellement.

Le code article saisi doit être suivi en contrat (voir Données de service de la fiche article).

Recherche d'un code article possible par recherche multi-critères ou par mot clé (Popup F3R – recherche produit par mot clé – Paramètre RECHMO positionné).

N° Lot : Numéro de lot de l’article.

Condition service : voir description de l’en-tête de contrat (ICEV_1).

Condition de service par défaut est définie dans l’en-tête. Dans le calcul du prix du poste, c’est la condition de service du poste qui est prise en compte.

Mo : mode de facturation périodique (défini au niveau de la fiche produit).

Plusieurs modes possibles, forfaitaires ou proportionnels :

Mode U (Unique -forfaitaire)

Le montant total est facturé sur la première échéance.

Mode D (Durée -forfaitaire)

Le montant du poste est réparti de manière proportionnelle sur chaque échéance.

Ce mode de facturation permet de gérer le prorata temporis lors des ajouts et des retraits de poste entre deux échéances.

Le prix unitaire d’un poste est toujours défini pour la durée totale du contrat (durée prévue et non pas durée réelle) La durée d’un poste peut être différente de la durée du contrat, grâce aux dates de début et de fin d’application du poste.

L’échéancier n’est pas géré au niveau du poste. Il est unique pour tout le contrat.

Des échéances partielles sont calculées au prorata temporis si un produit n’a pas figuré au contrat pendant la durée entière d’une échéance.

Dès que le contrat est facturé, indépendamment de la version du contrat, les champs suivants ne sont plus modifiables :

sur l’en-tête : dates de début d’application, de fin prévue et de fin réelle de l’entête du contrat, durée du contrat, périodicité, terme de facturation.

sur le poste : le mode de facturation pour passage de ‘D’ vers un autre mode et inversement. Le mode ‘D’ obéit à des règles bien précises, on ne peut pas changer le mode en cours de facturation. Il faut alors saisir une date de fin d’application au poste et créer un nouveau poste. La modification de la date d’application et de la date de prochaine échéance sont impossibles également.

Les champs décalage et quantième ne sont pas interprétés pour le mode de facturation ‘D’.

Mode E (Echéance -forfaitaire)

Le montant du service saisi sur le poste est un montant unitaire appliqué à chaque échéance.

Mode P (prorata -forfaitaire)

Montant unitaire forfaitaire sur chaque échéance (idem mode E), avec calcul d’un prorata temporis sur la 1ère échéance si celle-ci comprend moins de jours que les autres échéances.

Surtout utilisé lors de l'ajout d'un poste.

Ex: Création du contrat le 15/03 avec échéances le 31 du mois. Première échéance le 31/03. Il y a un prorata à effectuer lors du calcul de la première échéance.

Les deux modes suivants sont utilisés lorsqu’un poste de contrat peut faire référence à plusieurs installations.

A partir du domaine de couverture du poste, on retrouve les différentes installations couvertes. Le montant du poste du contrat est déterminé en fonction de la quantité et/ou de la durée.

Mode Q = (quantité -proportionnel)

Montant proportionnel à la quantité présente sur l’installation depuis la dernière échéance.

Cas des contrats de location. On loue 2 caisses de livre (caisse = unité de service du poste facturé) mais on facture 2 F/ livre (livre = unité de livraison). On retrouve grâce au domaine de couverture la quantité totale présente dans les différentes installations à la date où est lancé le traitement de facturation.

Mode M = (Multiple selon la durée -proportionnel)

Montant proportionnel à la durée d’installation (en jours) et à la quantité présente sur l’installation depuis la dernière échéance.

On retrouve la durée en faisant la différence entre date d'installation et date de retrait sur les postes d’installation.

Dans ce cas, le montant du poste doit correspondre à un montant journalier.

Uni : Unité de service. Champ non utilisé.

Montant HT : montant hors taxe du poste de contrat.

La gestion des Conditions Tarifaires est intégrée dans le calcul du prix net d’un poste de contrat.

Toutes les informations concernant les prix sont déportées.

Le tableau des postes est réorganisé pour présenter les informations comme suit :

Code produit, libellé produit, mode de facturation, unité de facturation, quantité, prix unitaire net, montant HT du poste.

Gestion des avenants : Ajout de poste alors que le contrat a déjà été facturé

L’ajout de poste entre deux échéances est géré différemment en fonction du terme de facturation.

La gestion de la date de première échéance d’un poste ajouté ou retiré entre deux échéances dépend également du terme de facturation.

1) Contrat à terme "A Echoir"

en mode à échoir, lors de l’ajout d’un poste, on ne peut pas saisir une date d’échéance autre que la date d’application du poste, la date d'échéance de l’entête immédiatement inférieure ou supérieure à la date d’application,

exemple : contrat de 6 mois du 01/01 au 01/06 pas encore facturé, facturation mensuelle

ajout de A1 au 15/02, la date de prochaine échéance = 15/02

ajout de A2 au 15/02, la date de prochaine échéance = 01/03

(1)Facturation immédiate

Dans le champ "Prochaine Echéance" du poste du contrat, saisir la date de début d'application du poste du contrat.

(2)Facturation à la prochaine échéance

Dans le champ "Prochaine Echéance" du poste du contrat, saisir la date de la prochaine échéance du contrat. Pour un contrat complètement facturé (le poste est ajouté après la dernière facturation du contrat), saisir la date de première échéance du contrat renouvelé.

Si le contrat ne comporte pas les éléments nécessaires à son renouvellement, le système ne bloque pas mais envoie les messages d'informations suivants :

ICE_RECOND : attention, le cont. ne possède pas de durée de reconduction

ICE_TACITE : attention, le contrat n'est pas en tacite reconduction.

Toutefois le N1 du paramètre ICEFAC positionné à 1 permet pour les contrats dont le terme de facturation est "A échoir" de renseigner comme date d'échéance une date comprise entre la date d'échéance précédent ou suivant la date de début d'application du poste (et non pas forcément égale)

2) Contrat à terme "Echu"

en mode échu, on n’a pas accès à la date d’échéance du poste

exemple : contrat de 6 mois du 01/01 au 01/06 pas encore facturé, facturation mensuelle

ajout de A1 au 15/02, la date de prochaine échéance = 01/03

ajout de A2 au 15/02, retrait au 25/02, la date de prochaine échéance = 01/03

(1)Facturation immédiate : impossible

(2)Facturation à la prochaine échéance

Retrait de poste entre deux échéances

quel que soit le terme de facturation, l’échéancier ne gère que le retrait d’un poste sur une échéance pas encore facturée par application du prorata temporis.

exemple : contrat de 6 mois du 01/01 au 01/06 pas encore facturé, facturation mensuelle

ajout de A3 au 15/02, retrait au 25/02, le nombre de jours facturés sur février est de 11, le 25 du mois compris.

Mode E (Echéance -forfaitaire)

Le montant du service saisi sur le poste est un montant unitaire appliqué à chaque échéance.

Mode P (prorata -forfaitaire)

Montant unitaire forfaitaire sur chaque échéance (idem mode E), avec calcul d’un prorata temporis sur la 1ère échéance et sur la dernière échéance si celle-ci comprend moins de jours que les autres échéances.

Surtout utilisé lors de l'ajout d'un poste.

Ex: Création du contrat le 15/03 avec échéances le 31 du mois. Première échéance le 31/03. Il y a un prorata à effectuer lors du calcul de la première échéance.

Description technique des champs de cet écran.

Trente zones paramétrées sont disponibles sur les postes.

Pour pouvoir utiliser une zone paramétrée, il faut la déclarer dans la fonction GTZON.

Les zones paramétrées sont codifiées IFAxxx si le code A/V du contrat est égal à 'A' (pour Achat), IFVxxx si le code A/V du contrat est égal à 'V' (pour Vente) avec xxx = un chiffre compris entre 001 et 030.

Description technique des champs de cet écran .

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible par le popup "Compléments postes", vous permet d'afficher les informations suivantes : numéro de lot, numéro d’avenant, libellé avenant, date de début d’application, date de fin d’application, date de prochaine échéance, date de dernière révision, condition de service, future condition de service.

Tarif de base : le tarif de base est une des composantes de calcul du prix unitaire d’un service. Il est initialisé par la routine d’appel prix.

Le tarif de base est hérité du prix unitaire de vente hérité de la fiche article et du barème indiqué dans la condition de service du poste de contrat (par défaut, la condition de service de l’en-tête de contrat). Par défaut, le tarif de base est initialisé avec le prix standard de l’article.

Le type de tarif peut être géré indépendamment pour le service, grâce au champ Type de tarif dans les données de service de la fiche produit (gart_25).

S’il n’existe pas de condition de service, ou s’il n’existe pas de barème dans la condition de service, ou si le type de tarif est S, c’est le prix standard de l’article qui est ramené par défaut.

Remises : la remise service est une autre composante de calcul du prix unitaire d’un service. Elle est saisie dans la ligne sans libellé en dessous du tarif de base et permet de gérer une catégorie de remise et un taux de remise sur le poste.

Le calcul des remises dans le Service est particulier : il permet de calculer un prix de vente comme étant un % du tarif de base, et non plus un % ajouté ou retranché du tarif de base.

La catégorie de remise peut-être initialisée automatiquement via la gestion des conditions tarifaires (CTS) étendues. La gestion des CTS étendues dans le Service utilise un type de condition avec le code réservé ICF, à définir dans GCTV.

Attention sur un site démarré qui ne gère pas les CTS étendues, il faut limiter l’activation des CTS étendues aux fonctions du service pour ne pas perturber le fonctionnement existant. Créer une nouvelle fonction (Ex. GCTVS) pour définir les CTS étendues pour le service. Activer le paramètre CTSETE dans cette fonction et dans ICEV.

Avenant : la ligne Avenant contient un Numéro d’avenant et un Libellé d’avenant. Ces zones sont destinées à gérer de façon simple les avenants.

Numéro d’avenant. : peut être initialisé avec le No de version ou avec le No de version +1 (paramètre ICFAVE).

Si le ppe est positionné, alors le contrat initial identifié par un numéro de version = 1 n’a pas de numéro d’avenant, le contrat version 2 aura un numéro d’avenant = 1, et ainsi de suite.

Le numéro d'avenant reste modifiable (aucun contrôle de saisie).

Libellé d’avenant : ce libellé associé de 40 caractères est une zone libre permettant, si nécessaire, de préciser la nature de l'avenant.

Unité : de facturation. Par défaut, unité de service de la fiche produit (gart_1).

Quantité : quantité du poste, en unité.

P.U : prix unitaire HT du poste de service.

Indfac (O/N) : permet d’inhiber la facturation d’un poste tout en facturant le reste du contrat.

Condition renouvellement : future condition de service du poste, initialisée à partir de la deuxième condition de service saisie sur le poste d’événement d’origine. Permet d'appliquer automatiquement une nouvelle condition de service lors du renouvellement du contrat.

Application : date de début d’application. Permet de gérer sur le poste une date différente de celle de l’en-tête.

Les dates de début d’application, d’échéance et de fin d’application sont gérées par poste. Cela permet d’anticiper la facturation d’un poste, dans le cas de l’ajout d’un poste entre deux échéances. Mais on ne peut pas à contrario retarder la facturation d’un poste au-delà de la prochaine échéance du contrat.

Echéance : date de prochaine échéance du poste lorsqu'elle ne correspond pas à la prochaine échéance normale du contrat.

Lors de l’ajout d’un nouveau poste, ce champ est utilisé pour forcer la date de prochaine échéance et déclencher ainsi la facturation du poste avant l’échéance normale. Le champ est accessible en création de poste uniquement, si le contrat a déjà été facturé (au moins une échéance facturée), si le poste n’a pas encore été facturé et si la facturation s’effectue à terme échu. Il est possible d’anticiper la facturation d’un poste mais pas de la retarder.

Fin d’application : date de fin d’application. Permet de gérer sur le poste une date différente de celle de l’en-tête.

La gestion des Conditions Tarifaires est intégrée dans le calcul du prix net d’un poste de contrat.

Toutes les informations concernant les prix apparaissent dans l'écran ICEV_1D.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible à partir de chaque poste de contrat par le popup "Conditions tarifaires" synthétise toutes les informations qui interviennent dans le calcul du prix unitaire d’un poste de contrat.

Il est possible d'intégrer dans le calcul du prix du service, des conditions tarifaires pour gérer des remises sur le prix de service.

Exemple.

On vend un produit 10.000 € (prix barème). Le prix du service sur ce produit est 10% du prix de vente, soit 1000 €. Pendant la période de garantie, on applique 50% de remise sur le prix du service, soit un prix net de 500 €.

Comme dans les versions précédentes, le tarif de base provient de la fiche article (gart_1) et du barème indiqué dans la condition de service. Le prix du service est calculé via une catégorie de remise et un taux de service. Le taux de service peut être déduit automatiquement à partir d’une condition tarifaire de type ICF. L’application du taux de service permet de calculer un prix de service comme étant un pourcentage du tarif de base, et non plus un pourcentage ajouté ou retranché au tarif de base.

Toutes les informations de prix gérées dans les versions précédentes sont affichées (facturable (O/N), tarif de base, unité, code remise service et taux de service, prix unitaire net) ainsi que les informations standard permettant de gérer les conditions tarifaires.

L’indicateur "Prix forcé" (O/N) est activé quand on force le prix unitaire net sur le poste du contrat. On a accès au tarif de base même si on a forcé le tarif service, et inversement.

La saisie ou la modification du tarif de base, de la catégorie de remise service ou du taux de service déclenche à nouveau le calcul du prix de service et du prix unitaire net.

La saisie ou la modification du prix de service, l’ajout ou la suppression d’une condition tarifaire déclenche également le calcul du prix unitaire net.

Le prix de service sert de base pour l’application des conditions tarifaires du tableau et le calcul du prix unitaire net.

Le prix unitaire net n’est modifiable qu'au niveau des postes de contrat (écran ICEV_1B).

Futur prix de service

Deux champs virtuels, utilisablesen mode de facturation E, P et D, permettent de gérer automatiquement l’application d’un nouveau prix de service à partir d’une date donnée : Futur prix et Date de changement de prix.

La gestion des conditions tarifaires ne s’applique qu’au prix courant. Le futur prix est saisi manuellement par l’utilisateur.

Le traitement de révision de prix par appel prix n'affecte donc que le prix courant et pas le futur prix.

Le traitement de révision de prix par formule affecte les deux prix de la manière suivante :

si la date de révision de prix est antérieure à la date de changement de prix, on révise le prix courant et le futur prix, sinon, on révise seulement le futur prix.

La méthode de calcul des échéances de facturation en mode D prend en compte le futur prix en appliquant automatiquement le futur prix sur les échéances dont la date est postérieure à la date de changement de prix.

Futur prix de service dans le renouvellement de contrat

Le traitement de renouvellement des contrats gère la reconduction sur le nouveau contrat des conditions de garantie, lorsque celle-ci n’est pas terminée au moment du renouvellement.

Informations reconduites pour chaque poste de contrat :

a) si date de début du nouveau contrat >= date de changement de prix du poste

prix courant du nouveau poste = futur prix de l’ancien poste

futur prix non renseigné sur le nouveau poste

date de changement de prix non renseignée sur le nouveau poste

les conditions tarifaires de l’ancien poste ne sont pas propagées sur le nouveau poste

l’indicateur de prix forcé du nouveau poste est mis à « O »

Exemple.

Contrat de 1 an du 01/01/2000 au 01/01/2001 avec un poste : prix 1 = 100, prix2 = 200 à partir du 01/03/2000.

Le renouvellement créé une nouvelle version de contrat du 01/01/2001 au 01/01/2002 avec un poste : prix1 = 200, prix2= 0 sans date de changement de prix..

b) si date de début du nouveau contrat < date de changement de prix du poste

prix courant du nouveau poste = prix courant de l’ancien poste

futur prix du nouveau poste = futur prix de l’ancien poste

date de changement de prix du nouveau poste = date de changement de prix de l’ancien poste

les conditions tarifaires de l’ancien poste sont propagées sur le nouveau poste

c) si date de changement de prix > période du contrat à dupliquer.

Exemple.

Contrat de 1 an du 01/01/2000 au 01/01/2001 avec un poste : prix 1 = 100, prix2 = 200 à partir du 01/03/2001.

Le renouvellement créé une nouvelle version de contrat du 01/01/2001 au 01/01/2002 avec un poste : prix1 = 100, prix2= 200 à partir du 01/03/2001.

Futur prix

Ce champ n’est accessible que sur un poste dont le mode de facturation est ‘D’. Il permet de saisir un deuxième prix net qui sera appliqué à partir de la date saisie dans le champ Date de changement de prix.

Le prix est un prix net exprimé pour la durée totale du contrat.

Exemple : contrat à durée d’un an du 01/01 au 31/12 avec 6 mois de garantie à 600 F / an et 6 mois de garantie à 1200 F / an. Le montant des 6 premières échéances sera de 600 / 12 = 50 F et les 6 suivantes de 1200 / 12 = 100.

Uniquement en mode de facturation « D ».

Date de changement de prix

Ce champ n’est accessible que sur un poste dont le mode de facturation est ‘D’. Il correspond à la date de début d’application du futur prix (= date de fin d’application du prix courant).

Description technique des champs de cet écran .

La recherche multicritères utilise une vue bâtie à partir des tables ICE et TIE et permet de retrouver un contrat par son domaine de couverture (en citant un tiers couvert).

Les critères de sélections sont les mêmes que ceux de l'écran RMCR_ICE hormis la dernière ligne (tiers couverts...) qui est remplacée par une sélection possible sur la première donnée complémentaire de l'en-tête du contrat.

Description technique des champs de cet écran.

Description technique des champs de cet écran.

Description technique des champs de cet écran.

Cette fonctionnalité, accessible depuis l’en-tête de contrat de service mais également au niveau de chacun des postes facturés du contrat, vous permet de fournir les éléments de l’engagement contractuel en décrivant les conditions de service incluses dans le forfait éventuel.

Elle vous offre en outre plusieurs avantages :

• valoriser les rubriques exclues du forfait. Au fil des interventions, des traitements de facturation complémentaire pourront être déclenchés, sur la base des règles de gestion définies au contrat. Par exemple : le forfait associé à des réparations au titre de la maintenance n’inclut pas la fourniture de certaines catégories de pièces (ou assimilés, tels que les consommables),
• informer les utilisateurs traitant les demandes clients (hot-line et/ou technicien) sur le périmètre contractuel. Il peut s’agir de données informatives restituées en consultation,
• générer des prestations (interventions préventives) suivant des modalités contractuelles. Par exemple, interventions trimestrielles suivant un contrat de maintenance forfaitaire et facturé mensuellement.

En fonction de l'écran appelant, le système indique dans le bandeau haut de l'écran, "Prestations / Entête" ou "Prestation / Poste 999" où 999 représente l'ordre d'affichage du poste (table ICF).

Prestation : code de la prestation incluse au contrat. Le système contrôle que les prestations saisies existent bien dans la table IPR et affiche la nature de la prestation, le profil de l'intervenant, l'intervenant et la périodicité de la prestation ainsi que les différents libellés associés.

Prévu : nombre de prestations prévues.

Réalisé : nombre de prestations effectuées. Cette donnée est mise à jour lorsque l'on crée ou supprime une intervention. Le paramètre INTV2 (D2) permet d'inhiber la mise à jour de ce compteur en suppression d'intervention (peut être utilisé lors de la purge des interventions).

Actif : Indique si la prestation est encore active.

Remarque :

Grâce au paramètre INTV, la liste des prestations incluses dans le contrat peut être générée automatiquement à partir de la condition de service.

Dans ce cas, lors de l'appel à cet écran, en création ou en modification, si la condition de service a été modifiée, la liste des prestations incluses dans le contrat est à nouveau générée. Il y a alors suppression des prestations non encore réalisées et création des nouvelles. Les prestations, qui auraient dû être supprimées mais pour lesquelles il y a déjà eu une intervention réalisée, ne sont pas supprimées mais deviennent inactives.

Accès : menu « Supprimer », option "Liste" (écran ICEV_ED2)

Accès : menu « Valider », option "Liste" (écran ICEV_ED2)

Accès : menu « Traitement », option " Générer des contrats" (écran ICEV_EDITE)

Le traitement permet de générer automatiquement des factures de ventes pour la première échéance non facturée de chaque contrat sélectionné.

Accès : menu « Traitement », option " Facturer contrats" (écran ICEV_EDITE)

Date de facture : les factures auront comme date de facture la date indiquée dans ce champ. Si ce champ est vide la date d'échéance sera prise comme date de facture.

Facturation par : critère de regroupement des contrats par facture. L'écran lanceur doit être paramétré de telle sorte que le critère de rupture déclenchant la facturation corresponde au champ "Sigle contrat".

En outre, les informations sélectionnées doivent OBLIGATOIREMENT être triées de la façon suivante : Code achat/Vente, Type du contrat, sigle contrat et N° de version du contrat.

Cette fonction est destinée à générer automatiquement des avoirs dans les cas de résiliation ou de modification sur des contrats déjà facturés.

Accès : menu « Traitement », option " Générer avoirs" (écran ICEV_EDITE)

Accès : menu « Traitement », option " Renouveler Contrats" (écran ICEV_ED2)

Description technique des champs de cet écran .

Accès : menu « Editer », option "Postes facturés"

Description technique des champs de cet écran.

Accès : menu « Editer », option "En-tête"

Accès : menu « Editer », option "Autres simples" (écran GEDT_EDIT)

Accès : menu « Editer », option "Autres étendues" (écran GEDT_EDIT2)